Признание, учет, анализ и аудит краткосрочной и долгосрочной кредиторской задолженности поставщикам и подрядчикам

На основании бухгалтерского баланса и результатов финансово-хозяйственной  деятельности проведем экспресс-анализ деятельности предприятия в части расчетов с поставщиками и подрядчиками. Коэффициент оборачиваемости кредиторской задолженности – показывает расширение или снижение коммерческого кредита, предоставляемого предприятию и, определяется отношением выручки от реализации к сумме кредиторской задолженности.

На начало 2007 года коэффициент оборачиваемости  кредиторской задолженности по счетам к оплате составил 33,4;  на конец 2007 года – данный коэффициент составил – 29,4. Этот факт говорит о том, что  оборачиваемость кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками уменьшилась, что является отрицательным результатом. Коэффициент среднего срока оборота кредиторской задолженности – отражает средний срок возврата коммерческого кредита предприятием и определяется отношением произведения количества дней в году на сумму кредиторской задолженности к выручке от реализации.

На начало 2007 года коэффициент среднего срока оборота кредиторской задолженности  составил 10,9; на конец 2007 года коэффициент  среднего срока оборота кредиторской задолженности составил 12,4. Данный факт говорит о том, что оборот задолженности поставщикам и подрядчикам замедлился, что нельзя назвать положительным моментом. 

На 1.01.08г наибольшая кредиторская задолженность АО «ПХЗ» числится перед следующими хозяйствующими субъектами:

• ТОО «Тяжэкскавация ПВ» - 3214,8 тыс. тенге за услуги по демеркуризационным работам;
• ТОО «УМР» - 3002 тыс. тенге за услуги по демеркуризационным работам;
• АО «Энергоцентр» - 3917,4 тыс. тенге за услуги по энергообеспечению;
• ТОО «Мегабук - Ойл» - 1861,3 тыс. тенге за отгруженные материалы.

Предприятие в процессе своего функционирования и развития как открытая система постоянно  испытывает воздействие внешней  среды. Результаты и эффективность  деятельности предприятия в значительной степени определяются его внешней средой. Воздействие внешней среды на предприятие является, во – первых, многофакторным, во – вторых, динамичным и, в – третьих, неопределенным. Внешняя среда АО «ПХЗ» представлена на             рисунке 3.

 

Рисунок 3  -  Внешняя  среда предприятия

Бухгалтерия является самостоятельным  подразделением АО «ПХЗ» и подчиняется  непосредственно его руководителю. В бухгалтерии ведется бухгалтерский  учет хозяйственной деятельности предприятия, осуществляется контроль за расходованием денежных средств и материальных ценностей, составляются бухгалтерские отчеты и балансы. Бухгалтерию возглавляет главный бухгалтер. На должность главного бухгалтера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж финансово-бухгалтерской (финансово-экономической) работы на руководящих должностях не менее 5 лет.

К основным задачам бухгалтерской  службы АО «ПХЗ» относят следующие: организация бухгалтерского учета  хозяйственно-финансовой деятельности предприятия; контроль над экономным использованием материальных и финансовых ресурсов, сохранностью собственности; методическая работа по вопросам бухгалтерского и налогового учета, контроля и отчетности; создание и поддержание резерва на должности руководителей бухгалтерии; выполнение экологической политики, стратегических целей и плановых заданий в области охраны окружающей среды. Структура бухгалтерской службы  АО «ПХЗ» представлена на              рисунке 4.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 4 - Структура  бухгалтерской службы АО «ПХЗ»

 

Распределение обязанностей между руководителями и специалистами производится главным  бухгалтером. Пределы функций, прав и обязанностей, делегируемых работникам, закрепляются в должностных инструкциях, утвержденных руководителем Общества. Взаимоотношения и связи по должности представлены в таблице 2.

