Учет финансовых активов в бюджетных организациях

 

Учет операций по движению средств на счете ведется  в Журнале операций с безналичными денежными средствами на основании документов, приложенных к выпискам со счета.

 

1.3 Учет денежных средств в кассе

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности в бюджетных учреждениях постоянно возникает необходимость приобретения материальных ценностей, работ услуг. Для этих целей могут использоваться как безналичные, так и наличные расчеты. Для осуществления расчетов наличными деньгами учреждения имеют кассу.

Касса должна быть укреплена в соответствии с утвержденными  требованиями: помещение изолировано, оборудовано средствами охранно-пожарной сигнализации, металлической дверью, дополнительной решетчатой металлической дверью. Стена оборудована окошком для проведения операций с клиентами. Для обеспечения сохранности денежных средств в помещении кассы находится сейф.

Движение наличных денег совершается посредством  кассовых операций. Ведение кассовых операций возлагается на специалиста с заключением договора о полной материальной ответственности. При заключении договоров о полной материальной ответственности используются типовые формы договоров, приведенные в постановлении Минтруда России от 31.12.2002 г. № 85.³ Данный специалист под расписку должен ознакомиться с должностной инструкцией и порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Специалист, выполняющий обязанности кассира, несет полную материальную ответственность  за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный учреждению, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Порядок приема, выдачи наличных денег и оформления кассовых документов, ведения Кассовой книги, хранения денег, ревизии кассы и контроля за соблюдением кассовой дисциплины регламентируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Лимит остатка наличных средств в кассе устанавливается банком ежегодно. Для установления лимита остатка наличных денег в кассе учреждение представляет в банк, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, расчет по ф. № 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу».

Учреждение хранит в кассе  наличные деньги сверх установленного лимита только для выдачи на заработную плату, выплат социального характера не свыше трех рабочих дней, включая день получения денег в банке.

Выдача денежной наличности учреждению на заработную плату, компенсации, выплаты социального характера производится в сроки, согласованные с обслуживающим банком. Суммы заработной платы, компенсаций и выплат социального характера, не выданные в установленный срок, подлежат сдаче в банк.

Кассовые операции оформляются  следующими первичными документами:

• приходный кассовый ордер КО-1 ф. 0310001;
• расходный кассовый ордер КО-2 ф. 0310002;
• Журнал регистрации приходных и расходных кассовых до-

          кументов КО-3 ф. 0310003;

• кассовая книга ф. 0504514.

При осуществлении  операций с наличными денежными  средствами в учреждении также используются:

• кассовая заявка (ф. 0408027), утвержденная Положением ЦБ РФ от 05.01.1998 г. № 14-П;
• заявление на выдачу чековых книжек;
• денежный чек;
• ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам, (ф. 0504501), утвержденная Инструкцией по бюджетному учету;
• объявление на взнос наличными (ф. 0402001), утвержденное Положением ЦБ РФ от 09.10.2002 г. № 199-П.

Первичные документы в учреждении составляются в момент совершения хозяйственной операции. Ошибки, подчистки и исправления не допускаются. Документы, которыми оформляются операции с денежными средствами, подписывают руководитель и главный бухгалтер.

При автоматизированном режиме журнал регистрации кассовых ордеров, листы кассовой книги и отчет кассира формируются в программе автоматически. По окончании календарного года вкладные листы Кассовой книги брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера, и Кассовая книга опечатывается.

Контроль за правильным ведением Кассовой книги  возлагается на главного бухгалтера учреждения.

Инвентаризация  кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации и письмом ЦБ РФ от 04.10.1993 г. № 18.

Инвентаризация  кассы производится ежемесячно, а  также при смене кассиров внезапно с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой денежных документов, находящихся в кассе.

Для производства инвентаризации кассы издается приказ, в котором руководитель назначает срок проведения инвентаризации и состав комиссии.

До начала проверки фактического наличия денежных средств  и Денежных документов инвентаризационная комиссия получает последние на момент инвентаризации приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера, отчет кассира.

Кассир дает расписку о том, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства и денежные документы сданы в бухгалтерию и все денежные средства и денежные документы, поступившие на его ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход.

Инвентаризационная  комиссия проверяет достоверность  данных бюджетного учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем полого пересчета.

Во время  проведения инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств не производятся.

Остаток денежной наличности в кассе сверяется  с данными учета по Кассовой книге. Если Кассовая книга ведется в условиях автоматизированного режима, то производится проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов Результаты инвентаризации фактического наличия денежных средств, находящихся в кассе учреждения, отражаются в Инвентаризационной описи наличных денежных средств ф. 0504088.

Результаты  инвентаризации фактического наличия  денежных документов, находящихся в  кассе учреждения, отражаются в Инвентаризационной описи (сличительной ведомости) бланков строгой отчетности и денежных документов ф. 0504086.

Учет операций по движению наличных денежных средств  ведется в Журнале регистрации операций по счету «Касса».

Журнал содержит обязательные реквизиты:

• наименование учреждения;
• наименование документа (отчет кассира);
• номер, дата;
• корреспонденция счетов, сумма, итоговые суммы по дебету и кредиту счетов с входящими и исходящими остатками;
• подписи главного бухгалтера и исполнителя.

Операции по движению денежных средств в кассе  представлены в табл. 1.3.1

Таблица 1.3.1

Журнал регистрации  хозяйственных операций по движению наличных денежных средств

Содержание  операции	Дебет	Кредит
Поступление с  банковского счета учреждения в кассу денежных средств	1 201 04 510   «Поступления в кассу»	1 201 01 610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов»
Выдано из кассы  под отчет на оплату услуг связи	1 208 04 560 «Увеличение дебиторской  задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи»	1 201 04 610 «Выбытия из кассы»
Выдано из кассы под отчет на приобретение материалов	1 208 22 560 «Увеличение дебиторской  задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов»	1 201 04 610 «Выбытия из кассы»
Возврат неиспользованных подотчетных сумм по оплате услуг связи	1 201 04 510 «Поступления в кассу»	1 208 04 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи»
Выдана заработная плата из кассы учреждения	1 302 01 830 « Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»	1 201 04 610  « Выбытия  из кассы»

 

Порядок оформления в учете операций по получению  наличных денег со счета в кредитной организации и их сдаче на счет установлен п. 170 Инструкции по бюджетному учету (в характеристике сч. 210 03 «Расчеты по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств») (табл. 1.3.2).

Таблица 1.3.2

Операции по счету 210 03 «Расчеты по операциям с  наличными денежными средствами получателя бюджетных средств»

Наименование операции	Дебет	Кредит
При представлении  в банк заявки на получение наличных денежных средств	1 210 03 560 «Увеличение дебиторской  задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств»	1 201 01 610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов»
При фактическом  получении наличных денег в кредитном учреждении	1 201 04 510 «Поступления  в кассу»	1 210 03 660 «Уменьшение  дебиторской задолженности по  операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств»

 

Порядок отражения  в учете операций по получению наличных денежных средств в кассу установлен через сч.210 03 «Расчеты по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств» с 01.01.2006 г.

При обслуживании учреждений через органы Федерального казначейства поступление наличных денежных средств в кассу не отражают в корреспонденции со счетом средств федерального бюджета на расходы учреждения, а относят на расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов (табл. 1.3.3).

Нередко в своей  деятельности бюджетные учреждения используют денежные документы, которые также относятся к финансовым активам:

Таблица 1.3.3

Операции по счету 304 05 «Расчеты по платежам из бюджета  с органами, организующими исполнение бюджетов»

 

Наименование  операции	Дебет	Кредит
Получение наличных денег в кассу для выдачи заработной платы	1 201 04 510 «Поступления  в кассу»	1 304 05 211 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов»
Или
При представлении  заявки на получение денег в кассу  для выдачи заработной платы	1 210 03 560 «Увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств»	1 304 05 211 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по заработной плате»
При фактическом  получении наличных денег	1 201 04 510 «Поступления  в кассу»	1 210 03 660 «Уменьшение дебиторской  задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств»

 

• оплаченные талоны на бензин и масла, на питание и т.п.;
• оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы;
• марки государственной пошлины;
• почтовые марки.

Денежные документы  должны храниться в кассе. Учет операций по движению денежных документов ведется  в Журнале по прочим операциям  ф. 0504071.

Денежные документы  учитываются на счете 201 05 «Денежные  документы» в сумме фактических  расходов на их приобретение.

Движение денежных документов представлено в табл. 1.3.4

Прием в кассу  и выдача из кассы денежных документов оформляются кассовыми ордерами, которые регистрируются отдельно от кассовых ордеров, оформляемых по поступлению или выбытий денежных средств.

Не относятся к денежным документам и учитываются на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» бланки трудовых книжек и вкладышей к ним, бланки ценных бумаг, квитанционные книжки, аттестаты, дипломы, бланки удостоверений и т.п.

Бланки строгой  отчетности учитываются на забалансовом счете в условной оценке 1 руб. за один бланк. Аналитический учет ведется по каждому виду бланков и местам их хранения в Книге учета бланков строгой отчетности.

Учет трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки с вкладышами в нее ведется в приходно-расходной книге и книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. При увольнении работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Не полученные работниками трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек хранятся в течение двух лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке. В соответствии с российским законодательством срок хранения документов по личному составу составляет 75 лет.

Таблица 1.3.4

Операции по движению денежных документов

Содержание  операции	Дебет	Кредит
Поступление денежных документов в кассу, предназначенных для приобретения материальных запасов (талоны на дизтопливо)	1 201 05 510 «Поступления  денежных документов»	1 302 22 730 «Увеличение  кредиторской задолженности по  приобретению материальных запасов»
Выдача подотчетному лицу денежных документов из кассы, предназначенных для приобретения материальных запасов (талонов на дизтопливо)	1 208 22 560 «Увеличение  дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов»	1 201 05 610 «Выбытия денежных документов»