Учет заготовления и приобретения материальных ценностей, их переоценки и отклонение в стоимости

Не допускается вносить  в описи данные об остатках ценностей  со слов ответственных лиц или  по данным учета без проверки их фактического наличия.

Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально  ответственными лицами в присутствии  членов инвентаризационной комиссии и  приходуются по реестру после  инвентаризации. Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную  опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации".

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях  и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации материальные ценности могут отпускаться  материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти материальные ценности заносятся в отдельную опись  под наименованием "Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации".

Отдельные описи составляются на материалы, находящиеся в пути, на ответственном хранении на складах  других предприятий, подвергшиеся порче, ненужные, неликвидные.

Во всех случаях, расхождения, выявленные в результате инвентаризации (излишки или недостачи), оформляются  составлением сличительных ведомостей, в которых  фактические данные описей сопоставляются с учетными данными.

Эти ведомости подписывают  все члены инвентаризационной комиссии и работник бухгалтерии, ее составивший. Материально ответственное лицо делает на сличительной ведомости следующую  запись: "С выведенными результатами инвентаризации согласен". Отказ  в подписи подтверждается специальной  надписью и подписью всех членов инвентаризационной комиссии.

При выявлении недостач или  излишков материально ответственные  лица должны дать соответствующие объяснения. Комиссия устанавливает характер, причины, виновников выявленных расхождений  или порчи материалов и дает заключение о порядке регулирования разниц и возмещения потерь.

После выяснения всех обстоятельств  возникновения недостач или порчи  материалов руководитель организации  принимает решение о порядке  их списания, которое оформляется  распоряжением .

По решению руководителя предприятия сумма недостачи  в пределах норм естественной убыли, утвержденных в установленном законодательством  порядке, относят на издержки производства.  При этом нужно иметь в виду, что нормы естественной убыли  могут применяться только по факту  недостачи. При отсутствии норм убыль  рассматривается как недостача  сверх норм.

  Недостачи сверх норм естественной убыли, потери от порчи, а также хищенные ценности списываются на счета виновных лиц.

Недостачи ценностей сверх  норм естественной убыли и потери от порчи ценностей при отсутствии конкретных виновников списываются  на издержки производства или на уменьшение финансирования (фондов).

Выявленные при инвентаризации излишки материалов отражают в учет по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете в  течение десяти дней после окончания  инвентаризации.

Предприятия должны быть заинтересованы и стремиться к соблюдению норм производственных запасов каждого вида материала. Поскольку излишек приводит к замедлению оборачиваемости оборотных средств, а недостаток к срыву производственного процесса.

По результатам инвентаризации составляется сличительная ведомость.

Если при инвентаризации выявлены излишки материалов, то делается следующая запись: Дебет 10  «Материалы»  Кредит 80 «Уставный капитал»(99 «Прибыли и убытки»); при недостаче материалов – Дебет 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» (94 «Недостачи и  потери от порчи ценностей») Кредит 10 «Материалы». В ситуации, когда  виновные лица не установлены, списываются  убытки от недостачи Дебет 80 «Уставный  капитал» (99«Прибыли и убытки») Кредит 84«Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» (94 «Недостачи и потери от порчи  ценностей»), при установке виновных лиц – отнесено на виновных лиц  Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 84 «Нераспределенная  прибыль (непокрытый убыток)» 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»); произведено  удержание из оплаты труда Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»; внесено в кассу, на расчетный  счет Дебет 50 «Касса»,51 «Расчетный счет»  Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

 

3.7 Совершенствование учета материальных ценностей.

 

Эффективность деятельности предприятия во многом зависит от правильного определения потребности  в материалах. Оптимальная обеспеченность материалами ведет к минимизации  затрат, улучшению финансовых результатов, к ритмичности и слаженности  работы предприятия.

1. Отлаженная работа с поставщиками.

Заказы на приобретение материалов должны делаться только после того, как одобрен выбор поставщика. Для этого можно составить  специальные перечни поставщиков. Ведение таких перечней сокращает  время, расходуемое на поиск необходимой  информации, что при повторе заказа существенно снижает затраты  отдела снабжения. Такой перечень должен постоянно пополняться новой  информацией о товарах или  возникающих проблемах с действующими поставщиками. На данном предприятии  отсутствуют записи проведения анализа  поставщиков. Для проведения объективного анализа должна быть разработана  методика, которая максимально бы предоставляла алгоритм выбора и  оценки поставщиков на основании  выполнения установленных критериев  по конкретным позициям. Материалы  закупаются на основании 3-х основных критериев: цена, качество и сроки.

В связи со всем вышеизложенным для ООО «Энком» особенно важно:

• вести оценку и повторную оценку поставщиков с целью определения наиболее выгодных для него партнеров;
• определить критерии оценки поставщиков.

Также отрицательным в  учете расчетов с поставщиками является несвоевременное оформление документов по поступлению материалов. Необходимо установить четкие сроки сдачи сотрудниками первичной документации.

2. Проверка качества материалов, укомплектованности поставок при  получении материалов.

Информация о необходимых  материалах формируется на уровне бригады  и передается начальнику отдела материально-технического снабжения, либо в случае больших  заказов техническому директору. Контроль закупленных материалов осуществляется только визуально – по количеству и качеству. Этого может оказаться  не всегда достаточным. При выявлении  брака осуществляется замена товара. При необходимости, оформляется  претензия, а в особых случаях - отказ  от покупки у данного поставщика с последующим исключением данного  поставщика из действующего реестра  поставщиков. Нужно описать требования к закупаемой продукции и в  дальнейшем осуществлять контроль закупаемых материально-производственных запасов  согласно этим требованиям.

3. Соблюдение условий хранения материалов.

 Должна быть минимизирована  вероятность порчи материалов  на складе. Для этого нужно  соблюдать правила пожарной безопасности, исключить хранение на открытом  воздухе. Необходимо минимизировать  потери запасов в результате  краж, злоупотреблений, порчи, непроизводительного  расходования, для этого нужно  правильно организовать охрану  складских помещений.

Кроме того недостаток материалов нарушает режим работы предприятия, в то время как излишек замедляет  оборачиваемость оборотных средств, увеличивает расходы на хранение, загружает складские помещения. На складе можно применить систему  maximum - minimum. Запас maximum – это сумма всех запасов, minimum – текущий запас + гарантированный. Производится сравнение фактического наличия с max. и min. и делаются выводы о величине запасов. Считается нормальным если minimum>фактическое наличие > minimum. Анализ проводят по каждому материалу в отдельности. По тем материалам, где фактический запас превышает minimum нужно применить меры или продать материалы или отсрочить следующую поставку. Если запасы меньше minimum, нужно принять меры по закупке материалов.

4. Регулярное проведение инвентаризаций.

В организации инвентаризации должны проводиться через запланированные  промежутки времени с целью обеспечение соответствия данных бухгалтерского учета фактическому наличию материально-производственных запасов. На данном предприятии нет установленного графика проведений проверок. На данный момент документированная процедура по проведению инвентаризаций на предприятии отсутствует.

Для выполнения этого пункта необходимо:

• разработать документировано оформленный порядок проведения инвентаризаций;
• осуществлять проверки в соответствии с этим порядком;
• использовать результаты инвентаризаций для улучшения работы организации;
• обучить сотрудников правильному проведению инвентаризации;
• обеспечить этих сотрудников необходимым инвентарем.

5. Рациональное использование материалов.

В дальнейшем руководство  должно, после каждой проведенной  инвентаризации определить, какие ресурсы  и в каких количествах необходимы для успешного функционирования организации и улучшения ее работы, а затем обеспечить эти ресурсы. Важное условие повышения эффективности  использования материальных ресурсов — усиление личной и коллективной ответственности и материальной заинтересованности рабочих, руководителей  и специалистов структурных подразделений  в рациональном использовании указанных  ресурсов. Одно из условий рационального  использования производственных ресурсов – нормирование складских запасов  и материальных затрат. Под нормой производственного запаса понимают средний в течение года запас  каждого вида материалов, принимаемый  как переходящий запас на конец  планируемого года. Эта норма измеряется в днях среднесуточного потребления  каждого вида материалов.

6. Организация документооборота.

На рассматриваемом предприятии  отсутствует график документооборота. Это является значительным упущением, так как точное соблюдение графиков документооборота способствует своевременному и полному отражению в учетных  регистрах совершаемых хозяйственных  операций.

Главному бухгалтеру следует  составить схему или перечень работ по созданию и обработке  документов, выполняемых инженерно-техническими, коммерческими, бухгалтерскими службами с указанием сроков исполнения.

Записи о запасах МПЗ  должны постоянно корректироваться и дополняться с учетом всех операций по поступлению и возврату товаров. 
Во-первых, это необходимо для обеспечения полноты отражения. Компьютеризированные системы могут осуществлять либо пакетную 
обработку записей, либо обработку каждой записи в отдельности. Контроль над итогами осуществленных операций должен проводиться как вначале, так и в конце обработки. Во-вторых, это важно для обеспечения 
точности: основным средством контроля является инвентаризация.

Обработанные к оплате счета-фактуры и счета регистрируются: обычно полученные счета-фактуры и  счета сразу проштамповывают  и нумеруют, а затем подшивают.

Все счета-фактуры проверяются  и утверждаются на основе записей  о поступлении товаров или  другой соответствующей документации. Кредиторская задолженность в соответствии со счетом-фактурой не должна отражаться вплоть до того момента, как будут  получены доказательства действительного  получения и приемки товаров  по количеству и качеству. Функция  утверждения счетов-фактур должна выполняться  независимо от функций заказа, приемки, регистрации и оплаты. Обычно утверждение  счетов-фактур производится начальником  отдела снабжения.

7. Автоматизация учета материалов на складе.

Особенно важно в настоящее  время располагать компьютерами, позволяющими создавать автоматизированные рабочие места. Для упрощения учета материалов на складе и в бухгалтерии необходимо автоматизировать склад. Автоматизация должна обеспечить: контролируемый ввод и вывод информации; организацию хранения учетной информации на внешних носителях; защиту информации от несанкционированного доступа; семантическую целостность и защиту от физического разрушения хранимой учетной информации; поиск, арифметическую и логическую обработку информации; обмен с другими информационными объектами. В этом случае материалы приходуются кладовщиком сразу же при поступлении материальных ценностей на склад. И только после оприходования отпускаются в расход по цене приобретения. Это позволит существенно улучшить учет материальных ценностей на предприятии ООО «Биектау-Сервис», а также сократить трудоемкость.

Принцип непрерывного совершенствования  – это важнейший инструмент для  компаний, умеющих гибко приспосабливаться  к постоянно меняющейся обстановке.

 

Заключение

 

В Российской Федерации в условиях рыночной конкуренции благосостояние предприятия во многом зависит от его способности, без увеличения затрат и вовлечения в производство дополнительных дорогостоящих ресурсов, достигнуть оптимальных объемов  производства продукции (работ, услуг), получив  при этом максимально  возможную прибыль.