 

Таблица 2 - Взаимоотношения  и связи по должности

 

Должностные лица, структурные  подразделения, сторонние организации	Главный бухгалтер получает документы	Главный бухгалтер передает документы
Секретариат	Копии приказов, распоряжений, указаний директора по основной деятельности. Корреспонденцию в адрес бухгалтерии	Сводки, справки, сведения о финансовом состоянии по запросам директора. Отчеты о результатах  экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности. Проекты приказов и распоряжений по вопросам финансовой деятельности
Кадровая служба	Копии приказов по личному  составу. Отчет о расходовании бланков  трудовых книжек и вкладышей к  ним. Табели учета рабочего времени  сотрудников	Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним. Ведомость использования очередных отпусков работникам структурных подразделений (ежеквартально и на конец отчетного года)
Продолжение таблицы 2
Должностные лица, структурные  подразделения, сторонние организации	Главный бухгалтер получает документы	Главный бухгалтер передает документы
Другие структурные  подразделения фирмы	Сведения о затратах на выполнение работ, услуг. Счета. Квитанции  на приобретение товарно-материальных ценностей. Авансовые отчеты сотрудников	Сведения о нормах расхода денежных средств и материалов на командирование сотрудников, выполнение работ, услуг. Распоряжения и указания по вопросам бухгалтерского учета и отчетности, оформления финансово-хозяйственных операций и представления в бухгалтерию требуемых сведений и документов
Коммерческие банки	Письменные разъяснения, указания по вопросам взаимодействия с банком, кредитования, отчетности и др.	Банковские документы (в частности подписания и контроля)
Налоговый комитет	Письменные указания, разъяснения по вопросам налогообложения. Акты проверок правильности уплаты налогов в бюджет. Протоколы о выявленных нарушениях налогового законодательства	Годовую и квартальную  отчетность, балансы

 

Бухгалтерия АО «ПХЗ» выполняет следующие  основные функции: формирование учетной политики в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете и исходя из структуры и особенностей деятельности Общества, необходимости обеспечения его финансовой устойчивости; разработка форм документов внутренней бухгалтерской отчетности; обеспечение порядка проведения инвентаризаций; обеспечение соблюдения технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота; учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств; учет издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации продукции, выполнения работ (услуг); обеспечение расчетов по заработной плате; правильное начисление и перечисление налогов и сборов в республиканский и местный бюджеты, перечислений обязательных пенсионных отчислений в пенсионные фонды и др.

Работниками бухгалтерской службы АО «ПХЗ» разработана учетная политика, которая утверждена приказом руководителя предприятия. В организационном отделе сказано, что для ведения бухгалтерского учета на предприятии применяется журнально-ордерная форма. Способ заполнения и обработки документов – ручной с частичным применением средств автоматизации. В методическом разделе учетной политики большое внимание уделяется регламентации бухгалтерского подхода к учету материальных запасов.

Учетная политика АО «ПХЗ» состоит  из следующих разделов:

• Общие положения.
• Учет основных средств и нематериальных активов.
• Учет запасов.
• Учет дебиторской задолженности.
• Учет денежных средств.
• Учет собственного капитала.
• Учет обязательств.
• Учет доходов.
• Учет расходов.
• Учет расходов периода.
• Учет производства.

В разделе «Обязательства» отражен  учет расчетов с поставщиками и подрядчиками.  В частности, показано, что учет операций с поставщиками и подрядчиками ведется на АО «ПХЗ» на счетах 3310  «Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам» и 4110 «Долгосрочная задолженность поставщикам и подрядчикам». Предприятие осуществляет деятельность в сфере заготовления через заключение договоров с поставщиками и подрядчиками, выбирает самостоятельно форму оплаты расчетов: предварительная, безналичная и наличная, возможна оплата векселем. В  данном разделе оговорены типовые формы документов при оформлении расчетов с поставщиками и подрядчиками.

 

 

2. Синтетический и аналитический учет

 

 

Для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками предназначены счета 3310 «Краткосрочная кредиторская задолженность  поставщикам и подрядчикам», 4110 «Долгосрочная  задолженность поставщикам и  подрядчикам». Счета по структуре – пассивные, по назначение - основные, расчетные, сальдо кредитовое отражает сумму задолженности предприятия поставщикам по неоплаченным счетам, оборот по дебету – погашение задолженности, оборот по кредиту – возникновение новой задолженности. Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками отражается в журнале-ордере №6. Записи по кредиту счета производятся на основании предъявленных поставщиками и подрядчиками и принятых к оплате счетов-фактур за:

• полученные товарно-материальные запасы, основные средства  и внеоборотные активы,  включая расходы по доставке или переработке товарно-материальных запасов;
• полученные товарно-материальные запасы, основные средства и внеоборотные активы, работы и услуги, по которым расчетные документы от поставщиков или подрядчиков не поступили (неотфактурованные поставки);
• излишки товарно-материальных запасов, основных средств и внеоборотных активов, выявленные при их приемке;
• стоимость принятых работ и потребленных услуг - в корреспонденции со счетами 7110 «Расходы по реализации продукции и оказания услуг», 7210 «Административные расходы»;
• сумма налога на добавленную стоимость по приобретенным товарам (работам, услугам) - в корреспонденции со счетом 1420 «Налог на добавленную стоимость»;
• сумма обнаруженных недостач сверх норм естественной убыли против отфактурованного количества при приемке на склад поступивших акцептованных (оплаченных) товарно-материальных запасов и внеоборотных активов, а также несоответствие цен, обусловленных договором, и арифметические ошибки - в корреспонденции со счетом 1280 " Прочая краткосрочная дебиторская задолженность ".

Итоговые данные журнала – ордера должны быть увязаны с соответствующими данными по синтетическим счетам Типового плана (Таблица 3)

 

Таблица 3 - Типовые бухгалтерские  проводки по расчетам с поставщиками и подрядчиками

 

Содержание операции	Дебет	Кредит
Поступление от поставщика товарно-материальных запасов, инвестиций, внеоборотных активов (по покупной стоимости)	2730, 2410, 2510, 2210, 1310,1350, 1330, 1150	3310, 4110
Принятие НДС в зачет  при поступлении от поставщика товарно-материальных запасов, инвестиций, внеоборотных активов	1420	3310, 4110
Отражение полученных от поставщика работ, услуг (по стоимости  работ, услуг)	7110, 7210, 8410	3310, 4110
Принятие в зачет НДС при получении от поставщика работ, услуг	1420	3310, 4110
Отражение суммы недостачи  сверх норм естественной убыли и  потери от порчи, обнаруженные при приемке  на склад ранее оплаченных материальных запасов и внеоборотных активов: а) если она признана поставщиком и имеется уверенность в ее погашении б) если она не признана поставщиком и отсутствует уверенность  в ее погашении	1280   7470	3310, 4110   3310, 4110
При наличии акта сверки сумма кредиторской задолженности  списывается в пределах и за счет дебиторской задолженности	3310, 4110	1210
Погашение кредиторской задолженности путем зачета аванса	3310, 4110	1610
Погашение кредиторской задолженности денежными средствами, аккредитивами, чековыми книжками	3310, 4110	1010,1030 1040,1060

 

На предприятии применяется  утвержденный приказом Министерства финансов РК Типовой план счетов бухгалтерского учета.

Все операции оформляются соответствующими документами.

Бухгалтерский документ – это письменное свидетельство о совершенной  хозяйственной операции, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета [6, с.98]. Документация выполняет роль импульса, дающего начало движению учетной информации. Сплошное и непрерывное отражение хозяйственной деятельности посредством бухгалтерских документов называется документооборотом (Рисунок 5).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 5 - Схема документооборота расчетов с поставщиками и подрядчиками

 

К учету принимается только правильно  оформленный документ, а именно тот, в котором заполнены все реквизиты  – обязательные показатели, обеспечивающие ему силу закона. Установлено, что такими реквизитами являются: наименование предприятия, наименование документа, его номер, дата, краткое содержание хозяйственной операции, ее количественное и денежное выражение, подписи лиц, отвечающих за данную хозяйственную операцию. Первоочередные требования к документам – своевременность составления, полнота и достоверность информации, обеспечивающие возможность предварительного и текущего контроля за хозяйственной деятельностью предприятия и активного воздействия на результаты его работы.

Расчёты с поставщиками и подрядчиками осуществляют после отгрузки им товарно-материальных ценностей, выполнения работ или  оказания услуг либо одновременно с ними с согласия предприятия или по его поручению, либо по предоплате [7, с.44].

Без согласия организации в без  акцептном порядке оплачиваются требования за отпущенный газ, воду, тепловую и электрическую энергию, выписанные на основании показателей измерительных приборов и действующих тарифов, а также за канализацию, пользование телефонов, почтово-телеграфные услуги.

Для оперативного руководства  хозяйственной деятельностью, а  также контроля за сохранностью собственности  обобщающих данных, получаемых с помощью  синтетического учета, недостаточно. Например, кроме данных об общей сумме основных средств необходимо иметь сведения о конкретных видах основных средств (здания, оборудование, машины и т.п.).       

Возникновение обязательств по полученным основным средствам, нематериальным активам  и товарам отражается корреспонденцией счетов бухгалтерского учета, которая рассмотрена в таблице 4.