Организация работы с документами на предприятии, документооборот
Контрольная работа, 27 Мая 2014, автор: пользователь скрыл имя
Краткое описание
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.
Содержание
Введение
1. Организация работы с документами на предприятии
Общие требования
Организационные формы работы с документами
Типовые организационные структуры службы делопроизводства
Задачи и функции службы делопроизводства
Должностной и численный состав службы делопроизводства
Нормативная регламентация службы делопроизводства
Условия труда
2. Организация документооборота
Понятие «документооборот», нормативно-методическое регламентация
Основные правила организации документооборота в учреждении
Делопроизводство на практике
3. Список литературы
Вложенные файлы: 1 файл
Организация работы с документами на предприятии документооборот.doc
— 225.00 Кб (Скачать файл)
5.5 Жизненный цикл прохождения
внешних и внутренних
№ п/п |
Наименование группы документов |
Кому поступает документ |
Кому передаётся документ |
ВХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ | |||
1 |
Приём (доставка ) документов |
Секретарь |
Ответственный за делопроизводство |
2 |
Первичная обработка документов |
Ответственный за делопроизводство |
- |
3 |
Предварительное рассмотрение документов |
Ответственный за делопроизводство |
- |
4 |
Регистрация документов |
Ответственный за делопроизводство |
Директор |
5 |
Рассмотрение документов |
Директор |
Ответственный за делопроизводство |
6 |
Передача документов исполнителям |
Ответственный за делопроизводство |
Исполнители |
7 |
Исполнение документов |
Исполнители |
Ответственный за делопроизводство |
8 |
Возврат документов |
Ответственный за делопроизводство |
- |
ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ | |||
1 |
Приём документов от исполнителей |
Исполнители |
Ответственный за делопроизводство |
2 |
Тиражирование документов ( при Необходимости ) |
Ответственный за делопроизводство |
- |
3 |
Регистрация документов |
Ответственный за делопроизводство |
- |
4 |
Сортировка документов |
Ответственный за делопроизводство |
Секретарь |
5 |
Отправка документов |
Секретарь |
- |
6 |
Помещение контрольных экземпляр- ров в дела |
Ответственный за делопроизводство |
- |
ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ | |||
1 |
Оформление документа |
Исполнители |
Директор |
2 |
Утверждение(подписание) документа |
Директор |
Исполнители |
3 |
Регистрация документа |
Исполнители |
Ответственный за делопроизводство |
4 |
Тиражирование документа (при не-обходимости) |
Ответственный за делопроизводство |
- |
5 |
Выдача документа в работу |
Ответственный за делопроизводство |
Должностные лица |
6 |
Помещение контрольных экземпляров в дела |
Ответственный за делопроизводство |
- |
7 |
Возврат документов в делопроизводство |
Ответственный за делопроизводство |
- |
5.6 В подразделении «Производство печатных плат» документооборот обеспечивается такими техническими средствами, как ЭВМ, принтер, ксерокс. Обработка документов производится в ручную.
5.7 На предприятии разработан «Стандарт
предприятия». В котором устанавливаются
виды организационно-
Построение, изложение, оформление и обозначение настоящего стандарта- по СТП 1.007.
Требования настоящего стандарта обязательны для всех структурных подразделений предприятия.
В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ 2.201-80 Единая система конструкторской документации.
ГОСТ 3.1201-85 Единая система технологической документации.
ГОСТ 13.0.002-84 Репрография. Термины и определения.
ГОСТ 6.30-2003 Унифицированные системы документации.
ГОСТ Р ИСО 9001-2001 Система менеджмента качества. Требования.
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело и т.д.
Ответственность за соблюдение требований
настоящего стандарта несут исполнители
документов, руководители подразделений,
должностные лица, служба качества при проведении внутренних аудитов
(проверок), начальник бюро стандартизации
при проверке проектов организационных
документов и изменений к ним, от координации
действий которых зависит выполнение
указаний в установленные организационно-
Вывод: Я считаю, что организация делопроизводства на предприятии поставлена на отлично. Документы оформляются согласно ГОСТам, кабинет делопроизводителя оснащён необходимыми техническими средствами, созданы все условия для комфорта работающего.
Список литературы
- М.Ю. Рогожин «Офис-мастер».- Приложение к журналу «Справочник секретаря и офис-менеджера»,2 2006 .-М.: МЦФЭР, 2006.-325с.
- «Делопроизводство» (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2003. – 359с.
- Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.,1991.
- М.В.Ларин «Управление документацией и новые информационные технологии» -М., 1998.
- ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., Госстандарт России, 1998.
- В.С. Мингалев «Общие закономерности документообразования в социально-экономических системах управления. – М.: МГИАИ, 1983.