Документационное обеспечение деятельности службы кадров

2) штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции утверждаются единолично;

3) другие локальные нормативные акты могут приниматься с учётом мнения представительного органа работников, что предпочтительнее их единоличного принятия, так как свидетельствует об участии работников и их представителей в управлении организацией, то есть о развитии форм социального партнерства (ст. 27 ТК РФ).

К четвёртой  группе относится литература по трудовому  праву, делопроизводству по кадрам, документированию трудовой деятельности работников и др.

Специализированная  литература включает общие вопросы  организации и функционирования кадровых служб, работы с кадровой документацией и отдельные участки кадровой деятельности (учёт кадров, ведение личных дел и трудовых книжек и др.).

К пятой группе относятся нормативные документы  по кадрам самих организаций, которые включают общие нормативные положения, извлеченные из федеральных и ведомственных нормативных и методических документов, и специфические положения, принимаемые в организациях (положение о службе кадров и должностные инструкции работников службы).

В нормативно-методических документах по труду и в литературе по кадровой деятельности подробно освещены вопросы разработки положения о службе кадров и должностных инструкций её работников, состава этих документов, приводятся перечни разделов положения и должностных инструкций, раскрывается содержание разделов.

Существенным  недостатком некоторых положений  и должностных инструкций являются минимальные сведения о правах службы и её работников, но подробно расписаны функции службы и обязанности работников.

Поэтому рекомендуется разрабатывать нормативные или методические документы (инструкции, рекомендации и т.д.), в которых отражалась бы технология процесса кадровой деятельности, в том числе вопросы работы с кадровыми документами.

1.3. Технология документационного  обеспечения кадровой деятельности

Документационное  обеспечение кадровой деятельности условно можно подразделить на две  взаимосвязанные части:  документирование  кадровой деятельности и организация работы  с кадровыми документами.

Документирование  кадровой деятельности представляет собой  создание  кадровых документов, обеспечивающих решение кадровых задач. Процесс документирования осуществляется с помощью традиционных методов обработки кадровых документов и автоматизированным способом.

Организация документирования процесса управления кадрами включает в себя:

– состав документов по кадрам;

– требования к оформлению реквизитов и составлению текстов документов по кадрам;

– рекомендации по составлению и оформлению отдельных групп документов по кадрам и т.д.;

Документирование деятельности службы кадров охватывает следующие кадровые управленческие задачи:

– организацию труда работников;

–заключение трудового договора (контракта) и приема на работу;

– перевод на другую работу;

– предоставление отпусков работникам;

– поощрение работников;

– наложение дисциплинарных взысканий на работников;

– аттестацию работников;

– учет использования рабочего времени;

– привлечение работников к работе в выходные дни;

– оформление служебных командировок;

– прекращение трудового договора и увольнение с работы.

По каждой кадровой задаче создается максимальный набор унифицированных документов, которые отражают специфику каждой конкретной задачи и входят в состав документов по кадрам.

Организация работы с документами – это организация документооборота, хранения и использования  документов  в текущей деятельности учреждения.

Документооборот предполагает движение документов с  момента их  получения или создания до  завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Вся документация, составляемая в кадровой службе организации, подлежит учету. Группа учетной документации выполняет функцию по учету кадров и является накопителем персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующей обработке необходимых сведений по составу и движению кадров.

С точки зрения последовательности регистрации и  накопления учетных данных о работниках в составе учетной документации можно выделить две подгруппы:

1) первичные  учетные документы;

2) вторичные  учетные документы.

Первичные учетные  документы содержат исходную информацию и заполняются на основе персональных документов предоставляемых работниками при приеме на работу.

Они включают в  себя: личное дело, личный листок по учету  кадров, дополнение к личному листку по учету кадров.

Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процедуру приема на работу, а впоследствии – все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника у данного работодателя.

В личных делах, в соответствии с правилами архивной службы, документы группируются в следующей последовательности (при их наличии):

– внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

– заявление о приеме на работу, направление или представление;

– анкета (личный листок по учету кадров);

– дополнение к анкете (личному листку по учету кадров);

– резюме (автобиография);

– копии документов об образовании;

– выписки из приказов о назначении, размещении, увольнений;

– справки и другие документы, относящиеся к данному лицу;

– лист-заверитель дела.

Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления подшиваются в папку. Листы дела нумеруются в процессе формирования дела. При помещении в личное дело нового документа данные о нем первоначально вносятся в опись дела, затем листы документа нумеруются и только после этого документ подшивается.

Обложка личного  дела, как и обложки дел постоянного  хранения, составляется и оформляется по форме установленной ГОСТом 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования» (введен Постановлением Государственного комитета стандартов СССР от 17 июля 1972 года №1411).

