Бухгалтерский учет расчетов подотчетными лицами

Сотрудники организации, уполномоченные производить закупку  материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены  с нормативными ограничениями налично-денежного  обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному  оформлению таких операций.

При получении накладной  на отпуск материальных ценностей  и счёта-фактуры в бухгалтерском  учёте организации-покупателя производятся записи:

Дебет 10 (20,23,25,26…) Кредит 71 –  на сумму приобретённых товаров (работ, услуг) без НДС.

Соответствующие им суммы  НДС, выделенные в расчётных документах, фиксируются по счету 19 «Налог на добавленную стоимость»,  на открытых к нему субсчетах: «НДС при приобретении основных средств», «НДС по приобретенным нематериальным активам», «НДС по приобретенным материально-производственным запасам».

Дебет 68  Кредит 19 – принят к зачету (возмещению) НДС, уплаченный при   покупке товаров (работ, услуг).

Дебет 19 Кредит 71 – на сумму  НДС, выделенного в счёте-фактуре  и расчётном документе;

 

2.3 Документальное оформление  и учет подотчетных сумм, выданных  на приобретение ГСМ

 

При заправке автомобиля топливом за наличный расчет водителю организации  выдается путевой лист, Типовая межотраслевая  форма №3, утвержденная постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997года  № 78. Список лиц, имеющих право на получение денег на приобретение ГСМ, максимальная сумма, которая может быть выдана под отчет, и сроки составления авансовых отчетов должны быть установлены приказом руководителя предприятия.

Размеры этой суммы определяются предприятием самостоятельно на основании  практического опыта и плана  использования автомобиля.

При отражении, в учете, расходов на оплату ГСМ следует учитывать  особенности исчисления НДС при  наличной и безналичной формах оплаты. Единственным документом, в соответствии с которым сумма уплаченного НДС может быть принята к возмещению, является счет-фактура.

Водитель транспортного  средства должен каждый раз, заправляя  машину топливом, требовать на АЗС  документ (чек), подтверждающий количество оплаченного топлива, с выделенной стоимостью одного литра топлива. 

Автозаправочные станции  обязаны выдавать юридическим лицам  счет-фактуру, но чаще всего это происходит один раз в месяц, на все операции, совершенные за данный период.

В бухгалтерском учете данные операции отражаются проводками:

Дебет 10  Кредит 71 – на сумму, приобретенного на АЗС топлива, без НДС, (налог извлекается расчетным  путем);

Дебет 71  Кредит 50 – на сумму выданного водителю аванса для приобретения бензина;

Дебет 19  Кредит 71 – на сумму НДС, (сумма х18/118).

По окончании месяца общая  сумма НДС по данным операциям  проверяется и сравнивается с  суммой, выделенной в счет-фактуре, полученной от АЗС и в бухгалтерском  учете отражается проводкой:

Дебет 68  Кредит 19 – принят к зачету (возмещению) НДС, уплаченный при   покупке бензина.

ООО «Николь» заключило договор № 11 от 03.01.2010г. с АО «РОСНЕФТЬГАЗ». Согласно договору, автомобиль предприятия ВАЗ 21093, гос.№ Т444АВ, заправляется на АЗС №1112. Стоимость бензина оплачивается наличными в момент заправки.

Водитель автомобиля Тарасов Т.Т. (таб.№07), согласно приказа руководителя № 03 от 03.01.2010г. еженедельно, получает путевой лист и денежные средства под отчет в размере 1400рублей на приобретение бензина.

Тарасов Т.Т. получил путевой  лист № 01 от 08.01.2010г. и денежные средства - 1400р. по расходному кассовому ордеру  № 02 от 08.01.2010г. в 9.00ч. Задолженности по подотчетным суммам у Тарасова Т.Т. нет.

