Автор работы: Пользователь скрыл имя, 06 Декабря 2013 в 17:00, контрольная работа
При всей необходимости и важности знания того, как составить и оформить документ, не менее значимым является умение организовать работу с ним на всех этапах его прохождения от момента создания до реализации связанного с ним управленческого или иного действия
Любой документ по окончании связанных с ним управленческих или иных действий в течение определенного времени хранится в организации.
Важнейшую роль в подготовке и реализации документов организации, а также контроле за их исполнением играет организационный офисный персонал, в составе которого наиболее значимыми являются секретари руководителей и офис-менеджеры.
ВВЕДЕНИЕ 3
Глава 1.Основные понятия 5
Глава 2. Основные правила составления текста документов 20
Глава 3. Правила оформления реквизитов документов 22
Глава 4. Основные требования к документам, изготовленным машинописным способом 35
Глава 5. Регистрация документа 36
Глава 6. Номенклатура дел 45
Глава 7. Подготовка и передача дел в архив 53
Глава 8. Составление описи дел 54
Глава 9. Передача дел в архив 55
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 57
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 58
Опись представляет собой архивный справочник, содержащий наименования единиц хранения. Она предназначена для систематизации и учета документов в делопроизводстве и архиве.
Опись составляется на документы одного года. Дела в описи располагаются по степени важности. На дела с документами постоянного хранения и со сроком хранения более 10 лет составляются отдельные описи.
В зависимости от объема документооборота в организации, могут составляться как общие описи дел, так и описи на дела каждого структурного подразделения. Описи дел структурных подразделений согласовываются с руководителем службы делопроизводства организации, экспертной комиссией и утверждается руководителем структурного подразделения.
Опись составляется в трех экземплярах. Первый остается в структурном подразделении, второй передается в архив организации вместе с делами, третий подшивается к протоколу экспертной комиссии.
Все дела, подготовленные на архивное хранение, делят на две группы: дела по основной (производственной) деятельности организации и дела по личному составу. На каждую группу дел составляются отдельные описи (опись № 1 - для основной деятельности и опись № 2 - для дел по личному составу).
В опись дел по основной деятельности организации включаются: устав (учредительный договор); свидетельство о государственной регистрации; документы о правах на имущество, находящееся на балансе; положение о филиалах; финансовая отчетность; протоколы общих собраний правления; акты ревизий и проверок; внутренние документы организации; приказы по основной деятельности; годовые планы и другие документы (по усмотрению правления).
В описи по личному составу указываются: книга учета сотрудников (при ее ведении); приказы по личному составу; личные дела или личные карточки; лицевые счета по заработной плате; трудовые книжки (невостребованные).
На документы, подлежащие уничтожению, составляется акт. В акте указываются наименование отдельных документов или дел и их количество. Например: «Переписка за 2002 год - 2 дела».
Законодательством Российской
Федерации установлено создание
ведомственных архивов для
Ведомственные архивы исполняют роль связующего звена между организацией и государственным архивом.
На хранение в ведомственный архив поступают: