Использование архивных документов

К работе в читальном  зале допускаются граждане РФ и иностранные  пользователи.

Исследователям, работающим в читальных залах, предоставляются  поисковые справочники: путеводители, каталоги, указатели и другие издания из библиотек архивов в рамках тем. Исследователи могут получать консультации архивистов.

После ознакомления с  печатными изданиями исследователям предоставляется научно-справочный аппарат  архивов: описи, обзоры, каталоги. В НСА читального зала также могут входить: картотека фондов, реестр описей фондов, справочники административно-территориального деления, переводные таблицы шифров и многое другое.

Архивы могут при  наличии множительной техники оформлять заказы исследователей на копирование документов.

При первом посещении  государственного архива на каждого  посетителя заводится дело, в которое  подшиваются:

 

• все письма-направления и заявления пользователя;

 

• анкета исследователя с подпиской о знакомстве с правилами работы читального зала и обязательством их выполнять;

 

• заказы на выдачу описей и дел;

 

• заказы на копирование документов.

 

В ведомственном архиве на каждого пользователя заводится  карточка с указанием основных сведений о должности, месте работы, цели и темы исследования, заказанных делах и пр.

 

Отказ или отсрочка в  выдаче документов допускаются в  случаях:

 

• их плохого физического состояния;

 

• ограничений на использование, установленных законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на хранение;

 

• пользования документами сотрудниками архива для выполнения служебных заданий;

 

• выдачи документов во временное пользование или другому пользователю в читальном зале.

 

Отказ архива в предоставлении документов должен быть выдан в письменной форме и содержать причины отказа, срок действия ограничений, юридическое основание ограничений, а также порядок обжалования отказа.

1.8 Выдача подлинных документов и дел во временное пользование

 

 

Подлинные дела и документы выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хранение, либо органам суда, прокуратуры, ФСБ или МВД в случаях, когда в целях защиты законности или государственной безопасности необходим именно подлинник документа.

Дела выдаются во временное  пользование на основании запроса (заявления) фондообразователя, а также его наследников или правопреемников, в котором указывается для каких целей и какие именно документы должны быть выданы.

 

Выдача дел во временное  пользование другим организациям по их письменному запросу оформляется актом. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается получателю, а другой остается в архиве. Акт подписывается руководителями организации, передающей документы, и организации-получателя; подписки скрепляются гербовыми печатями организаций.

 

Дела выдаются на срок не более трех месяцев.

  При выдаче дел во временное пользование каждое дело заносится в книгу выдачи дел из хранилища, а на место выдаваемого дела помещается отдельная для каждого дела карта-заместитель. Карты-заместители хранятся в архиве до минования надобности. Состояние возвращаемых в архив дел должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего дело.

Каждое выдаваемое из хранилища для временного использования  дело должно иметь лист использования дела.

1.9 Публикация документов

 

Публикация архивных документов – совокупность работ  по подготовке документов к изданию.

Существуют различные  типы, виды и формы публикаций документов.

Типы публикаций:

• научный (предназначен для научного исследования и заменяющие непосредственное обращение к источнику. В них приводится история текста, его внешние особенности);
• научно-популярный (рассчитан на широкую аудиторию. К изданиям прилагается справочный аппарат);
• учебный (предназначен для освоения учебных программ).

 

Виды публикаций:

 

• пофондовые: публикуются из документов одного архивного фонда;

 

• тематические: публикуются из документов различных фондов, но по одной теме;

 

• публикации документов одного вида;

 

• публикации документов одного лица.

 

 

Формы публикации:

 

• корпус – свод источников по определенной теме;

 

• том – часть продолжающегося или многотомного издания;

 

• серия – часть периодического издания;

 

• часть, раздел – часть одной книги.

 

Публикация готовится  в несколько этапов:

 

1)   Предварительный  отбор.

 

На этом этапе определяется тип, вид и форма публикации. Проводится расследование на предмет того, были раньше подобные публикации. Изучаются все документы, использовавшиеся в подобных публикациях.

 

2)   Выявление и  отбор документов.

 

Выявление проводится во всех хранилищах, где могут храниться документы. На этапе отбора предпочтение отдается подлинникам документов и обобщающим материалам.

 

3)   Археографическое  оформление и составление научно-справочного  аппарата к публикации.

На этом этапе определяются цели, задачи публикации, описываются порядок и принципы отбора документов.

Составляется заголовок  публикации и для каждого документа, указываются авторы, дата составления, архивные данные.

В примечаниях содержится критика текста (текстуальные примечания) и дается биографическая справка (по необходимости).

 

Могут добавляться указатель, приложения.

 

4)   Способ передачи  текста

 

Существуют следующие  способы:

 

- факсимильный (дословное  воспроизведение документа);

 

- дипломатический (передача  части особенностей документа);

 

- критический (определенная обработка текста, сам текст не редактируется, устраняются очевидные ошибки).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Использование документов – одна из важнейших функций архивов  всех уровней.

Написанием курсовой работы, была раскрыта актуальность темы полностью:

Все формы использования  документов в совокупности позволяют  обеспечить права граждан на владение, распоряжение архивными документами  государственной и негосударственной  части Архивного фонда Российской Федерации; реализовать комплекс мер, исключающих несанкционированный доступ и использование носителей сведений, содержащих государственную тайну, тайну личной жизни, коммерческую и иную охраняемую законом тайну. Необходимо дальнейшее расширение доступа к архивным фондам, развитие системы научно-справочного аппарата архивов; организация публикаций документальных источников по актуальным проблемам отечественной истории, использование архивных документов в культурно-просветительских целях; создание системы непрерывного повышения квалификации работников архивных учреждений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников и литературы

 

1.         Федеральный закон «Об архивном  деле в РФ» от 22.10.2004 г. №  125-ФЗ;

2.         Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и  защите информации» от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ;

3. Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1986.

4. Основные правила работы государственных архивов РФ. М., 2002.

5. Правила публикации исторических документов в СССР. М., 1990;

6. Правила работы исследователей в читальных залах государственных архивов РФ. М., 1998г

7. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования/Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. – 3-е изд., доп. – М.: Издательский        центр «Академия», 2005;

8. Елисеева Н.В., Нагаев И.М. Как использовались документы ЦГАСА в 1981-1990 гг.//Отечественные архивы.1992.№ 1;

9. Капустина Н.И.Бобровский архив Воронежской области: использование документов//Отечественные архивы.1999.№ 2;

10. Организация использования документов ГАФ СССР. Пособие для архивистов. М., 1990;

11. Павлова Т.Ф. Пользователи в читальных залах федеральных архивов: проблемы доступа и обеспечения информационных        потребностей//Вестник архивиста.2007. № 1.