Автоматизация управления документооборотом: концепции и системы

 

У разных авторов (и разработчиков) в эти термины может вкладываться разный смысл. Некоторые наши эксперты утверждают, что EDMS-системы отвечают скорее за управление хранением документов, а не за документооборот (движение документов). Иными словами, получается, что какие-то системы EDMS ближе к СЭА. Это свидетельствует о том, что в каждом конкретном случае (несмотря на заявления поставщиков) нужно более глубоко изучать функциональное наполнение и реальные возможности систем, прежде чем относить их к тому или иному классу.

 

Любой документ проходит разные фазы своего жизненного цикла, и его, для удобства и ускорения работы, на всех этих стадиях можно сделать доступным другим сотрудникам, с которыми необходимо взаимодействие, в том числе ещё в процессе подготовки документа. Отсюда возникают и такие понятия, как версионность документов, стадии жизненного цикла, состояния документов, маршруты движения, совместная (групповая) работа, процесс, docflow и workflow и пр.

 

В свою очередь, СЭД развиваются в направлении усиления архивных функций: появляются разнообразные хранилища документов, представления документа в разных форматах.

 

В результате появляется новый класс систем, получивший название ECM, в котором представлены функции обоих вышеупомянутых направлений (СЭА и СЭД).

 

Enterprise Content Management (ECM) -- это управление корпоративными информационными ресурсами, их содержанием и наполнением. Понятие ECM-системы несколько шире, чем СЭД. Под первой понимают набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации всем потребителям внутри организации. Например, для того, чтобы иметь право называться ECM-системой, СЭД должна содержать средства сканирования документов, гарантировать сохранность документов, поддерживать регламенты доступа к ним и их хранения, управление интернет-данными и «динамическим контентом» при организации взаимодействия многих пользователей и т. д.

 

Комплексная автоматизация предприятий, компаний, как правило, строится путём интеграции нескольких систем, каждая из которых решает определённый круг задач. Поэтому очень важно правильно определить, что именно должно реализовываться в рамках каждой системы, и обеспечить их рациональное взаимодействие.

 

В соответствии с набором реализуемых функций и областей применения в СЭД укрупнённо можно выделить следующие направления:

 

- системы делопроизводства;

 

- электронные архивы;

 

- workflow-системы (для краткости будем называть их WF-системами);

 

- комплексные, или ECM-системы (о последних мы уже говорили выше).

 

Если традиционные СЭД всё ещё тяготеют к автоматизации довольно узкой сферы «канцелярско-офисного» документооборота, то многие современные системы ЭДО демонстрируют значительно большие возможности и ориентированы также на работу с бизнес-процессами, поддержку и управление информационными потоками и организацию взаимодействия пользователей.

 

Требования к архитектуре и оборудованию для СЭД смещаются в сторону одновременной работы многих пользователей с конкретными документами, процессами, проектами, большими массивами неструктурированной информации. Существенно повышаются требования к возможностям поиска, надёжности хранения, к обслуживанию и поддержке значительных объёмов хранимой информации. Специфика автоматизации бизнес-процессов в СЭД выставляет свои требования по скорости обработки информационных потоков, возможности их контроля и перераспределения, по автоматизации отдельных операций, шагов, работ, по инструментам и средствам настройки маршрутов и пр.

 

Какие задачи и направления нецелесообразно реализовывать в СЭД? К подобным задачам можно отнести, например, кадровое делопроизводство или учёт финансовых документов, задачи анализа и пр.

 

Несмотря на то, что формально названия этих задач вроде бы напрямую связаны с документами, первая задача заключается не в управлении самими документами, а в учёте и управлении кадрами. Тут требуется получать различные выборки по персоналу (например, по образованию, полу, специальностям, дате приёма/увольнения), оперировать данными из кадровых приказов и т. п. Для этого информация в базе данных должна храниться в структурированном виде, а не как отдельные неструктурированные документы. Создание каждого документа должно отражаться на изменении состояния персонала, поэтому для автоматизации кадрового делопроизводства целесообразнее использовать специализированные системы управления персоналом, которые могут быть интегрированы с СЭД для хранения и согласования неструктурированной информации (резюме, фотографий, кадровых приказов и т. д.).