На обложке  личного дела указываются полностью: наименование организации, заголовок дела, Ф.И.О. работника в именительном падеже, проставляется индекс дела, порядковый номер дела. Под этим номером личное дело регистрируется в «Книге (Журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер, Ф.И.О. работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета. [37]

Личные дела хранятся в сейфе, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность, как документы строгой отчетности, отдельно от трудовых книжек. Ответственность за их хранение возлагается на лиц, ведущих кадровую документацию.

 При работе  с документами, входящими в состав личных дел, необходимо учитывать, что они относятся к персональным данным работника, охраняемым в соответствии с действующим законодательством.

После увольнения работника его личное дело извлекается  из папки и оформляется для  передачи на архивное хранение. Личные дела уволенных работников в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года хранятся 75 лет. Личные дела руководителей хранятся постоянно.

Вторичные учетные  документы производны, базируются на исходной информации первичных учетных  документов. Основные цели создания этой подгруппы документов:

– обеспечение полноты, достоверности и динамичности информации в работе с кадрами;

– обеспечение оперативного хранения кадровых документов;

– обеспечение эффективного поиска кадровых документов.

Вторичные учетные  документы включают в себя: личную карточку работника (унифицированные  формы №Т-2, №Т-2ГС (МС), №Т-4), документацию по учету рабочего времени и расчетов с персоналом и разнообразные регистрационные формы учетных сведений.

Далее подробно рассмотрим формы регистрации учетных  сведений по составу и движению кадров.

Регистрационные формы ведутся для учета кадровой документации.

Выделяют следующие  виды регистрационных форм:

– регистрационно-контрольные карточки (РКК);

– регистрационные журналы (книги);

– экранные формы (при использовании компьютерных технологий).

Формы некоторых  журналов и книг утверждаются официальными органами. Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». Но большинство форм разрабатываются по своему усмотрению работодателем.

С учетом специфики  организации труда на локальном  уровне могут быть созданы также:

– журнал учета совместителей;

– журнал учета поощрений и взысканий;

– журнал регистрации приказов об учебных отпусках, отпусках без сохранения заработной платы и др.;

– журнал учета больничных листов и др.

Все документы, создаваемые в кадровой службе, формируются  в дела.

 Формирование дела – группирование исполненных документов в дело,  в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. При формировании дел  следует:

– раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;

– помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии дел по номенклатуре;

– помещать все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

– приложения  объемом свыше 100 листов следует группировать в отдельные дела, о чем в документе делается отметка;

– документы в деле располагать в хронологическом порядке по дате регистрации документа, по нумерации;

– соблюдать нормы объема документов, которые должны помещать в данное дело, может быть подшито не более 250 листов, затем заводится новая папка с тем же индексом;

– включать в дела только по одному экземпляру каждого документа [33].

Листы дела нумеруются, в начале подшивается внутренняя опись документов, в конце дела – заверительная надпись, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество указывается в заверительной надписи после общего количества  листов дела через знак + (плюс).

  Затем следует  составление номенклатуры дел.  Номенклатура дел – систематизированный  перечень наименований дел, заводимых  в организации, с указанием  сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.  Номенклатура дел отдела кадров составляется его руководителем, согласовывается с архивом, утверждается   руководителем предприятия. Следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми ведомственными перечнями документов со сроками хранения, основными правилами работы ведомственных архивов.

 В номенклатуру  дел включается заголовки дел,  отражающие все документированные участки работы отдела кадров, заголовок должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела [45].

 Работники отдела кадров  в номенклатуре дел должны  предусмотреть следующие разделы:

– прием, перемещение (перевод), увольнение работников;

– установление квалификации работников;

– профессиональная подготовка и повышение квалификации работников;

– награждение.

Дела отдела кадров  подлежат оформлению при  их заведении, при отсутствии надобности в них  и по завершении календарного года. Оформление дел представляет собой комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками отдела кадров.

Оформление дел предусматривает: систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию  листов дела, составление листа-заверителя дела, составление (в необходимых  случаях) внутренней описи документов.

С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. В центральный архив передаются дела постоянного, временного хранения и по  личному составу, их передача производится только по описям.

 

1.4.Автоматизация  деятельности кадровой службы

 

История автоматизации  кадровых служб в России началась практически одновременно с внедрением информационных технологий в управлении. Однако рост спроса на специализированные программы для кадровиков был несопоставим с темпами распространения программных продуктов, предназначенных для организации работы бухгалтерии или управления производством. Отчасти это связано с тем, что длительное время управленцы не считали автоматизацию служб персонала первостепенной задачей [46].