История делопроизводства

  Наиболее  интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись в  ИТУ по следующим основным направлениям:

  - документооборот учреждений и  методы его оптимизации;

  - способы регистрации документов, выбор рациональных методов учета  документации;

  - контроль исполнения документов;

  - хранение документов.

  Движение  основных документопотоков учреждений исследовалось с использованием графических методов, предлагались оптимальные варианты работ с  документацией, сокращались инстанции  прохождения документов и операции, выполняемые с ними, разрабатывались  маршруты курьерской связи. В рекомендациях  ИТУ по выполнению учреждениями операций регистрации предлагалось, по возможности, отказаться от регистрации исходящей  корреспонденции. Пропагандировалась "безрегистрационная система", базировавшаяся на принципе направления документов непосредственно исполнителям. Однако низкая общая культура управления работников советских ведомств и учреждений стала причиной того, что внедрение данной системы во многом себя не оправдало.

  По  системе и направлениям обследования объектов ИТУ практически не отличался  от зарубежных консультационно-внедренческих  фирм и от организаций, которые работают в этой области на современном  этапе. В результате детального обследования учреждений создавался проект реорганизации  общего делопроизводства, состоящий  из двух основных частей. Первая содержала  краткую характеристику существующего  положения дел в организации; во второй - намечались конкретные пути реорганизации и улучшения деятельности делопроизводства. Описание делопроизводства велось в соответствии со стадиями обработки документов: прием, регистрация, разметка корреспонденции, курьерская связь, порядок исполнения и контроль, отправка документации.

  В проекте "новой системы делопроизводства" ИТУ излагались следующие общие  принципы оптимизации деятельности обследуемых объектов:

  - организация делопроизводства должна  быть единой для всего учреждения;

  - регистрация документов должна  быть однократной и производиться  в самой упрощенной форме; отказ,  где возможно, от регистрации;

  - количество инстанций, через которые  проходит каждый документ, сокращается  до минимума;

  - справочная работа обеспечивается  с наименьшей затратой энергии  и времени;

  - контроль исполнения документов  должен быть проверкой по существу, не носить формальный характер;

  - наблюдение, руководство и ответственность  за постановку делопроизводства  возлагается на определенное  лицо.

  После изложения общих принципов давались конкретные рекомендации по совершенствованию  делопроизводства для обследуемого объекта. ИТУ и Центрархивом РСФСР подготовлены "Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР", изданные в 1928 г. В них давались рекомендации по составлению перечней категорий и дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хранения).

  Важным  этапом в развитии проблем делопроизводства можно считать подготовленный ИТУ  проект "Общих правил документации и документооборота" (издан в 1931 г.). В нем аккумулирован передовой  практический опыт, накопленный к  этому времени различными ведомствами  и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых. Предполагалось ввести "Общие правила" в качестве типовых и единых для  всех учреждений. Основным исполнительным органом по реализации всех делопроизводственных операций, по замыслу авторов, должен был стать секретариат. В "Правилах" определялись функции работников секретариата, их обязанности и содержание работ. Изложение материала в "Правилах" можно сравнить с содержанием  современных обучающих инструкций к компьютерным программам. Например, детально описывался порядок обработки корреспонденции и указывалась методика выполнения каждой операции.

  При всем разнообразии видов и форм документов, реально циркулирующих в советских  учреждениях, продолжали оставаться неупорядоченными по форме и содержанию потоки документации. В этой связи к концу 20-х гг. остро встала проблема их унификации и стандартизации. В ИТУ организовали специальное структурное подразделение, занимавшееся этими вопросами на общесоюзном уровне - Кабинет стандартизации. Им были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. Стандартизировались материалы, применяемые в делопроизводстве (бумага, чернила, ленты для пишущих машинок и т.п.); средства и предметы конторского труда, включая офисную мебель. Успешной была деятельность Кабинета по стандартизации форматов бумаги (использовался, в частности, опыт Германии).

  Статистическая  документация - важный и эффективный  инструмент в управлении хозяйством. Уже в июле 1918 г. были сформированы центральные (ЦСУ) и местные органы статистики, которые проводили обследования по состоянию и перспективам развития советской экономики. В это время  шла интенсивная работа по организации  текущей статистики промышленности, форме периодичной отчетности по специальным бланкам. В декабре 1926 г. проведена первая Всесоюзная перепись населения. В качестве документальной основы использовались личные, посемейные и нехозяйственные бланки. Статистическая документация была единообразной по форме и включаемым показателям.

  Бухгалтерская документация, отражая и фиксируя движение финансовых средств, уже в  силу своей специфики должна быть унифицирована в большей мере, чем другие системы. Эта задача, в основном, и решалась исследователями. При рационализации объемных массивов бухгалтерской документации широко использовался опыт царской России, западноевропейских стран. Правильная организация учета на всех уровнях управления, совершенствование учетных форм документации - таковы актуальные вопросы развития бухгалтерского учета и его документирования в рассматриваемый период.

  В 30-е гг. формируется и укрепляется  жесткая, централизованная административно-командная  система управления, исключающая  возможность рассмотрения альтернативных подходов к организации государственного делопроизводства. В результате рушатся  структуры, занимавшиеся исследованиями вопросов НОТ и делопроизводства; ликвидируются практически все  крупные научно-исследовательские  внедренческие центры, а их руководители в лучшем случае заканчивают свою жизнь в полном забвении, в худшем - репрессируются. Атмосфера этого  периода наиболее ярко проявлялась  в социальных заказах власти науке - в частности, усилия были направлены на "закрепощение" правовыми средствами населения страны. В этих целях, например, совершенствовалась система учета  советских граждан.

  Конституция 1936 г. существенно изменила политическую систему, иерархию и полномочия высших органов власти. Верховный Совет  СССР стал высшим и единственным законодательным  органом, таких прав лишились Съезд  Советов СССР, ЦИК СССР и его  Президиум, СНК СССР. Установилась жесткая  система полномочий в издании  определенных видов документов для  каждой иерархической структуры. Указанные  нововведения упростили и упорядочили  процессы документирования в высших эшелонах власти.

  Значительное  сокращение масштабов исследований в области управления и делопроизводства не означает, что в 30-е гг. работы в этой сфере прекратились. Усилия ученых и практиков реализовались  в деятельности только отдельных  крупных ведомств, где издавались отраслевые, нормативные и методические материалы: инструкции по ведению делопроизводства, указания, правила и т. п. В этот период проводились исследования по стандартизации и унификации специальных  систем документирования.

  История управления и делопроизводства в 1945-1990 гг.

  Тяжелое состояние разрушенной войной экономики  и проблемы восстановления народного  хозяйства после окончания войны  оттеснили на второй план вопросы  документационного обеспечения  Управления. Повышение интереса к разработке проблем рационализации технологии и техники управления можно отнести к началу 60-х гг. Утверждение некоторых исследователей относительно качественного повышения уровня разработок в этой области по сравнению с периодом 20-х гг. представляется малодоказательным и справедливо лишь отчасти для исследований по проблемам управления и документационного обеспечения управления, проведенных в 70-х гг.

  Негативная  оценка базируется, прежде всего, на сопоставлении  достижений мировой науки и практики по управлению и развитию информационных технологий в этой области. Особенно остро и зримо отставание нашей  страны выявилось в 80-90-е гг., когда  теоретические разработки в области  кибернетики, математических методов  управления, информатики и технической  элементной базы привели к широкой  информатизации общественно-политической и экономической жизни промышленно  развитых стран Запада, внедрению  в реальную управленческую деятельность новых технологий, к разработке концепции "безбумажного офиса".

  Это отнюдь не умаляет достижений отечественной  науки в области управления, НОТ, документоведения, в разработке комплекса  теоретических и прикладных проблем - создание системы стандартов по документации, Единой государственной системы  документации (ЕГСД), общесоюзных классификаторов, унифицированных систем документации, совершенствование специальных  систем документации, рекомендации НИИ  труда по нормированию и оптимизации  деятельности управленческих работников.

  В июне 1960 г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации  труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого  аппарата. Принятые решения по своему содержанию во многом совпали с рекомендациями совещания 1941 г. - подтверждена актуальность создания специализированного института с возложением на него задачи разработки Единой системы делопроизводства, сформулировано понятие НОТ и обозначены основные направления исследований.

  Бесспорно, решения этого совещания активизировали работу ученых и практиков управления. Определенной вехой в развитии вопросов работы с документами стала утвержденная постановлением Совета Министров РСФСР "Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций  РСФСР", в которой основной акцент сделан на унификации делопроизводственных работ. В этот период усиливается  влияние Главного архивного управления (ГАУ) при Совете Министров СССР. С 1958 г.

  ГАУ стало правомочно контролировать постановку документальной части делопроизводства учреждений, организаций и предприятий. В 1963 г. ГАУ изданы "Основные правила  постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР", которые на протяжении многих лет служили руководством для служб документации и архивов  и способствовали упорядочению их деятельности.

  В 1966 г. в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследовательский  институт документоведения и архивного  дела (ВНИИДАД), которому поручалось завершить  разработку данного документа. В 1967 г. ВНИИДАД разработал только методическую программу исследований. В 1970 г. создан проект основных положений ЕГСД, в  подготовке которого приняли участие  НИИтруда, ВНИИоргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИстандартизации.

  После обсуждения и доработки в сентябре 1973 г. "Основные положения ЕГСД" одобрил Госкомитет СМ СССР по науке  и технике и рекомендовал их министерствам, ведомствам и организациям для использования, но только как положения, не имеющие  официального статуса. Авторы ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и  предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и  их документирования. ЕГСД носила комплексный  характер, т.е. включала не только вопросы  делопроизводства, но и рекомендации по научной организации труда  служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Реализация ее положений повысила общую  культуру управления и качество принимаемых  решений, позволила оптимизировать структуру и штатную численность  управленческого аппарата.

  Однако  элементы новых информационных технологий, частично реализовывавшиеся в практике работы ведущих зарубежных фирм, в  ЕГСД представлены не были из-за полного  отсутствия литературы по этим вопросам и финансирования на их практическое изучение. Этот пробел отчасти восполнен  позже созданием новой редакции Государственной системы документационного  обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной начальником Главного архивного  управления в 1988 г.