Документационное упровлнения дятелности

Введение.

 

Не нужно доказывать, что  знание делопроизводства, умение документально  оформить управленческое решение наряду с этикой делового общения для  менеджера любого уровня, специалиста  стало неотъемлемым признаком профессионализма. Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина “документ” как “способ доказательства”.

Вот как выглядит одна из современных рекомендаций российскому  предпринимателю: “В деловой жизни  бизнес часто соседствует с обманом. Не верьте обещаниям. Только грамотно составленный, имеющий юридическую  силу документ является гарантом успешной сделки!”.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

I Краткая история  развития служб документации.

 

 

    С древнейших времен дошли  до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем  историю своей страны, особенности  быта и различных отношений,  складывающихся в те далекие  времена.   

 Документы возникли  вместе с письменностью, вначале  как средство закрепления имущественных  отношений, а затем, с развитием  письменности, стали средством общения,  передачи информации. Документы  являются одним из важнейших  хранилищ человеческой памяти.

Этапы становления делопроизводства в России.   

 В России к началу XVII века первым сложилось приказное  делопроизводство. Приказами в то  время именовались органы государственной  власти. Документы имели форму  свитка, составлявшего в длину  от 10 до 100 метров.   

 При Петре первом  было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению  с приказным. Коллегиями назывались  центральные учреждения, ведавшие  отдельными отраслями государственного  управления.   

 В начале XIX века коллегии  были заменены министерствами, коллегиальность  в руководстве сменилась единоличием. Сложилось исполнительское делопроизводство. Появились бланки служебных документов, началось внедрение механизации конторского труда.   

 В годы Советской  власти было выработано делопроизводство, характерное для централизованного  управления народным хозяйством. В практике делопроизводства  был установлен единый порядок  документирования, внедрены стандартные  требования к форме и структуре  документов. Установлен типовой  состав информационных элементов  документов. Была предпринята попытка  введения Единой государственной  системы делопроизводства (ЕГСД). В  целях применения средств вычислительной  техники в ряде отраслей осуществлялось  освоение унифицированных систем  документации, позволяющих одновременно  использовать их и при традиционных  методах обработки документов.   

 В настоящее время  сложившейся система обработки  документов развивается с учетом  специфики рыночных отношений,  механизации и компьютеризации  делопроизводства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Составление и оформление организационно-распорядительной

  документации.

 

 

    Любой документа функционирует  совместно с другими документами.  Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной  сфере человеческой деятельности, называется системой документов.    

 Рационально организованный  комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам  и требованиям и применяемый  в определенной деятельности, называется  унифицированной системой документации (УСД).

 

 

2.1 Суть унификации и стандартизации в производстве.   

 Обязательным условием  организационной и управленческой  деятельности на предприятиях, в  учреждениях является документирование. Организация и управление характеризуется разнообразим и повторимостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их решению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.   

 Суть унификации сводится  к сокращению неоправданного  многообразия документов, привидение  к единообразию их форм, структуры,  языковых конструкций и операций  по обработке, учету и хранению.    

 Суть стандартизации  заключается в возведении в  норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований  по разработке и оформлению  документов, принятых в установленном  порядке для всеобщего и многократного  их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом  оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых(ОСТ) стандартов.   

 В разработке унифицированных  систем документации накоплен  большой опыт. Длительное время  в стране действовал ГОСТ 6.38-72 на требования по оформлению  организационно-распорядительной документации. В 1990 году стандарт подвергся  определенной переработке с учетом  двадцатилетней практики его  использования (ГОСТ 6.38-90).   

 С 01.07.1998 года в РФ  введен в действие ГОСТ Р6.30-97.    

 Имеется некоторый  опыт в создании других систем  унифицированной документации.

 

 

 

 

 

 

 

 

3 Виды деловых документов на предприятиях и в организациях.   

 Все документы, обращающиеся  на предприятии, в организации,  классифицируют по следующим  признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту  составления, степени сложности  и др.

 

3.1 Какие виды организационно-распорядительной документации обращаются на предприятиях и организациях?   

 Среди большого разнообразия  видов деловых документов, обращающихся  на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная управленческая  деятельность главным образом  заключается в разработке и  реализации решений, фиксируемых  в организационно-распорядительной  документации. Организационно-распорядительной  документация является наиболее  широко используемым видом документации.    

 Организационно-распорядительная  документация классифицируется  на три группы:

- распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления,  

 решения, указания);

- иформационно-справочная документация (письма, телеграммы, 

 телефонограммы, факсы,  акты, протоколы, докладные и служебные  

 записки);

- организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции,  

 штатные расписания).   

 Классификация организационно-распорядительной  документации позволяет обеспечить  оперативный поиск, контроль исполнения, создает условия для унификации  документов.

 

3.2 Каково назначение  ГОСТ Р 6.30-97   

 ГОСТ Р6.30-97 (рис.1) распространяется на организационно-распорядительную документацию, предусмотренную унифицированной системой организационно-распорядительной документацией (УСОРД) – приказы, распоряжения, постановления, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов власти РФ, предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.   

