Аудит с подотчетными лицами

Затраты времени на планирование работы зависят от масштабов деятельности аудируемого лица, сложности аудита, опыта работы аудитора с данным лицом, а также знания особенностей его деятельности.

Получение информации о  деятельности аудируемого лица является важной частью планирования работы, помогает аудитору выявить события, операции и другие особенности, которые могут оказывать существенное влияние на финансовую (бухгалтерскую) отчетность.

Аудитор вправе обсуждать  отдельные разделы общего плана  аудита и определенные аудиторские процедуры с работниками, а также с членами совета директоров и членами ревизионной комиссии аудируемого лица для повышения эффективности аудита и координации аудиторских процедур с работой персонала аудируемого лица. При этом аудитор несет ответственность за правильную и полную разработку общего плана и программы аудита.

Аудитору необходимо составить и документально оформить общий план аудита, описав в нем предполагаемые объем и порядок проведения аудиторской проверки. Общий план аудита должен быть достаточно подробным для того, чтобы служить руководством при разработке программы аудита. Вместе с тем форма и содержание общего плана аудита могут меняться в зависимости от масштабов и специфики деятельности аудируемого лица, сложности проверки и конкретных методик, применяемых аудитором.

При разработке общего плана  аудита аудитору необходимо принимать во внимание:

а) деятельность аудируемого  лица, в том числе:

• общие экономические факторы и условия в отрасли, влияющие на деятельность аудируемого лица;
• особенности аудируемого лица, его деятельности, финансовое состояние, требования к его финансовой (бухгалтерской) или иной отчетности, включая изменения, произошедшие с даты предшествующего аудита;
• общий уровень компетентности руководства;

б) системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля, в том числе:

• учетную политику, принятую аудируемым лицом, и ее изменения;
• влияние новых нормативных правовых актов в области бухгалтерского учета на отражение в финансовой (бухгалтерской) отчетности результатов финансово-хозяйственной деятельности аудируемого лица;
• планы использования в ходе аудиторской проверки тестов средств контроля и процедур проверки по существу;

в) риск и существенность, в том числе:

• ожидаемые оценки неотъемлемого риска и риска средств контроля, определение наиболее важных областей для аудита;
• установление уровней существенности для аудита;
• возможность (в том числе на основе аудита прошлых лет) существенных искажений или недобросовестных действий;
• выявление сложных областей бухгалтерского учета, в том числе таких, где результат зависит от субъективного суждения бухгалтера, например, при подготовке оценочных показателей;

г) характер, временные  рамки и объем процедур, в том  числе:

• относительную важность различных разделов учета для проведения аудита;
• влияние на аудит наличия компьютерной системы ведения учета и ее специфических особенностей;
• существование подразделения внутреннего аудита аудируемого лица и его возможное влияние на процедуры внешнего аудита;

д) координацию и направление  работы, текущий контроль и проверку выполненной работы, в том числе:

• привлечение других аудиторских организаций к проверке филиалов, подразделений, дочерних компаний аудируемого лица;
• привлечение экспертов;
• количество территориально обособленных подразделений одного аудируемого лица и их пространственную удаленность друг от друга;
• количество и квалификацию специалистов, необходимых для работы с данным аудируемым лицом;

е) прочие аспекты, в том  числе:

• возможность того, что допущение о непрерывности деятельности аудируемого лица может оказаться под вопросом;
• обстоятельства, требующие особого внимания, например, существование аффилированных лиц;
• особенности договора об оказании аудиторских услуг и требования законодательства;
• срок работы сотрудников аудитора и их участие в оказании сопутствующих услуг аудируемому лицу;
• форму и сроки подготовки и представления аудируемому лицу заключений и иных отчетов в соответствии с законодательством, правилами (стандартами) аудиторской деятельности и условиями конкретного аудиторского задания.

Аудитору необходимо составить и документально оформить программу аудита, определяющую характер, временные рамки и объем запланированных аудиторских процедур, необходимых для осуществления общего плана аудита. Программа аудита является набором инструкций для аудитора, выполняющего проверку, а также средством контроля и проверки надлежащего выполнения работы. В программу аудита также могут быть включены проверяемые предпосылки подготовки финансовой (бухгалтерской) отчетности по каждой из областей аудита и время, запланированное на различные области или процедуры аудита.

В процессе подготовки программы аудита аудитор обязан принимать во внимание полученные им оценки неотъемлемого риска и риска средств контроля, а также требуемый уровень уверенности, который должен быть обеспечен при процедурах проверки по существу, временные рамки тестов средств контроля и процедур проверки по существу, координацию любой помощи, которую предполагается получить от аудируемого лица, а также привлечение других аудиторов или экспертов.

Общий план аудита и программа аудита должны по мере необходимости уточняться и пересматриваться в ходе аудита. Планирование аудитором своей работы осуществляется непрерывно на протяжении всего времени выполнения аудиторского задания в связи с меняющимися обстоятельствами или неожиданными результатами, полученными в ходе выполнения аудиторских процедур. Причины внесения значительных изменений в общий план и программу аудита должны быть документально зафиксированы.

74. Аудит расчетов с подотчетными  лицами

Цель аудита расчетов подотчетными лицами – установление правильности и достоверности данных операций и определение влияния на финансовую (бухгалтерскую) отчетность.

