Документы организации, регламентирующие
электронный документооборот
Содержание
Введение
Еще совсем недавно многие организации
не представляли работу без документов
на бумажных носителях. В настоящее
время электронные документы находят
все большее применение. Все чаще руководители,
юристы и бухгалтеры пользуются электронными
государственными услугами, подают документы
на регистрацию юридических лиц, обмениваются
актами сверки взаиморасчетов с налоговой
инспекцией и Пенсионным фондом РФ, используют
электронный документооборот при взаимодействии
с контрагентами [25, с. 10].
Системы автоматизации документооборота
все чаще имеют свой собственный workflow,
обеспечивающий передачу дел определенным
сотрудникам, а также механизм напоминания
о приближающихся событиях. Дополнительно
руководству предоставляется возможность
отслеживания всех этапов процесса и реагирования
в случае возникновения ошибок. Интеграция
с производственной системой страховой
компании позволяет соединить документацию,
касающуюся убытков, с зарегистрированными
в системе страховыми случаями. Интегрированный
модуль OCR (автоматического распознавания
текста) значительно сокращает время ввода
и переноса данных с бумажного подлинника
в систему электронного документооборота.
Внедрение решения для автоматизации
документооборота меняет условия функционирования
страховой компании, улучшая качество
работы сотрудников и обслуживания клиентов
[27].
Исходя из всего изложенного,
данная тема является актуальной на современном
периоде.
Целью курсовой работы является
рассмотрение документов организации,
регламентирующих электронный документооборот.
Для достижения данной цели
необходимо решить ряд задач:
- охарактеризовать виды
документов и системы электронного документооборота,
основные принципы организации электронного
документооборота;
- рассмотреть комплексы
документов, образующиеся в деятельности
организации;
- рассмотреть регламентацию
электронного документооборота
в организации.
Объектом исследования выступает
электронный документооборот, предметом
– виды документов, регламентирующих
электронный документооборот.
В процессе исследования применялись
такие методы, как сбор первичной и вторичной
информации, ситуационный анализ, методы
системного и сравнительного анализа,
а также экономико-математические методы.
Структура работы. Курсовая
работа состоит из введения, двух лав,
заключения, списка использованных источников.
Теоретические основы системы электронного документооборота
1.1 Сущность электронного
документооборота
Автоматизация документооборота заключается
в комплексной автоматизации процессов
разработки, согласования, распространения,
поиска и архивного хранения документов
организации.
Потребности сокращения количества обрабатываемых
и хранимых документов, времени их обработки
и т.д. породили электронные тексты, электронные
документы и электронный документооборот.
Электронные тексты –
электронные (машиночитаемые) данные,
хранящиеся на любых электронных носителях,
доступные для использования в компьютерных
программно-технических устройствах и
системах. Электронные тексты входят в
состав электронных документов (ЭД).
Электронный документ – документ, представленный в электронной
форме (оцифрованный или подготовленный
на компьютере), имеющий электронную подпись,
идентифицирующую (подтверждающую) его
подлинность.
Электронный документооборот –
это электронный обмен деловыми электронными
документами между автоматизированными
системами различных компаний в стандартизованной
форме, действенное средство повышения
эффективности управления в организациях.
В электронном документообороте используют
системы управления документами, автоматизации
деловых процедур, обработки изображений
документов, оптического распознавания
символов(OCR) и др.
Кроме собственно документов важен и
регламент работы с ними. Работа не по
регламенту отнимает много времени. Дублирование
документов, их потеря, неэффективный
способ их прохождения могут существенно
усложнить работу, повышают вероятность
допущения ошибки вследствие, например,
потери нужной информации.
Электронный документооборот способствует
документационному обеспечению управлением
производства, организаций, а также процессов
проектирования информационных систем
(ИС). Однако плохо продуманная система
автоматизации документооборота может
нанести вред: усложнить (запутать), как
правило, неэффективно управляемые бизнес-процессы,
отвлечь персонал от выполнения основной
работы ради поддержания системы автоматизации
документооборота и др.
Виды электронного документооборота:
производственный документооборот;
управленческий документооборот;
архивное дело (совокупность
процедур архивного документооборота);
кадровый документооборот (процедуры
кадрового учета);
бухгалтерский документооборот;
складской документооборот;
секретное и конфиденциальное
делопроизводство;
технический и технологический
документооборот.
Преимущества электронного
документооборота
Экономия времени: служащие
тратят меньше времени на поиск бумажных
документов. Благодаря центральной базе
данных, регулярно создаются резервные
копии файлов, благодаря чему исключается
возможность того, что документ будет
безвозвратно потерян, если его забудут
в самолёте, случайно или преднамеренно
уничтожат или же просто сгинет в офисном
беспорядке. Совершенно исключается потеря
времени на поиски файлов и документов,
которых, по какой-то причине, не оказалось
на своём месте.
Более адекватное использование
физического пространства и техники: ценные
квадратные метры, занятые лишними серверами
и прочими устройствами для хранения документов
могут быть освобождены. В зависимости
от статуса и актуальности информации,
документы и файлы могут безопасно удаляться
по истечении срока их хранения. Управление
данными не только помогает соответствовать
корпоративным нормам, но и способствует
более адекватному использованию места
для хранения.
Повышение прозрачности внутренней
работы предприятия: СЭД (системы электронного
документооборота) позволяют руководителям
наблюдать за статусом документа, на протяжении
всех этапов его согласования и утверждения.
В дополнение к этому, СЭД позволяет моментально
и легко вызвать не только запрашиваемый
файл, но также и полный отчёт о том, кто
его создал, кто имел к нему доступ и кто
его редактировал.
Ведение личной истории каждого
файла и сопутствующей документации: СЭД
позволяют централизованно управлять
взаимоотношениями с клиентами и поставщиками.
К примеру, достаточно лишь одного щелчка
мыши, чтобы вызвать все необходимые документы,
которые содержат требования, связанные
с различными типами взаимоотношений
между организацией и внешними субъектами.
Больше гибкости в отношении
физического местонахождения сотрудников:
благодаря возможностям электронного
доступа и коммуникаций, служащие получают
возможность работать удалённо. И даже
находясь в одном и том же географическом
месте, служащим больше не потребуется
дожидаться, пока бумажные копии файлов
будут пересылаться из соседнего офиса.
Повышение безопасности информации и
документов: как уже упоминалось, центральная
база данных позволяет делать резервные
копии документов, благодаря чему снижается
риск случайной или умышленной потери
файлов. При этом, меньше времени тратится
на поиски необходимого документа, если
его местонахождение по какой-то причине
изменилось. Снижение затрат на распечатку,
почтовые марки, конверты и пересылку:
бумажные документы, которые пересылаются
между отделами или поставщиками, могут
пересылаться в электронном виде.
Повышение уровня удовлетворённости
служащих и руководителей: оптимизация
ежедневных задач позволяет сотрудникам
получать больше удовольствия от рабочего
процесса. Освобождение сотрудников от
таких, часто скучных задач, как обработка
накладных, позволяет им посвятить себя
другой деятельности. В то же время, руководители
отделов получают больше возможностей
контролировать работу своих подчинённых.
В конечном счёте, некоторые организации
могут обнаружить, что сэкономленные средства
позволяют им выйти на новый бизнес-уровень.
Далее рассмотрим непосредственно
систему электронного документооборота
и виды документов.
1.2 Основные принципы
организации электронного
документооборота
Российский рынок систем электронного
документооборота (СЭД) появился приблизительно
в конце 1980-х годов – в это время в министерствах
и ведомствах шла разработка первых автоматизированных
систем, которые представляли собой одно
рабочее место секретаря, делопроизводителя,
экспедитора.
Функционал систем первого
поколения был весьма ограничен: ввод
регистрационно-контрольных карточек
(РКК) в систему, ведение журналов входящих/исходящих
внутренних документов и обращений граждан,
поиск РКК по атрибутам, составление оперативных
отчетов по документообороту для руководства
[14].
