Документирование аттестации работников на предприятии

 

     Применительно к общей характеристике аттестации необходимо также выделить принципы ее проведения. К числу основных относятся следующие:

• Гласность, т.е. широкое ознакомление работников о порядке и методике проведения аттестации. На аттестуемого составляется отзыв, который нередко обсуждается в коллективе структурного подразделения.
• Демократизм предполагает широкое участие общественности в проведении аттестации.
• Результативность, подразумевающая обязательное и оперативное принятие действенных мер по результатам аттестации.
• Объективность аттестации, проявляющаяся в принятии решения аттестационной комиссией большинством голосов, в возможности обжалования решения комиссии.13

Вид аттестации работников каждого отдельного предприятия напрямую зависит от его характеристик, таких как его размер, численность сотрудников, организационно-правовая форма, внешнее окружение, внутренняя среда, стадия жизненного цикла и многие других особенностей предприятия.

На рисунке 2 представлена обобщенная классификация видов аттестации персонала предприятия, соответствующего современным тенденциям управления.

 

Рисунок 2. Критерии классификации аттестации персонала

 

Виды аттестации также возможно классифицировать по объектам и субъектам оценки. Под объектами в данном случае понимаются аттестуемые работники, а под субъектами – оценщики, лица проводящие аттестацию.

Вопросы о субъектах и объектах аттестации являются малоизученными не только в России, но и в западной системе управления персоналом. Объекты аттестации могут, в основном, классифицироваться по функциям, которые они выполняют в организации (основные и вспомогательные работники, ИТР, МОП и т.д.) или по занимаемым должностям (руководители и подчиненные различных звеньев). В зависимости от вида объекта могут применяться различные методы оценки, привлекаться различные субъекты и т.п.

Большой интерес для изучения представляют субъекты аттестации. Выбор того или иного субъекта оценки персонала должен осуществляться исходя из следующих принципов14:

• компетентность – субъект должен обладать способностями и навыками использования инструментов оценки в соответствии с принятой в организации методологией управления персоналом;
• информативность - субъект должен обладать необходимой информацией об оцениваемом объекте;
• экономичность – исходя из этого принципа должен быть выбран такой субъект оценки, который обеспечит необходимый уровень достоверности и надежности оценки при оправданных для этой цели затратах(ресурсов времени и средств).

Обобщенно субъектами оценки можно назвать тех, кто осуществляет процесс оценки. Ими могут быть отдельные лица, социальные группы и социальные институты.

           Группировка субъектов проводится по нескольким основаниям, которые представлены на рисунке 3.:

 

Рисунок 3 . Классификация по субъектам аттестации

 

Итак, в соответствии с критериями системности выделяют системную оценку, осуществляемую путем четкого определения всех важных признаков оценки (процесса оценки, периодичности, критериев и способов и т.д.).

Также выделяют оценки, обусловленные каким-либо событием. Например, классификацию видов аттестации можно произвести по методам аттестации, которые являются наиважнейшим критерием при осуществлении аттестации работников.

В соответствии с критериями регулярности различают: регулярные оценки, которые используются чаще всего непрерывно, например, для определения размера вознаграждения. Обычно такие постоянные оценки проводятся один раз в полгода, в год, в два года: в связи с истечением испытательного срока, перемещением и передвижением по службе, мерами дисциплинарной ответственности, желанием получить справку-характеристику с места работы, увольнением. В соответствии с критериями, применяемыми для оценки, различают также следующие виды оценок:

• Количественная оценка – связана исключительно с количественными результатами, количеством произведенной продукции, для оценки используется достигнутый результат;
• Качественная оценка – учитывает качественные показатели (деятельность по управлению, надежность, инициатива, ответственность и т.д.). Аналитическая оценка, которая заключается в совокупности оценок по всем параметрам.

В зависимости от объекта оценки выделяют:

- оценку деятельности (сложность, эффективность, качество, отношение к ней и пр.);

- оценку достижения цели, количественный и качественный результат, индивидуальный вклад и вклад в общие итоги подразделения и организации в целом;

- оценку наличия у работника тех или иных качеств (знаний, навыков, черт характера), степени выраженности и овладения сотрудником теми или иными функциями.

  В зависимости от источников, на данных которых базируется оценка, различают:

- оценку по документам (автобиография, резюме, характеристика, проверочное сочинение);

- оценку по результатам кадровых собеседований (интервью);

- оценку на основании данных общего и специального тестирования;

- оценку по итогам участия в дискуссиях;

- оценку на основании отчетов о выполнении производственных заданий или поведения в специальных ситуациях;

- оценку с помощью графологической и физиогномической экспертиз.

В соответствии с критериями, по которым происходит оценка, формируется выборклучшегокивхудшегоапоказателя.

По степени охвата контингента дифференцируют: глобальную оценку (в целом) и локальную оценку (оценка, относящаяся к группе лиц или отдельному человеку).

Создать систему оценки, одинаково сбалансированную с точки зрения точности, объективности, простоты и понятности очень сложно, поэтому на сегодняшний день существует несколько систем оценки персонала, каждая из которых имеет свои достоинства и недостатки, однако, наиболее распространенной является, безусловно, система периодической аттестации персонала. Окончательный выбор вида оценки персонала для каждой конкретной организации является уникальной задачей, решить которую может только руководство самойморганизации(возможно,сипомощьюмпрофессиональныхмконсультантов). 

 Аттестация персонала может также классифицироваться по такому важному критерию, как метод проведения оценки.

Методы оценки персонала – это способы, с помощью которых оцениваются те или иные показатели, их наличие и отсутствие, степень выраженности у того или иного работника.

Можно выделить следующие методы аттестации (оценки) персонала:

1. Групповая экспертная оценка: эксперты оценивают аттестуемого по выделенным критериям по определенной шкале (например, пятибалльной). Затем по каждому критерию высчитываются суммарный и средний баллы. Применяется для оценки результатов работы, профессионально важных качеств;
2. Экзамен: аттестуемый отвечает на ряд вопросов в письменной форме. Применяется для оценки профессиональной компетентности;
3. Моделирование рабочей ситуации: аттестуемому предлагается принять решение в смоделированной ситуации, типичной для его рабочего места. Применяется для интегрированной оценки профессиональных компетенций;
4. Квалификационная работа: аттестуемый самостоятельно разрабатывает пути решения определенной производственной задачи. Применяется для оценки профессиональной компетентности;
5. Собеседование: с аттестуемым проводится беседа эксперта(ов). Применяется для выявления профессиональных ЗУН;
6. Тестирование: аттестуемому предлагается пройти профессиональный тест. Используется для диагностики качеств личности, уровня интеллектуального развития и т. д. (как дополнительный метод подтверждения результатов экспертной оценки).15

Таким образом, в настоящее время мы встречаем в нормативных актах  и  юридической  литературе различные  определения понятия аттестации.  Аттестация - явление многоплановое, под которым следует понимать комплексную периодическую проверку деловых, моральных и личных качеств работников в целях рационального использования их труда, повышения деловой квалификации, а также улучшения подбора и расстановки кадров.

 

 

 

 

 

 

3. Порядок документирования  аттестации работников на предприятии

 

Всю документацию, используемую при аттестации, можно разделить на следующие группы16:

- распорядительные документы (Положение об аттестации, приказы  о проведении аттестации);

- методические (инструкции, рекомендации, памятки);

- организационные (списки  аттестуемых сотрудников, графики);

- инструменты оценки (отзывы, аттестационные листы).

Федеральными законами и законами субъектов РФ установлен порядок, в котором проводится аттестация персонала, а также условия проведения. Для того, чтобы проводить аттестационные мероприятия необходимо иметь в наличии официальные распорядительные документы по аттестации.

Если рассматривать труды ученых в области управления персоналом, то большинство их них склоняются к тому, что процесс аттестации состоит из трех этапов17:

-Предварительный этап

-Подготовительный этап

- Подведение итогов аттестации.

Предварительный этап включает подготовку проекта внедрения аттестации. Обоснование и проведение презентации для руководства проекта аттестации.  Этап формализации методик, стандартов, правил - разработка соответствующих документов, принятие организационных решений со стороны руководства компанией. Грамотный подход к документированию процедуры аттестации в первый раз позволяет использовать созданные наработки в последующих аттестациях.

На предварительном этапе рекомендуется разработка «Положения об аттестации персонала» - единого внутрикорпоративного нормативного документа. В нем устанавливаются единые требования к периодичности, процедуре, методике проведения аттестации всего персонала, а так же к содержанию, порядку разработки, утверждения методик аттестации. Формализация процедуры в документе вынуждает конкретизировать и учесть все правила, углубиться в формальные детали, прописать все возможные вопросы и подробности проведения процедуры. Это позволяет сделать процедуру прозрачной, понятной с технической стороны. Для апробирования предложенной процедуры запускается пилотный проект аттестации в отделе управления персоналом, проверяются и дорабатываются все этапы внедряемой на предприятии методики.

На подготовительном этапе перед каждой, запланированной заранее, процедурой аттестации, сотрудники отдела управления персоналом проводят подготовительную консультационную работу. Аттестуемым за 2 недели до проведения аттестации сообщают критерии аттестации, вопросы для экзамена, проводят разъяснительные беседы, консультируют, что и как делать. Проведение аттестации - мероприятия по аттестации, проводимые согласно разработанным методикам и правилам.

Подведение итогов аттестации - принятие управленческих решений, обсуждение итогов аттестации в коллективе, оценка необходимого периода проведения последующих аттестаций.

 

Подготовительный этап включает в себя издание приказа о проведении аттестации, также на нем утверждается состав аттестационной комиссии. Далее проводится разработка положения об аттестации, составляется список работников, которые должны будут пройти аттестацию. Также на этом этапе происходит подготовка отзывов - характеристик (оценочный лист) и аттестационных листов на каждого сотрудника, который аттестуется.

На втором этапе происходит непосредственное заседание аттестационной комиссии. На данном этапе проводится аттестационное собеседование с аттестуемым работником, обычно одним из вариантов, либо предоставлением экзаменационных вопросов, либо тестов18.

Процедура аттестации должна найти свое отражение в протоколе, в нем должны фиксироваться все сведения о проведении, а также информация о каждом аттестуемом, и оценка его квалификации.

Итоги аттестации вносятся в аттестационный лист работника, последний подписывается председателем, его заместителем, секретарем, а также членами аттестационной комиссии, и обычно является приложением к соответствующему положению.

Далее после подведения итогов голосования результаты сообщаются непосредственно аттестованным работникам. Далее материалы аттестации, а именно аттестационные листы, протоколы и другие документы передаются руководителю учреждения, для дальнейшего принятия решения, соответствующего итогам аттестации.

Аттестационные листы и отзывы (представления) на работника, прошедшего аттестацию, хранятся в его личном деле.

Данная стадия аттестации - завершающая. Руководитель (председатель) комиссии утверждает протокол, принимает окончательное решение по итогам мероприятий. Управленческие, кадровые и иные решения работодателя, основанные на результатах аттестации, следует оформлять приказами. В случае вынесения комиссией решения о поощрении работника оно может быть осуществлено в соответствии со ст. 191 ТК РФ19 и локальными нормативными актами работодателя (например, положением о премировании).

Следующим шагом будет являться подготовка документов. Состав документов, сопровождающих аттестацию, в различных организациях практически одинаков. Он включает в себя, прежде всего: