Информационные ситемы делопроизводства

2. ИС увеличивает эффективность и производительность.

Предположим, что в  компании происходят задержки на сборочном  конвейере из-за того, что цех испытывает недостаток сырья, даже если оно в достаточном количестве имеется на складе. ИС могла бы внести свой вклад, отслеживая количество сырья, имеющегося на производственной площадке и автоматически отправляя заказ на склад, когда это необходимо.

3. ИС предоставляет своевременную и надежную информацию, позволяя улучшить процесс принятия решений.

Информация о продажах, собранная оптовым поставщиком, может помочь своевременно обнаружить спад в продаже отдельных товаров, давая возможность выяснить причины и принять меры.

4. ИС улучшает коммуникации.

Находясь в командировках, дома или просто в другом здании, служащие могут использовать компьютеры для входа в сеть своей компании, чтобы посылать и принимать сообщения, просматривать файлы данных компании, исследовать проблемы, готовить презентации.

5. ИС улучшает использование знаний.

Например, консалтинговые фирмы помогают своим клиентам планировать налоги, используя экспертные системы по налогообложению, в которых сконцентрированы знания лучших экспертов фирмы.[3]

2.2Развитие  технической базы автоматизации управления

народным хозяйством

Средства вычислительной техники создавались и совершенствовались так же, как и все другие приборы, машины и оборудование, предназначавшиеся  для автоматизации труда человека: когда возникала та или иная потребность, возникали и технические возможности, которые удовлетворяли ее. На каждом из этапов развития науки и производства применялся определенный подход, предлагались соответствующие конструктивные решения и элементы. Например, первые вычислительные машины - механические. Затем были созданы электромеханические и электронные, менялись их габаритные размеры и внешний вид. Однако с позиций пользователя их усовершенствования мало, прежде всего, направляться на повышение уровня механизации и автоматизации выполнения операций; создания новых средств ввода и вывода данных; увеличение объема памяти; разработку новых носителей информации и т.д.

С развитием средств  вычислительной техники менялись и  формы ее применения: от индивидуального на каждом рабочем месте к централизованному - в специальных подразделениях и организациях (вычислительные установки) и снова к индивидуальному путём создания автоматизированных Рабочих мест.

Простейшими по конструкции и использованием были механичные машины с ручным набором входных данных. Известно, что одна из первых таких машин, подытоживая машина Паскаля (1641 г.), была создана для выполнения расчетов, связанных со сбором налогов, то есть для обработки экономических данных. Однако для механизации отдельных расчетов шире использовались машины, способные выполнять все четыре арифметических действия (клавишные вычислительные машины). Это прежде машины Лейбница и Якобсона (1670 г.), а также арифмометры (Томаса -1818 г., Однера - 1880 г.).[10]

Впоследствии появились  суммирующие и другие машины со средствами вывода результатов вычислений на бумагу (бумажная лента или заложены непосредственно в машину бланки документов). Позже переход от механических к электронным клавишных вычислительных машин позволил значительно улучшить и расширить их эксплуатационные возможности.

Вычислительные машины с ручным вводом первичных данных почти до конца ХIХ в. были практически единственным средством автоматизации наиболее трудоемких и сложных расчетов. Это первый этап применения средств вычислительной техники (СВТ), которому присущи такие особенности: Использование машин, позволяющие выполнять лишь отдельные арифметические операции; ручной ввод первичных данных, набирались непосредственно на технических средствах с помощью рычагов, клавиш. Возможность использования машин непосредственно на рабочем месте пользователя данных; возможность выполнения расчетов без проведения специальных подготовительных работ.

Значительные изменения  в развитии применения СВТ и организации  обработки данных способствовали появлению машин с автоматическим вводом первичных данных, которые фиксировались на перфокарточках. Эти машины получили название перфорационных вычислительных машин (ПОМ). Они с самого момента их появления были предназначены для обработки больших массивов данных: Первая машина была разработана Г. Холлеритом для обработки данных переписи населения 1890 г. (США) и названа табуляторами.

В табуляторы Холлерита  были реализованы возможности подсчёта количества значений одной или нескольких признаков (подсчета единиц) и определенного группирования перфокарточек. Позже были созданы и другие машины для обработки перфокарточек. Они совершенствовались, а одновременно развивались и принципы, заложенные в первых ПОМ. Например, Пауэрс, Лангфорд, Буль и другие ученые разработали сортировочные машины, контрольники.

С начала ХХ в. ПОМ применялись для механизации учета на промышленных предприятиях: с 1904 г. - в заводской бухгалтерии на сталеплавительном заводе в Пенсильвании, а через несколько лет - в крупных бухгалтериях Германии. В нашей стране они впервые были применены на промышленных предприятиях Харькова (1925 г.). За два года аналогичные машины были установлены в ЦСУ Украины и Наркомате путей сообщения. А еще через три года они уже использовались в системе Госбанка. Для эксплуатации этих машин создавались машинно-счетные станции (ТЛС). На первых МЛУ применялись машины Холлерита (Рисунок 2-2) и Пауэрса. С 1935 г. было налажено производство отечественных ПОМ.

Использование ПОМ (второй этап применения СВТ) имело такие  особенности: машины работали в определенном комплекте, где каждая из них предназначалась для выполнения четко определенной работы (операции или группы операций) в общем технологическом процессе обработки данных; автоматизация ввода, упорядочивания и вывода данных; необходимость специальной настройки отдельных машин комплекта, на которых обработаны данные, Зафиксированные на перфокарточках (разработка схем коммутации. Все это требовало проведения подготовительных работ по созданию технологического процесса обработки данных, приспособление для этого форм документов, разработки специальных условных обозначений (кодов) и т.д.

На предприятиях Украины  было освоено производство всех основных видов ПОМ, включая узкоспециализированных машин-автоматов: позиционных подытоживая перфораторов, перфораторов-репродукторов, расшифровывающих и других машин. Для выполнения операций умножения и деления создавались различные приставки, множительные перфораторы. Применение этих машин вместе с другими ПОМ позволило перейти к следующему этапу - комплексной механизации нормативных и учетно-плановых работ.[19]

Комплексность расчетов обеспечивалась применением массивов нормативно-справочной информации, хранящихся на машинных носителях и есть массивами многократного использования, а также информационным взаимосвязью всех расчетов.

На этом этапе применения СВТ были созданы предпосылки  для механизации расчетов по составлению конструкторских спецификаций, определения потребности в материальных, трудовых и других ресурсах, должны быть потрачены на изделие и производственную программу, использование в учете нормативно-справочной и другой информации, зафиксированной на машинных носителях. Этот опыт был полезен при переходе к применению качественно новых вычислительных машин, которые начали вводиться в течение 50-60-х годов нашего века и получили название электронных вычислительных машин (ЭВМ).

Заметим, что эти машины были предназначены для выполнения расчетов при наличии небольших  объемов входящих и исходящих данных. Поэтому ЭВМ первого поколения по своим возможностями были малопригодными для экономических расчетов. Однако благодаря своей производительности, достаточно высокой надежности и особенно наличии памяти позволяла сохранять нужные данные, осуществлять автоматический ввод и т.д., они быстро привлекли к себе внимание экономистов и организаторов производства. Эти машины стали использоваться для решения некоторые локальных экономических задач с применением экономико-математических методов, требовавших выполнения сложных и трудоемких расчетов при их реализации. Одной из важнейших особенностей этих машин (именно она способствовала их широкому применению для обработки экономических данных) было наличие развитой системы периферийных средств ввода-вывода и средств памяти. У них для ввода данных и программ применялись перфокарточки и перфоленты, а также внешние средства памяти - блоки с магнитными лентами.

Усовершенствование ЭВМ, средств ввода и вывода информации, развитие средств программирования способствовали переводу решения на них задач по комплексной механизации планово-учетных работ при использовании массивов нормативной, справочной и другой информации, постоянно хранится на машинных носителях (в памяти системы). В нашей стране самые подходящие в этом плане стали ЭВМ второго поколения - "Минск-22», «Минск-32», «Урал-11», «Урал-14», «Днепр-21». Благодаря дальнейшему развитию и усовершенствования ЭВМ пришло следующий этап их применения в управлении - этап создания информационных систем обработки данных, которые известны под названием автоматизированных систем управления (АСУ). При создании первых таких систем основное внимание сосредоточивалось на постановке функциональных экономических задач и организации их решения на ЭВМ.

