Учет расчетов с работниками и подотчетными лицами

Во время нахождения в командировке при приобретении товарно-материальных ценностей (ТМЦ) командированный работник получает проездные документы, счет, накладная, акт, бланк строгой отчетности, квитанция к приходному кассовому ордеру, счет-фактура. Кроме того, командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении [2, с. 234].

Организации, как правило, работают по предоплате и, отправляясь  в командировку, работник ООО «Дачный мир»   знает, что оплата произведена по безналичному расчету и деньги уже находятся у продавца. Поэтому кассового и товарного чека не требуется.

Работник, возвратившийся из командировки обязан сделать отметку  о прибытии в командировочном  удостоверении. То есть после возвращения  из командировки работник сдает в  бухгалтерию организации командировочное  удостоверение и составляет авансовый отчет по форме № АО-1, который подтверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным. К отчету прилагаются все документы, подтверждающие произведенные им расходы.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место в ООО «Дачный мир»

 при приобретении  топлива, канцелярских товаров,  ремонта мелкой оргтехники за  наличный расчет.

При покупке за наличный расчет в организациях розничной  торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать  у продавца два документа – кассовый и товарный чеки (или накладную).

Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-продавца; идентификационный  номер (ИНН), заводской номер ККМ; порядковый номер чека; дату и время покупки; стоимость (цену) покупки; признак фискального режима [12, с. 507].

Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом «О бухгалтерском  учете» должен содержать такие реквизиты, как наименование документа; дата составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители приобретенного товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются); должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

В счете-фактуре должны быть указаны: порядковый номер счета-фактуры и дата выписки; наименование продавца в соответствии с учредительными документами; идентификационный номер продавца (ИНН); наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес; идентификационный номер покупателя (ИНН); наименование товара (работы, услуги); стоимость (цена) товара (работ, услуг); налоговая ставка; сумма налога на добавленную стоимость.

Счет-фактура подписывается  руководителем и главным бухгалтером  поставщика, а также лицом ответственным  за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатью организации.

Как правило, эти оправдательные документы представляются в ООО  «Дачный мир»  при приобретении канцелярских товаров. При ремонте оргтехники продавец представляет кассовый и товарный чек.

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии [10, с.589].

На оборотной стороне  формы подотчетное лицо приводит перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное  удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовой техники (ККТ), товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1—6) и нумерует документы, приложенные к авансовому отчету, в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются  целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Проверенные бухгалтерией авансовые отчеты утверждаются руководителем  предприятия, после чего принимается  к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным  лицом по приходному кассовому ордеру (форма № КО-1), перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных  денежных сумм в установленном порядке.

В ООО «Дачный мир»  бухгалтерский учет ведется с использованием программы «1С: Предприятие».

Учет по расчетам с  подотчетными лицами ведется на счете  № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам. (Таблица 1)

Таблица 1

Структура 71 счета  «Расчеты с подотчетными лицами»

По дебету	По кредиту
Сальдо начальное по счету 71 – это остаток долга  подотчетного лица на начало периода	Сальдо начальное –  это остаток долга подотчетному лицу на начало периода
Оборот по дебету –  выдача денег подотчетному лицу	Оборот по кредиту  – списание денег с подотчетного лица
Сальдо дебетовое на конец периода – это остаток  долга подотчетного лица на конец  периода	Сальдо кредитовое на конец периода – это остаток  долга подотчетному лицу на конец  периода

 

Для получения информации о наличии и движении средств предприятия, выданных под отчет или возвращенных в кассу предприятия, не только по счетам, но и в более детальных разрезах, предназначено ведение аналитического учета. Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Для обозначения объектов (подотчетные лица) аналитического учета в 1С: Бухгалтерии используется термин субконто. Наличие субконто позволяет более детально раскрыть информацию о расчетах с подотчетными лицами.

В ООО «Дачный мир» выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса» - выданы сотруднику денежные средства под отчет из кассы. Также возможно по дебету счета 71 и кредиту счета 51 «Расчетные счета» – на сумму денежных средств, полученных материально ответственным лицом непосредственно с расчетного счета или перечисленных для получения подотчетным лицом в месте осуществления расчетов. В первом случае имеется в виду ситуация (не запрещенная гражданским и банковским законодательством), при которой чек на получение наличных денег выписывается не на кассира организации, а на материально ответственного работника. Подобная ситуация может иметь место, например, в случае, если необходимая сумма наличных денежных средств в кассе отсутствует, расходы нужно провести немедленно, а выезд кассира для получения наличных денежных средств нецелесообразен.

Возвращенные в кассу  остатки неиспользованных сумм списывают  с подотчетных лиц в дебет  счета 50 «Касса».

Счет 71 кредитуется в  корреспонденции со счетами:

1. Дебет 10,41,08,07 Кредит 71 – оприходовано имущество, приобретенное подотчетным лицом.
2. Дебет 20,25,26 Кредит 71 – списаны расходы по командировке, необходимые для нужд производства.
3. Дебет 91-2 Кредит 71 – затраты подотчетного лица непроизводственного характера учтены в составе прочих расходов; Дебет 91-2 Кредит 71 – списан НДС по расходам непроизводственного характера.
4. Дебет 28 Кредит 71 – списаны расходы по командировке, связанной с возвратом и транспортировкой бракованной продукции.
5. Дебет 19 Кредит 71 – учтена сумма НДС по расходам подотчетных лиц; Дебет 68 Кредит 19 – произведен налоговый вычет.
6. Дебет 44 Кредит 71 – списаны расходы по командировке, связанной с продажей готовой продукции (товаров).
7. Дебет 94 Кредит 71 – отражена сумма недостачи по вовремя невозвращенному авансу; Дебет 70 Кредит 94 – удержана сумма неизрасходованного аванса из зарплаты сотрудника.
8. Дебет 50 Кредит 71 - оприходованы денежные средства, неизрасходованные сотрудником и возвращенные в кассу организации.

Сумма перерасхода  оформляется дополнительной бухгалтерской записью по дебету счета учета расчетов с подотчетными лицами и кредиту счета учета денежных средств в кассе. Подобная ситуация может иметь место в случае, если сумма фактически произведенных расходов оказалась больше суммы выданного аванса.

Необходимость организации  и ведения обособленного налогового учета при списании подотчетных  сумм возникает, как правило, только при принятии к учету командировочных  расходов.

Регистром для учета  операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 – комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет. В нем каждой выданной под отчет сумме отводится одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на той же строке.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

Стандартный отчет «Оборотно-сальдовая  ведомость по счету 71 «Расчеты с  подотчетными лицами» представляет собой отчет по движению на счете (начальное сальдо, обороты с другими счетами и конечное сальдо) за выбранный период, детализированный по подотчетным лицам, содержащий информацию по оборотам с корреспондирующими счетами. Используется для получения сводной информации по расчетам с подотчетными лицами.

Ежемесячно итоги из журнала-ордера №7 переносятся в  Главную книгу: дебетовые обороты  – по корреспондирующим счетам, кредитовые – общей суммой. Данные из главной книги переносятся  в баланс [6, с.127].

Таким образом, на примере  ООО «Дачный мир»  мы рассмотрели бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами. В этом учете есть множество нюансов, и лишь соблюдая все «подотчетные» нюансы, организация сможет оградить себя от возможных проблем при налоговых проверках.

 

Заключение

 

Учет труда и заработной платы и учет расчетов с подотчетными лицами по праву занимают одно из центральных мест во всей системе учета на предприятии.

Бухгалтерский учет на предприятии  должен обеспечивать:

1) точный расчет заработной  платы каждого работника в  соответствии с количеством и качеством затраченного труда,

2) правильный подсчет  удержаний из заработной платы,  начисление и распределение по  направлениям затрат отчислений,

3) порядок и учет  получения и возврата денег  под отчет при закупе товаров,  продукции у физических и юридических лиц;

4) правильное отражение  расчетов с подотчетными лицами  в бухгалтерском учете.

В данной курсовой работе был проанализирован бухгалтерский  учет расчетов с работниками и  подотчетными лицами на предприятии  ООО «Дачный мир». В данной организации установлена бухгалтерская программа 1С: Предприятие, которая значительно облегчает работу бухгалтера.

Обобщая данные об организации  бухгалтерского учета в ООО «Дачный мир»  можно отметить, что применяемая в организации система учета расчетов с работниками и подотчетными лицами, в общем, соответствует современным требованиям законодательства по бухгалтерскому учету, но, естественно, не обходится и без нарушений (отсутствие приказа о порядке и выдаче денежных средств под отчет).

Таким образом, правильно организованный бухгалтерский учет расчетов с работниками и подотчетными лицами на предприятии обеспечит контроль за использованием денежных средств и не создаст проблем с налогообложением и аудиторской проверкой.

 

 

Список используемых источников и литературы

 

1. Бухгалтерский учет: Учебник / И.И.Бочкарева; Под ред. Я.В.Соколова. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ТК ВЕЛБИ, Проспект, 2007. – 467с.
2.     Бухгалтерский учет и отчетность организации./ В.В.Карпов, Н.В.Лукина. Изд. 16 доп.: справочник – М.: Экономика и финансы, 2005. – 234 с.
3.    Бухгалтерский учет: Учебное пособие./ Каморджанова Н.А., Подольская Т.Н. СПб.: изд-во СПбГИЭУ, 2004 – 100 с.
4. Бухгалтерский финансовый учет: Учебник для вузов / Под ред. проф. Ю.А. Бабаева. - М.: Вузовский учебник, 2006. - 525 с.
5.     Г.Ю.Касьянова Расчеты с подотчетными лицами  - М.: АБАК, 2009. – 147с.
6.    Захарьин В. Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерский учет и налогообложение / Налоговый вестник.  – М.: 2008 – 240с.
7.    Керимов В.Э. Бухгалтерский финансовый учет: Учебник. – М.: Дашков и К, 2005 – 580 с.
8.      Кислов Д.В.  Расчеты с подотчетными лицами. / Налог – Инфо – М.: 2008 – 128 с.
9.    Козлова Е.П., Бабченко Т.Н., Галанина Е.Н. Бухгалтерский учет в организациях. – 4-е изд. перераб.и доп. – М.: Финансы и статистика, 2004 – 752 с.
10. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учеб. пособие. - 5-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2007. –  717 с.
11.    Мамрукова О.И. Налоги и налогообложение: Учеб. пособие / – 6-е изд.перераб. – М.: Омега-Л, 2007 – 302 с.
12.     Новейший справочник бухгалтера 2008. – М.: ЭКСМО, 2007. – 623 с.
13. П.И. Камышанов, А.П. Камышанов. Бухгалтерский финансовый учет. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Омега-Л, 2006. - 589 с.
14.    Проскуровская Ю.И. Бухгалтерское дело: Курс лекций, практические задачи – М.: Омега-Л, 2005 – 224 с.
15.     Экономика предприятия (фирмы): Учебник / Под ред. проф.О.И. Волкова и доц. О.В. Девяткина. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2006. - 601 с.