Делопроизводство

 

 

 

 

                                                

 

 

 

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Пензенский государственный университет

(ПГУ)

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

по дисциплине: Документоведение

 

Выполнил: Н.А .Емельянова

Принял преподаватель:

Ю.Ю.Фионова

2013г. 

 

                                              Содержание

 

  1.Введение……………………………………………………………………..3

 

  1.1Анализ документов……………………………………………………….

 

 1.2Приказ……………………………………………………………………

 

 1.3Выписка из приказа……………………………………………………..

 

 2.Объяснительная записка………………………………………………………

 

 3.Справка……………………………………………………………………

 

  3.1 Создание условного документа…………………………………….

                                                                                                                                                                                   

  3.2Создание докладных записок……………………………………….

 

  3.3Создание письма……………………………………………………..

 

  3.4 Создание протокола………………………………………………

 

  4. Заключение…………………………………………………………

 

  5.Список использованных источников…………………………………….

 

 

                                                     Введение

 

 

 

Делопроизводство – одна из функций управления. Делопроизводство – есть документирование деятельности организации (предприятия), основанное на научной организации труда с применением современной техники. Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовки их к сдаче в архив.

В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как ДОУ (документационное обеспечение управления). Такое определение более точно отображает весь комплекс работ с документами в организации.

ДОУ выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного подразделения. Это может быть управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат. В организациях с небольшим документооборотом те же функции выполняет секретарь руководителя или специально назначенное лицо.

Для того чтобы разобраться в многообразии документов, разработаны определенные правила их составления, оформления, формы и методы работы с документами.

Для всех организаций, учреждений РФ независимо от форм собственности или функций установлены единые требования по составлению, оформлению документов и работе сними. Эти требования изложены в основных положениях государственной системы ДОУ (ГСДОУ) и ГОСТах, инструкциях по делопроизводству, номенклатурных дел и др. нормативно-методических документов.

Работа управленческого аппарата как любая работа сегодня строится на основах научных организаций труда. Для повышения оперативности и сокращения трудоемкости делопроизводственного процесса внедряется механизация и автоматизация работы с документами.

При решении задач ДОУ используется электронная техника по 2 направлениям: документирование и организация работы с документами.

От рациональной организации делопроизводства зависит оперативность, надежность, экономичность, культура работы аппарата, возможность работы с этими документами в будущем.

В зависимости от функции управления создаются различные виды и разновидности документов.

Управленческая деятельность фиксируется в основном организационно-распорядительной документацией, которая условно подразделяется на три группы:

1. организационные документы,
2. распорядительные документы,
3. справочно-информационные документы.

Руководство любой организации независимо от ее организационно-правовой формы наделяется правом издания распорядительных документов.

Распорядительные документы – это вид письменного документа в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, организаций, предприятий, их подразделений и должностных лиц.

Распорядительные документы, с точки зрения сферы своей деятельности, подразделяются на:

1. Правовые акты, действующие на федеральном уровне (перечень этих актов определен Конституцией РФ)
2. Правовые акты, действующие на уровне субъектов РФ
3. Правовые акты, действующие на уровне краев, областей, автономных округов и т.д.
4. Правовые акты, действующие в пределах отрасли
5. Правовые акты, действующие в рамках отдельной организации

Состав распорядительных документов действующих на основе единоначалия зависит от статуса организации, от ее принадлежности к форме собственности. В организациях, действующих на основе единоначалия, когда вся полнота власти принадлежит одному лицу – руководителю, принимаемые решения в ходе регулирования деятельности фиксируются в распорядительных документах (приказах, распоряжениях).

Организационные документы – это комплекс документов, содержащих правила создания организации: выбор организационно-правовой формы, структуры, штатной численности, состава должностей, формирование совещательных органов управления, установление режима работы и системы охраны, организацию оценки труда, порядок организации и ликвидации.

Справочно-информационные документы – это документы, предназначенные для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в них, может побуждать к действию, а может быть только принято к сведению.

 

                            1 Анализ документов

Для обработки организационных, распорядительных и справочно-информационных документов используется ГОСТ Р 6.30 – 2003 и ГОСТ 2.105.

                                         1.1 Приказ

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем учреждения в целях разрешения основных задач стоящих перед данным учреждением.

По содержанию приказы делятся на: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Приказ издается в следующих случаях:

• в исполнении нормативных документов вышестоящих органов власти и управления,
• по вопросам создания, ликвидации, реорганизации организации, учреждения или их структурных подразделений, утверждение положений, инструкций и других документов, требующих утверждения,
• по всем вопросам внутренней жизни, вытекающей из функций организации,
• по кадровым вопросам т.е. посредством приказа руководитель ставит задачи перед сотрудниками и указывает пути решения производственных вопросов.

