Государственное делопроизводство в советское время

Образовательное учреждение

Орловская банковская школа (колледж)

Центрального  банка Российской Федерации 
 
 

Доклад

по дисциплине: «Документационное обеспечение                   управления» 

на тему: «Государственное делопроизводство в советское время» 
 
 
 

      Выполнила:

Студентка 304 группы

Солдатова Е.П. 
 
 
 
 
 
 

Орел 2011

     События октября 1917 года в корне изменили систему государственных учреждений в России.

     Организация деятельности советской администрации  потребовала установления новых  правил документирования. Был издан  ряд законов, регламентировавших порядок  внесения законопроектов, их утверждения, подписания, опубликования и вступления в силу; использования печатей  с государственным гербом.

     Руководству страны необходимо было срочно заняться делопроизводственными проблемами. Было решено начать с форм документов. В марте 1918 года Совет Народных Комиссаров выпустил специальный декрет:

     «СОВЕТ  НАРОДНЫХ КОМИССАРОВ РСФСР  
ДЕКРЕТ 
от 2 марта 1918 года 
О ФОРМЕ БЛАНКОВ ГОСУДАРСТВЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ 

     С 1-го апреля нового стиля с.г. бланки всех официальных учреждений, изготовленные  печатным, литографским или другим множительным способом, должны заключать  в себе:

     1) на самом верху бланка, слева,  слова: «Российская Федеративная  Советская Республика»;

     2) непосредственно под этими словами  – название ведомства, в ведении  которого состоит данное учреждение, допускается сокращать, ограничиваясь  лишь начальными буквами, напр.: «К.З.» (Комиссар земледелия), «К.В.Д.»  (Комиссариат внутренних дел), «К.П.  и Т.» (Комиссариат почт и  телеграфов) и так далее;

     3) непосредственно ниже названия  комиссариатов – полное название  учреждения или должностного  лица (бывшие министерства именуются  не иначе, как «Народными Комиссариатами);

     4) непосредственно ниже названия  учреждения – административные  подразделения частей последнего (отдел, отделение, стол, делопроизводство  и т.д.);

     5) еще ниже – дата по новому  стилю;

     6) № исходящей бумаги, и адрес  учреждения или должностного  лица.

     Бланки, воспроизводимые полностью или  частью от руки, на пишущей машине и  вообще немножительным способом, сведений, означенных выше в пп 1 и 2, содержать не должны. 

     Таким образом, формы документов стали  походить на современные, в них вводился минимальный перечень реквизитов.

     Несмотря  на трудности гражданской войны, становление советского государственного аппарата сопровождалось поисками новых, соответствующих времени форм делопроизводства.

     Об  этом свидетельствует постановление  Совета Рабочей и Крестьянской Обороны  от 8 декабря 1918 года «О борьбе с областничеством  и канцелярской волокитой», которое  предписывало заменить переписку переговорами по телефону, деловые бумаги – телефонограммами и установить контроль за всеми распорядительными документами. Всем советским учреждениям вменялось в обязанность исполнять постановления и распоряжения центральной власти точно и беспрекословно.

     В 1920-е годы начался активный поиск  оптимальных подходов к совершенствованию  управления и его документационного  обеспечения. Институтом техники в 1928 году совместно с архивной службой  были изданы «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных  учреждениях и предприятиях РСФСР», в которых давались рекомендации по составлению перечней документов и дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения (для  документов с истекшими сроками  хранения).

     Для сокращения видов и форм документов в конце 1920-х годов были разработаны  стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений  и других видов документов.

     Стандартизировались и материалы, применяемые в делопроизводстве: бумага (размер бумажного листа), чернила (к использованию разрешались  только синие, фиолетовые и черные чернила, так как остальные краски выгорают через несколько десятилетий), ленты  для пишущих машинок (определенный размер) и так далее.

     Впервые вводится понятие «офисная мебель», рекомендуемая для конторских помещений.

     В начале 30-х годов вопросами совершенствования  управления занимались общественные организации: Клуб работников административного  дела, Объединение работников учета, Ассоциация работников управленческого  дела. Издавались журналы, на страницах  которых рассматривались проблемы работы с документами: «Техника управления», «Вопросы организации и управления», «Система и организация», «Время труда».

     В этот период издается много литературы по вопросам делопроизводства: фундаментальные  теоретические u1080 исследования и пособия  по делопроизводству для учащихся и  практиков.

     Значительное  влияние на процессы документирования оказала Конституция 1936 года, впервые  за годы советской власти законодательно закрепившая иерархию управленческих документов, четко определившая, какие  виды распорядительных документов должен издавать конкретный орган власти и  управления.

     Высший  законодательный орган – Верховный  Совет СССР издавал законы, его  Президиум – указы и постановления, народные комиссары – приказы  и инструкции. Местные Советы депутатов  трудящихся и их исполкомы принимали  решения и распоряжения, начальники управлений и отделов исполкомов – приказы и инструкции. Руководители организаций, учреждений и предприятий, действующих на основе единоначалия, – приказы.

