Архивная служба в Тюменской области

- в муниципальные архивы: 10831 ед. хр. управленческой документации, 4 ед. хр. НТД, 17547 ед. хр. документов по  личному составу, 111 ед. хр. личного  происхождения, 233 ед. хр. фотодокументов (в т. ч. 117 ед. хр. – от граждан), 1 ед. хр. фонодокументов, 35 ед. хр. видеодокументов (в т. ч. 7 ед. хр. – от граждан).

Объем принятых на хранение документов по личному составу ликвидированных организаций в муниципальных архивах превышает количество принятых дел постоянного хранения.

В соответствии с Регламентом государственного учета осуществлялся учет документов и фондов. Внесены изменения и дополнения в традиционные учетные документы и базы данных «Архивный фонд». Продолжался ввод аннотаций, исторических справок, сведений об изменениях в составе и объеме фондов в базы данных «АФ». В «Фондовый каталог» Тюменской области включены сведения о 100% фондов и описей, находящихся на хранении в архивах Тюменской области. В 2011 году во всех архивных учреждениях области начато внедрение 4 версии «АФ». В государственных архивах по паспорту на 01.01.2012 числится 7592 фонда, данные о них включены в БД «Архивный фонд», за год принято вновь 35 фондов, 2 фонда выбыло. В муниципальных архивах по паспорту на 01.01.2012 числится 3490 фондов (включая фото-, фоно-, видео- фонды), данные о них включены в БД «Архивный фонд», за год внесены сведения по 84 фондам.

Оказание информационных услуг и использование архивных документов было направлено на удовлетворение потребностей населения, органов власти, организаций Тюменской области в ретроспективной информации.

По запросам органов исполнительной власти и местного самоуправления предоставлены информации:

- о формировании муниципальной  и государственной собственности;

- о формировании частной  собственности;

- об изменениях в структуре  органов местного самоуправления;

- о биографиях известных  жителей Тюменской области;

- об истории муниципальных  районов и городов.

Всего государственными архивами подготовлены 23 выставки, среди которых: «За Советы без коммунистов. Крестьянское восстание в Тюменской губернии 1924 года»; «Патриарх тюменской педиатрии»; «Строки, опаленные войной»; «Почетные граждане г. Тюмени»; «105 лет российскому парламентаризму»; «Российское могущество Сибирью прирастать будет…» и др.

Продолжалось активное сотрудничество с ГТРК «Регион-Тюмень», телекомпанией «Ладья», вышло в эфир 37 радио-, телепередач, в т. ч.: «Галерея почета», «Пионеры Тюмени о космосе и космонавтах»; «Истоки высшего образования в Тюмени»; «Уроки истории. 1921 год. Великое противостояние»; «Посвящение подвигу Юрия Гагарина»; «Когда началась война…»; «Тюмень уходит на войну» и др.

В городской газете «Тюменский курьер» продолжалась публикация статей в рубриках «Тюменская городская Дума 100 лет назад», «Тюменские даты: 2010 год». Всего опубликовано госархивами 66 статей в газетах, журналах.

Государственными архивами проведено 11 школьных уроков, 62 экскурсии, 10 встреч с общественностью, подготовлено 14 буклетов и презентаций архивных документов.

В городских и районных газетах опубликованы статьи, посвященные юбилейным датам районов, населенных пунктов, предприятий. Муниципальными архивами подготовлено 39 выставок, 14 теле-, радиопередач, 72 статьи.

В 2011 г. муниципальными архивами проведено 8 школьных уроков, 11 экскурсий.

В январе 2011 г. между Управлением, государственными архивами Тюменской области и отделением пенсионного фонда Российской Федерации по Тюменской области заключены соглашения об организации обмена документами в системе электронного документооборота (СЭД) по телекоммуникационным каналам связи. Государственными архивами проведена работа по аттестации автоматизированных рабочих мест, используемых для работы с ПФР, приобретено программное обеспечение VipNet. За 2011 г. по каналам связи от ПФР в государственные архивы поступило всего 253 запроса (2,6% социально-правовых). Финансовые вложения в организацию взаимодействия не принесли ожидаемого эффекта, в архив продолжают поступать запросы от граждан в традиционном виде.

В 2011 г. государственными архивами исполнен 13781 запрос граждан и организаций (в т. ч. социально-правовых – 9551, тематических – 4230), проведено 223 информационных мероприятия. Муниципальными архивами исполнено 30972 запроса граждан и организаций (в т. ч. социально-правовых- 25931, тематических- 5041), проведено 144 информационных мероприятия.

В течение 2011 г. читальные залы посетили в государственных архивах 788 пользователей (посещений 5375); в муниципальных архивах 247 пользователей (посещений 332).

Пользователям было выдано государственными архивами 159847 ед. хр., муниципальными архивами – 159000 ед. хр.

2.2 Электронный архив Тюменской области

Для повышения качества и оперативности предоставления услуг по доступу к ретроспективной архивной информации органам власти, организациям, учреждениям и физическим лицам и создания фонда пользования документов (исключение из оборота документов на бумажных носителях для обеспечения их сохранности) было принято решение о создании «Электронного архива Тюменской области» (далее – ЭА ТО).

Основные задачи, которые должен решить ЭА ТО:

1.перевод бумажных документов  в электронный вид (создание электронного  графического образа документа  и связанной с ним индексной  информации) и их размещение в  компонентах хранения документов (файловых хранилищах и БД);

2.обеспечение оперативного  доступа пользователей (сотрудников архивов и посетителей читальных залов) к электронным образам документов и элементам научно-справочного аппарата архивов, хранящимся в ЭА ТО, как через клиентские места в архивах, так и в режиме онлайн, в т.ч. через интернет:

3.обеспечение возможности  одновременной работы с электронным документом нескольких пользователей.

В сентябре 2005 г. состоялся конкурс на разработку технического проекта «Электронного архива». Наиболее соответствовало техническому заданию конкурсное предложение ЗАО «ПроСофт-М». После разработки техпроекта было проведено в 2006 г. еще 2 конкурса: на сканирование документов и на разработку программного обеспечения и техническое сопровождение системы. Результатами конкурсов явилось подписание 5-летнего контракта на сканирование, 3-летнего – на разработку программного обеспечения с ЗАО «ПроСофт-М».

Работа по созданию ЭА ТО началась в мае 2006 г. после заключения государственных контрактов на сканирование документов и разработку программно-аппаратного комплекса «Электронный архив Тюменской области».

В настоящее время работа по сканированию и развитию системы продолжается. Для того чтобы система отвечала всем предъявляемым требованиям, ведется планомерная работа по контрольной проверке образов документов.

Сегодня можно сказать о создании единого электронного информационного пространства архивных учреждений Тюменской области, позволяющего пользователям иметь прямой, непосредственный доступ к информационно-поисковым системам и документам архивов через электронные сети. Конечно, нельзя сказать, что ЭА ТО решит любую проблему по поиску необходимой информации. Изначально определен малый комплекс документов из всех имеющихся в архивах области для перевода их в электронный вид. К примеру, всего в госархивах на хранении находится более 1 млн. 400 тыс. дел, за период реализации программы по созданию ЭА ТО в электронный вид переведено около 40 тыс. самых востребованных дел (2%).

В 2006-2008 гг. в рамках программы «Основные направления информатизации Тюменской области (Электронная Тюменская область)» по разделу «Создание системы электронных архивов Тюменской области» выполнено:

1.созданы в трех государственных  архивах Тюменской области автоматизированные информационные системы «Архив»;

2.отсканированы все описи  дел и более 15,6 млн. листов документов, более 3 млн. образов документов прошли все стадии проверочных мероприятий и загружены в системы ГАТО и ГА в Тобольске;

3.проиндексировано из 1,4 млн. заголовков дел 1,2 млн.;

4.записано 2322 диска.

К документам планируется организовать распределенный доступ по скоростным каналам связи. Образы документов не размещаются на сервере, а хранятся на ДВД-накопителях в каждом из госархивов области. В 2007 г. был реализован пилотный проект Интернет-портала «Центральный узел Электронного архива Тюменской области». В настоящее время в системе находятся списки фондов Государственного архива Тюменской области, описи всех фондов, электронные образы описей. Дальнейшим этапом развития ЭА ТО является размещение образов документов. Запланировано построение билинговой системы, которая за просмотр образов документов позволит взимать определенную плату.

Создан фонд пользования на DVD носителях на описи всех государственных архивов Тюменской области, на 108,142 тыс. ед. хр. (более 33 млн. листов) особо ценных и наиболее используемых документов. В 2011 г. объем работ по оцифрованию составил 11666 ед. хр. (2,8 млн. листов). Работа по сканированию выполнялась ОАО «ЭЛАР» планетарными сканерами.

В 2010 г. в государственных архивах Тюменской области в открытый доступ выложены отсканированные описи дел 4 государственных архивов Тюменской области. Оцифрованные образы документов размещены на RAID-массивах. Сведения о составе всех открытых фондов областных государственных архивов доступны через информационно-телекоммуникационную сеть «Интернет». Документы открытого доступа могут просматриваться пользователями после регистрации в системе. Услуга виртуального читального зала востребована, за 2 месяца после размещения документов архивных фондов более 65 тыс. раз пользователи просматривали электронные описи и оцифрованные документы. В рамках выполнения плана реализации стратегии информационного общества «доля архивных документов, включая фонды аудио- и видеоархивов, переведенных в электронную форму» в государственных архивах Тюменской области достигла 7, 7%.

В 2011 г. государственным архивом Тюменской области и государственным архивом в г. Тобольске для ФГБУ «Президентская библиотека имени Б. Н. Ельцина» были предоставлены оцифрованные копии 195 дел по истории Сибири.

В государственных архивах Тюменской области все тематические БД влиты в каждом из архивов в одну АИС «Архив». Кроме поиска информации, система позволяет автоматически формировать многие учетные формы, в т. ч.: книгу учета поступлений, описи дел, список фондов, лист фонда, реестр описей, описи ОЦД, карту-заместитель и пр. формы в соответствии с Правилами.

В архивных учреждениях каталогизация фотодокументов продолжалась в базах данных «Фотокаталог».

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

За период существования государственной архивной службы несколько поколений архивистов сконцентрировали в хранилищах материалы по истории края с ХVII века до наших дней. Сегодня в государственных и муниципальных архивах хранится около 2,4 млн.дел (из них архивы юга области хранят около 1,8 млн.дел). Фонды архивов содержат разнообразную информацию о деятельности органов государственной власти и управления Тобольской и Тюменской губерний,  Тюменской области, партийных и комсомольских комитетов, различных учреждений, организаций и предприятий, общественных  организаций, политических партий, личные фонды, фото- и видеодокументы. Среди них уникальные материалы фондов Тюменской приказной избы и воеводской канцелярии,  ревизские сказки, переписные листы Первой всеобщей переписи населения 1897 года и другие.

Архивные фонды  постоянно  пополняются документами действующих органов власти и управления, учреждений, организаций и предприятий различных организационно-правовых форм, а также  граждан, имеющих исторически ценные документы.

Полномочия в сфере архивного дела в Тюменской области реализуются через управление по делам архивов Тюменской области и сеть архивных учреждений области: 4 государственных архива, 25 архивных отделов администраций муниципальных образований, 1 муниципальный архив.

Перспективы архивной службы в Тюменской области связаны в первую очередь с повышением качества оказания информационных услуг, внедрением современных информационных технологий. Для повышения качества и оперативности предоставления услуг по доступу к ретроспективной архивной информации органам власти, организациям, учреждениям и физическим лицам и создания фонда пользования документов (исключение из оборота документов на бумажных носителях для обеспечения их сохранности) активно ведется работа по созданию «Электронного архива Тюменской области».

1. ИСТОЧНИКИ  
1.1. Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004г. №125 «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собрание законодательства РФ. -2004. - №43. – Ст.4169.  
1.2. Закон Тюменской области «О формировании и содержании архивных фондов Тюменской области» от 28.12. 2004 №313//Тюменские известия. 2004. 28 декабря.  
1.3. Основные декреты и постановления Советского правительства по архивному делу.- 1918-1982гг.- М.- 1985.  
1.4. Положение об Архивном Фонде Российской Федерации и архивах //Отечественные архивы. 1994. N 3; Собрание актов Президента и Правительства РФ.- 1994.- №12.- Ст.878;1996.- №15.- Ст.1575; Российская газета.- 1998. - 9 декабря.

1.5. Делопроизводство и архивное дело: Термины и определения: ГОСТ Р 51141-98.- М., 1998. 
2. ЛИТЕРАТУРА  
2.1. Вехи пути: к 70-летию Государственного архива Тюменской области.-Тюмень.-1992.

2.2. Вяликов В.И. Архивное строительство в СССР. 1946-1967.-М., 1972.  
2.3. Вяликов В.И. Архивное строительство в СССР. 1917-1945. -М.,1978.  
2.4. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. - М., 1996.  
2.5. Краткий справочник по фондам районных архивных отделов Тюменской области. - Тюмень: Вектор Бук, 2002. - 240 с.

2.7. Хорхордина Т.И. История отечества и архивы. 1917-1980-е гг. - М., 1994.  
3. ЭЛЕКТРОННЫЕ РЕСУРСЫ

3.1. Управление по делам архивов Тюменской области, официальный сайт // http://archiv.72to.ru

3.2. Статистическая информация  о деятельности управления по  делам архивов // официальный портал  органов государственной власти  Тюменской области, http://www.admtyumen.ru/ogv_ru/gov/administrative/archive_adm/directions/more.htm?id=10911140@cmsArticle

3.3. Электронный архив  Тюменской области // Научно-просветительский  журнал «Архивы и общество», № 6, электронная версия: http://archivesjournal.ru/?p=998