Документационное обеспечение управления

    Сведения  итоговой записи передаются в архив, о чем в номенклатуре ставится отметка с указанием должности  лица, передавшего сведения, с его личной подписью, расшифровкой подписи и датой передачи данных.

    К выписке из номенклатуры дел организации  для структурного подразделения  по окончании года составляется такая  же итоговая запись, но с отметкой о  передаче итоговых сведений в службу ДОУ организации. 

3. Использование ПЭВМ в документационном обеспечении деятельности предприятия.

     Электронная техника стала реальной необходимостью при решении задач документационного обеспечения управления (ДОУ) предприятием. Использование ПЭВМ идет по двум основным направлениям ДОУ:

     - документирование;

     -  организация работы с документами.

       При документировании, т. е. создании (составлении) документов, ПЭВМ выступает в роли "умной" пишущей машинки.

     ПЭВМ  позволяет отредактировать напечатанный текст частично или полностью, не прибегая к многочисленным перепечаткам документа. Набранный документ можно распечатать на принтере и сохранить на магнитном диске для дальнейшего использования. Сохраненный на диске документ становится файлом, хотя его по-прежнему можно называть документом. Согласно   определению,   предложенному   фирмой   XEROX, "документ — это совокупность информации, доступная человеческому восприятию".

     Существует  множество программ для составления  и редактирования служебных документов. Такие программы называются текстовыми редакторами или текстовыми процессорами: Лексикон, Word, Word for Windows и др.

     При использовании этих программ для  составления документов текст редактируемого документа выводится на экран дисплея и в него можно вносить необходимые изменения, переносить фрагменты из одного места документа в другое, объединять документы, использовать различные шрифты для выделения отдельных участков текста, многократно распечатывать текст на принтере и т. д.

     У каждого текстового редактора (процессора) есть свои особенности и преимущества.

     Одним из наиболее распространенных и доступных  редакторов текста   является  Word. Он   предназначен   для   обработки   несложных документов на русском и английском языках. С помощью программы можно:

• составлять документ и сохранять его в памяти;
• находить документ в памяти ПЭВМ по имени файла, просматривать и корректировать текст;
• автоматически форматировать абзацы текста или весь текст;
• переносить фрагменты текста из одного места в другое и из одного 
  документа в другой;
• оформлять части документа шрифтами различного начертания и 
  размера;
• находить и исправлять орфографические ошибки в тексте;

     - одновременно редактировать несколько документов.

     Составление   документа   можно    производить   с   использованием "заготовок" документов равных видов, заранее введенных в память ПЭВМ и хранящихся в отдельных файлах. После редактирования (изменения содержания нужных реквизитов) образца, созданный документ сохраняется с новым именем файла.

     Программа включает словарь синонимов делового языка, более совершенную проверку орфографии, современное стилевое оформление документа (включая пригодность использования конкретного шрифта), возможность составления документа на 5 языках и многое другое.

     Все большую популярность и успех  у работников ДОУ приобретает новая версия текстового процессора Word 7.0 for Windows (WinWord).

     В программе. WinWord заложено много возможностей для облегчения такой рутинной и трудоемкой части делопроизводства, как документирование. Текстовый процессор WinWord выполняет все функции текстового редактора Лексикон (версии 1.0) и предлагает дополнительные возможности для составления документов: создание шаблонов документов и файла данных, использование команды AutoText, форматирование документов с помощью стилей; обращение к образцам документов ("экспертам"), включенным в программу WinWord, использование словаря синонимов и т. д.

     Служебные письма и другие часто используемые документы WinWord предлагает создавать как объединенные документы.

     При подготовке объединенного документа любого вида участвуют два файла:

• файл данных;
• шаблон.

     Файл  данных содержит информацию, изменяющуюся для каждого создаваемого документа, например, адреса, фамилии, предприятия и т. д.

     Шаблон  содержит стандартный текст, графики, рисунки или другую информацию, которая будет одинаковой для каждого создаваемого документа. В результате соединения файла и шаблона создается конкретный документ.

     Команда Autotext способна облегчить набор текста документа, который сведется к: компоновке отдельных "кусков" - элементов Autotext(a). Элемент Autotext(a) может содержать:

• традиционньее начальные фразы письма;
• часто употребляемые обороты текста;
• общепринятые окончания писем;
• почтовые адреса предприятий-контрагентов;
• стандартные положения контрактов (договоров);
• выдержки из нормативных документов, на которые часто приходится ссылаться;
• отдельные, наиболее используемые положения "Инкотермса" (для контрактов с инофирмами);
• схемы, диаграммы, графики, рисунки, необходимые для оформления документа и т. д.

     В качестве имени каждого элемента берется краткое и содержательное сокращение. Вставляя элемент Autotext WinWord копирует текст элемента в то место документа, где расположен курсор. С помощью элементов Autotext можно заполнять шаблоны документов.

     Имя и содержание элемента Autotext(a) можно при необходимости изменить (отредактировать). 

     В программный пакет WinWord включено множество образцов готовых документов. Такие образцы называются "экспертами". "Эксперт" позволяет автоматически создавать конкретный документ. В списке образцов можно выбрать "эксперты": письма, факса, резюме, повестки дня, докладной записки и т. д. При помощи диалогового окна "экспертов" (Wizard) можно выбрать интересующий вариант документа, отредактировать его, заполнить изменяемые реквизиты: индекс (№) документа; дата; подпись; адресат; фамилия и телефон исполнителя и т. д. В окне предварительного просмотра можно увидеть общий вид созданного документа и расположение текста в нем. При необходимости, используя кнопку возврата, вносят окончательные изменения. Законченный вариант документа следует сохранить с новым именем.

     Стиль — это совокупность приемов форматирования документа (шрифты, межстрочные интервалы, центрирование, выравнивание текста и т. д.), которой присвоено имя. Для того чтобы применить к своему документу  какой-либо  стиль,   нужно  выбрать его  название  (имя)  из списка, содержащегося в диалоговом окне Style. Стиль позволяет придать документу профессиональный вид, удобный для восприятия, имеющий отличительные особенности оформления. Это является очень актуальным, т. к. многие предприятия стремятся к выработке своего оригинального "фирменного" стиля составления и оформления документов.

     Словарь синонимов (тезаурус) поможет быстро найти синоним — другое слово с тем же или близким значением — для слова, выделенного курсором, если возникли трудности с точностью его определения или, если это слово повторялось в тексте слишком часто. В словаре подобраны синонимы для самых разных слов, что при умелом использовании позволит обогатить язык написания текста документа, придать ему разнообразие, колорит и точность.

     Программы проверки ОРФО 3.5, ПРОПИСЬ и т. п. — грамматические и стилистические корректоры текстов документов на русском языке. Эти программы позволяют обнаружить не только орфографические ошибки и предложить варианты их исправления, но и обнаружить синтаксические, стилистические, пунктуационные ошибки в документах.

     Созданные в текстовых редакторах (процессорах) документы запоминаются и хранятся в файлах, в дисковой памяти ПЭВМ.

     Чтобы облегчить поиск нужных файлов и сгруппировать их в соответствии с определенной классификацией, в файловой системе предусмотрена структура директориев (каталогов). Директорий — это группа файлов, объединенных по какому-либо признаку (по подразделениям, по номерам, по исполнителям, по названиям видов документов, по фирмам-контрагентам и т. п.). Директории организованы в иерархическую структуру, которую наглядно можно представить в виде дерева. В главном (корневом) директории могут содержаться как отдельные файлы, так и поддиректории.

     В практике делопроизводства в зависимости  от объема документов и степени подготовки пользователей ПЭВМ применяются различные прикладные программы по организации работы с документами.

     Если  объем документов предприятия невелик, то сортировку и поиск файлов, вызов документов на исполнение, копирование и удаление файлов-документов секретарь-референт может осуществлять с помощью возможностей операционной системы DOS, работу в которой можно облегчить, воспользовавшись программной "оболочкой" (Norton Commander, PC-Tools и др.).

     При большом документообороте в памяти ПЭВМ может скапливаться значительное количество документов и сведений о них. Пользователю (секретарю-референту) сложно ориентироваться в разросшемся дереве директориев (каталогов) и файлов. ПЭВМ успешно справляется с большим количеством однотипных данных при помощи систем управления этих данных (СУБД).

     СУБД  позволяет относительно просто создавать  самостоятельно базы данных (БД) с различными структурами, удобными для работы с документами, вносить в них необходимые изменения и дополнения. СУБД позволяет хранить данные в одном или более файлах. Они могут быть связаны между собой или независимы друг от друга. Данные в БД хранятся в матричной (табличной) форме. Каждый файл данных состоит из записей (строк) и полей (столбцов). Например, в файле БД, созданном для регистрации входящих документов: полями будут служить графы "Журнала регистрации входящих документов", а записями — сведения о документах, внесенные построчно в графы журнала.

     При работе с большим массивом документов БД имеют неоспоримые преимущества:

• при внесении сведений о документе в БД (при их регистрации) формируется единая справочная система по документам предприятия;
• БД позволяет отсортировать документы или найти один или группу документов по различным  признакам  (ключам): дате,  автору или исполнителю, предмету или вопросу, номеру дела, названию вида документа;
• ежедневно можно производить выборку документов с заданным сроком исполнения, поставленных при регистрации на контроль;

     - по истечении делопроизводственного года можно получить выборку в виде "Акта о выделении документов к уничтожению", сроки хранения которых истекли.

     Широкое распространение получает СУБД Microsoft Access 2.0, уникальная как по своим возможностям, так и по охвату пользователей самой различной квалификации. Она проста и удобна в эксплуатации, позволяет вести сложнейшие базы данных с большим числом показателей и составлять небольшие офисные приложения к документам.

     Для того чтобы более эффективно использовать несколько ПЭВМ, выполняющих обработку однотипной документации, создаются локальные вычислительные сети (ЛВС). Организация ЛВС позволяет использовать общие ресурсы ПЭВМ, передаваемые в состав ЛВС: программы, базы данных, периферийные устройства (дисковые устройства большой емкости, сканеры, принтеры и т. д.). В ЛВС одна ПЭВМ большой производительности выполняет роль файлового сервера, управляющего передачей данных и разделением периферийных устройств. Остальные

     ПЭВМ  называются рабочими станциями или узлами ЛВС. Сервер осуществляет сбор и передачу информации в центральную БД, охватывающую не только управленческую, но и кадровую, и бухгалтерскую документацию. Это позволит руководителю предприятия обращаться к документам секретаря-референта, бухгалтера и специалистов предприятия, выводить их на экран, проводить обработку документов, сводок, таблиц, обмениваться документами и сообщениями с сотрудниками предприятия и с партнерами-контрагентами (при наличии в ЛВС специальных устройств модемов или факс-модемов).

     С учетом специфики деятельности работников ДОУ создаются уникальные автоматизированные рабочие места (АРМ).

     АРМ представляет собой место пользователя-специалиста, оборудованное средствами, необходимыми для автоматизации выполняемых им функций: ПЭВМ, принтер, оптическое читающее устройство, факсмодем, сканер и т. д. АРМ в основном ориентировано на пользователя, не имеющего специальной профессиональной подготовки по использованию электронной техники.