Анализ формирования дел в организации

вид;

краткое содержание;

номера листов дела, соответствующих  расположению документа в деле.

Особенностями процедуры  оформления дела при его закрытии являются:

• подшивка и оформление листа-заверителя (только для дел, содержащих документы долговременного периода конфиденциальности);
• оформление итоговой записи во внутренней описи дела;
• опечатывание концов шнурка на заверительном листе (только для дел, содержащих документы долговременного периода конфиденциальности);
• внесение итоговых сведений в реквизиты на обложке дела;
• проставление отметки о закрытии дела (тома) в номенклатуре;
• при необходимости - внесение дела в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов;
• по окончании года - закрытие номенклатуры дел, всех картотек на исполненные документы и контрольных журналов учета карточек;
• внесение соответствующих отметок в номенклатуру дел;
• при необходимости - внесение закрытых картотек и журналов в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов.

Дело (том) может быть закрыто только после исполнения и подшивки в него всех документов, относящихся к данному делу.

При формировании дел  необходимо соблюдать следующие  правила:

• помещать в дело только исполненные документы;
• помешать в дело документы, которые по своему содержанию и наименованию соответствуют наименованию дела по номенклатуре (документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела);
• каждый документ, помещаемый в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и настоящей Типовой инструкции, неисполненные, недооформленные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку;
• включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
• в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, незаверенные копии, дублетные экземпляры, черновики;
• в дело группируются документы одного календарного года, исключение составляют переходящие дела; личные дела: документы учебных заведений; истории болезней;
• каждое дело должно содержать не более 250 листов (30-40 мм толщины).

Дела структурных подразделений  с момента заведения их до сдачи  в архив хранятся канцелярии или  специально отведенных закрывающихся помещениях. Дела устанавливаются корешками наружу в закрывающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли, воздействия солнечного света и обеспечивающих их сохранность.

Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения, как правило, не разрешается. В исключительных случаях (например, по требованию судебных и следственных органов) такое изъятие производится с разрешения руководителя подразделения с обязательным оставлением в деле точной заверенной копии изъятого документа и акта о причинах изъятия подлинника.

Выдача справок по документам, снятие с них копий  и выписок, вынос документов и  дел из организации (структурных  подразделений) и передача их во временное  пользование производятся только с  разрешения руководителя организации (структурного подразделения).

На основании всех данных по теме исследования приходим к выводу о том, что формирование дел в любой организации –  это очень ответственный процесс, в котором участвуют  сотрудники и руководители структурных подразделений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

В завершении работы приходим к выводу, что при правильном формировании дел и оформлении сопровождающих их документов обеспечивается быстрый поиск документов, также обеспечивается сохранность документов, учет количества дел. Правильно организованная работа по оформлению дел облегчит в дальнейшем передачу документов в архив.

Также выяснили, что «Основные правила работы архивов организаций» от 06.02.2002 являются одним из основных нормативных документов, закрепляющие систему хранения документов в делопроизводстве и архиве. В них регламентирована технология сохранности документов. В этот нормативный документ включены требования к номенклатурам дел, включая порядок их составления, согласования, утверждения, использования и хранения. Правила закрепляют общий принцип формирования дел (подшивки документов), в том числе личных дел, порядок организации и проведения экспертизы ценности документов (отбора на хранение и уничтожение), порядок и методику подготовки дел к передаче в архив, правила подготовки описей.

Правильная группировка  документов в дела и их систематизация в деле значительно облегчают  проведение экспертизы ценности документов, подготовку документов к последующему хранению и использованию.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел. Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранения.

Система хранения документов в каждой организации строится на основе номенклатуры дел (Приложение А), локального нормативного документа, предназначенного для организации хранения документов, учета дел, заведенных в каждом календарном году, установления сроков их хранения. Основная цель номенклатуры дел - обеспечение порядка в процессе подшивки документов в дела (т.е. формирование дел). Но помимо основной цели, номенклатура дел предназначена еще и для проведения экспертизы ценности документов перед их отбором на архивное хранение.

Наименования дел в  номенклатуре располагаются в определенной последовательности - по степени важности группируемых документов и вопросов. Номенклатура дел должна охватывать весь объем документов, создающихся  в деятельности организации. Текст номенклатуры дел оформляется в виде таблицы. Каждый раздел включает пять граф: индекс дела, заголовок дела, количество томов или частей дела, сроки хранения дела и примечание.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ.01.01.99. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998.
2. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: Утверждена Приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536 // Консультант-Плюс
3. Басаков М.И. Справочник секретаря-референта – г. Ростов на Дону: 2003.
4. Гутгарц Р.Д. Документирование управленческой деятельности. – М., 2001.
5. Непогода А. В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации (75 образцов основных документов) /А. В. Непогода, П. А. Семченко. - М.:, 2007. - с. 104-105.
6. Санкина Л.В. Система хранения документов в делопроизводстве /Л.В. Санкина // Секретарское дело. - 2002. - № 2 (27). - с.13-16.
7. Шатенштейн Л.С. Подготовка дел для архивного хранения /Л.С. Шатенштейн // Секретарское дело. - 2002. - № 2 (27). - с.17-21

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ А

ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ  СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

Наименование организации Наименование структурного подразделения НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ __________ № ________ _____________________ (место составления) На _____________ год К выписке  из номенклатуры дел организации  для данного структурного подразделения  по окончании календарного года составляется итоговая запись по форме, указанной  в приложении 2, и делается отметка о передаче итоговых сведений в службу ДОУ организации. Индекс дела Заголовок дела Кол-во ед. хр. Срок хранения и №  статей по перечню Примечание 1 2 Название раздела Наименование должности  руководителя структурного подразделения Подпись ______________________Расшифровка подписи___________________________________ Дата СОГЛАСОВАНО При наличии  ЭК структурного подразделения. Протокол ЭК структурного подразделения от _____________ № ___________ Наименование должности  руководителя архива (лица, ответственного за архив) Подпись ___________________Расшифровка подписи______________________________________ Дата__________________