Контрольная работа по "Делопроизводству"

Оглавление.

Введение………………………………………………………………………стр.3

1. Классификация письменных обращений граждан………………………стр.5

2. Технология работы с обращениями граждан……………………………стр.6

Заключение…………………………………………………………………..стр.10

Список литературы………………………………………………………….стр.14

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

В соответствии с Конституцией РФ все граждане Российской Федерации  имеют право направлять личные и  коллективные обращения в государственные  органы и должностным лицам, которые  в пределах своей компетенции  обязаны рассмотреть эти обращения, принять по ним решения и дать мотивированный ответ  в установленный срок. 

 Существуют три основных вида обращения: предложение, заявление, жалоба.

Предложение — вид обращения, цель которого, во-первых, обратить внимание на необходимость совершенствования работы тех или иных государственных органов, предприятий, учреждений или общественных организаций, а во-вторых, рекомендовать конкретные  пути  и  способы  решения  поставленных  задач. 
 
Заявление — вид обращения, направленный на реализацию предоставленных законом субъективных прав и интересов граждан. Выражая просьбу личного или общественного характера, заявление может сигнализировать и об определенных недостатках в деятельности государственных органов, предприятий, учреждений, общественных организаций. В отличие от предложения в нем не раскрываются пути и не предлагаются способы  решения  поставленных  задач. 
 
Жалоба — вид обращения, в котором идет речь о нарушении субъективных прав и охраняемых законом интересов граждан. Как правило, в жалобе содержатся не только информация о нарушении субъективных прав и просьба об их восстановлении, но и критика в адрес государственных или общественных органов, предприятий, учреждений, организаций, должностных лиц и отдельных граждан, в результате необоснованных действий которых либо необоснованного отказа в совершении предусмотренных законом действий произошло, по мнению заявителя, нарушение его субъективных прав.

              Предложения, замечания и жалобы  граждан возвращаются после их  разрешения должностным лицам,  ведущим их делопроизводство  в учреждении, со всеми сопутствующими  материалами и РКК для централизованного  формирования дел. Хранение дел  у исполнителей запрещается. Документы  в делах располагаются в хронологическом  или алфавитном порядке, при  этом каждое заявление и предложение  со всеми относящимися к ним  материалами составляют единую  группу, куда подшиваются также  повторные заявления и вновь  поступающие материалы. Ответственность  за сохранность документов этого  вида в учреждении несут руководитель  учреждения и лицо, ответственное  за ведение делопроизводства  по предложениям, замечаниям и  жалобам граждан. 
 
            Установлен пятилетний срок хранения предложений, замечаний и жалоб граждан и всех документов по их разрешению. По мере необходимости экспертная комиссия может продлить этот срок или установить постоянный срок хранения. Такое решение экспертной комиссии должно быть утверждено руководителем учреждения. Дела постоянного срока хранения и временного (свыше десяти лет) передаются в архив государственного учреждения через год после их завершения делопроизводством. После десяти лет хранения дела передаются в архив по решению руководства учреждения. По истечении срока хранения дела подлежат уничтожению в установленном порядке.

 

 

 

 

1.Классификация письменных обращений граждан.

Обращения граждан поступают в  организации при личном приеме или  по почте. Вся работа с обращениями  граждан, как правило, осуществляется в службе документационного обеспечения  управления (общем отделе,  канцелярии и др.). Необходимость создания специального структурного подразделения (отдела, сектора, группы) по работе с обращениями определяется функциями организации, ее уровнем в системе управления, количеством поступающих обращений.

Делопроизводство по обращениям граждан  в организации ведется отдельно от других видов делопроизводства. Это означает, что для регистрации  обращений граждан ведутся отдельные  учетные формы, документы по их рассмотрению и исполнению, и сами обращения  формируются в отдельные дела.

В организациях обращения граждан  регистрируются централизованно в  день их поступления. Согласно требованиям  нормативных документов регистрация  обращений граждан осуществляется с использованием регистрационноконтрольных карточек (РКК) установленной формы. Журнальная форма регистрации обращений граждан не допускается.

После регистрации в день поступления  обращения граждан передаются на рассмотрение руководству и в  тот же день направляются на исполнение в структурные подразделения  данной организации или в другие организации, к компетенции которых  отнесено решение поставленных в  обращении вопросов.

Конверты от поступивших обращений  не сохраняются, за исключением тех  случаев, когда только по ним можно  установить адрес отправителя или  когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления  и получения обращения.

Поступившие обращения должны рассматриваться  оперативно и целенаправленно. Письменное обращение должно содержать подпись  гражданина с указанием фамилии, имени, отчества, данные о месте жительства или работы (учебы), изложение существа предложения, заявления, жалобы. Обращения, не содержащие таких сведений, признаются анонимными и рассмотрению не подлежат, за исключением тех, в которых  содержатся сведения о преступлении.

2. Технология работы  с обращениями граждан.

Работа с обращениями граждан  является самостоятельным участком службы документационного обеспечения. В тех учреждениях, где бывает много заявлений, предложений и жалоб граждан, создаются специальные подразделения — бюро, отделы или секторы. К ним в первую очередь относятся законодательные и исполнительные органы РФ, федерации РФ, субъектов местных органов управления и самоуправления. В тех организациях, где обращений меньше, ими занимается специально выделенный сотрудник делопроизводственной службы; наконец, работа с этой категорией документов может быть частью обязанностей секретаря руководителя. Руководители учреждений должны держать под личным контролем этот участок работы.

Технология работы с обращениями  граждан требует выполнения следующих  операций:

— прием гражданина;

— прием и первичная обработка письменных обращений;

— регистрация обращений;

— направление обращений на исполнение;

— уведомление заявителя о направлении обращения в другие учреждения;

— уведомление заявителя о длительном рассмотрении обращения;

— контроль за сроками исполнения документов и выполнением принятых по ним решений;

— информационно-справочная работа по обращениям;

— извещение заявителя о вынесенных решениях;

— группировка дел и текущее хранение этих документов;

— анализ поступивших обращений;

— опубликование в печати обращений, имеющих важное общественно-политическое значение.

Обращение может быть подано в письменной форме лично, по почте, а также  устно должностному лицу, наделенному  правом рассмотрения обращений или  ведущему личный прием.

Личный прием граждан осуществляют руководители учреждений, их заместители  или ответственные лица. Прием  должен быть тщательно организован. Табличка с указанием времени (желательно, чтобы оно не совпадало с рабочими часами граждан) и места приема должна быть вывешена на видном месте. Приемная должна быть хорошо оборудована. Обязательно  должны иметься бумага, ручки, чтобы  обращение могло быть оформлено  в письменном виде.

Во время приема целесообразно  вести журнал, где фиксируются: дата приема, фамилия, имя, отчество пришедшего на прием, его адрес, суть вопроса, фамилия принимавшего и результаты рассмотрения. Если заявление или жалоба не могут быть разрешены во время приема, они излагаются в письменной форме и с ними ведется работа, как с письменными обращениями.

Письменные обращения принимаются  централизованно в одном месте. Конверт не уничтожается, так как  штамп на нем может являться доказательством  даты получения документа и, кроме  того, адрес автора обращения может  быть написан лишь на конверте. Конверт  сохраняется вместе с документом до полного решения вопроса и помещается с ним в дело.

В нижнем правом углу документа проставляется  регистрационный штамп учреждения, в котором стоит дата его получения  и начала работы с ним в данном учреждении. Помимо даты в регистрационном  штампе указывается регистрационный  индекс, состоящий из начальной буквы  фамилии автора и порядкового  номера поступившего обращения. Если к  обращению прилагаются справочные материалы, они скрепляются с  основным документом.

После первичной обработки все  обращения передаются на регистрацию. Регистрация этой категории документов помимо общих задач регистрации  — учета, контроля и справочной работы — является также свидетельством того, что они приняты к рассмотрению в данном учреждении. Регистрацию  рекомендуется вести на карточках, а в тех случаях, когда в учреждение поступает немного обращений,— в журналах. Карточки изготавливаются из плотной бумаги формата А5 (210´148 мм) или А6 (105´148 мм).

При карточной системе регистрации  обычно составляют два-три экземпляра карточки: первый — для контрольной  картотеки, второй — для справочной работы, третий направляется вместе с  документом исполнителю.

В регистрационных формах отражаются основные поисковые признаки документа  и сведения о заявителе.

Прежде чем приступить к регистрации, необходимо проверить по алфавитной карточке, не является ли данное обращение  повторным. В случае повторного обращения  указываются номер и дата предыдущего  документа, а на самом документе  в правом верхнем углу делается отметка  «Повторно».

Повторным считается обращение, поступившее  от одного и того же лица по одному и  тому вопросу, если со времени подачи первого предложения, заявления  или жалобы истек установленный  законодательством срок их рассмотрения или заявитель не был удовлетворен данным по первому обращению ответом.

Бывают случаи, когда гражданин  направляет обращение одновременно в несколько учреждений, но, в  конечном итоге, оно переадресуется в одно, в чью компетенцию входит его решение. Эти документы учитываются под регистрационным индексом первого полученного документа с добавлением порядкового номера. Например: В-119/1; В-119/2 и т. д. Зарегистрированный документ передается руководителю или его заместителю для принятия решения.

В случае, когда полученное обращение  не относится к компетенции получившего  его учреждения, оно должно быть в пятидневный срок направлено в  компетентный орган либо заявителю  с разъяснением, куда следует переадресовать свое обращение.

Если в документе поставлены вопросы, требующие решения нескольких организаций, получившая его служба передает необходимую информацию в  эти организации. Обращение может  быть передано подведомственному учреждению при условии, что в документе  не содержалось критических замечаний  в его адрес. В этих случаях  может быть увеличен срок рассмотрения предложений, заявлений и жалоб  граждан. Такое первичное рассмотрение документов должно быть осуществлено в срок, не превышающий трех дней. В случае пересылки документов в другие организации заявители ставятся об этом в известность.

Если в процессе рассмотрения документа  руководитель может сразу решить поставленный вопрос, он отражает свое решение в резолюции, на основании  которой составляется ответ заявителю. Если вопрос требует разъяснения, в  резолюции указываются исполнитель  и срок ответного разъяснения  документа. Все указания руководителя переносятся в регистрационно-контрольную  карточку. Каждое решение должно быть принято с учетом требований конкретных законов, обстоятельств и причин, породивших критические замечания.

Исполнение всех поступивших и  зарегистрированных предложений, заявлений  и жалоб ставится на контроль.

Контроль за их исполнением можно разделить на следующие этапы:

— постановка документа на контроль;

— проверка своевременного доведения документа до исполнителя;

— предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

— учет и обобщение результатов контроля исполнения;

— информирование руководителя.

Организация контроля за исполнением обеспечивает своевременное и качественное исполнение предложений, заявлений и жалоб граждан.

В зависимости от сложности вопросов, поставленных в обращениях, определяются и сроки их исполнения (даты исполнения исчисляются в календарных днях начиная с даты поступления). Законодательными и нормативно-методическими документами определены сроки исполнения обращений граждан. Заявления и жалобы, не требующие дополнительного изучения и проверки, решаются безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня поступления. В случаях, когда для принятия решения по жалобе или заявлению необходимо собрать дополнительные материалы, срок исполнения может быть продлен до одного месяца.

Контроль за своевременным исполнением предложений, заявлений и жалоб возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечивать своевременное, правильное и полное рассмотрение этой категории документов.

Контроль за исполнением фиксируется в регистрационно-контрольных карточках. Имеются типовые программы ведения контроля за исполнением и справочной работы по обращениям граждан.

 

Заключение.

Важным этапом в работе с обращениями  граждан является организация информационно-справочной работы. Одновременно с постановкой  одного экземпляра регистрационно-контрольной  карточки в сроковую картотеку другой экземпляр ставится в справочную картотеку.

Все этапы движения контролируемого  документа должны быть отражены в  регистрационной форме. Обращение  снимается с контроля только после  фактического выполнения принятого  по нему решения, о чем также делается отметка в регистрационно-контрольной  форме. Распоряжение о снятии с контроля дает лицо, принявшее решение по документу.