 

Аналогично обстоит ситуация со структурированными финансовыми документами: счетами, заявками на оплату, платёжными документами и т. п. Они тесно связаны с расчётом задолженности, сроками оплаты, статьями бюджета и другими параметрами, как правило, учитываемыми в бухгалтерских и ERP-системах. Поскольку, например, электронный образ счёта-фактуры всё равно придётся формировать, вводить и хранить в структурированном виде (в бухгалтерской или соответствующей учётной системе), то заносить его в СЭД сканированием нецелесообразно. В данном случае наиболее правильный вариант - интеграция ECM- и ERP-систем, при которой записи ERP-системы могут отправляться в виде вложений в задания ECM-системы, например, для согласования, а итоговые отчёты ERP-системы могут сохраняться в СЭД и подписываться электронной цифровой подписью.

 

Поэтому, принимая решение о выборе и развитии ИТ-инфраструктуры предприятия, руководитель (или, по крайней мере, ИТ-служба) должен решить нелёгкую задачу - оптимально наполнить информационную среду компании, отыскать наиболее эффективные для конкретной фирмы сочетания продуктов и технологий, разграничить области пересечения взаимодополняющих ИТ-систем наиболее рациональным образом. В общем, найти эффективное применение для каждой. А для этого ему надо хорошо разбираться в нюансах и терминологии, в тонкостях систем, предлагаемых сегодня рынком, представлять и учитывать особенности и существенные отличия СЭД и ERP-систем, характер данных систем каждого типа. Провести водораздел между этими системами и чётко определить их технологические границы, методологию взаимодействия и задачи пользователей не только на сегодня, но и хотя бы на среднесрочную перспективу, определить потенциальные объёмы данных, оценить возможности масштабирования и пр.

 

Долгосрочная ИТ-стратегия должна предполагать наличие самостоятельной СЭД, которая будет решать свои задачи и при необходимости интегрироваться с ERP-системой по ряду направлений. К примеру, от создания и движения документов, подписания их ЭЦП до отправки структурированных документов по маршрутам согласования с использованием механизмов workflow СЭД, размещения документов длительного хранения и ERP-отчётности в электронных архивах СЭД и пр. 
5. Анализ эффективности недостаточен для рекомендации ее внедрения.

 

Необходим анализ экономической эффективности СЭД.

Цели внедрения системы электронного документооборота:

автоматизация делопроизводства,

автоматизация потоков документов,

автоматизация контроля исполнения документов и поручений,

повышение исполнительской дисциплины,

наведение порядка в работе с документами,

сокращение времени на операции с документами,

переход к безбумажным технологиям.

Таким образом, можно определить эффективность использования системы электронного документооборота (СЭД) в узком смысле для отдельных производств и пользователей. В этом случае разумно рассматривать следующие виды эффектов:

экономический - его показатели учитывают в стоимостном выражении все виды результатов и затрат, обусловленных реализацией СЭД. Автоматизация делопроизводства, автоматизация потоков документов, автоматизация контроля исполнения документов и поручений способствует сокращению ошибок, присутствующих при ручном труде, ускорению процесса документооборота, что дает несомненный выигрыш во времени и экономию в расходах электроэнергии, затрат на оплату машинного времени и т.д.

финансовый - расчет показателей этого вида эффекта базируется на финансовых результатах использования СЭД, что находит отражение в сокращение времени на операции с документами, тем самым снижает продолжительность работы с документами,

ресурсный - его показателями отражают влияние использования СЭД на объем производства и потребления того или иного вида материального ресурса (электроэнергии, трудовых ресурсов и др.). Как уже было сказано, выигрыш во времени при работе с документами снизит расход электроресурсов, трудовых ресурсов и т.д.

научно-техничекий - включает новизну, простоту, полезность СЭД;

социальный - его показатели учитывают социальные результаты реализации СЭД, выражающиеся в уменьшении трудоемкости подготовки и переработки единицы данных в автоматизированной системе управления документооборотом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 Заключение

 

Главный вывод, который вытекает из содержания работы, заключается в следующем: сложившиеся формы и методы работы с документацией в организациях в рамках традиционного делопроизводства и документационного обеспечения управления не отвечают современным условиям. Глобальная информатизация общества, широкое распространение новых информационных и коммуникационных технологий, постепенное внедрение рыночных механизмов и современного менеджмента привели к усилению роли информации в социально-экономических процессах и осознанию ее как важнейшего стратегического ресурса. В связи с тем, что основную часть информационного ресурса составляет документация, можно считать, что на современном этапе созрели необходимые предпосылки для перехода к концептуально новому способу работы с документами в организациях -- управлению документацией на методологии информационного менеджмента. Автоматизация систем управления документацией требует особого внимания к следующим моментам:

1. Изучение информации как научной  категории, познание законов и  закономерностей информационных  процессов методологически приближает  к пониманию вопросов управления  документацией. В процессе управления  информация преобразуется из  отдельных сведений и данных  в знания, на основе которых  принимается большинство управленческих  решений. Это преобразование осуществляется  в результате сложных информационных  процессов, которые включают в  себя производство, обращение и  потребление информации.

Информационные процессы протекают в информационных системах -- совокупности взаимосвязанных элементов, составляющих единое целое (организацию). Информация, информационные процессы и информацион-ные системы интегрируются в информационную инфраструктуру организа-ции, которая обеспечивает достижение управленческих целей на базе создаваемых информационных ресурсов. При помощи документирования информация приобретает необходимые свойства и в виде документов выполняет свою основную роль в процессах управления, передавая управленческие воздействия от объекта субъекту управления и сигнализируя об обратной реакции.

 

 Итак, функционирование документа  в организации предъявляет к  нему особые требования: фиксация  информации на материальном носителе  и наличие идентификационных  признаков информации. Тем самым  управленческий документ с документоведческой точки зрения отличается от понятий документа в смежных дисциплинах, которые не предъявляют к нему таких строгих требований.

 

 Для управленческого документа  существенным является носитель  информации. Носители документной  информации изменяются в ходе  технического прогресса. С развитием  новых информационных технологий  появляются так называемые электронные  документы, носители информации которых принципиально отличаются от «бумажных». Человек способен воспринимать электронный документ только с помощью специальных технологических процедур и программных средств. Электронные документы имеют физическую и логическую структуру, не совпадающую с прежними представлениями о документе как жесткой, неизменяемой конструкции информации и ее носителя.

 

 Существует специфика электронных  документов, особенно в части  юридической силы, подлинности, способов  хранения, применения открытых форматов  и стандартов записи для обмена  электронными документами. При этом  важное значение приобретает юридическое обоснование удостоверения подлинности электронных документов при помощи электронной цифровой подписи или с помощью системы договоров между участниками электронного обмена информацией.

 

Однако наряду с вышеперечисленными положительными сторонами систем электронного документооборота имеются и отрицательные.

 

Переобучение персонала.

 

При переходе от бумажного документооборота к СЭД требуется переобучение персонала, которое занимает много времени у сотрудников, и поэтому проводить его в рабочее время невыгодно.

Конечно, можно переобучать сотрудников во внерабочее время, но в этом случае не все сотрудники изъявят желание этим заниматься.

Увеличение объема документооборота.

С внедрением в организацию СЭД происходит увеличение объема ее документооборота ровно в два раза, так как создаются два документооборота: бумажный и электронный и полностью отказаться от одного в пользу другого невозможно.

В дальнейшем в работе происходит полное дублирование документов, которые были созданы ранее на бумажных носителях, и которые в дальнейшем будут создаваться в организации.

Комплексное научное решение этих проблем является одной из самых актуальных задач автоматизации документоведения и архивоведения.  
Список использованной литературы

 

1. Автократов В. Н., Банасюкевич В. Д., Сокова А. Н. Основные направления развития документоведения. Теоретические проблемы документоведения. ВНИИДАД. - М., 2011..

2. Андреева О.Д. Технология бизнеса: маркетинг: Учеб. пособие. - М.: Издательская группа ИНФРА. М - НОРМА, 2010.

3. Баград М. В. О некоторых методологических вопросах классификации документации . - Ашхабад, 2009.

4. Банасюкевич В. Д., Пшенко А. В., Сокова А. Н. Вопросы совершенствования отраслевых систем документации и документооборота. ВНИИДАД. - М., 2011.

5. Благодатских В.А. Экономика, разработка и использование программного обеспечения ЭВМ. - М.: Финансы и статистика, 2007.

6. Замлинский В. А., Дмитриенко М. Ф., Балабушевич Т. А. и др. Документоведение. Специальные исторические дисциплины: Учеб. Пособие. - К., 2011.

7. Лихачёв М. Т. Документоведение  в системе других наук и  отраслей знания. Теоретические  проблемы документоведения. ВНИИДАД. - М., 2010.

8. Сокова А. Н. Общие принципы построения систем документации. Развитие советского документоведения (1917-1981 гг.). Сб. науч. тр. ВНИИДАД. - М., 2010.

9. Черешня А. Г. О классификации  документов систем управления. Проблемы  классификации в архивоведении  и документоведении: Сб. науч. тр. ВНИИДАД - М., 2009.

10. Янковая В. Ф. Документооборот учреждения: анализ понятия и методов совершенствования. М. - 2010.