В последней четверти XX века
объемы управленческой документации
предприятий еще не достигли критических
показателей, однако имеющаяся территориальная
разрозненность структурных подразделений
приводила к тому, что процедуры согласования
руководителями различных уровней могли
проходить неделями, а в отдельных случаях
даже месяцами. Введение на таких предприятиях
служб кольцевой почты позволяло оптимизировать
только механизмы последовательного согласования,
веерное же, или, как его называют сейчас,
параллельное согласование, требовало
очень больших временных затрат, вследствие
чего оно использовалось минимально и
применялось по возможности исключительно
в пределах одного здания [18].
Собственно, первые системы
электронного документооборота были полностью
индивидуализированы, т.е. разрабатывались
конкретно под определенное предприятие
силами собственных программистов и соответственно
не могли быть применимы для других организаций.
Такие системы документооборота нельзя
назвать универсальными, так как любое
изменение в процессе электронного документооборота
приводило к полному пересозданию самой
электронной системы, т.е. система не могла
быть масштабной, а охватывала определенный
узкий процесс движения документов.
Таким образом, система электронного
документооборота была неразрывно связана
с моделью управления организацией. Очень
часто предприятие не могло внедрить у
себя более прогрессивные формы ведения
документов, так как пришлось бы полностью
отказаться от существующей системы электронного
документооборота. Возникла необходимость
создания гибкой и адекватной СЭД, чтобы
сделать развитие компании более эффективным.
В 1990-х годах появилось несколько
компаний (Электронные офисные системы,
ИнтерТраст, АйТи и др.), которые начали
заниматься разработкой и продажей первых
универсальных решений в области электронного
документооборота. Такие решения легко
масштабировались под нужды практически
любых заказчиков, а сама технология создания
конечного решения СЭД стала двухэтапной:
на первом этапе компания создавала унифицированное
ядро СЭД, на втором этапе происходило
внедрение – подгонка процессов под нужды
конкретного заказчика (предприятия, организации).
Такой подход позволял снизить стоимость
конечных решений, а будучи при этом еще
и значительно более функциональным, обеспечивал
возможности организационного и функционального
масштабирования системы [18].
Если до середины 1990-х годов
СЭД внедрялись только в некоторых коммерческих
предприятиях и учреждениях, то в период
с 1994 по 2002 г. Правительством Российский
Федерации был принят ряд законов и постановлений
[см. 2,3,4], которые определили использование
систем электронного документооборота
в государственных учреждениях и подтвердили
сотрудничество с такими странами, как
Франция, Казахстан, Индия и др., в области
связи и информатизации. Таким образом,
использование информационных систем
и электронного документооборота в государственных
учреждениях и на коммерческих предприятиях
было законодательно одобрено и подтверждено,
также был введен определенный регламент
использования и требования к созданию
СЭД [24, с. 70].
Если взять историю введения
электронного документооборота в России
именно со стороны государственных
органов, то первой была налоговая
служба, которая законодательно закрепила,
что налогоплательщикам можно представлять
декларации в электронном виде. Фактически
за 10 лет, если взять статистику налоговой
службы, 62 % организаций (это где-то
порядка 1 млн 300 тыс.) и 55 % (это тоже
где-то около 350—380 тыс.) индивидуальных
предпринимателей уже сдают налоговую
отчетность в электронном виде. И не только
сдают отчетность, но и взаимодействуют
в электронном виде. Плюс сейчас уже
и Пенсионный фонд РФ подключился,
и Росстат, и ФСС РФ. То есть фактически
уже есть почва, на которой электронный
документооборот будет только расширяться,
и, вполне возможно, в ближайшее время
будет скачок с учетом принятия тех
же законодательных изменений в тех же
электронных счетах-фактурах, которые
позволят более широко взаимодействовать
и самими хозяйствующими субъектами
между собой [19, с. 28].
В законодательном план начало
электронному документообороту положил
Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об
электронной цифровой подписи» (далее
— Закон № 1-ФЗ), в котором установлены
основные понятия. Он приравнял документы
в электронном виде, подписанные электронной
цифровой подписью, к документам на бумаге,
подписанным сторонами договора. Закон
№ 1-ФЗ позволил обмениваться с правовой
точки зрения электронными договорами,
актами, накладными и иными документами
(с 01.07.2012 Закон № 1-ФЗ утратил силу).