Классификация документов и информации

3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

 

По дисциплине «Документационное  обеспечение управления и архивоведение»

На тему «Классификация документов и информации»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила:

 

 

Руководитель проекта:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

	Содержание
	Введение
Раздел 1	Документирование управленческой деятельности	4
1.1.	Основные понятия и нормативные материалы по делопроизводству	4
1.2.	Документы, регламентирующие процесс делопроизводства на предприятии	8
Раздел 2	Направления классификации стандартизации и унификации документов	12
2.1.	Классификация документов по различным признакам (По юридической силе оригинал, отпуск, дубликат, копия)	12
2.2.	Виды информации и её свойства	22
Раздел 3	Составление и оформления отдельных видов документов	29
3.1.	Распорядительные документы (приказ, распоряжение, протокол)	29
3.2.	Информационно-справочные документы (акт, письмо, докладная записка, объяснительная записка, справка, телефонограмма)	34
	Заключение	46
	Список источников и  литературы	48
	Приложения

  

Введение

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.

Актуальность курсовой работы обусловлена значением роли документа в жизни любого человека. Практически в любой сфере нашей деятельности требуются какие-либо документы.

С развитием общества постоянно усложняется процесс управления и приходится решать все более сложные комплексы взаимоувязанных задач. Их решение зиждется на информации об управляемых объектах, носителем которой выступает документ.

Развитие человечества объективно сопровождает рост объемов информации и ее носителей - документов.

Целью курсовой работы является определение роли документа в жизни человека в обществе.

Для достижения этой цели поставлены задачи: рассмотреть эволюцию документа в его историческом развитии, выявить современное определение документа, основные функции документа в жизни человека и общества.

Предметом исследования стали свойства, признаки документа, а также роль и значение документа в жизни человека в обществе

При написании курсовой работы использовалась книга следующей  группы авторов:

• Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В. А. Кудряева. 2-е изд. М.: Инфра-М, 2002. 592 с.
• Шестакова Е. Работа с организационными документами // Секретарское дело. 2010. №1. С. 50–56

Курсовой проект состоит  из содержания, введения, 3-х глав, заключения списка источников и литературы и  приложения.

 

 

Раздел 1. Документирование управленческой деятельности

1.1. Основные  понятия и нормативные материалы  по делопроизводству

Приведем ряд  определений, позволяющих установить единство терминологии и показать направления  развития отечественной общегосударственной  системы документационного обеспечения  управления.

Документ - материальный объект с информацией, закрепленной заданным человеком образом для ее передачи во времени и пространстве (ГОСТ Р 51141–981). Документ - это обычно носитель информации или управленческого решения, затем - хранитель информации; в перспективе отдельные документы могут представлять собой научно-историческую ценность.

Делопроизводство - деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами.

Документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Собрание законодательства Российской Федерации. 2006. № 31 (1 ч.). Ст. 3448. ).

Основные направления решения проблем, связанных с переработкой огромных объемов информации:

1) стремление  привести к единообразию носители  информации и порядок размещения  на них информации;

2) ускорение  процессов обработки и передачи информации;

3) минимизация  затрат на поиск и хранение  данных.

Первое направление  реализуется путем стандартизации и унификации носителей информации и их элементов, а второе и третье - путем совершенствования процессов  и развития средств обработки  и передачи информации. Конечно же, унификация и стандартизация носителей информации и процедур их обработки также способствуют ускорению их обработки, поиска, обеспечению сохранности.

Единая государственная  система делопроизводства (ЕГСД) - комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документальных процессов на предприятиях, в организациях и учреждениях. На основе ЕГСД разработан нормативный документ - Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

Стандартизация - процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в данной области на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, в частности для достижения всеобщей оптимальной экономии при обеспечении надежного и безопасного функционирования. Стандартизация, например, терминов и определений в сфере делопроизводства позволила предоставить специалистам возможность использовать как бы единые язык и лексику, обеспечить точное понимание друг друга.

Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная на основе единых правил, требований, стандартов, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унифицированный документ - документ, созданный в  рамках унифицированной системы документов по принятым для этой системы правилам, стандартам, оформленный в установленном порядке, зарегистрированный в рамках унифицированной системы и имеющий статус обязательного применения при осуществлении данного вида деятельности.

На настоящий момент разработан ряд унифицированных систем документации:

• унифицированная система плановой документации;
• унифицированная система отчетно-статистической документации;
• унифицированная система первичной учетной документации;
• унифицированная система финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений, организаций;
• унифицированная система расчетно-денежной документации;
• унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД);
• унифицированная система документации по ценообразованию;
• унифицированная система документации по материально-техническому снабжению и сбыту;
• унифицированная система документации по торговле;
• унифицированная система документации по внешней торговле;
• унифицированная система проектной документации для строительства;
• унифицированная система документации по изобретениям и открытиям;
• унифицированная система документации по социальному обеспечению;
• унифицированная система документации по труду и социальным вопросам;
• унифицированная система документации по бытовому обслуживанию;
• унифицированная система документации по оперативному планированию и управлению работой транспортного узла.

Особой группой  документов, в которых зафиксирована  техническая мысль, являются технические  документы (графические и текстовые). Наиболее широко известны конструкторская, технологическая, научно-исследовательская документации и соответствующие им системы документов:

• ЕСКД - Единая система конструкторской документации;
• ЕСТД - Единая система технологической документации;
• ЕСТПП - Единая система документации по технической подготовке производства;
• "Структура и правила оформления отчетов о научно-исследовательских работах",
• "Строительные нормы и правила" и др.

Благодаря этим нормативным материалам технические  специалисты понимают чертежи, технологию изготовления и требования, где бы они ни были выработаны. Этим, в частности, обеспечивается производственная кооперация.

Как правило, одним  из факторов профессионализма в той  или иной сфере деятельности являются знания и умения в области соответствующей системы документации. Но наиболее широко используемой группой документов являются организационно-распорядительные документы, с составлением, оформлением и обработкой которых сталкивается буквально каждый работник (например документы по личному составу, приказы, справки, протоколы и т. п.), поэтому мы особенно выделяем унифицированную систему организационно-распорядительной документации, которая устанавливает требования к составу, содержанию, построению и оформлению унифицированных документов, используемых для решения организационно-распорядительных задач.

Форма документа - установленная совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности.

Реквизит документа - обязательный элемент, присущий определенному  виду документа.

Постоянный реквизит документа - реквизит, наносимый при  изготовлении бланка документа.

Переменный реквизит документа - реквизит, фиксируемый на бланке в процессе его заполнения.

Реквизит-признак - реквизит показателя в документе, являющийся качественной характеристикой описываемого объекта.

Реквизит-основание - реквизит показателя в документе, являющийся количественной характеристикой  описываемого объекта.

Показатель в  документе - совокупность реквизита-признака и реквизита-основания.

Бланк документа (бланк) - носитель информации с нанесенными на нем постоянными реквизитами.

Формуляр-образец  документа - модель построения формы  документа, присущая данной унифицированной  системе документации и устанавливающая  поля для записи реквизитов.

Рабочее поле документа - часть документа, предназначенная для заполнения реквизитами.

Служебное поле документа - часть документа, предназначенная  для закрепления документа в  технических средствах и средствах  хранения документов, а также для  нанесения специальных изображений. На служебных полях делового письма размещают номера страниц, гриф ограничения доступа, гербы и эмблемы, отметку о постановке исполнения документа на контроль.

 

 

1.2. Документы,  регламентирующие процесс делопроизводства  на предприятии

В любой организации, на любом предприятии должны быть общедоступные нормативные и методические материалы, регламентирующие деятельность по документационному обеспечению управления (ДОУ), причем среди них должны быть как общегосударственные материалы, так и материалы самого предприятия.

А.Общегосударственные материалы по ДОУ:

1. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «управление документами. Общие требования. международный стандарт» Постановление правительства РФ от 15.06 2009 №477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исп.власти.
2. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477.
3. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.
4. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М., 1997.
5. Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации
6. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях.

Б.Собственные документы организации:

1. Копия устава организации - для точного исполнения реквизитов, связанных с наименованием и справочными данными о собственной организации.
2. Положения о структурных подразделениях - для прямого направления входящих документов исполнителям в соответствии с закрепленными за подразделениями функциями, что способствует экономии времени руководителя (он освобождается от необходимости накладывать резолюцию на каждый входящий документ, определяя задание и срок исполнения, что не является необходимым в очевидных случаях; однако возникает необходимость ввести систему типовых сроков исполнения документов внутри организации, чтобы с их помощью контролировать исполнительскую дисциплину), ускорению документооборота и повышению оперативности принятия решений.
3. Должностные инструкции ведущих (ключевых) специалистов, особенно заместителей руководителя, - для достижения тех же целей, что и в предыдущем случае.
4. Инструкция по документированию управленческой деятельности (Инструкция по делопроизводству) - для регламентации организации, правил, приемов, обязанностей, процессов создания, оформления, движения и хранения документов самого предприятия. Здесь, в частности, с учетом специфики разделения и кооперации труда на предприятии, определяются рамки полномочий руководителей и специалистов по работе с документами, типовые сроки исполнения документов на предприятии, маршруты движения наиболее важных документов, система контроля за исполнением документов, особенности и правила работы с документами, содержащими коммерческую тайну, правила регистрации документов, типовые формы документов и т. п.