Определение аудита качества и его виды

Определение аудита качества и его виды

Одной из важнейших задач  системы качества является задача организации  и проведения внутренних проверок качества и анализа их результатов. Такие  проверки являются разновидностью контрольной деятельности, называемой аудитом.

Различают три основных вида аудитов:

• финансовый аудит;
• аудит материальных запасов;
• аудит качества.

Все вместе они образуют систему контроля за основными результатами деятельности предприятия. Первые два вида относятся к сфере экономического управления и здесь не рассматриваются.

Аудит качества проводится для получения картины работы системы качества на предприятии  за определенный период времени. Цель внутреннего аудита состоит в том, чтобы собрать свидетельства в форме «наблюдений», которые позволят выявить несоответствия в процессах, продуктах и системе качества.

Основные задачи аудита качества, как правило, заключаются в следующем:

• определить действие и результативность Системы Менеджмента Качества;
• получить информацию насколько хорошо работает Система Менеджмента Качества;
• определить уровень соответствия стандартам (ISO 9000) и процедурам Системы Менеджмента Качества;
• проверить качество производства продукта или предоставления услуг;
• оценить влияние изменений в организации на Систему Менеджмента Качества;
• определить возможные улучшения Системы Менеджмента Качества.

Различают три вида аудита качества (проверок):

• аудит, ориентированный на продукт;
• аудит, ориентированный на процесс;
• аудит, ориентированный на систему качества.

Аудит, ориентированный  на продукт

Этот вид аудита предназначен для оценки качества продукта (определенного  количества готовых продуктов). В  ходе аудита взаимосвязано анализируется  соответствие качества продукта требованиям потребителей, техническим спецификациям, контрольной и технологической документации, а также делается заключение о действенности, целесообразности и состоянии документации.

Тем самым аудит, ориентированный  на продукт, выходит далеко за рамки  контроля качества продукта и охватывает также соответствующие элементы системы качества. Основными целями этого вида аудита качества являются:

• контроль качества продукта;
• доказательство стабильности процесса изготовления продукта;
• обеспечение выводов из результатов конечных испытаний.

Аудит, ориентированный  на систему качества

Этот вид аудита предназначен для обширной оценки эффективности  всей системы качества. В ходе аудита анализируется соответствие всех инструкций (методологических и рабочих инструкций, а также инструкций по испытаниям и др.) требованиям взятых за основу нормативных документов, а также соответствие проводимых мероприятий по обеспечению качества на предприятии предписаниям на всех стадиях жизненного цикла продукта.

Основными целями аудита, ориентированного на систему качества, являются:

• регистрация фактического состояния системы качества;
• четкое выделение «узких мест»;
• «активирование» правильного отношения сотрудников предприятия к существующим предписаниям.

Аудит, ориентированный  на процессы

Данный вид аудита предназначен для оценки качества способа или  процесса производства. В процессе проведения аудита анализируется соответствие качества процесса рабочим инструкциям, технологическим предписаниям и  другой нормативной документации, а также соответствие продуктов на выходе процесса техническим спецификациям и требованиям потребителей. В этом случае, также как и при аудите продукта, одновременно рассматривается действенность, целесообразность и состояние документации и тем самым рассматривается состояние элементов СК на предприятии.

К числу важнейших целей  аудита, ориентированного на процессы, относятся:

• проверка возможности соблюдения технологических параметров;
• документирование параметров производительности и качества процесса;
• определение «узких мест» процесса.

Кроме того, каждый из перечисленных  видов аудита качества может производиться:

• 1-й стороной (внутренний аудит), когда предприятие на основе свода нормативных документов проверяет, например, свою систему качества; при проведении внутренних аудитов, как правило, применяется комбинация аудитов, ориентированных на систему качества, процессы и продукты; анализ направлен, в первую очередь, на процессы со сбоями;
• 2-й стороной и 3-й стороной (внешний аудит), когда предприятие анализирует применяемую поставщиком систему качества (аудит 2-й стороной) или независимая третья сторона проверяет предприятие на предмет соблюдения имеющегося и подлежащего согласованию свода нормативных документов.

Аудит 3-й стороной может  проводиться как у предприятий  – поставщиков по поручению предприятия  – потребителя, так и у предприятия  по его поручению. Аудит 3-й стороной обычно заканчивается или разработкой  аудиторского информационного сообщения, или разработкой аудиторского заключения, или выдачей сертификата (если 3-я сторона является органом по сертификации).

Аудиты 3-й стороной не должны:

• приводить к перекладыванию ответственности за выполнение предъявляемых к качеству требований с персонала предприятия на аудиторскую фирму;
• приводить к расширению функций системы качества за пределы, необходимые для достижения намеченных качественных показателей.

Нормативные требования по аудиту качества

Стандарт ГОСТ Р ИСО 9000-2001 не рассматривает всю совокупность контрольной деятельности на предприятии. В качестве минимального требования стандарт предписывает поставщику разработать и поддерживать в рабочем состоянии документированные процедуры планирования и проведения внутренних проверок качества с целью проверки соответствия деятельности в области качества и связанных с ней результатов запланированным мероприятиям и определения эффективности системы качества.