Процесс разработки приказа можно разделить на несколько этапов:

1. Изучение действующих законодательных актов с которыми строится и реализуется данное направление деятельности.
2. Выявление ранее изданных по этому вопросу приказов данной организации и анализ их выполнения.
3. Составление проекта приказа, определение цели издания, установление конкретных сроков и исполнителей.
4. Оформление приказа, согласование и визирование.
5. подписание.
6. Регистрация.
7. Доведение до исполнителей.
8. Контроль исполнения.

 Обеспечение правильности оформления приказов - обязанность службы ДОУ или если маленькое предприятие – секретаря.

Подготовка проекта приказа может быть поручена одному или нескольким лицам. Главное условие, обеспечивающее качество документа – компетентность лиц, его составляющих.

Собрав и изучив материалы по данному вопросу и получив полную ясность в этом вопросе, а также определив цель издания проекта приказа приступают к составлению и его оформлению.

Согласование осуществляется путем визирования (когда внутреннее согласование) или проставления грифа согласования (когда внешнее согласование).

Визирует документ составитель и руководитель структурного подразделения, которое вносит проект, а также все указанные в проекте исполнители и юрисконсульт. Визы проставляются на 1-вом экземпляре проекта, чаще всего на оборотной стороне последнего листа. Внешнее согласование проводится в случае необходимости, и оформляются на отдельном листе. Юридическая служба при визировании должна определить соответствие проекта документа действующему законодательству и проверить отсутствие противоречий ранее изданному приказу.

Приказ по основной деятельности оформляется на общем бланке и содержит  следующие реквизиты, необходимые при оформлении: наименование организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, место составления документа, заголовок к тексту, текст, подпись, визы, отметка о контроле. Могут также использоваться отметка об исполнителе и идентификатор электронной копии документа.

При подготовке проекта документа допускается заранее напечатать обозначения месяца, года, а число проставляется от руки должностным лицом, регистрирующим документ.

Подписывает 1-й экземпляр руководитель организации. Дата проставляется в день подписания и регистрации. После подписания приказ регистрируется в специальном журнале и вступает в силу с момента его подписания если в его тексте не указан другой срок исполнения. Приказы нумеруются по порядку в пределах календарного года. Если проект готовится в вышестоящую организации, то он оформляется не на бланках, а на обычных листах и направляется в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.

Отдельные задания могут быть оформлены в виде приложений к приказу со ссылкой на них соответствующих пунктов приказа. На первом листе приложения в правом верхнем углу оформляется реквизит Приложение. Приложение к приказу подписывает руководитель структурного подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится на оборотной стороне листа приложения. Если в приложении к приказу даны документы. Изданные органами власти или управления, то в правом верхнем углу делается надпись «Постановление Правительства…»

Страницы приказа и приложения нумеруются как единый документ. Если приказ изменяют или отменяют полностью или частично, ранее изданные документы по этому вопросу то первый из последних пунктов должен содержать ссылку на отменяемый пункт или документ с указанием его даты, номера, заголовка. Текст пункта начинается словами «Признать утратившим силу…»

В Приказе, который был взят с места прохождения практики, следующие ошибки:

• заголовок к тексту написан по левому краю листа и с маленькой буквы,
• слово ПРИКАЗЫВАЮ написано по левому краю.

Так как документ оформлен на продольном бланке, данные реквизиты должны быть оформлены по центру. Заголовок к тексту пишется с прописной буквы.

 

 

 

 

 

 

 

                         1.2Выписка из приказа

                                                                                                                        

Под выпиской из распорядительного документа понимают копию части подлинного документа (в данном случае копия части приказа).

В наименовании документа указывается ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Воспроизводится полностью констатирующая часть текста, из распорядительной части выписывается  тот пункт, который необходим. Далее воспроизводится реквизит подпись без личной подписи. Выписка заверяется проставлением реквизита отметка о заверении копии. Этот реквизит содержит слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его подпись, дату заверения. Подпись сотрудника, заверившего копию оформляют по полной форме с проставлением печати.

Дата проставляется от левого поля ниже подписи на уровне слова «Верно».

Визы проставляются в нижней части оборотной стороны листа.

Реквизиты, необходимые при оформлении: наименование организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, место составления документа, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о заверении копии.

В Выписке из приказа, которая была взята с места прохождения практики, следующие ошибки:

• заголовок к тексту написан по левому краю листа и с маленькой буквы,
• слово ПРИКАЗЫВАЮ написано по левому краю,
• инициалы в реквизите подпись Председателя стоят после фамилии,
• дата заверения стоит выше, чем слово «Верно».

Так как документ оформлен на продольном бланке, данные реквизиты должны быть оформлены по центру. Заголовок к тексту пишется с прописной буквы. Инициалы должны стоять перед фамилией. Дата проставляется от левого поля ниже подписи на уровне слова «Верно».