Документационное обеспечение управления

     Для пользователей ПЭВМ, работающих в  области документационного обеспечения, создана система OS/2 Warp версия 3, обладающая доступностью, большими сервисными возможностями и удобством в эксплуатации. Все делопроизводственные операции наглядно отражаются на экране дисплея. На экране представлен рабочий стол, на котором стоят папки (дела), каждое дело имеет название (до 200 знаков)*, в папках  хранятся документы.

     На  рабочем столе, ломимо папок, расположены  пиктограммы принтера, факса, дискет, машины для уничтожения бумаг, справочника. Для проведения каких-либо операций с документом следует лишь перенести этот документ на изображение соответствующего технического устройства. Система OS/2 Warp способна работать в многозадачном режиме: можно одновременно редактировать один документ, распечатывать на принтере другой и отправлять партнеру третий.

     OS/2 (Bonus Pak) содержит текстовый редактор, электронную таблицу, простую базу данных и несложную личную информационную систему (ЛИС) в виде записной книжки. Все это дает возможность создать документ, дополнить его данными из электронной таблицы, соединить полученный результат с адресной информацией из базы данных (ЛИС), после этого можно послать готовый документ по факсу.

     Для пользователей, работающих в Windows, гораздо удобнее перейти на использование новой операционной системы Windows 95. Данный

     Программный продукт в максимальной степени ориентирован на составление документов и работу с ними, удовлетворяя запросы самых изысканных пользователей. Важнейшими чертами Windows 97-2003 являются интегрированные коммуникационные возможности, согласованность приложений и "дружественный" интерфейс.

     Делом близкого будущего станет, видимо, появление  операционных систем и прикладных программ, ориентированных на "общественный" интерфейс - social interface, максимально доступный для любого пользователя и предлагающий очевидный путь для выполнения работ.

     Обмен электронными документами осуществляется при помощи электронной почты. Электронная  почта предоставляет пользователям  следующие возможности:

• отправлять документы адресатам, входящим в автоматизированную 
  информационную систему;
• получать подтверждения доставки документов по назначению;
• выводить на экран дисплея полученные документы;
• изменять и редактировать документы, хранить их в памяти ПК и 
  пересылать другому лицу;
• распечатывать полученные документы в необходимом количестве 
  экземпляров;
• отправлять документы одному пользователю или группе пользователей системы по списку;
• расставлять приоритеты, чтобы начинать работу с наиболее важной 
  полученной корреспонденцией;
• составлять и "прикреплять" к документам резолюции, другие служебные пометки о необходимости тех или иных действий и сроках исполнения.

     Документ, полученный или составленный с помощью  автоматизированной системы имеет юридическую силу при наличии традиционной или электронной цифровой подписи должностного лица. Юридическая сила электронной подписи признается при наличии в автоматизированной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи и специальной лицензии.

     Несмотря  на бурное развитие электронных документов, специалисты считают, что ряд организационных и технических трудностей не позволит им в обозримом будущем полностью заменить и исключить из обращения традиционные документы. Но электронные сообщения являются наиболее оперативным, удобным и надежным средством документационного обеспечения управления. 
 
 

Список литературы:

1.Кузнецова Т.В.  Секретарское дело. – М.: ЗАО Бизнес-школа  «Интел-Синтез», 1998 г.