В бухгалтерию он предоставил  авансовый отчет №2 от 15.01.2010г., к которому приложил:

1. путевой лист № 01 от 08.01.2010г., с подписями всех сотрудников, эксплуатирующих данный автомобиль в период с 09.00ч. 08.01.2010г. по 18.00ч. 13.01.2010г.;
2. чеки, полученные на АЗС №1112 в период с 08.01.10г. по 13.01.2010г.

на общую сумму 1368руб., в каждом из которых указана цена одного литра бензина 19руб.

 

                                                                                   

 

 

 

 

 

2.4. Документальное оформление  и учет подотчетных сумм, выданных  на командировочные расходы

 

Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать  одного года.

Срок командировки работника определяется руководителем и не может превышать 30 календарных дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается, но не более чем на 10 дней.

За командированным работником сохраняются место работы (должность) и средний заработок за время  командировки. Средний заработок  за время нахождения работника в  командировке сохраняется за все  рабочие дни недели по графику, установленному по месту работы. Пересылка зарплаты командированному работнику по его  просьбе производится за счет предприятия.

Вопрос явки на работу в  день отъезда в командировку или  в день прибытия из командировки решается по договоренности с руководителем организации.

В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему  на общих основаниях возмещаются  расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный  работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию  здоровья приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к  месту постоянной работы (но не свыше 40 дней).

За время временной  нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих  основаниях пособие по временной  нетрудоспособности, и эти дни  не включаются в срок командировки.

Главному бухгалтеру ООО «Николь»  Мамочкиной А.М. (таб. №03) по распоряжению руководителя выдан аванс в сумме 25000руб. по расходному кассовому ордеру № 05 от 13.01.2010г. на командировку в Москву на 11дней в Московский  Университет Управления  для повышения квалификации. Задолженности по подотчетным суммам у Мамочкиной А.М. на 13.01.2010г. нет.

Для обоснования командировки Мамочкиной А.М. имеются следующие документы:

1) приказ руководителя №5 от 12.01.2010г. о направлении в командировку  Мамочкиной А.М. сроком на 11дней, с 14.01.2010г. по 27.01.2010 в г.Москва в Московский  Университет Управления  для повышения квалификации; с разрешением  выдачи суточных в сумме 700 рублей в день;

2) договор с Московским  Университетом Управления, имеющим лицензию на образовательную деятельность, на обучения Мамочкиной А.М. по 60 часовой программе по теме « Бухгалтерский учет валютных операций» с 15.01.2010 по 26.01.2010.;

3) плановая смета командировочных  расходов Мамочкиной А.М.:                    - железнодорожные билеты (туда-обратно) - 2800руб.,

- номер в гостинице  «Москва» на 9 дней х 1250руб. в сутки - 11250руб.,

- суточные 11 дней х 900 руб. – 9900руб., 

Итого: 23950 рублей;

4) командировочное удостоверение №01 от 13.01.2010г. Мамочкиной А.М., подписанное руководителем и заверенное печатью ООО «Николь».

Мамочкина М.А. зарегистрировалась в «Журнале учета работников, выбывающих в командировки» 13.01.2010г.

Авансовый отчет №3 об израсходованных средствах Мамочкина А.М. предоставила  в бухгалтерию 29.01.2010г. К авансовому отчету приложены следующие документы: 

1) командировочное удостоверение Мамочкиной А.М., отмеченное в Московском  Университете Управления;

2) приказ директора Папкова А.П. №5 от 12.01.2010г. на оплату суточных из расчета 900 руб. за день (на 11 дней командировки) 9900 руб.;                                                                                      

3) счет № Е-144 от 26.01.2010г. и счет-фактуру №Сч-144 от 26.01.2010г. гостиницы «Москва» за 9 дней проживания на общую сумму 11250руб.; в том числе НДС – 1716,10руб.;

4) отчет о проделанной  работе в командировке и копия  свидетельства об окончании курсов  повышения квалификации  Московского  Университета Управления на имя Мамочкиной А.М.;

5) железнодорожные билеты Тольятти - Москва и Москва - Тольятти на общую сумму 2800рублей.

Неиспользованная подотчетная сумма в размере 1050рублей возвращена Мамочкиной А.М. по приходному кассовому ордеру №6 от 29.01.2010г.

Определим все хозяйственные операции, возникающие в данной ситуации, составим бухгалтерские проводки по ним и занесем всю информацию в журнал регистрации операций (таблица 4).                     

Таблица 4 - Журнал регистрации  хозяйственных операций

Документ и содержание операции	дебет	кредит	Сумма (руб.)
Расходный кассовый ордер  № 05 от 13.01.2010г. Выдано Мамочкиной А.М. подотчет на командировочные расходы	71	50	25000
Авансовый отчет №3 от 29.01.2010г. Мамочкиной А.М.: - расходы на проезд  - расходы на проживание, без НДС - НДС на проживание (счет-фактура  №Сч-144 от 26.01.2010г. гостиницы «Москва») - суточные  Итого:	26   26   19     26	71   71   71     71	2800 9533,90 1716,10   9900 23950
Приходный кассовый ордер  №06 от 29.01.2010г. Возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу от Мамочкиной А.М.	50	71	1050

Оформим к возмещению НДС, согласно счет-фактуре №Сч-144 от 26.01.2010г. гостиницы «Москва»:

Дебет 68  Кредит 19 – 1716,10рублей.

Расходы на командировки, в частности на: проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а так же наем жилого помещения, соответствуют нормам по этой статье расходов, указанных в учетной политике ООО «Николь». Соответственно сумма 23950рублей полностью включается в расходы, связанные с производством и реализацией, согласно ст.261, гл. 25 Налогового кодекса РФ, налог на прибыль организации.

Для целей налогообложения  НДФЛ составим расчет командировочных расходов  Мамочкиной А.М. (таблица 5): 

Таблица 5- Расчет командировочных  расходов

Вид расходов	По норме	Сверх нормы	Итого (руб.)
Суточные (11суток х 700р.)	7700	2200	9900

 

В нашем случае суточные, выданные Мамочкиной А.М., превышают  данную норму на 2200р., т.е. 2200 х 13% = 286руб.

Дебет 70  Кредит 68 – 286рублей. – удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных Мамочкиной А.М.

Рассмотрим пример отражения  операций по зарубежной командировке на счетах бухгалтерского учета.

 Для получения иностранной валюты, организация до убытия работников в зарубежную командировку, представляет в банк заявление, в котором указывает номер и дату приказа о командировании работников за границу, а также вид валюты и количество, необходимое для данной командировки.

В бухгалтерском учете  организации делается запись:

Дебет 52/3 Кредит 50 – на сумму полученной валюты.

Командируемые за границу  работники организации получают валюту под отчет в кассе организации.

Заместителю директора ООО  «Николь» Сынкову Н.А. (таб.№02) в соответствии с приказом по организации по расходному кассовому ордеру № 07 от 31.01.2010г. выдан аванс в сумме 2200евро на командировочные расходы в Германию для проведения переговоров о поставке запасных частей а/м ВАЗ за границу.

Для целей налогообложения  НДФЛ составим расчет командировочных расходов Сынкова Н.А. по следующей форме (таблица 7): 

Таблица 7- Расчет командировочных  расходов

Расходы	По норме	Сверх нормы	Итого
	рубли	рубли	евро	рубли
Суточные (2500 х4дня)	10000	2800	400	12800

 

В этом случае суточные,  выданные Сынкову Н.А., превышают  норму на 2800р.,  (2800 х 13% = 364руб.)

Дебет 70  Кредит 68 – 364руб.  – удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных Сынкова Н.А.

Движение денежных средств  организации, выданных под отчет  можно посмотреть в учетных регистрах  счета 71»Расчеты с подотчетными лицами»: «карточка счета» 71, «анализ счета» 71 (приложение №8).