 Стандартом установлены:  состав реквизитов документов; требования  к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформления  документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению  бланков с воспроизведением Государственного  Герба РФ, гербов субъектов РФ.    

 Правило и требования  ГОСТ Р6.30-97 носит универсальный характер и находят широкое применение в других унифицированных и не унифицированных системах документации. Знание этих правил и требований позволяет овладеть рациональными приемами работы с документами, экономить время на их составление и обработку.

 

3.3 Что представляет  собой формуляр организационно-распорядительной  документации.   

 Совокупность закрепленных  мест в площади листа бумаги определенного формата под размещение информационных элементов документа называют формуляром.    

 ГОСТ Р6.30-97 устанавливает  для организационно-распорядительной  документации два основных формата  документов- А4 и А5 . допускается применение формата А6. Формуляры установленные для наиболее широко применяемого формата А4 с угловым и продольным расположением штампов, приведены на рис 2 и 3 соответственно.    

 Формуляр делит площадь  формата на три зоны: служебное  поле документа, поле для размещения  углового штампа и рабочее  поле документа. Служебным полем  документа является часть площади  формата, предназначенная для  полей документа и закрепления  его в средствах хранения. Поле  для размещения углового штампа  располагается в левом верхнем  углу формата или в верхней  его части при продольном варианте  расположения штампа. Остальная  часть площади формата составляет  рабочее поле документа.

 

 

    Площадь формата заполняется  информационными элементами документа,  а на бланках документов еще  и символическими знаками.

Информационные элементы документа в делопроизводстве называют реквизитами. Различают реквизиты  постоянные и переменные. Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех документах данного  наименования. Переменные –наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа.   

 Символические знаки  служат ориентирами при оформлении  документов, указывают начало и  конец размещения реквизитов, отмечают  места для пробивки отверстий  под подшивку документов.

 

3.4 Состав реквизитов  организационно-распорядительной документации.    

 В состав реквизитов  организационно-распорядительной документации  согласно ГОСТ Р6.30-97 включены  следующие. (рис. 2 и 3)

01- государственный герб  РФ;

02- герб субъекта РФ;

03- эмблема организации  или товарный знак;

04- код организации;

05- код формы документа;

06- наименование организации;

07- справочные данные об  организации;

08- наименование вида документа;

09- дата документа;

10- распространенный номер  документа;

11- ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

12- место составления или  издания документа;

13- гриф ограничения доступа  к документу;

14- адресат;

15- гриф утверждения документа;

16- резолюция;

17- заголовок к тексту;

18- отметка о контроле;

19- текст документа;

20- отметка о наличии  приложения;

21- подпись;

22- гриф согласия документа;

23- виды согласования документа;

24- печать;

25- отметка о заверении копии;

26- отметка об исполнители;

27- отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

28- отметка о поступлении  документа в организацию;

29- отметка для автоматического  поиска документа.   

 Для изготовления бланков  документов используют следующие  реквизиты: 01,02,03,04,05,06,07,08, а также  отметки для расположения реквизитов 09,10,11,12,14,17,18,19.   

 При оформлении документов  следует использовать следующие  реквизиты: 09,10,11,13,14,15,16,17,18,19,20,21,22,23,24,25,26,27,28,29.

 

3.5 Что собой  представляет бланк документа?   

 Бланком документа  называют лист бумаги разрешенного  формата с нанесенными на нем  постоянными реквизитами. Применение  бланков сокращает трудоемкость  составления документа, повышает  эстетическую сторону его оформления.    

 Бланки конструируются  на основе как углового, так  и продольного расположения реквизитов. Бланки с угловым расположением  реквизитов выгоднее, поскольку  позволяет экономить до 20% площади  места бумаги. Формуляр, приведенный  на рис. 2, предусматривает именно  такое расположение.   

 Продольный вариант  используется организациями  с большим числом печатных знаков в их наименовании или печатающими постоянные реквизиты на двух языках –национальном и русском ( реквизиты 06,07,12).

Бланки документов должны иметь поля (мм) : 20-35-левое; 10-правое; 20-верхнее; 10-нижние.   

 Бланки документов  следует изготавливать на белой  бумаге или бумаге светлых  тонов.   

 Бланки допускается  изготавливать типографическим  способом, с помощью средств оперативной  полиграфии или воспроизводить  с помощью средств вычислительной  техники.   

 Бланки документов  проектируют в соответствии с  рис. 2 и 3. Сплошными линиями обозначаются  фиксированные границы зон расположения  реквизитов, пунктиром –переменный. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.   

 Реквизиты 01,02,03 располагают  над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается раполагать на уровне реквизита 03.   

 Реквизиты 06,07,08,12 ограничительные  отметки для реквизитов 09,10,11 в  пределах границ зон расположения  реквизитов размещают одним из  способов: