Порядок проведения инвентаризации и автоматизация учета расчетов с поставщиками и подрядчиками

- о задолженности поставщикам  по расчетным документам, срок  оплаты которых не наступил;

- по неоплаченным в  срок расчетным документам;

- по неотфактурованным поставкам;

 

 - авансам выданным;

- по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил;

- по просроченным векселям;

-по полученному коммерческому  кредиту и др.

 

Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками  в рамках группы взаимосвязанных организаций, о деятельности которой составляется бухгалтерская отчетность, ведется на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» обособленно.

Операции по учету расчетов за поставленную продукцию (товары), выполненные работы или оказанные услуги отражаются на синтетическом счете 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" в соответствии с условиями договора и расчетными документами. Счет 60 является преимущественно пассивным. По его кредиту отражается возникшая кредиторская задолженность, а по дебету ее погашение. Данный счет может быть активным только в случае, если была произведена авансовая оплата поставщику (подрядчику), при этом для усиления контроля за движением денежных средств рекомендуется открыть к данному счету субсчет "Авансы выданные".

На предъявленные на оплату счета поставщиков кредитуют счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" и дебетуют соответствующие материальные счета: 10 "Материалы", 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей", 41 "Товары" и другие материальные счета или счета по учету соответствующих расходов: 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 29 "Обслуживающие производства и хозяйства", 97 "Расходы будущих периодов" и другие счета расходов. На счете 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" задолженность отражается в пределах сумм акцепта. При обнаружении недостач по поступившим товарно-материальным ценностям, несоответствия цен, обусловленных договором и арифметических ошибок счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" кредитуют на соответствующую сумму в корреспонденции со счетом 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет "Расчеты по претензиям". Синтетический учет ведется в разрезе каждого поставщика (подрядчика) в отдельности по каждой претензии (недостаче, несоответствию).

Сумма НДС включается поставщиками и подрядчиками в счет на оплату и отражается у покупателя по дебету счета 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" и кредиту счета 60. Погашение задолженности перед поставщиками отражается по дебету счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" и кредиту счетов учета денежных средств 51 "Расчетные счета", 52 "Валютные счета", 55 "Специальные счета в банках. Порядок бухгалтерских записей при погашении задолженности перед поставщиками зависит от применяемых форм расчетов. Примеры записей на счетах бухгалтерского учета при расчетах с поставщиками и подрядчиками приведем в таблице 4.

Таблица 4 - Записи на счетах бухгалтерского учета при расчетах с поставщиками и подрядчиками.

Хозяйственная операция	Дебет	Кредит
1	2	3
Выплачен аванс поставщику с расчетного счета	60 "Расчеты с  поставщиками и подрядчиками", субсчет "Авансы выданные"	51 "Расчетные счета"
Оплачены наличными товарно-материальные ценности, товары, выполненные работы, оказанные услуги	60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"	50 "Касса"
Оплачены с расчетного (валютного) счета приобретенные товарно-материальные ценности, товары, выполненные работы, оказанные услуги	60 "Расчеты с поставщиками  и подрядчиками"	51 "Расчетные счета" 52 "Валютные  счета"
На уменьшение суммы задолженности перед поставщиком списана сумма претензий, выявленная при приемке продукции	60 "Расчеты с поставщиками  и подрядчиками"	76 "Расчеты с разными  дебиторам и кредиторами" Субсчет "Расчеты по претензиям"
Получены материалы	10 "Материалы"	60 "Расчеты с поставщиками  и подрядчиками"
Отражена сумма НДС, уплаченная при  приобретении материалов	19 "НДС по приобретенным  ценностям"	60 "Расчеты с поставщиками  и подрядчиками"
Стоимость работ сторонних организаций отнесена на себестоимость основного производства	20 "Основное производство"	60 "Расчеты с поставщиками  и подрядчиками"
Отражена сумма НДС на стоимость работ	19 "НДС по приобретенным  ценностям"	60 "Расчеты с поставщиками  и подрядчиками"
Получены товары	41 "Товары"	60 "Расчеты с поставщиками  и подрядчиками"
Учтена сумма выданного аванса в момент получения товара	60 "Расчеты с поставщиками  и подрядчиками"	60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" субсчет "Авансы выданные"
Отражена сумма НДС, уплаченная при приобретении товаров	19 "НДС по приобретенным ценностям"	60 "Расчеты с поставщиками  и подрядчиками"

 

 

Помимо указанных расчетов на счете 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" отражают выданные авансы под закупаемое имущество, курсовые разницы, а также прекращение обязательств.2

2.2.2. Аналитический  учет операций с поставщиками  и подрядчиками.

Независимо от оценки товарно-материальных ценностей в аналитическом учете счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» кредитуется согласно расчетным документам поставщика. В случае если счет поставщика был акцептован и оплачен до поступления груза, а при приемке на склад поступивших товарно-материальных ценностей обнаружилась их недостача сверх предусмотренных в договоре величин против отфактурованного количества, а также если при проверке счета поставщика или подрядчика (после того как счет был акцептован) были обнаружены несоответствие цен, обусловленных договором, а также арифметические ошибки, счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» кредитуется на соответствующую сумму в корреспонденции со счетом 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 2 «Расчеты по претензиям». В данном случае в учете фиксируется дебиторская задолженность, явившаяся следствием невыполнения своих обязательств одной из сторон – участников договора. Такие неисполненные обязательства могут предъявляться:

 

• поставщикам, транспортным и другим организациям по выставленным им счетам (при акцепте их покупателями и заказчиками) – в связи с невыполнением отдельных условий по договору, а также возникновением недостач груза в пути, возмещением в связи с этим штрафов, пеней, неустоек или выявлением арифметических ошибок в счетах;

• поставщикам или организациям, перерабатывающим материалы заказчика, – за выявленные отклонения по качеству против нормативов, ГОСТ или технических условий;

• поставщикам и подрядчикам – за простои и допущенный брак. Размер этих потерь принимается к учету в суммах, признанных виновной стороной или присужденных арбитражным судом;

• банкам – по суммам, ошибочно списанным по счетам организации.

В аналитическом учете информация по субсчету 2 «Расчеты по претензиям» осуществляется по каждому дебитору в разрезе отдельных видов претензий. Удовлетворение их отражается в бухгалтерском учете записью по дебету счетов 50, 51 и других счетов денежных средств и кредиту счета 76-2.

Если в организации практикуется проведение расчетов за поставленные ценности, то в учете должны соблюдаться следующие моменты:

• аналитический учет по счету 60 должен обеспечить возможность получения данных в разрезе поставщиков по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил, и по просроченным векселям (отдельный субсчет «Векселя выданные»);

• по векселям, просроченным с оплатой, с истекшим сроком исковой давности необходимо своевременно списать кредиторскую задолженность на прочие доходы организации;

• если по выданному векселю предусмотрено начисление процентов (или дисконт), то эти проценты должны своевременно увеличивать кредиторскую задолженность организации и отражаться на счетах учета прочих доходов и расходов (по дебету счета 91).

Размер начисленных по долговому обязательству процентов согласно ст. 269 НК РФ не должен существенно (более чем на 20 % в ту или иную сторону) отклоняться от среднего уровня процентов, взимаемых по долговым обязательствам, выданным в том же отчетном периоде на сопоставимых условиях. Если же долговые обязательства, выданные в том же отчетном периоде на сопоставимых условиях, отсутствуют, то предельная величина процентов, признаваемых расходом, принимается равной ставке рефинансирования Банка России, увеличенной на 10 % (если обязательство – в рублях) и увеличенной на 15 % (если обязательство – в валюте).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Порядок проведения инвентаризации и автоматизация учета расчетов с поставщиками и подрядчиками.
1. Порядок проведения инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками.

Порядок проведения инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками. Инвентаризация является одним из условий, обеспечивающих достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности.

Случаи обязательного проведения инвентаризации установлены в Федеральном законе от 28.12.13 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В частности, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности обязательна инвентаризация. Правила ее проведения определены в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 05.04.13 г. № 49.3

Порядок проведения инвентаризации расчетов в целом схож с порядком проведения инвентаризации имущества и активов. Для инвентаризации расчетов так же, как и для инвентаризации имущества, создается инвентаризационная комиссия. По итогам работы комиссии составляется акт инвентаризации. Но сроки проведения этих видов инвентаризации отличаются. Инвентаризация имущества может начинаться с 1 октября, в то время как инвентаризацию расчетов можно провести только по окончании года. Различается и состав комиссии: при инвентаризации расчетов в комиссию не входят материально ответственные лица.

Инвентаризация расчетов с поставщиками (подрядчиками) заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Для этого составляются акты сверки расчетов с контрагентами. В них указываются дата и номер документов на отгрузку, стоимость товаров (работ, услуг), сумма НДС, а также суммы оплаты и реквизиты платежных документов. При проверке расчетов устанавливают:

- правильность и  обоснованность сумм дебиторской  и кредиторской задолженности, включая  суммы дебиторской и кредиторской  задолженности, по которым истекли  сроки исковой давности;

- имеется ли равенство  остатков (дебетовых и кредитовых  раздельно) по счетам расчетов  по балансу, остаткам в оборотных  ведомостях (карточках аналитического  учета), а также законность и  хозяйственную целесообразность  совершенной операции;

- правильность и  обоснованность числящейся в  бухгалтерском учете суммы задолженности  по недостачам и хищениям.

Инвентаризация расчетов с поставщиками и подрядчиками, осуществляется посредством составления актов сверок, основное назначение которых подтверждение правильности осуществляемых расчетов между сторонами заключенного договора.

Акт сверки содержат данные, необходимые для обоснования суммы задолженности:

- номера и даты  выписки первичных учетных документов, подтверждающих стоимость отгрузки (счета, счета-фактуры, накладные, акты  выполненных работ и др.);

- номера и даты  выписки расчетных документов, подтверждающих  сумму оплаты (платежные поручения  и др.);

- номера и даты  других документов, подтверждающих  погашение задолженности (акты о  взаимозачетах и др.);

- суммы неустойки, рассчитанные исходя из условий  договора, при нарушении установленных  сроков оплаты.

На подготовительном этапе лица, ответственные за отражение соответствующих хозяйственных операций, представляют инвентаризационной комиссии: 
регистры бухгалтерского учета по счетам расчетов;

первичные учетные документы, оформляющие хозяйственные операции по счетам расчетов;

акты сверки.

Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна установить: 
правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;