Учет кассовых операций

Лимит остатка наличных денег  в кассе — это предельная сумма  наличных денег, которая может храниться  в кассе организации. Всю денежную наличность сверх установленного лимита организация обязана сдавать  в банк в порядке и сроки, согласованные  с обслуживающим банком. Организации  не имеют права накапливать в  своих кассах наличные деньги сверх  установленных лимитов для осуществления  предстоящих расходов, в том числе  на оплату труда. Исключение составляют организации, имеющие постоянную денежную выручку, которые по согласованию с  обслуживающими их банками могут  расходовать ее на оплату труда и  выплату социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения.

Порядок установления лимита остатка наличных денег в кассе  определен Положением о правилах организации наличного денежного  обращения на территории Российской Федерации. Лимит устанавливается  учреждениями банков ежегодно всем организациям, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты. Для этого организация представляет в учреждение банка документ «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денем из выручки, поступающей в его кассу» (форма 0408020).

По представительствам, филиалам и другим обособленным подразделениям организации, составляющим отдельный  баланс и имеющим текущие счета  в учреждениях банков, лимит остатка  наличных денег в кассе устанавливается  обслуживающими учреждениями банков по месту открытия соответствующих  счетов структурных подразделений.

При наличии у организации  нескольких расчетных счетов в различных  учреждениях банков организация  по своему усмотрению обращается в  одно из них с расчетом на установление лимита. В остальные учреждения банков высылаются уведомления об определении  организации лимита.

Лимит определяется исходя из объемов налично-денежного оборота  организации с учетом особенностей режима ее работы, согласованных сроков сдачи наличных денежных средств  в учреждения банков.

Лимит в течение года может  пересматриваться в установленном  порядке по обоснованной просьбе  организации (в случае изменения  объемов кассовых оборотов, условий  сдачи выручки и т.д.), а также  в соответствии с договором банковского  счета.

Если организация не представила  расчет на установление лимита ни в  одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается  нулевым, а не сданная организацией в учреждения банков денежная наличность — сверхлимитной со всеми вытекающими  отсюда последствиями, а именно применением  штрафных санкций за превышение лимита остатка наличных денежных средств  в кассе.

 

Порядок и сроки сдачи  наличных денег в учреждения банков устанавливаются обслуживающими учреждениями банков по согласованию с руководителем  организации. В соответствии с п. 2.2 Положения о правилах организации  наличного денежного обращения  на территории Российской Федерации, «денежная  наличность сдается предприятиями  непосредственно в кассы учреждений банков... а также предприятиям Государственною  комитета РФ по связи и информатизации для перевода на соответствующие  счета в учреждения банков.

 

2. Инкассация денежных средств

 

Для того чтобы остаток  наличных денег в кассе на конец  дня не превышал лимита, организация  для передачи денег в банк может  заключить договор с инкассаторской службой учреждения банка или  специализированной инкассаторской службой  имеющей лицензию Банка России на осуществление соответствующих  операций по инкассации денежных средств.

 Порядок оформления  и передачи наличных денег  инкассаторам предусмотрен положением  ЦБ РФ от 9 октября 2002г. №199-П  "О порядке ведения кассовых  операций в кредитных организациях  на территории Российской Федерации".

 После заключения договора, организация заказывает изготовление  специального пломбира, на котором  должны быть выгравированы номер  и сокращенное наименование организации  или ее фирменный знак. Образцы  оттисков пломбира заверяются  руководителем подразделения инкассации. Один экземпляр заверенного образца  пломбы передается организации  для предъявления инкассаторам  при передаче им ценностей,  а второй в кассовое подразделение  кредитной организации для осуществления  контроля при приеме денег  от инкассаторов.

 Образцы оттисков пломбиров,  которыми будут опломбировываться  сумки, организация предоставляет  в подразделение инкассации. Количество  сумок выдаваемых организации,  определяется объемом инкассируемой  выручки. На каждой сумки выставляется  порядковый номер. К каждой  сдаваемой инкассаторам сумке  с денежной наличностью кассир  организации выписывает препроводительную  ведомость.

 Первый экземпляр препроводительной  ведомости вкладывается в сумке;  Второй экземпляр (накладная к  сумке) передается инкассатору  при получении им сумки; Третий  экземпляр (копия препроводительной  ведомости) остается у кассира.  Третий экземпляр препроводительной  ведомости с подписью и печатью  инкассатора служит основанием  для составления бухгалтером  расходного кассового ордера (Форма  № КО-2) и для отражения в  кассовой книге расхода наличных  денег по кассе организации.

 Перед получением ценностей  инкассатор предъявляет кассиру  организации документ, удостоверяющий  личность, доверенность на получение  ценностей, явочную карточку и  сумку. Кассир организации предъявляет  оттиск пломбиров, сумку с ценностями  и два экземпляра препроводительной  ведомости.

 Инкассатор принимает  сумку с ценностями с проверкой  целости упаковки, наличия целых  и четких оттисков пломб, соответствия  их имеющемуся образцу, проверяет  правильность заполнения препроводительной  ведомости и передает кассиру  организации порожнюю сумку и  явочную карточку для заполнения. Инкассатор проверяет соответствие  суммы указанной в явочной  карточке кассиром, суммам в накладной  и копии препроводительной ведомости,  затем на копии препроводительной  ведомости ставит печать, дату  приема сумки и расписывается.

 

 Для учета денежных  средств, выданных из кассы  организации, для зачисления на  ее расчетный счет, но еще не зачисленных по назначению, предназначен счет 57 "Переводы в пути". Основанием для принятия к учету по счету 57 сумм (например при сдачи выручки от продажи) могут быть копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам.

 Расходы связанные  с оплатой услуг, оказываемые  кредитными организации, являются  операционными расходами. Такие расходы принимаются к бухгалтерскому учету в сумме, исчисленной в денежном выражении, равной величине оплаты в денежной и иной форме или в величине кредиторской задолженности. Для их учета предназначен счет 91"Прочие доходы и расходы", субсчет 91.2"Прочие расходы"; для учета расчетов с банком может использоваться счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

 Сумма оплаты услуг  по инкассации обычно списывают  со счета организации в безакцептном  порядке в начале месяца, следующего  за расчетным.

 По мере оплаты услуг  по инкассации и получении  счетов фактур организация в  общеустановленном порядке может  предъявлять уплаченные суммы  НДС к вычету в соответствии  со статьей 170-172 Налогового кодекса  РФ.

 

3. Документирование кассовых операций

 

Унифицированные формы первичной  учетной документации по учету кассовых операций, предназначенные для юридических  лиц всех форм собственности (кроме  кредитных организаций, осуществляющих кассовое обслуживание физических и  юридических лиц) утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации  от 18 августа 1998 года №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»:

№КО-1 «Приходный кассовый ордер»,

№КО-2 «Расходный кассовый ордер»,

№КО-3 «Журнал регистрации  приходных и расходных кассовых документов»,

№КО-4 «Кассовая книга»,

№КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

 Документы являются  основанием для совершения кассовых  операций, поступают в бухгалтерию,  где работники бухгалтерии в  соответствии со своими должностными  обязанностями:

- проверяют правильность  оформления документов, их соответствие  законодательству, характеру совершаемых  операций, а так же наличием  необходимых письменных указаний  руководителя организации или  лиц уполномоченных им на совершение  хозяйственных операций;

- оформляют приходных  и расходные кассовые ордера  или заменяющие их документы;

- получают необходимые  подписи уполномоченных лиц, предусмотренные  блинками кассовых документов;

- регистрируют (до передачи  в кассу) в журнале регистрации  приходных расходных документов;

- передают кассиру приходные  и расходные ордера или заменяющие  их документы вместе с приложенными  к ним оправдательными или  распорядительными документами.

 Документы заполняются  в одном экземпляре четко и  ясно, чернилами, шариковой ручкой  или печатаются. Все исправления,  помарки или подчистки не допускаются.

 

 Приходный кассовый  ордер заполняется одновременно  с квитанцией, являющейся его  частью, подписывается главным бухгалтером  или уполномоченным лицом. Квитанция  выдается только послу получения  денег.(приходный кассовый ордер  см.приложение 4).

 Расходный кассовый  ордер оформляется на основании  платежных ведомостей на оплату  труда и других приравненных  к ней документов, регистрируются  в журнале после их выдачи. Подписывается руководителем и  главным бухгалтером или лицом  уполномоченным на это.

 Прием и выдача наличных  денег по кассовым ордерам  может производится только в  день их оформления. Выдача приходных  и расходных ордеров или заменяющих  их документов на раку лицам,  вносящим или получающим деньги  запрещается.

 Кассир при получении  приходных и расходных кассовых  ордеров или заменяющих их  документов:

- проверяет наличие и  подлинность подписи главного  бухгалтера, а на расходном ордере  или заменяющем его документе  – разрешительной надписи руководителя;

- проверят правильность  оформления документов;

- проверяет наличие перечисленных  в документах приложений.

 В случае несоблюдения  одного из требований кассир  возвращает документы в бухгалтерию  для переоформления.

 В случае соблюдения  всех требований и соответствия  документов кассир принимает  наличные деньги. Проверяет платежеспособность  денег в соответствии с признаками  платежеспособности банкнот и  монет Банка России.9 Полученная  сумма должна соответствовать  указанной в приходном кассовом  ордере.

 После приема денег  кассир подписывает квитанцию  и расшифровывает подпись, заверяет  печатью кассира. Квитанция к  приходному ордеру, подписанная  главным бухгалтером и кассиром, заверенная печатью кассира или  оттиском кассового аппарата, выдается  на руки сдавшему деньги. Приходные ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «оплачено» с указанием даты(см.приложение 4).

 Наличные деньги не  подтвержденные приходным ордером,  считаются излишком кассы и  зачисляются в доход предприятия.

 Выдача наличных денег  из кассы производится по расходным  кассовым ордерам или надлежаще  оформленным другим документам  с наложением на эти документы  штампа с реквизитами расходного  кассового ордера. Документы должны  быть подписаны руководителем  главным бухгалтером или лицом  уполномоченным на это. В тех  случаях, когда на прилагаемых  к расходному кассовому ордеру  документах, заявлениях, счетах, имеется  разрешительная подпись руководителя  предприятия, подпись его на  расходных кассовых ордерах не  обязательна. В случае соблюдения  этих требований и соответствия  документов кассир выдает наличные  деньги.

 При выдаче денег  по расходному ордеру или заменяющему  его документу отдельному лицу  кассир:

- требует документ, удостоверяющий  личность получателя. Выдача денег  производится только лицу, указанному  в расходном кассовом ордере. Если выдача денег производится  по доверенности, оформленной в  установленном порядке, в тексте  ордера после фамилии имени  и отчества получателя указывается  фамилия имя отчество лица  которому доверено получение  денег. Доверенность остается  в документах как приложение  к расходному кассовому ордеру.