Делопроизводство. Значение документов

Приказ является самым  распространенным видом распорядительного  документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положения, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения; по всем вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставить основные задачи перед работниками, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности. Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону.

V. Указ - документ, издаваемый  руководителем учреждения, действующего на основе единоначалия. Указы дается по оперативным вопросам (как правило, разового характера), они связаны с выполнением директив вышестоящих организаций и исполнением приказов, инструкций и поручений руководства данного учреждения.

VI. Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях органов. Протоколы могут составлять и должностные лица следственных, административных органов, органов охраны общественного порядка и др.

2.3. Справочно-информационные  документы.

I. Письма - самые распространенные  документы. Они являются средством  общения между учреждениями, официальными  и неофициальными лицами.

По содержанию и назначению письма подразделяются на:

1. инициативные:

• письма-запросы (адресат побуждается ответному письму, в котором он должен разъяснить какой-то вопрос или удовлетворить тот или иной факт);
• письма-просьбы (адресат требует совершить какое-то определенное действие или прекратить его, но не предполагает ответного письма);
• претензионные письма (адресат обоснованно требует возместить убытки, нанесенные нарушением договорных обязательств);
• письма-напоминания (адресат побуждается к действию, которое он должен был выполнить, но еще не выполнил);
• циркулярные письма (рассылаются во все подведомственные учреждения).

2. ответные:

• информационно-разъяснительные письма - разъясняются, уточняются поставленные ранее вопросы или сообщаются какие-то данные, факты;
• запрещения - письма, в которых дается отрицательные ответы на запрос;
• разрешения - письма, в которых дается положительный ответ на запрос.

II. Телеграммы - краткое  и срочное сообщение, переданное  по телеграфу. Отделение связи  несет ответственность за доставку  телеграммы в пределах определенных  сроков, установленных для телеграмм-молний, срочных и простых телеграмм.

В зависимости от содержания телеграммы подразделяются на телеграммы-распоряжения, извещения и донесения.

III. Докладная записка  - письменное сообщение вышестоящему  должностному лицу о служебном  деле: о результатах обследований, ходе выполнения работ, выполнении заданий по командировке и т. д.

Содержание докладной  записки может носить инициативный, информационный, отчетный, информационно-инициативный, отчетно-инициативный характер.

IV. Объяснительная записка  - письменное изложения трудовой дисциплины, невыполнение заданий, отступление от указанных правил в работе и т. д.

V. Справка - документ, содержащий и подтверждающий  какие-то данные (сведения). Справка  предназначена для параллельно  действующих или вышестоящих  лиц или учреждений, выдается на руки подведомственным в том или другом отношении лицам для представления в другие учреждения (справка с места работы, справка с места жительства и т. д.)

VI. Удостоверение - документ, подтверждающий что-либо (личность, полномочия) и дающий право совершать определенные должностные действия.

VII. Акт - документ, отражающий  явления, факты или сложившиеся  отношения.

Группы актов:

• юридические акты;
• акты гражданского состояния;
• административные акты;
• хозяйственные акты.

VIII. Доверенность - письменное полномочие, по которому учреждение отдельного лицо предоставляет право другому лицу выступает от его имени, совершать какие-либо юридические действия или получать материальные ценности.

Доверенность может  быть однократного и многократного действия.

9. Расписка - письменное подтверждение факта приема, передачи документов, денег, товаров и т. д.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение.

В работе инженеров, конструкторов, руководителей производства много  времени отводится изучению, анализу  и составлению различной докуметации. Особенно большие трудности возникают, как правило, при разработке производственных документов, что обусловлено в первую очередь недостатком специальных знаний у составителей.

Устранение непроизводительных затрат времени в процессах составления и использования документов требукет разумного сочетания формализации и творцества, а это, по мнению авторов, требуют, с одной стороны, ознакомления составителей документов с наиболее общими законами восприятия документов, с другой- и в этом главная задача - формулирование и систематизации общих правил и норм составления основных документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы.

1. Камаев В. Д., Домненко Б. И. «Основы рыночной экономики.

Национальная экономика  в целом», Москва, 1991.

2. Фишер С., Дорнбуш Р., Шмалензи Р. «Экономика» , Москва, 1997.
3. Макконнелл Кемпбелл Р., Брю Стенли Л. «Экономикс: Принципы,

проблемы и политика», Москва, 1996.

 

4.Басаков М.И. Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учеб. пособ. / М.И. Басаков. – Ростов н/Д: Феникс, 2007. – 480 с.

  5.Охотников А.В., Булавина Е.А.  Документоведение и делопроизводство: учеб. пособ. / А.В. Охотников, Е.А. Булавина. – М. : ИКЦ МарТ; Ростов н/Д : Издательский центр МарТ, 2004 . - 288 с.

6.Охотников А.В., Булавина Е.А.  Документоведение и делопроизводство: учеб. пособ. / А.В. Охотников, Е.А. Булавина. – М. : ИКЦ МарТ; Ростов н/Д : Издательский центр МарТ, 2004. – 288 с.