История развития делопроизводства

В московских приказах впервые  намечается обособление оконченных дел от "текущих". Наряду с хранением  документов в кулях, мешках, сундуках в некоторых приказах (например, Поместном приказе) появляются шкафы  для хранения документов, а затем  и меры по охране документов, например снабжение сундуков замками.

Изучение Уложения 1646 г. и  целого ряда указов, принятых позже, позволяет  говорить о введении норм письменного  оформления различных договоров, установлении внешнего единообразия деятельности приказов. В Уложении перечислены неприсутственные дни - Рождество (с24 декабря до 8 января) и вся неделя Пасхи и др.; общее  количество неприсутственных дней было достаточно велико. Сношения приказов с городами до учреждения почты в 1666 г. осуществлялись с помощью нарочных; ответы отсылались не с нарочным гонцом, а при случае.

2. Коллежское делопроизводство

Становлением системы  коллежского делопроизводства начал  заниматься Петр I.

В 1699г. он вводит в обращение  гербовую бумагу, а в 1700г. издает указы  об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме. Первым учреждением стал Сенат - первоначально законодательный орган и орган надзора за правительственными учреждениями. Для работы правительство из-за боязни перенесения старых приказных порядков в новые учреждения стало приглашать иностранных специалистов для занятия канцелярских должностей.

Учреждается должность экзекутора - для записи всех исходящих указов в особые книги и контроля за их отправкой и об исполнении указов. При малейшей задержке исполнения указа  экзекутор обязан доносить об этом генерал-прокурору.

В результате петровских реформ в области управления сложилась  следующая система учреждений: Сенат, Синод, Кабинет и Коллегии - в центре, губернатор, воевода, комиссары и другие органы - на местах.

Первоначально коллегия руководствовалась  своим регламентом, затем законодательной  основой реформы стал «Генеральный регламент», утвержденный Петром I 28 февраля 1720г.

Этот регламент ввел систему  делопроизводства, получившую название «коллежской». Доминирующее получил коллегиальный способ принятия решений присутствием коллегии.

Центральной фигурой канцелярии становится секретарь. Кроме него в состав канцелярии входили нотариус, регистратор, актуариус, канцеляристы, копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода) и вахмистр (сторож для охраны).

Рабочий день начинался в 8 часов утра и продолжался 5 часов, позже он был продлен до 8 часов. Работа велась круглый год, за исключением  трех летних месяцев и праздников. За один день неявки на работу вычиталось месячное жалование, за неотработанный час - недельное жалованье.

Серьезным новшеством было введение подписи руководителя присутственного  места на документе и членов коллегии, принимавших участие в решение  вопроса. Впервые Петр I стал лично  подписывать издаваемые им указы.

Нотариус вел реестр нерешенных дел. Актуариус вел общий журнал всех входящих документов. У регистратора находились регистрационные книги - журнал с краткой записью содержания дел, решенных в коллегии и четыре регистрационные книги - A, B,C и D.

Книги А и В - для регистрации исходящих документов, C и D - входящих.

Книга А использовалась для записи краткого содержания документов, отправляемых на имя царя или в Сенат;

Книга В - краткого содержания документов, направляемых другим учреждениям и лицам;

Книга С - содержала в хронологической последовательности краткие выписки документов от царя или Сената;

Книга D - содержала краткие выписки документов от коллегий, губерний и других учреждений и лиц.

Все решенные дела сдавались  в актохранилища, получивших европейское название - архивов.

Появились и новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкция и др.

Завершила реформы Петра I Екатерина II, издав «Учреждения  для управления губерний» 7 ноября 1775 г., определившие порядок отношений  между высшими, центральными и местными учреждениями.

Этот иерархический порядок  взаимоотношений сохранялся в течение  всего XIX в.

3. Министерская  система управления и делопроизводства

 Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства - министерской, основанной на принципе единоначалия. Коллегиальный принцип принятия решений не был исключен из новой системы. Первыми министерствами, созданными манифестом от 8 сентября 1802г. были: военно-морских сил, иностранных и внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции и на правах министерства - Государственное казначейство. Одновременно учрежден Комитет министров - высшее административное учреждение на коллегиальных началах. Одновременно реформируется Сенат, который становится высшей судебной инстанцией, выполняя также функцию надзора за правительственным аппаратом.

Министерское начало окончательно победило с изданием 28 января 1811г. «Общего  учреждения министерств». Министры назначались  императором и были ответственными только перед ним; директора, возглавлявшие  департаменты, подчинялись непосредственно  министру; начальники отделений - директорам департаментов, столоначальники - начальникам  отделений.

Поступающие в министерство дела делились на три категории:

üТекущие дела - донесения, ведомости, представления, переписка и др.;

üЧрезвычайные дела - для их решения требовалось принятие новых постановлений, или дела по обнаруженным злоупотреблениям;

ü«не терпящие время» или срочные. Дела чрезвычайные и срочные рассматривались в первую очередь.

Документы, создаваемые в  процессе «производства дела» можно  разделить на две группы: документы  внутреннего делопроизводства и  документы, поступавшие из других учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения.

До середины XIX в., когда  в России появились почтовые конверты и марки, законом предусматривалось  все исходящие бумаги отправлять в виде пакетов (конвертов), запечатанных сургучной печатью.

Ревизия дел составляла самостоятельный  участок делопроизводства и являлась функцией начальников отделений, директоров; в губерниях - начальников присутвенных мест и губернаторов.

В делопроизводстве министерств произошли изменения форм документов: появились бланки учреждений с угловым расположением реквизитов.

Бланки печатались типографским способом или писались от руки. На протяжении всего XIX и начала XX веков осуществляется законодательная регламентация  делопроизводства высших, центральных  и местных учреждений. Появляется обширная делопроизводственная литература, в том числе и работы теоретического характера. Появились письмовники - сборники образцов документов, первые - вторая половина XVIIIв., а с конца XVIII - начала XIXвв. начинают издаваться регулярно. До 1917г. издано более ста сборников.

4. Современное  состояние системы управления  и делопроизводства и пути  его совершенствования

Однако происшедшие события 1917 года привели к полному слому  государственного аппарата и зарождению принципиально новых устоев в  сфере управления и делопроизводства в частности.

Фактически от власти были отстранены помещики, дворяне, купечество.

Для работы в советских  учреждениях были привлечены люди (рабочие, солдаты и т.д.), не имеющие специального образования. Уровень документационного  обеспечения управления понизился.

На своих местах оставались многие царские чиновники, саботировавшие новую власть.

Общественно-политическая и  научная жизнь России 20-х гг. изобилует  противоречиями.

С одной стороны, пресекается  деятельность видных ученных, с другой - активно и успешно работает несколько  вполне самостоятельных школ управленческой мысли (Гостев А.К., Керженцев П.М., Богданов А.А. и др.).

Организуются исследования в области управления, Научной  Организации Труда (НОТ) и делопроизводства, выходят важные нормативно-методические документы в сфере документационного  обеспечения управления (ДОУ), создается  целая сеть общественных организаций, институтов и лабораторий.

Для координации работы по НОТ в масштабах страны в декабре 1923г.

образован Совет НОТ, производства и управления, 1 января 1925г. - Оргстрой, в феврале 1926г. - Государственный институт техники управления (ИТУ). В1931г. ИТУ изданы «Общие правила документации и документооборота», где аккумулирован передовой практический опыт, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученных. Основным исполнительным органом должен стать секретариат. К сожалению, «Правила» не были доработаны по отзывам учреждений. ИТУ ликвидировали в 1932г.

Кабинетом стандартизации ИТУ  разработаны стандарты служебных  писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др.

Стандартизовались материалы  в делопроизводстве - бумага, чернила, ленты для пишущих машинок  и т.п.