     Отсутствие  единого организационно-методического  центра по руководству постановкой  делопроизводства в стране, общегосударственных  норм в области документирования, системы подготовки квалифицированных  кадров в области делопроизводства, ведомственная разобщенность отрицательно сказывались на организации делопроизводства.

     В июне 1941 года недостатки в этой сфере  были сформулированы на I Межотраслевом  совещании по оргтехнике, созванном  Всесоюзным научным инженерно-техническим  обществом машиностроителей. Для  устранения недостатков на совещании  была разработана программа мероприятий  по улучшению делопроизводства, которая  предусматривала:

• создание организационно-методического центра для руководства постановкой делопроизводства;
• разработку положения (статуса) о делопроизводстве для всех учреждений в качестве общеобязательных норм;
• разработку положения о кадрах канцелярских работников;
• механизацию труда канцелярских работников;
• унификацию и трафаретизацию служебной документации;
• создание единого учебного центра для подготовки и переподготовки кадров;
• изучение в школах правил составления служебных документов;
• подготовку и переподготовку преподавателей, кадров по служебной документации;
• создание Всесоюзного института по вопросам делопроизводства.

     Таким образом, был намечен ряд мер, способствующих выработке общегосударственных  норм в области делопроизводства на научной основе. Реализовать эту  программу помешала война.

     После окончания войны было решено объединить архивную и делопроизводственную службы. Но если в XVIII-XIX веках архив придавался канцелярии, теперь сделали наоборот.

     С 1958 года архивная служба наделяется полномочиями контролировать постановку документальной части делопроизводства. Эта служба стала с тех пор ведомством, «отвечающим за координацию деятельности федеральных органов государственной  власти в области архивного дела и делопроизводства, развитие совместно  с этими органами государственной  системы делопроизводства и унифицированных  систем документации».

     Важным  этапом для развития советского делопроизводства явилось постановление Совета Министров  РСФСР от 30 сентября 1961 года «О мерах  по улучшению делопроизводства в  учреждениях и организациях РСФСР», утвердившее «Примерную инструкцию о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР». Она послужила  основой для разработки учреждениями РСФСР своих инструкций по делопроизводству. Большое значение имело утверждение  Главным архивным управлением при  Совете Министров СССР в 1963 году «Основных  правил постановки документальной части  делопроизводства и архивов учреждений организаций, предприятий СССР», повлиявших на единообразие в организации делопроизводства и архива в учреждениях страны.

     Особое  место в истории советского делопроизводства занимает постановление Совета Министров  СССР от 25 июля 1963 года «О мерах по улучшению  архивного u1076 дела в СССР», поставившее  задачу разработки Единой государственной  системы делопроизводства (далее  – ЕГСД).

     В 1966 году в рамках архивной службы был  учрежден Всесоюзный научно-исследовательский  институт документоведения и архивного  дела (ВНИИДАД), которому поручалась основная часть разработки ЕГСД.

     Единая  государственная система делопроизводства, одобренная Комитетом по науке и  технике СССР, вышла в сентябре 1973 года. Основные положения ЕГСД –  это научно упорядоченный комплекс правил, нормативов, рекомендаций, определивший и регламентировавший организацию  делопроизводственных процессов в  учреждениях, организациях, предприятиях СССР. Ее главная цель – усовершенствовать  на единой основе организацию делопроизводства путем внедрения единых форм и  методов работы с документами.

     ЕГСД  устанавливала правила документирования управленческой деятельности, которые  распространялись только на организационно-распорядительные документы, содержала рекомендации по организации работы с документами, определяла основы организации труда  делопроизводственного персонала  и механизации делопроизводственных процессов. Впервые была создана  комплексная система делопроизводства, носившая общегосударственный характер.

     Внедрение в аппарат управления средств  вычислительной техники привело  к переработке ЕГСД.

     В 1988 году руководство архива СССР утвердило  её вторую редакцию, названную Единая государственная система документационного  обеспечения управления (далее –  ЕГСДОУ).

     Положения ЕГСДОУ распространялись на всю управленческую документацию.

     «Единая государственная система документационного  обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и  службам документационного обеспечения» до настоящего времени остается основным нормативным документом по организации  работы с управленческой документацией  в стране. Необходимо отметить, что  при дальнейших переизданиях ЕГСДОУ редактировалась, актуализировалась, из неё изымались и добавлялись отдельные положения.

     Заметную  роль в повышении качества подготовки управленческих документов и общей  культуры управления сыграли государственные  стандарты (далее – ГОСТы).

     Первые  ГОСТы на организационно-распорядительную документацию (далее – ОРД) были введены в действие в 1972 году:

     ГОСТ 6.38-72 «Система организационно-распорядительной документации. Основные положения»;

     ГОСТ 6.39-72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр – образец».

     В 1990 году они были переработаны и  объединены в ГОСТ 6.38-90 «Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

     Стандарты на ОРД установили состав реквизитов, правила их оформления и расположения, требования к бланкам, к текстам документов и документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств.