Учет кассовых операций

При завершении операции кассир подписывает расходный или  приходный кассовые ордера вместе с  приложенными к ним документами, гасить их надписью: приходные документы – «Получено», расходные – «Оплачено» с указанием числа, месяца, года. Все приходные и расходные кассовые ордера, а также заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, и документу присваивается порядковый номер.

Журнал регистрации (ф. № КО-3) построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств организацией, присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций.

Кассовая книга (ф. № КО-4) ведется кассиром на основании приходных и расходных кассовых ордеров. Листы в книге нумеруют, прошнуровывают и опечатывают сургучной печатью организации. На последней странице книги делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано страниц...» и проставляются подписи руководителя и главного бухгалтера организации.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах  через копировальную бумагу. Вторые экземпляры отрывные, они служат отчетом кассира. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются, исправления, сделанные корректурным способом, заверяются подписями кассира и главного бухгалтера.

Записи в кассовую книгу производятся сразу после получения или выдачи денег, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе и передает в бухгалтерию отчет с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге (на первом экземпляре). Кассовая книга ведется ежедневно с расчетом остатка на конец каждого дня.

Необходимо отметить, что на этом работа старшего кассира не заканчивается. Значительный объем работы кассира  связан с облуживанием кассиров-операционистов предприятия (порядок их работы подробно будет описан в пункте 2.4.).

В течение рабочего дня старший  кассир получает от кассиров-операционистов выручку. Сумма выручки отражается в кассовой книге и подтверждается подписью как старшего кассира, так и кассира-операциониста.

В конце рабочего дня  кассир-операционист сдает старшему кассиру выручку и Справку-отчет  кассира-операциониста по форме № КМ-6. Поступление торговой выручки в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером (форма № КО-3). Старший кассир выдает кассиру-операционисту квитанцию к приходному ордеру.

В конце рабочего дня  старший кассир составляет сводный  отчет о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации за текущий рабочий день. Этот отчет составляется по унифицированной форме № КМ-7 (Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации). Он является приложением к справке кассира-операциониста (форма № КМ-6).

Старший кассир составляет отчет (сведения) по форме № КМ-7 ежедневно и вместе с актами, справками формы № КМ-6, приходными и расходными кассовыми ордерами передает в бухгалтерию до начала работы следующей смены.

2.4. Порядок работы кассиров-операционистов

Как уже упоминалось, в магазине имеется четыре отдела, их обслуживают два кассира-операциониста. Рассмотрим порядок их работы.

Перед началом работы каждый из кассиров получает у старшего кассира ключи от кассовой кабины, ключи от привода кассовой машины и денежного ящика, разменную монету и купюры в количестве, необходимом для расчетов с покупателями.

Кассир расписывается  в книге учета принятых и выданных денег.

Далее старший кассир и кассир-операционист снимают показания секционных и контрольных счетчиков, и сверяют их с показаниями, записанными в журнале кассира-операциониста за предыдущий день (они должны совпадать).

Далее показания контрольных счетчиков заносятся в журнал кассира-операциониста за текущий день на начало работы и заверяются подписью и подписью старшего кассира и кассира-операциониста.

Перед началом работы на контрольной ленте проставляются в автоматическом режиме: тип и заводской номер машины, дату и время начала работы, показания секционных и контрольных счетчиков. Это также делается в присутствии старшего кассира.

Рассмотрим теперь порядок  действий кассира при возникновении неисправностей в работе контрольно-кассовой машине.

Согласно инструкции, при возникновении неисправностей в работе контрольно-кассовой машины кассир обязан:

1. выключить кассовую машину, вызвать старшего кассира, определить характер неисправности;
2. в случае неясного печатания реквизитов на чеке, невыхода чека или обрыва контрольной ленты совместно со старшим кассиром проверить оттиски чека на контрольной ленте, подписать чек, указав на обороте правильную сумму, и после проверки отсутствия пропусков нумерации подписать места обрыва контрольной ленты. Если чек не вышел, то вместо него следует получить нулевой;
3. в случае невозможности продолжения работы из-за неисправности контрольно-кассовой машины кассир совместно со старшим кассиром оформляет окончание работы на данной кассовой машине, как при окончании смены, с отметкой в журнале кассира-операциониста на данную кассовую машину о времени и причине окончания работы.

Если устранение неисправности  своими силами невозможно, то администратор  вызывает специалиста центра технического обслуживания.

Кассиру запрещено работать без контрольной ленты или  склеивать ее в местах обрыва.

В течение рабочего дня  кассир-операционист обязан регулярно  сдавать выручку старшему кассиру.

Установлен лимит нахождения денежных средств в операционных кассах предприятия в размере 3 000 руб. В случае превышения лимита, кассир временно перестает обслуживать посетителей (объявляет о техническом перерыве на пять минут), подсчитывает выручку для сдачи старшему кассиру (оставляя при этом необходимый для обслуживания остаток), в журнале кассира-операциониста делает отметку о сумме денежных средств сданных старшему кассиру.

После этого, кассир-операционист закрывает кассу и сдает деньги старшему кассиру, который после  их пересчета в присутствии кассира-операциониста подтверждает их прием своей подписью в журнале.

По окончании рабочего дня инкассатора кассир:

1. подготавливает денежную выручку и другие платежные документы;
2. составляет кассовый отчет и сдает выручку вместе с кассовым отчетом старшему кассиру.

После этого старший кассир в присутствии кассира снимает показания секционных и контрольных счетчиков, получает распечатку и вынимает из контрольно-кассовой машины использованную в течение дня контрольную ленту, подписывает конец контрольной ленты (распечатку), указывает на ней тип и номер машины, показания счетчиков, дневную выручку, дату и время окончания работы.

Показания на конец отчетного  дня вписываются в журнал кассира-операциониста.

По показаниям секционных счетчиков на начало, и конец дня определяется сумма дневной выручки. Она должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленты.

2.5. Синтетический и аналитический  учет денежных средств в кассе  предприятия

Характеризуя синтетический  учет необходимо отметить, что в  соответствии с планом счетов и инструкцией по его применению учет кассовых операций ведется на активном счете 50 «Касса».

К данному счету в  ЗАО «Луч» открыты следующие  субсчета:

50-1 «Касса организации»;

50-2 «Операционная касса»;

50-3 «Денежные документы».

Субсчет 50-1 предназначен для учета денежных средств в кассе организации.

Субсчет 50-2 предназначен для учета выручки от реализации продукции.

Субсчет 50-3 предназначен для учета находящихся в кассе денежных документов.

Рассмотрим практические ситуации и порядок их отражения в регистрах синтетического учета.

13 сентября 2005 года были учтены следующие операции по счету касса:

• получение наличных денежных средств с расчетного счета для выдачи заработной платы в сумме 159 000 (сто пятьдесят девять тысяч рублей): Дебет 50-1 «Касса организации» Кредит 51 «Расчетный счет»;
• выдача заработной платы в сумме 147 800 (сто сорок семь тысяч восемьсот) рублей: Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 50-1 «Касса организации»;
• выданы денежные средства из кассы под отчет на покупку канцелярских товаров в сумме 2 450 (две тысячи четыреста пятьдесят) рублей: Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50-1 «Касса»;
• сдан сверхлимитный остаток кассы на расчетный счет в сумме 27 000 (двадцать семь тысяч рублей): Дебет 51 «Расчетный счет» Кредит 50-1 «Касса организации».

13 сентября 2005 года выручка, определенная по показаниям суммирующих счетчиков, за рабочий день составила 17 870 руб., в том числе НДС 2 726 руб. Сумма возврата денежных средств покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам составила 135 руб., в том числе НДС 21 руб.

В бухгалтерском учете  на основе отчетов кассиров-операционистов производятся записи:

1. Дебет 50-2, Кредит 90-1 - 17 870 руб. - отражена выручка, поступившая от покупателей,
2. Дебет 90-3, Кредит 68 – 2 726 руб. - начислен НДС с выручки,
3. Дебет 50-2, Кредит 90-1 - 135 руб. - скорректирована выручка от продажи товаров,
4. Дебет 90-3, Кредит 68 - 21 руб. - скорректирован НДС с выручки по возвращенным кассовым чекам.

Рассмотрим теперь движение денежных средств в кассе предприятия за 16 сентября 2005 года.

• возвращена в кассу сумма переплаты заработной платы на сумму 1293 руб. (одна тысяча двести девяносто три рубля): Дебет 50-1 «Касса организации» Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
• возвращен в кассу остаток неиспользованных средств выданных подотчет на покупку канцелярских товаров в сумме 34 рубля 60 коп. (тридцать четыре рубля 60 коп.) Дебет50-1 «Касса организации» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
• сдан сверхлимитный остаток кассы на расчетный счет в сумме 19 000 (двадцать семь тысяч рублей): Дебет 51 «Расчетный счет» Кредит 50-1 «Касса организации».

16 сентября 2005 года выручка, определенная по показаниям суммирующих счетчиков, за рабочий день составила 21 315 руб., в том числе НДС 3 251 руб. Сумма возврата денежных средств покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам составила 952 руб., в том числе НДС 145 руб.

В бухгалтерском учете  следует произвести записи:

5. Дебет 50-2, Кредит 90-1 - 21 315 руб. - отражена выручка, поступившая от покупателей,
6. Дебет 90-3, Кредит 68 – 3 251 руб. - начислен НДС с выручки,
7. Дебет 50-2, Кредит 90-1 - 952 руб. - скорректирована выручка от продажи товаров,
8. Дебет 90-3, Кредит 68 - 145 руб. - скорректирован НДС с выручки по возвращенным кассовым чекам.

3. Предложения по совершенствованию  учета кассовых операций в ООО «Луч»

3.1. Совершенствование организации  кассовой работы в ООО «Луч»

В последнее время  широко применяются автоматические системы управления торговым залом.

Эффект от внедрения таких систем заключается в следующем:

1. Повышение управляемости торгового предприятия;
2. Обеспечение прозрачности и стабильности в работе торгового зала;
3. Повышение пропускной способности расчетного узла;
4. Повышение производительности труда кассиров и продавцов;
5. Высвобождение рабочего времени торгового и технического персонала;
6. Повышение оборачиваемости товара;
7. Улучшение качества обслуживания покупателей.

Качественным образом  меняется организация работы кассиров-операционистов.

Рассмотрим возможности  одной из таких систем (Set Retail 5.0) в области организации кассовой работы кассиров обслуживающих покупателей.

Модуль управления POS-терминалом

Важным компонентом  системы Set Retail 5.0 является новый модуль управления POS терминалом.

Новый модуль разработан на платформе Windows, работает в интерактивном режиме, максимально гибко адаптируется к специфике работы кассы в зависимости от формата магазина, ассортимента отдела и т.д.

Интерфейс кассового  модуля разработан при участии специалистов по эргономике и usability, специально для многочасовой напряженной работы кассиров.

Концепция интерфейса позволяет  кассиру без посторонней помощи, с помощью простых настроек создавать нужные элементы (меню, кнопки) в зависимости от функций данной кассы.

В интерфейсе модуля предусмотрены  различные визуальные формы, поддерживающие работу с любым типом клавиатуры или дисплея, а также с touch screen.

Широкий спектр настроек позволяет создать как максимально  простой интерфейс, так и полнофункциональную  систему, которая имеет не только функции расчетного узла, но и обеспечивает эффективную работу с покупателем