В июле 1918г. сформированы центральные  и местные органы статистики.

В декабре 1926г. проведена  Всесоюзная перепись населения. В бухгалтерской  документации широко используется опыт царской России и западноевропейских стран.

Конституция 1936г. существенно  изменила политическую систему, иерархию и полномочия высших органов власти. Установилась жесткая система полномочий в издании определенных видов  документов. Эти нововведения упростили  и упорядочили процессы документирования в высших эшелонах власти.

Отсутствие единого методического  центра по координированию работ  в области и делопроизводства, разнобой в деятельности ведомств и  организаций потребовали решения  проблемы концентрации научных сил  и организационного оформления. В 1941г. собирается первое межотраслевое совещание  по оргтехнике. Однако практической реализации выдвинутой совещанием программы помешала Великая отечественная война.

Вопросы документационного  обеспечения управления после окончания  войны были оттеснены на второй план. Повышение интереса к разработке проблем рационализации технологии и техники управления произошло  вначале 60-х гг.

Особенно остро отставание нашей страны по управлению выявилось  в 80-90-е гг., когда теоретические  разработки в области кибернетики, математической базы привели к внедрению  развитых стран Запада управленческой деятельности новых технологий, к  разработке концепции «безбумажного  офиса». Но это не умаляет достижений отечественной науки в области  управления.

В июне 1960г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации  труда инженерно-технических работников и административно-управленческого  аппарата.

В 1966г. учрежден Всесоюзный научно-исследовательский  институт документоведения и архивного  дела (ВНИИДАД).

В 1988г. утверждена новая редакция Государственной системы документационного  обеспечения управления (ГС ДОУ), созданы  новые ГОСТы на управленческие документы  и на унифицированные системы  документации. Отсутствие стройной теории и четкой программы информатизации сдерживают решение прикладных вопросов.

Получившие весьма широкое  распространение компьютерные программ подготовки документов имеют в своем  составе комплекты шаблонов документов, адаптированные на русский язык, и  полностью игнорируют отечественные  нормативы и традиции в области  создания и оформления документов

Заключение

С давних времен дошли до нас различные виды документов, с  помощью которых мы имеем возможность  узнать историю своей страны, ее героическое прошлое, особенности  быта своего народа, правовые формы  и этические нормы взаимоотношений  между людьми. Роль и значение документов велики.

Они служат в различных  областях человеческой деятельности, поэтому содержание понятия «документ» многозначительно и является предметом  изучения многих научных дисциплин. Не нужно доказывать, что знание делопроизводства, умение документально  оформить управленческое решение наряду с этикой делового общения для  менеджера любого уровня, специалиста  стало неотъемлемым признаком профессионализма.

В заключение сформулируем выводы по работе:

.В России к началу XVII века первым сложилось приказное  делопроизводство.

Приказами в то время именовались  органы государственной власти. Документы  имели форму свитка, составлявшего  иногда в длину десятки и даже сотни метров.

.При Петре I было введено  коллежское делопроизводство, более  прогрессивное по сравнению с  приказным. Коллегиями назывались  центральные учреждения, ведавшие  отдельными отраслями государственного  управления. В коллегиях были  созданы канцелярии, введена должность  секретаря, сложилась журнальная  форма регистрации документов.

3.В начале XIX века коллегии  были заменены министерствами, коллегиальность  в руководстве сменилась единоначалием.  Сложилось исполнительное делопроизводство. Появились бланки служебных документов, началось внедрение механизации  конторского труда.

.В годы Советской власти  было выработано делопроизводство, характерное для централизованного  управления народным хозяйством. В практике делопроизводства  был установлен единый порядок  документирования, внедрены стандартные  требования к форме и структуре  документов.

Установлен типовой состав информационных элементов документов. Была предпринята попытка внедрения  Единой государственной систем делопроизводства (ЕГСД). В целях применения средств  вычислительной техники в ряде отраслей осуществлялось освоение унифицированных  систем документации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов.