Теоритические аспекты организации работы с обращениями граждан в органах государственной власти

• регламентировать деятельность (всей организации, структурных подразделений, должностей, функций);
• обеспечивать организацию нормативами (времени, численности персонала, нормативами выработки, концентрации вредных веществ, нормативами соотносительности, например преподавателей и студентов в вузе);
• поддерживать дисциплину (предостережение, разъяснение, ознакомление, советы).

Однако в  последнее время в связи с  развитием социальных отношений используются социально-психологические методы, т.е. это методы, использующие индивидуальное и общественное (групповое) сознание и психологию, основывающиеся на общественно-значимых морально-этических категориях, ценностях и воспитании.

К основным факторам, определяющим ход социальных процессов, относятся: возраст, пол, этническая принадлежность, уровень образования и квалификация, размер рабочей группы, психологический климат.

С точки зрения методов работы и приспособляемости  к изменениям внешней и внутренней среды организации министерство относится к механистическому типу. Механистические организации - это  организации, деятельность которых  основывается на формальных правилах и процедурах, централизованном принятии решении, узко определенной ответственности в трудовых операциях и жесткой иерархии власти. Это бюрократический тип организации. Он целесообразен в тех случаях, когда организация оперирует в простой стабильной внешней среде, когда цель проста, труд достоверно измеряется и мотивирует работника, власть руководителя признается работниками как законная.

По типу взаимодействия с человеком министерство представляет из себя корпоративную организацию. Корпоративная организация - это замкнутая группа людей с ограниченным доступом, максимальной централизацией и авторитарностью руководства.

Что касается организационной  культуры министерства, то можно сказать, что организационная культура унитарной  организации относится скорее к  рационально-прагматическая концепции организационной культуры В рамках этого подхода постулируется обусловленность будущего развития прошлым опытом организации. Это вытекает из положения, что поведение членов организации определяется ценностями и базовыми представлениями, вырабатываемыми в результате исторического развития организации. Кроме того, большая роль в формировании и изменении организационной культуры отводится руководству организации. Именно поэтому эта концепция называется рациональной - формирование организационной культуры рассматривается как сознательный и контролируемый процесс. [11]

Можно сказать, что организационная культура - это  система ценностей и норм поведения, разделяемых всеми членами организации, имеющая целью ее эффективное  функционирование

Основополагающий  документ министерства – это указ Губернатора Оренбургской области  от 19.01.2011 № 19-ук «Об утверждении  положения, структуры и предельной численности министерства сельского  хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области». Приложением к указу является Положение о министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области, на основе которого функционирует данный орган.

2.2. Работа с обращениями граждан в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области

Исполнение  государственной функции по рассмотрению обращений граждан в Министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области осуществляется в соответствии с:

• Конституцией Российской Федерации;
• Федеральным законом от 02.05.2006  № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
• Уставом Оренбургской области;
• Административным регламентом рассмотрения обращений граждан в Правительстве Оренбургской области, утвержденным постановлением Правительства Оренбургской области 12 декабря 2007 г. N 428-п;
• Положением о Министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области, утвержденном указом Губернатора Оренбургской области 8 мая 2009 г. N 89-ук и иными актами.
• Административным регламентом исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан в отделе гостехнадзора Министерства сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области.

Административный регламент рассмотрения обращений граждан в Правительстве Оренбургской области устанавливает основные требования к организации работы Правительства Оренбургской области с обращениями граждан в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

В Правительстве  Оренбургской области рассматриваются  обращения граждан по вопросам, находящимся  в ведении субъекта Российской Федерации  в соответствии с Конституцией Российской Федерации, международными договорами, федеральным и областным законодательством.

Все сотрудники, работающие с обращениями граждан, несут личную ответственность за сохранность документов, связанных  с рассмотрением письменных и  устных обращений граждан.

Сведения, содержащиеся в письмах, используются только в служебных целях в соответствии с полномочиями должностного лица, работающего с обращением.

При утрате исполнителем письменных обращений граждан и документов, связанных с их рассмотрением, назначается  служебное разбирательство. Лица, по результатам разбирательства признанные виновными в утрате письменных обращений граждан и документов, привлекаются к дисциплинарной ответственности.

Уходя в отпуск, исполнитель  обязан передать все имеющиеся у  него на исполнении обращения граждан и документы временно замещающему его работнику.

В связи с переводом  на другую работу или освобождением  от занимаемой должности исполнитель  обязан сдать все числящиеся за ним  обращения граждан и документы  работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении. [12]

При приеме письменных обращений в общем отделе (в  Управлении делами - специалистом по делопроизводству, старшим инспектором) проверяется правильность их адресования. Письма, доставленные не по назначению, незамедлительно возвращаются почтовому предприятию связи не вскрытыми для направления адресату.

Все поступающие из отделения  почтовой связи в адрес министерства письма граждан принимаются общим  отделом – старшим инспектором  или специалистом.

При вскрытии конвертов проверяется наличие в них письма и документов (разорванные документы подклеиваются), поступившие документы (паспорт, военный билет, трудовая книжка, пенсионное удостоверение и т.д., а также фотографии и др. приложения к письму) подкалываются под скрепку впереди текста письма (в случае обнаружения, что отсутствуют приложения или сам текст письма, составляется справка, которая прилагается к конверту, и об этом сообщается заявителю). Конверты подлежат обязательному сохранению. Письма, сданные на личном приеме, сопровождаются пометкой «с личного приема», регистрируются и исполняются в общем порядке.

Дата регистрации и  входящий номер указываются в  регистрационном штампе, который  проставляется в правом нижнем углу сопроводительного письма или на первой странице письма заявителя. Регистрационный номер состоит из даты и входящего номера, указанного в карточке регистрации, например: 15.05.12/4506.

Фамилия заявителя  указывается в именительном падеже, например: Свиридов А.П., Аксенова Л.П. Если автор (Петров) пересылает свое письмо через второе лицо (Сидорова), указывая его адрес и не указывая свой, то в графе «Ф.И.О.» отмечаются две фамилии: Петров/ Сидоров.

Если письмо подписано двумя и более авторами, то указываются первые три, например: Сидоров, Иванов, Петров и др. Такое  обращение считается коллективным. Коллективными являются также бесфамильные обращения, поступившие от имени  общественной организации, а также резолюции митингов, собраний. Коллективные обращения отмечаются индексом «коллективное». Адрес заполняется с соблюдением общепринятого порядка при оформлении почтовой корреспонденции (если указан почтовый индекс, то он заносится на карточку). Можно пользоваться общепринятыми сокращениями при обозначении адресата: «п» - поселок, «с» - село, «ст-я» - станция, «пер» - переулок, «пр-т» - проспект, «б-р» - бульвар, «мкр» - микрорайон, «кварт» - квартал. Если адрес отсутствует и в письме, и на конверте, при определении территории заявителя следует руководствоваться данными почтового штемпеля по месту отправки. [13]

Все зарегистрированные обращения граждан проверяются  на повторность поступления. Повторными письмами считаются предложения, заявления  и жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения, или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением.

При повторном  поступлении письма к нему подбирается имеющаяся переписка, на письме делается отметка «повторно».

Письма одного и того же автора и по одному и  тому же вопросу, поступившие до истечения  срока рассмотрения, считаются первичными.

Не считаются  повторными письма одного и того же автора, но по разным вопросам. [14]

Письменные  обращения считаются разрешенными, если поставленные в них вопросы  рассмотрены, приняты необходимые  меры и гражданам письменно даны ответы в сроки, указанные в частях первой и второй статьи 10 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 года № 59-ФЗ:

обращения должны быть рассмотрены не позднее одного месяца со дня их регистрации в государственных органах, иных организациях, к компетенции которых относится решение вопросов, изложенных в обращениях, а обращения, не требующие дополнительного изучения и проверки,  не позднее пятнадцати дней, если иной срок не установлен законодательными актами РФ. При необходимости проведения специальной проверки, запроса необходимой информации руководители государственных органов, иных организаций, в которые поступили обращения, могут продлить указанный срок, но не более чем на один месяц с одновременным уведомлением об этом граждан. Срок рассмотрения обращений, при необходимости направления запросов в иностранные государства и (или) международные организации может быть продлен до шести месяцев руководителями государственных органов, иных организаций, в которые поступили обращения, с одновременным уведомлением об этом граждан. [15]

Сроки рассмотрения обращений, исчисляются со дня регистрации обращений. Письменное обращение должно содержать:

• наименование и адрес государственного органа, иной организации (должность, фамилию, имя, отчество должностного лица), в которые направляется обращение;
• фамилию, имя, отчество гражданина, данные о его месте жительства и работы (учебы);
• изложение сути обращения (предложения, заявления, жалобы);
• личную подпись гражданина.

К письменным обращениям прилагаются документы, подтверждающие полномочия лиц, которые обращаются от имени других граждан (копии доверенности, решения суда, свидетельства о рождении, акта государственного органа, других документов).

К письменным обращениям могут прилагаться копии решений (ответов), принятых ранее по обращениям должностными лицами государственных органов, иных организаций, а также иные документы, необходимые для рассмотрения обращений. [16]

Анонимные обращения  рассмотрению не подлежат, за исключением  обращений, содержащих сведения о готовящемся, совершаемом или совершенном  преступлении. Примечательным является то, что обращение, направленное органу или должностному лицу, в компетенцию которых не входит решение поставленных вопросов, должно быть передано соответствующему органу или должностному лицу в срок не позднее пяти дней, с обязательным уведомлением об этом граждан.

Жалоба должна содержать:

• указание на должностное лицо (государственный орган), которому адресована жалоба;
• фамилию, имя, отчество заявителя-гражданина (полное наименование заявителя - юридического лица), данные о месте жительства (месте нахождения);
• изложение фабулы вопроса, ссылки на нарушенные правовые нормы, суть нарушений, указание на доказательства таких нарушений;
• аргументы по поводу причин несогласия с решениями (ответами), принятыми (данными) ранее по данной жалобе;
• конкретную просьбу заявителя;
• личную подпись гражданина (подпись руководителя юридического лица, печать).

К жалобе прилагаются:

• письменные и другие документы, подтверждающие изложенные факты;
• копии решений (ответов), принятых (данных) должностными лицами и государственными органами, рассматривавшими жалобу ранее.