Внутренние проверки качества следует планировать на основе состояния  и важности различных видов деятельности, которые предстоит проверить. Они  должны осуществляться персоналом, не несущим непосредственную ответственность за проверяемую деятельность.

Результаты проверок должны протоколироваться и доводиться до сведения персонала, ответственного за проверенный участок работы. Руководящие  работники, отвечающие за этот участок, должны своевременно осуществлять корректирующие действия по недостаткам, выявленным в процессе проверки.

В деятельности после проверки должны контролироваться и регистрироваться реализация и эффективность предпринятых корректирующих действий. Результаты внутренних проверок качества образуют составную часть входных данных для анализа со стороны руководства.

Технология проведения аудита

Процесс проведения аудита обычно включает в себя три основные стадии:

• предварительную проверку документации;
• проверку на месте;
• составление отчета по аудиту.

Рассмотрим содержание каждой из этих стадий.

Предварительная проверка документации

Системная документация по обеспечению качества, по возможности, проверяется в полном объеме. Кроме того, проводится анализ результатов предшествующих аудитов. Изучаются отчеты предшествующих аудитов. Основное внимание уделяется не только отклонениям, но и предусмотренным корректирующим воздействиям и отметкам об их выполнении.

Проверка на месте

Наряду с общей проверкой  мер обеспечения качества на основе избранных отдельных документов и подразделений проводится целенаправленная, глубокая проверка по выборочной схеме. Проверка на месте обычно включает:

• вводную беседу, которую обычно проводит ведущий аудитор; в ходе этой беседы всем сотрудникам подразделения поясняют цели и задачи проводимого аудита; уже во время вводной беседы и предварительной проверки документации выбираются определенные документы и элементы для более детального рассмотрения в ходе аудита;
• аудитные беседы с отдельными сотрудниками (опросы), как правило, на их рабочих местах; в их ходе проверяются предположения, сделанные при работе с документами и определяются объекты для выборочных проверок; вопросы по аудиту задаются, как правило, на основе контрольных перечней («вопросников»); внятная речь, общепонятные формулировки, пояснения и поясняющие вопросы помогают снять неуверенность участников, устранить сложности во взаимопонимании. В целях исключения недоразумений рекомендуется своими словами повторить ответы опрошенного, в особенности в тех случаях, когда из ответа выясняется отклонение от требуемого состояния;
• выборочные проверки, при которых проверяются данные аудитных бесед и результаты предварительного изучения документов; если в ходе аудитных бесед и выборочных проверок выявлено так называемое критическое отклонение, аудит на этом прекращается;
• заключительная беседа, в ходе которой подводятся основные итоги проведенного аудита; она проводится главным аудитором; в ходе ее дается обоснование оценок отклонений; по окончании беседы подписывается отчет об отклонениях главным аудитором и ответственным за аудит от данного подразделения (предприятия).

При проверке на месте, также  как и на всем протяжении аудита, важно не допускать преждевременных  выводов. Нередко бывает так, что  неясности снимаются в последующей  беседе с ответственным работником. Вынесение оценки возможно только после  окончания проверки на месте, во время  заключительной беседы оценка должна поясняться.

Выборочные проверки

Результат опроса должен подтверждаться практической проверкой (осмотром). Проверка на месте всегда может проводиться  только выборочно. При проверке аудиторы выясняют наличие и объем соответствующих  положений и правил, а также  степень их соблюдения. Обнаруженные при проверке противоречия должны выявляться, фиксироваться и рассматриваться  аудитором.

Любая проверка системы качества проводится на основе «объективной»  документации. Помимо однозначных ответов  во время опроса требуется представление  на проверку соответствующей документации, например:

• картотека получателей распоряжений, свидетельства получения и сопроводительные письма;
• штампы контрольных служб на документации, их визирование, соответствующая маркировка;
• ведомости, перечни и т.п.

Как правило, эта проверка может проводиться только на месте  и только – выборочно. Глубина  и объем проверки должны определяться руководителем группы аудиторов  в каждом случае таким образом, чтобы  обеспечивалось доказательство соблюдения требуемого состояния (например, согласно методам обеспечения качества, стандартам, рабочим инструкциям) или, в случае выявления отклонений, определение  их значения и объема.

Кроме выборочной проверки документации, возможны и другие виды выборочных проверок. Примеры:

• выбирается определенная партия материала и во время аудита, проверяются все связанные с ней работы и изменения, начиная с выбора поставщика, выдачи заказа, входного контроля, маркировки и вплоть до выдачи и использования материала и документального оформления;
• выбирается определенный чертеж и проверяются все связанные с данным чертежом работы, начиная с исполнения и проверки, внесения изменений и вплоть до распределения и обмена между проектно–конструкторскими и исполнительными подразделениями;
• выбирается измерительный прибор, используемый на производстве или в испытательном отделе, по которому от начала до конца проверяется система поверки.

Этот вид выборочных проверок также имеет большое значение. При этом записываются номера документации, партий материала, измерительных приборов, чертежей, деталей и узлов и  т.д. и в проверку включаются все  относящиеся сюда инструкции по обеспечению  качества, рабочие инструкции, спецификации и документация по испытаниям.