Делопроизводство

 

 

                       1.3 Объяснительная записка

Под объяснительной запиской понимают документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо факта, события. По содержанию объяснительные записки можно разделить на 2 группы:

• объясняющие содержание отдельных положений основного документа. Оформляются на общем бланке,
• содержащие аргументы, смягчающие проступок служащего или подтверждающего какие-то факты.

Объяснительная записка включает в себя:  название структурного подразделения, наименование вида документа, дату, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись (с указанием должности, фамилии, инициалов). Подписывает объяснительную записку составитель.

В объяснительной записке, которая была взята с места прохождения практики, следующие ошибки:

• отсутствует регистрационный номер,
• дата стоит на месте должности в реквизите подпись,
• отсутствует наименование должности.

Регистрационный номер пишется на одной строке с датой. Личная подпись ставится после наименования должности, затем на этой же строке пишется расшифровка подписи.

 

 

 

 

 

 

                            1.4 Докладная записка

 

Под докладной запиской следует понимать документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого – либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка составляется как по личной инициативе автора, так и по указанию руководителя.

По содержанию докладные записки подразделяются на: инициативные, информационные и отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.

Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если она адресована руководителю данного учреждения, то считается внутренней, если направляется за пределы учреждения в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние оформляются на бланке, внутренние – на обычном листе бумаги.

Внешняя докладная записка должна содержать: наименование учреждения, название вида документа, дату, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, фамилию исполнителя, его номер телефона.

Внутренняя докладная записка включает в себя:  название структурного подразделения, наименование вида документа, дату, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись (с указанием должности, фамилии, инициалов). Подписывает докладную записку составитель.

В Докладной записке, который был взят с места прохождения практики, следующие ошибки:

• отсутствует регистрационный номер,
• дата стоит на месте должности в реквизите подпись,
• отсутствует наименование должности,
• отсутствует заголовок к тексту.

Регистрационный номер пишется на одной строке с датой. Личная подпись ставится после наименования должности, затем на этой же строке пишется расшифровка подписи. Заголовок к тексту пишется слева над текстом документа, отступив от реквизитов бланка 2-3 межстрочных интервала. Заголовок печатают через один интервал. В заголовке кратко отражается содержание документа, он отвечает на вопрос "О чем".

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                       1.5 Справка

 

Под справкой понимают документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки бывают служебного и личного характера.

Справки служебного характера представляются по запросу вышестоящей организации, а также сторонних организаций.

Справка оформляется на бланке, имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью.

Справки личного характера выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и д.р.

Справка имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, текст, подпись, печать.

В Справке, которая была взята с места прохождения практики, следующие ошибки:

• в реквизите адресат нет фамилии,
• в реквизите подпись неправильно оформлена должность.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Создание условного  документа в виде инициативного письма с разработкой бланка общего вида

 

 

 

Гипермаркет «АЛЬЯНС»     Директору

ул. Ленина, 342, г.Сердобск 442894    Охранного агентства «ПОСТ»

Тел/факс: (84167) 5-78-32     В.М.Варикову

ОКПО 57643902, ОГРН 12649604672245   ул. Первомайская, 36

ИНН/КПП 5813971001/5823789099

 

 

 

 

31.05.2009 № 231

О предложении услуг

 

Уважаемый господин Вариков!

Гипермаркет «АЛЬЯНС» предлагает Вам возобновить пользование кредитной карточкой, так как это бережёт ваши силы, средства и деньги. Если Вы согласны принять предложение, просим ответить в течение недели, и мы с превеликим удовольствием разблокируем кредитную карточку.

Приложение: Договор об оказании услуг гипермаркета «АЛЬЯНС» № 34 на 3 л. в 1 экз.

С уважением,

Директор      Подпись    Д.Е.Тагоровский

 

 

                          3. Создание  докладных записок                                         

  Докладная записка составляется в случае необходимости поставить в известность руководителя о каких-либо фактах, сложившихся обстоятельствах. В зависимости от конкретной ситуации докладная записка может содержать выводы и предложения по излагаемому вопросу, может быть написана сотрудником организации после поручения как отчет по выполненной работе.                                                                                                             

Докладные записки могут быть инициативными, информационными, отчетными.

 

4 Создание письма – запроса на имя руководителя организации

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности. Письмо - самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов. Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения. Имеется множество разновидностей писем.

 

                           5 Создание протокола       

Протоколы бывают краткие, полные и стенографические. Датой для протокола является дата заседания. Если заседание длится несколько дней, то дата записывается через тире (день начала и окончания заседания). Заголовок протокола отвечает на вопрос «чего?» Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной указывается фамилия и инициалы председателя, секретаря, присутствующих, приглашенных и повестка дня. В соответствии с каждым пунктом повестки основная часть делится на разделы которые нумеруются СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ. Протокол подписывается Председателем и секретарем заседания. Личные подписи оформляются на первом экземпляре протокола. Протокол заседания подлежит утверждению первым руководителем предприятия в компетенцию которого входит решение коллегиально обсужденных вопросов. Утверждение оформляется грифом который располагается в верхнем правом углу документа и состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, сокращенное наименование должности руководителя, личная подпись, расшифровка, дата утверждения.

Под протоколом следует понимать документ, фиксирующий ход обсуждения вопроса и принятие решений на собраниях, заседания.

             

                      

                                     Заключение

В ходе курсовой работы мною были изучены правила оформления организационных, распорядительных и справочно-информационных документов.

Я приобрела практические навыки составления данных документов.

Управление любым предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов. Без соответствующих документов невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п.

Знание основ делопроизводства необходимо любому современному специалисту. Именно документ, как зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служит основным доказательством того или иного факта деятельности в различных отраслях, в том числе при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                               Список использованных источников

1. Делопроизводство (Организации  и технологии документационного  обеспечения управления): Учебник  для вузов/Кузнецова Т.В., Санкина  Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2003. – 359 с.

2. Основы делопроизводства.

3. Унифицированные системы  документации. Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (ГОСТ Р6.30 – 2003). Госстандарт России, Москва.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2

 

5

 

3

 

14

 

6

 

15

 

 

 

16

 

19

 

17

 

18