Учет расчетов с подотчетными лицами

Итак, в соответствии с  законодательством  командированному работнику возмещаются  следующие расходы:

За проезд к месту служебной  командировки и обратно к месту  постоянной работы.

Расходы по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) в размере подлинных  оплаченных счетов или квитанций  и других документов, подтверждающих размер фактически понесенных расходов (кроме тех случаев, когда командированному работнику предоставляется бесплатное помещение). Возмещение расходов за проживание в номерах "люкс" допускается в исключительных случаях и только с разрешения нанимателя.

За проживание вне места  постоянного жительства для покрытия дополнительных личных расходов - суточные в размерах, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь.

Установлены следующие размеры  возмещения расходов при служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь по состоянию на 1 ноября 2011г.:

- суточные – 44000 рублей за каждый день командировки;

- суточные при однодневных служебных командировках и командировках в такую местность, откуда имеется возможность ежедневно возвращаться к месту жительства - 22000 рублей;

- по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов -13000 рублей в сутки.

- расходы по междугородным телефонным переговорам возмещаются командированному работнику лишь в случаях, когда они производились в интересах выполнения служебного задания, на основании соответствующих квитанций (счетов) с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем.

Несколько отличается порядок  возмещения расходов по заграничным  командировкам: одни расходы покрываются  иностранной валютой, другие – валютой Республики Беларусь.

Порядок направления работников в служебную  командировку за границу, а также  предоставляемые им гарантии и компенсации  установлены Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30 июля 2010г. №115 «Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу».

Основанием  для расчета  и выплаты денежных средств командировочным работникам является приказ (распоряжение) нанимателя о командировании работника.

В случае если командирование работника за границу осуществляется на основании приглашения государственных  органов иностранных государств, международных и иностранных организаций, в приказе (распоряжении) нанимателя указываются условия командирования за границу согласно соответствующему приглашению (расходы на проживание, обеспечение жилым помещение, проезд и др.).наниматель осуществляет регистрацию указанных приглашений в соответствии с законодательством об организации и ведении делопроизводства и обеспечивает их перевод с иностранного языка на белорусский или русский языка.

За  работниками, направленными  в командировку, также сохраняются место работы (службы), должность и заработная плата (денежное довольствие) в течение всего срока командировки, но не ниже среднего заработка, за все рабочие дни по графику постоянного места работы, за исключением случаев, предусмотренных в пункте 35 настоящей Инструкции.

Порядок исчисления среднего  заработка определяется в соответствии  с законодательством  Республики  Беларусь. Наниматель  обязан выдать  командированному работнику   аванс в иностранной валюте  и (или) белорусских рублях  до выезда в командировку и  возместить следующие расходы:  по проезду к месту служебной  командировки и обратно; по  найму жилого помещения; по  проживанию вне места жительства (суточные); иные расходы, произведенные  работником с разрешения нанимателя.

Сумма аванса, подлежащая выдаче командированному работнику на возмещение расходов, перечисленных в пункте 8 настоящей  Инструкции, рассчитывается исходя из норм оплаты командировочных  расходов при служебных командировках  за границу, установленных законодательством  Республики Беларусь, и с учетом расходов, предусмотренных настоящей  Инструкцией.

При командировках в страны СНГ оплата расходов по найму жилья  осуществляется в пределах установленных  норм при  представлении подтверждающих документов в оригинале, а при их отсутствии - в размере 5% от установленной предельной нормы возмещения. Водителям и  лицам, командированным вместе с  ними, оплата производится и за время  нахождения в пути. Кроме того, при  командировании в указанные страны сверх установленных норм расходов по найму жилого помещения на основании  подтверждающих документов производится возмещение расходов по бронированию мест в гостинице и оплате местных  сборов на право проживания в отдельных  городах.

Суммы за питание, включенные в счета по найму жилого помещения, возмещению не подлежат. Расходы на отдельные  услуги, включенные в  стоимость номера, возмещаются в  пределах установленных  норм расходов по найму жилого помещения.

Если  принимающая сторона  предоставляет  бесплатное жилье, выплаты на эти  цели не осуществляются.

Суточные  за время пребывания в командировке выплачиваются:

- при проезде по территории Беларуси - в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством  об оплате служебных командировок в  пределах республики;

- при проезде и за время пребывания на иностранной территории - в иностранной  валюте по нормам, установленным для  страны, в которую направляется работник в служебную командировку.

При этом в день пересечения  границы  включается: при выезде из республики - в дни, за которые суточные выплачиваются  в иностранной валюте по нормам страны, куда работник командирован; при возвращении  в республику - в дни, за которые  суточные выплачиваются в белорусских  рублях по нормам, установленным для  командировок в пределах республики.

День  пересечения государственной  границы  определяется по отметкам в паспорте.

При командировании работников в Российскую Федерацию и другие страны СНГ, где  при пересечении  границы отметка  в паспорте не делается, день пересечения  государственной границы определяется по проездным документам с учетом расписания движения пассажирского  транспорта. В случае командирования работника на автотранспорте нанимателя подтверждением для выплаты иностранной  валюты является путевой лист с отметками  о выездах и заездах на предприятие, а также сопроводительные документы.

При продолжительности командировки более  суток, когда день пересечения границы  при выезде из Республики Беларусь совпадает с днем пересечения  границы при возвращении в  Республику Беларусь, работнику выплачиваются  суточные за этот день в иностранной  валюте в размере 100% установленной нормы страны командирования. Остальные дни оплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным для командировок в пределах республики. При однодневной командировке (выезде в командировку и возвращении обратно в тот же день) суточные выплачиваются в иностранной валюте в размере 50% установленной нормы страны командирования.

В случаях, когда работники  в период командировки обеспечиваются питанием и иностранной валютой  на личные расходы за счет принимающей  стороны, направляющая сторона выплату  суточных этим лицам не производит, кроме  времени пребывания в пути. За время  нахождения в пути суточные выплачиваются  в полном объеме от установленных норм страны командирования.

Имеются особенности оплаты командировочных  расходов, если по заданию руководства  или по другим, не зависящим от работника  причинам, имели место временная  остановка и пребывание на территории иностранного государства продолжительностью более суток при проезде в  другую страну, куда работник направляется в командировку. В этом случае выплата  суточных и расходов по найму жилого помещения производится в иностранной  валюте по нормам страны, в которой  работник находился проездом.

За  время остановки  в пути следования по иностранной  территории продолжительностью менее  суток, связанной с расписанием  движения транспорта (пересадкой на другой транспорт), суточные выплачиваются  по нормам страны командирования.

Расходы по проезду до места  командировки и обратно, а также  провозу  багажа (в случае выполнения служебного поручения по его провозу) возмещаются  при обязательном представлении  подтверждающих документов (проездных  билетов, счетов, квитанций) в оригинале. При проезде железнодорожным  или водным транспортом в ночное время возмещается стоимость  комплекта спальных принадлежностей.

Возмещению  подлежит стоимость  проезда транспортом  общего пользования (за исключением  такси) на вокзал, аэропорт или пристань, а также с вокзала, аэропорта  или пристани к месту отправления, назначения и пересадок, если они  находятся за пределами населенного  пункта (кроме тех случаев, когда  работнику предоставляются бесплатные средства перемещения).

Возмещаются комиссионные по обмену в банке одного вида иностранной валюты на другую, за совершение операций с использованием банковской пластиковой карточки, расходы по получению служебного заграничного паспорта, виз, медицинскому страхованию при обязательном представлении  подтверждающих документов в оригинале (за исключением расходов по получению  служебного заграничного паспорта и  виз).

В случае командирования работников на автотранспорте нанимателя подлежат возмещению, на основании подтверждающих документов в оригинале, расходы по приобретению горюче-смазочных материалов, плате за стоянку, оплате дорожных, таможенных сборов за границей, по страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, вынужденному мелкому ремонту и иные расходы, связанные с выполнением международных автомобильных перевозок.

В ТЛЦ «Белинтертранс» командирование работников за границу осуществлялось.

Таким образом, порядок возмещения и размеры  расходов по командировкам регламентированы нормативной базой Республики Беларусь и являются обязательными при  осуществлении расчетов с подотчетными лицами. Таким образом, на данном торговом предприятии учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется посредством первичных документов установленной формы, основными из которых являются расходный и приходный кассовые ордера, командировочное удостоверение, авансовый отчет и некоторые другие.

 

 

2.2 Документальное оформление операций с подотчетными лицами по авансам, выданным на хозяйственные нужды

 

 

Предприятия в процессе финансово-хозяйственной  деятельности могут своим работникам выдавать некоторые суммы под  отчет:

1. На командировочные расходы: как на территории Республики Беларусь, так и за ее пределы;
2. На административно-хозяйственные расходы.

 Порядок выдачи денег  под отчет, размер авансов   и сроки, на которые они могут  быть выданы, установлены Постановлением Национального банка Республики Беларусь от 27 ноября 2006г. №192 «Об утверждении правил ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь»  (с изменениями и дополнениями по состоянию на 29 марта 2011г. №107).

Правилами установлены сроки, на которые могут  быть выданы авансы на хозяйственные  расходы:

Не более трех рабочих  дней – на расходы, производимые в  месте нахождения организации;

Не более десяти рабочих  дней – на расходы, производимые вне  места нахождения организации;

До тридцати рабочих дней – в сумме, не превышающей размера  одной базовой величины.

Денежные  средства могут  выдаваться на административно-хозяйственные расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

К ним можно отнести  такие расходы, как: канцелярские и  почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

Выдача  наличных денежных средств работникам из кассы организации может производиться двумя способами:

- под отчет на хозяйственные  и операционные расходы;

- в порядке возмещения  произведенных работником из  личных средств расходов на  нужды организации (по решению  руководителя организации).

К расходам на хозяйственные  нужды  относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, по оплате мелкого ремонта и др.

Согласно  Инструкции о  порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках  в пределах Республики Беларусь,  утвержденная Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 12 апреля 2000 г. № 35 (в редакции от 29 февраля 2008 г. №29) подотчетные суммы на хозяйственные расходы выдаются в размерах и на сроки, определяемые руководителем предприятия, при наличии письменного разрешения банка. За выданные суммы подотчетное лицо должно отчитаться в течение трех рабочих дней после выполнения задания.

Список  работников, имеющих  право получать деньги под отчет, определяется приказом руководителя предприятия.

В соответствии с приказом руководителя ТЛЦ «Белинтертранс» подотчетные лица получают наличные деньги, выдаваемые на основании оформленного расходно-кассового ордера (РКО). В бухгалтерии на выданные по РКО подотчетные суммы составляется запись, отражающая дебиторскую задолженность предприятию, т.е. Дебет71- Кредит50.