Информационные ситемы делопроизводства

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ

СИСТЕМ

1.1Понятие и  этапы развития информационных  систем

 

Информационная система  – организационно-техническая система, которая предназначена для выполнения информационно-вычислительных рабо тили предоставления информационно-вычислительных услуг, удовлетворяющих потребности системы управления и её пользователей – управленческого персонала, внешних пользователей(инвесторов, поставщиков, покупателей) путём использования или создания информационных продуктов.

Информационно-вычислительная работа – деятельность, связанная с использованием информационных продуктов.

Информационно- вычислительная услуга – это разовая информационно-вычислительная работа.

Система может быть определена как совокупность взаимосвязанных  элементов, имеющая либо цель функционирования, либо законы своего развития, относительно изолированная от окружающей среды.

Системы значительно  отличаются между собой как по составу, так и по главным целям.

Приведем несколько  систем, состоящих из разных элементов  и направленных на реализацию разных целей (табл.1.1).

Добавление к понятию  «система» слова «информационная» отражает цель ее создания и функционирования.

Информационные системы  обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой области. Они помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты.

Современное понимание  информационной системы предполагает использование персонального компьютера в качестве основного технического средства переработки информации.

Информационная среда - это среда (т.е. система и ее окружение) из взаимодействующих информационных систем, включая и информацию, актуализируемую в этих системах.

Информационная система управления - система, предназначенная для управления, - как другой системой, так и внутри системы (т.е. в качестве управляющей подсистемы).

Различают также основные 6 типов информационных систем управления (тип системы определяется целью, ресурсами, характером использования и предметной областью):

1. Диалоговая система обработки запросов (Transaction Processing System) - для реализации текущих, краткосрочных, тактического характера, часто рутинных и жестко структурируемых и формализуемых процедур, например, обработки накладных, ведомостей, бухгалтерских счетов, складских документов и т.д.
2. Система информационного обеспечения (Information Provision System) - для подготовки информационных сообщений краткосрочного (обычно) использования тактического или стратегического характера, например, с использованием данных из базы данных и структурированных, формализованных процедур.
3. Система поддержки принятия решений (Decision Support System) - для анализа (моделирования) реальной формализуемой ситуации, в которой менеджер должен принять некоторое решение, возможно, просчитав различные варианты потенциального поведения системы (варьируя ее параметры); такие системы используются как в краткосрочном, так и в долгосрочном управлении тактического или стратегического характера в автоматизированном режиме.
4. Интегрированная, программируемая система принятия решения (Programmed Decision System) предназначена для автоматического, в соответствии с программно реализованными в системе, структурированными и формализованными критериями оценки, отбора (выбора) решений; используются как в краткосрочном, так и в долгосрочном управлении тактического (стратегического) характера.
5. Экспертные системы (Expert System) - информационные консультирующие и (или) принимающие решения системы, которые основаны на структурированных, часто плохо формализуемых процедурах, использующих опыт и интуицию, т.е. поддерживающие и моделирующие работу экспертов, интеллектуальные особенности; системы используются как в долгосрочном, так и в краткосрочном оперативном прогнозировании, управлении.
6. Интеллектуальные системы, или системы, основанные на знаниях (Knowledge Based System) - поддерживают задачи принятия решения в сложных системах, где необходимо использование знаний в достаточно широком диапазоне, особенно в плохо формализуемых и плохо структурируемых системах, нечетких системах и при нечетких критериях принятия решения; эти системы наиболее эффективны и применяемы для сведения проблем долгосрочного, стратегического управления к проблемам тактического и краткосрочного характера, повышения управляемости, особенно в условиях многокритериальности. В отличие от экспертных систем, в системах, основанных на знаниях, следует по возможности избегать экспертных и эвристических процедур и прибегать к процедурам минимизации риска. Здесь более существенно влияние профессионализма персонала, ибо при разработке таких систем необходимо сотрудничество и взаимопонимание не только разработчиков, но и пользователей, менеджеров, а сам процесс разработки, как правило, происходит итерационно, итерационными улучшениями, постепенным переходом от процедурных знаний (как делать) - к непроцедурным (что делать).

Фундаментальная ошибка с неустранимыми последствиями  в информационных системах - принятие неправильных стратегических решений и критериев оценки решений.

При выборе информационной системы можно использовать две основные концепции, два основных подхода (третья концепция - их комбинация):

• ориентация на проблемы, которые необходимо решать с помощью этой информационной системы, т.е. проблемно-ориентированный подход (или индуктивный подход);
• ориентация на технологию, которая доступна (актуализируема) в данной системе, среде, т.е. технологически-ориентированный подход (или дедуктивный подход).

Выбор концепции зависит  от стратегических (тактических) и(или) долгосрочных (краткосрочных) критериев, проблем, ресурсов.

Если вначале изучаются  возможности имеющейся технологии, а после определяются актуальные проблемы, которые можно решить с их помощью, то необходимо опираться на технологически-ориентированный подход.

Если же вначале определяются актуальные проблемы, а затем внедряется технология, достаточная для решения этих проблем, то необходимо опираться на проблемно-ориентированный подход.

Все информационные процессы, протекающие в подразделениях аппарата управления, можно разделить на два  вида: формализуемые процессы, для которых существуют алгоритмы обработки информации, и неформализуемые процессы.

Именно для автоматизации  формализуемых процессов (составляющих до 90% всех процессов) используются специально разрабатываемые для предприятий и организаций информационные системы.

Итак, экономическая информационная система представляет собой совокупность программных, технических и информационных средств, предназначенных для автоматизации операций сбора, обработки, хранения и выдачи результатной информации пользователям для принятия управленческих решений.

Теперь информационную систему можно определить как сложную кибернетическую систему, объединяющую потоки информации аппарата и объекта управления экономической системы.

Понятия, характеризующие  экономические информационные системы:

-интегрируемость – обеспечивает взаимодействие системы с вновь подключаемыми компонентами или подсистемами;

-масштабируемость – характеризует возможность расширения системных ресурсов и производительной мощности;

-управляемость – характеризует возможность гибкого управления системой;

-адаптивность – характеризует возможность системы приспосабливаться к условиям конкретной предметной области;

-используемость – обеспечивает возможность реализации заложенных в систему функций;

-обоснованность – позволяет получать обоснованные результаты в ходе выполнения прикладных программ;

-реактивность – характеризует способность системы реагировать на внутренние и внешние воздействия;

-безопасность – характеризует возможность предотвращения разрушения системы в результате несанкционированного доступа, и др.[14]

Первые информационные системы  появились в 50-х гг. В эти годы они были предназначены для обработки счетов и расчета зарплаты, а реализовывались на электромеханических бухгалтерских счетных машинах. Это приводило к некоторому сокращению затрат и времени на подготовку бумажных документов.

60-е гг. знаменуются изменением отношения к информационным системам. Информация, полученная из них, стала применяться для периодической отчетности по многим параметрам. Для этого организациям требовалось компьютерное оборудование широкого назначения, способное обслуживать множество функций, а не только обрабатывать счета и считать зарплату, как было ранее.

В 70-— начале 80-х гг. информационные системы начинают широко использоваться в качестве средства управленческого контроля, поддерживающего и ускоряющего процесс принятия решений.

К концу 80-х гг. концепция использования информационных систем вновь изменяется. (Таблица 1-2.1)Они становятся стратегическим источником информации и используются на всех уровнях организации любого профиля. Информационные системы этого периода, предоставляя вовремя нужную информацию, помогают организации достичь успеха в своей деятельности, создавать новые товары и услуги, находить новые рынки сбыта, обеспечивать себе достойных партнеров, организовывать выпуск продукции по низкой цене и многое другое.[16]

Процессы, обеспечивающие работу информационной системы любого назначения:

– ввод информации из внешних  или внутренних источников;

– обработка входной информации и представление ее в удобном виде;

– вывод информации для представления  потребителям или передачи в другую систему;

– обратная связь –  это информация, переработанная людьми данной организации для коррекции  входной информации.[4]

 

1.2Структура и свойства информационных систем

 

Информационная система  определяется следующими свойствами:

• любая информационная система может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения систем;
• информационная система является динамичной и развивающейся;
• при построении информационной системы необходимо использовать системный подход;
• выходной продукцией информационной системы является информация, на основе которой принимаются решения;
• информационную систему следует воспринимать как человеко-компьютерную систему обработки информации.[7]

Информационные системы  выполняют много функций, в зависимости  от сферы их использования.(табл.1.2)

В настоящее время  сложилось мнение об информационной системе как, о системе, реализованной с помощью компьютерной техники. Хотя в общем случае информационную систему можно понимать и в некомпьютерном варианте.

Чтобы разобраться в  работе информационной системы, необходимо понять суть проблем, которые она решает, а также организационные процессы, в которые она включена. Так, например, при определении возможности компьютерной информационной системы для поддержки принятия решений следует учитывать:

-структурированность решаемых управленческих задач;

-уровень иерархии управления фирмой, на котором решение должно быть принято;

-принадлежность решаемой задачи к той или иной функциональной сфере бизнеса;

-вид используемой информационной технологии.

Технология работы в компьютерной информационной системе. Она доступна для понимания специалистом некомпьютерной области и может быть успешно использована для контроля процессов профессиональной деятельности и управления ими.[15]

Внедрение информационных систем может способствовать:

• получению более рациональных вариантов решения управленческих задач за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем и т.д.;
• освобождению работников от рутинной работы за счет ее автоматизации;
• обеспечению достоверности информации;
• замене бумажных носителей данных на магнитные диски или ленты, что приводит к более рациональной организации переработки информации на компьютере и снижению объемов документов на бумаге;
• совершенствованию структуры потоков информации и системы документооборота в фирме;
• уменьшению затрат на производство продуктов и услуг;
• предоставлению потребителям уникальных услуг;
• отысканию новых рыночных ниш;
• привязке к фирме покупателей и поставщиков за счет предоставления им разных скидок и услуг.[8]

При создании и использовании  информационной системы для любой  организации необходимо выполнить следующие условия:

1. Структура информационной системы, ее функциональное назначение должны соответствовать целям, стоящим перед организацией. Например, в коммерческой фирме – эффективный бизнес; в государственном предприятии – решение социальных и экономических задач.
2. Информационная система должна контролироваться людьми, пониматься ими и использоваться в соответствии с основными социальными и этическими принципами.
3. Производство достоверной, надежной, своевременной и систематизированной информации.

Построение информационной системы можно сравнить с постройкой дома. Кирпичи, гвозди, цемент и прочие материалы, сложенные вместе, не дают дома. Нужны проект, землеустройство, строительство и проч., чтобы появился дом.

Аналогично для создания и использования информационной системы необходимо сначала понять структуру, функции и политику организации, цели управления и принимаемых решений, возможности компьютерной технологии. Информационная система является частью организации, а ключевые элементы любой организации — структура и органы управления, стандартные процедуры, персонал, субкультура.

Существует взаимозависимость  между стратегией, правилами, процедурами организации и аппаратной, программной, телекоммуникационной частями информационной системы.

Поэтому очень важно  на этапе внедрения и проектирования информационных систем активное участие менеджеров, определяющих круг предполагаемых для решения проблем, задач и функций по своей предметной области.

Следует заметить также, что информационные системы сами по себе дохода не приносят, но могут способствовать его получению. Они могут оказаться дорогими и, если их структура и стратегия использования не были тщательно продуманы, даже бесполезными. Внедрение информационных систем связано с необходимостью автоматизации функций работников, а значит, способствует их высвобождению. Могут также последовать большие организационные изменения в структуре фирмы, которые, если не учтен человеческий фактор и не выбрана правильная социальная и психологическая политика, проходят трудно и болезненно.

Структура ИС – это  способ взаимосвязи отдельных элементов  системы, обеспечивающей ее целостность. Способы взаимосвязи структурных элементов системы должны быть такими, чтобы можно было обеспечить целостность объекта, его тождественность самому себе в различных условиях существования.[17]

Таким образом, целостность  ИС – существенная характеристика, относящаяся, прежде всего, к ее структуре.

Целостность ИС – это  свойство ИС, обеспечивающее устойчивость и функционирование системы в  соответствии с ее назначением. При отсутствии в структуре ИС, например, программного модуля по расчету показателей финансового состояния фирмы функция оценки ее финансово-экономического состояния не будет выполняться. А это означает, что способность системы осуществлять свое целевое функционирование в целом становится проблематичной. Кроме того, целостность ИС зависит от параметров работоспособности ее элементов, например, слабый уровень контроля достоверности данных снижает параметры БД ИС и потенциально нарушает ее целостность.