Начиная с восьмой пятилетки, создание и развитие АСУ отражается в годовых и пятилетних народнохозяйственных планах. В первых АСУ (в Украине их было создано 54) практически отсутствуют системный подход и классификационная единство относительно выделения подсистем и задач. Например, в автоматизированных системах управления предприятиями и производственными объединениями (АСУП) несмотря на то, что подсистемы основном выделялись по функциональному принципу, среди них были и такие, как «Нормативно-справочное хозяйство», «Бухгалтерский учет». К недостаткам следует отнести и то, что отдельные подсистемы и задачи почти не были связаны между собой, первичная информация предусматривалась отдельно для каждой задачи или их небольшой группы. Последнее означало отсутствие в каждой из таких систем единства в формировании соответствующей информационной базы.

В планах на девятую пятилетку  впервые предусматривался значительное развитие работ, направленных на создание АСУ. К их выполнению привлекались специалисты разных отраслей. Стал, в частности, пригодился опыт, накопленный при создании и внедрении первых АСУ. На его основе было полнее определены и стабилизирован состав систем и экономических задач. В этот период увеличилось количество технических средств сбора, подготовки и отображения информации, что позволило лучше организовать обмен данными между их источниками, пользователями и ЭВМ. Однако в организации информационного фонда систем, его формировании и использовании существенных позитивных сдвигов было достигнуто лишь в десятой пятилетке, когда стали внедряться ЭВМ Единой системы (ЕС ЭВМ) и другие машины со средствами памяти прямого доступа на магнитных дисках. Характерной особенностью этого периода является переход к созданию и использованию типовых элементов систем, различных программных средств, которые позволяли автоматизировать разработку программ для формирования информационных фондов и баз данных, решения функциональных задач управления.

Анализ действующего уровня функционирования АСУ показывает, что в целом автоматизируются рутинные работы и традиционные расчеты, преобладает централизованное решение задач. При этом не изменяются организационные структуры и технология выполнения функций этого управления. Значительная часть пользователей, особенно нижнего уровня управления, не имеет доступа к вычислительным и информационным ресурсам, размещенных централизованно и одновременно автоматизированная обработка данных на вычислительных центрах не согласуется с распределительной обработкой данных на местах ее выполнения (участках, складах, цехах, отделах и т.д.), что сказывается на качестве управления. Поэтому наращивание возможностей АСУ только за счет использования более совершенных моделей ЭВМ для централизованной обработки данных уже не является эффективным.

Современный этап использования  средств вычислительной техники в управлении экономикой характеризуется переходом от централизованной распределительной (персональной) обработки данных благодаря массовому использованию персональным ЭВМ (ПЭВМ). Особенностью ПЭВМ является их доступность широкому кругу пользователей, универсальность использования при выполнении различных функций управления, автономная эксплуатация. Организация работы с ПЭВМ ориентирована на возможности и навыки конкретного пользователя при выполнении работ безопасностью средне на его рабочем месте, на «дружественное» отношение ЭВМ к пользователю, который не владеет знаниями по программированию.

Многофункциональное применение ПЭВМ обеспечивается большим количеством приложений и интегрированных пакетов, позволяющих удовлетворять различные потребности пользователей: Выполнять расчеты в интерактивном (диалоговом) и запрашиваемом режимах, обрабатывать тексты, вести экранный диалог, выполнять табличные вычисления, работать с файлами и базами данных под управлением СУБД, проводить работу в локальных сетях ПЭВМ и ЭВМ и т.д.

Самым распространенным является индивидуальное использование  ПЭВМ на рабочих местах пользователей  для решения локальных задач (в  амбарах, бухгалтерии, отделе сбыта и т.п.), позволяющее реализовать персональную технологию обработки данных. Вместе управления производственно-хозяйственной деятельностью происходит в процессе оперативного взаимодействия различных служб и специалистов объекта управления. Например, совместное использование средств памяти, включение нескольких ЭВМ в общий центр (мини ЕОМ), реализующей функции коллективной базы данных (БД). Использование общей базы данных исключает дублирование, обеспечивает оперативную выборку информации и объединяет преимущества индивидуальной работы на ПЭВМ с эффективным обращением к большим базам данных.