Проверка организации документального оформления и аналитического учета расчетов с персоналом по оплате труда

Продолжение табл. 3.1

Продолжение табл. 3.1

Продолжение табл. 3.1

Окончание табл.3.1

В трудовом договоре, оформленном индивидуально на каждого сотрудника ОАО «Магнит», содержится информация о фамилии, имени, отчестве работника и наименовании работодателя, заключивших трудовой договор. Особое внимание было уделено проверке существенных условий трудового договора: указанию места работы (с определением структурного подразделения), даты начала работы, наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации, а также указания прав и обязанностей работника, прав и обязанностей работодателя, характеристик условий труда, компенсаций, условий оплаты труда, видов и условий социального страхования.

В процессе проверки документального оформления расчетов с персоналом по оплате труда выявлено, что все трудовые договоры, заключенные с сотрудниками организации, имеются в наличии, составлены в соответствии с требованиями законодательства, подписаны сторонами и заверены печатью организации. Также было установлено, что в ОАО «Магнит» установлена повременно-премиальная система оплаты труда.

Для учета личного состава, отработанного времени, расчетов с работниками по начислению и выплате заработной платы в ОАО «Магнит» в проверяемом периоде использовались унифицированные формы первичных документов по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Министерства Финансов РФ от 22.07.2003 г. №67н.

При приеме на работу в ОАО «Магнит» соискатель заполнял анкету и проходил собеседование. На обратной стороне анкеты указывались сведения о том, на какую должность мог быть принят на работу нанимающийся, с каким окладом и каким испытательным сроком. Затем с новым сотрудником заключался трудовой договор и составлялся «Приказ о приеме работника на работу» (форма №Т-1), который заполнялся в одном экземпляре сотрудником отдела кадров. Приказ о приеме на работу визировался в соответствующей службе организации для подтверждения оклада, устанавливаемого по штатному расписанию (форма №Т-3), составленному на компьютере в программе Microsoft Excel, в котором содержался перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах сотрудников. С приказом о приеме на работу, подписанным руководителем организации, работника знакомили под расписку.

Приказ о приеме на работу вместе с копией паспорта принимаемого на работу сотрудника передавался в бухгалтерию организации, где на него открывался лицевой счет (форма №Т-54), заполнялась трудовая книжка работника и присваивался определенный табельный номер, который указывался во всех документах по учету труда и заработной платы. Форму №Т-2 «Личная карточка работника» заполняли и вели в отделе кадров на каждого работника в одном экземпляре. В ее разделах содержались общие сведения о работнике (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, образование и др.), его стаж, сведения о воинском учете, назначениях и перемещениях, повышении квалификации, переподготовке, отпуске, аттестации и дополнительные сведения.

Перевод работника из одного подразделения ОАО «Магнит» в другое регистрировался по форме №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу». Ее заполнял в двух экземплярах сотрудник отдела кадров. Один экземпляр хранился в отделе кадров, другой передавался в бухгалтерию для внесения изменений в лицевой счет. В распоряжении указывались: причина перевода (изменение к трудовому договору), размер оклада, надбавки по новому месту работы, дата перевода, и др. Распоряжение визировалось руководителями соответствующих структурных подразделений на обратной стороне приказа и подписывалось руководителем организации.

Предоставление работнику отпуска оформлялось приказом о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-6) в соответствии с составленным графиком отпусков (форма №Т-7), утвержденным руководителем за две недели до наступления календарного года.

Для оформления и учета направлений работника в командировку в ОАО «Магнит» применялся Приказ о направлении работника в командировку (форма № Т-9). Приказ составлялся работником кадровой службы на основании служебного задания начальника отдела с просьбой направить сотрудника в служебную командировку с указанием причин, который подписывал руководителем организации. В приказе о направлении в командировку указывались фамилия и инициалы, структурное подразделение, должность командируемого, а также цель, время и место командировки. При необходимости в нем указывались источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении в ОАО «Магнит» применялась форма №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении». Служебное задание подписывал руководитель структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, утверждал руководитель организации и передавал в кадровую службу для составления приказа о направлении в командировку. Лицо, прибывшее из командировки, составляло краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который предоставлял руководителю структурного подразделения.

При увольнении сотрудника в ОАО «Магнит» увольняемый шел в отдел кадров, где на основании личного заявления составлял приказ на увольнение, в котором указывал причину и основание увольнения. Приказ визировал начальник структурного подразделения, в котором работал увольняемый, отдел кадров составлял табель рабочего времени за период, в котором сотрудник увольнялся, подсчитывал количество неиспользованных дней отпуска и указывал его в приказе, выдавал обходной лист. Увольняемый обходил лиц, ответственных за правомерность его увольнения, которые расписывались в обходном листе, к таким лицам относились отдел кадров, бухгалтерия, начальник структурного подразделения.

Бухгалтер производил расчет с работником по форме №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», где рассчитывал сумму заработной платы и компенсации за неиспользованный отпуск на основании приказа и табеля рабочего времени и выдавал ее увольняемому. Увольняемый сотрудник получал в отделе кадров трудовую книжку только после предоставления подписанного обходного листа. На основании приказа делалась запись в личной карточке (форма №Т-2), лицевом счете (форма №Т-54) и трудовой книжке.