Порядок работы с подотчетными лицами регулируется следующими нормативными актами:

- Положением Банка России от 12.10.2011 N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" (далее - Положение);

- Указаниями по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет" (форма N АО-1), утвержденными Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55;

- Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению, утвержденными Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н (в ред. от 08.11.2010).

В связи с тем, что  аудит расчетов с подотчетными лицами связан с проверкой порядка ведения кассовых операций, удобнее проводить их параллельно. Контроль расчетов с подотчетными лицами бухгалтером осуществляется на основании приказов по учетной политике организации, о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о направлении работников организации в командировки, а также журнала регистрации авансовых отчетов.

При проведении аудита необходимо сопоставить сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на конец каждого месяца с данными, указанными в Главной книге. Одновременно следует сверить соответствие месячных оборотов по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с дебетовыми оборотами по счетам учета материальных запасов, затрат, имущества и прибыли.

После этих процедур проверяется  соответствие сумм в представленных оправдательных документах суммам, отраженным в авансовых отчетах. В ходе аудита рассматриваются все авансовые отчеты и документы, подтверждающие произведенные расходы (счета-фактуры, товарные, кассовые чеки, накладные, акты закупок, командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц и др.).

Затем сравниваются данные аналитического учета по каждому подотчетному лицу с представленными авансовыми отчетами за конкретный период.

Проведение всех перечисленных  действий поможет аудитору удостовериться в правильности оформления каждого авансового отчета и в правильном распределении сумм по авансовым отчетам между соответствующими источниками финансирования (себестоимостью продукции или прибылью организации).

Одно из направлений  получения аудиторских доказательств – инвентаризация расчетов с подотчетными лицами с целью выяснения соответствия порядка выдачи наличных денег под отчет требованиям г. 4 положением Банка России от 12.10.2011 N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации".

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных  лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также  суммы выданных авансов по каждому  подотчетному лицу (дата выдачи, целевое назначение).

Инвентаризация  расчетов с подотчетными лицами должна проводиться чаще, чем инвентаризация расчетов с прочими дебиторами и кредиторами. Это объясняется тем, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который были выданы денежные средства (или со дня возвращения из командировки), предъявить в бухгалтерию организации  авансовый отчет (форма N АО-1) с прилагаемыми подтверждающими документам об израсходованных суммах.

Передача выданных под  отчет наличных денег одним лицом  другому запрещается.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения  информации о расчетах с работниками  по суммам, выданным им под отчет  на административно-хозяйственные и прочие расходы. Согласно п. 4.4 Положения N 373-П предприятия могут выдавать своим работникам наличные деньги под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя. Наличные деньги выдаются подотчетному лицу на основании:

- документа,  удостоверяющего личность (например, паспорта);

- доверенности.

Если работник действует  от имени организации, представляя  ее интересы, то для получения товаров  необходимо наличие доверенности. Если он действует как физическое лицо, доверенность не нужна.

Для выдачи наличных денег работнику под отчет  оформляется расходный кассовый ордер согласно письменному заявлению  подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий  трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Выдача наличных денег под отчет проводится при  условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет, Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению, утвержденными приказом Министерства финансов РФ от 31.10.2000 № 94н, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности.

Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам, применяется  унифицированная форма «Авансовый отчет» (форма № АО-1), утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету.

Для утверждения  и принятия к бухгалтерскому учету  авансового отчета необходимо соблюдение следующих условий:

- целевое расходование  выданных под отчет денежных  средств;

- наличие правильно оформленных документов, подтверждающих факт оплаты товаров;

- соответствие  сумм израсходованных денежных  средств суммам, указанным в платежных документах.

Таблица 1

Перечень операций по "подотчету"

N   п/п	Содержание операции	Дебет	Кредит
1	2	3	4
1	Наличные денежные средства выданы под отчет из кассы	71	50
2	Выданы под отчет  денежные средства с расчетного счета	71	51
3	Выданы под отчет  денежные средства с валютного счета	71	52
4	Выданы под отчет  денежные средства со специального       счета в банке	71	55
5	Подотчетные лица получили средства от других             организаций	71	76
6	Отражена задолженность  подотчетного лица,                переведенного из филиала, выделенного на отдельный       баланс (в учете головного отделения организации)	71	79-2
7	Отражена задолженность  подотчетного лица, переведенного из головного отделения организации в филиал, выделенный на отдельный баланс (в учете филиала)	71	79-2
8	Подотчетные лица головного  отделения организации         получили средства от филиала, выделенного на отдельный   баланс (в учете головного отделения организации)	71	79-2
9	Подотчетные лица филиала, выделенного на отдельный       баланс, получили средства от головного отделения         организации (в учете филиала)	71	79-2
10	Задолженность перед подотчетным лицом, не погашенная в   установленный срок, включена в состав прочих доходов в   связи с истечением срока исковой давности	71	91-1
11	Положительная курсовая разница по задолженности перед    подотчетным лицом в иностранной валюте включена в        состав прочих доходов	71	91-1
12	Оприходовано оборудование, приобретенное подотчетным     лицом; оплачены подотчетным лицом расходы, связанные с   доставкой оборудования	07	71
1	2	3	4
13	Учтены расходы подотчетных  лиц, связанные с покупкой     внеоборотных активов; оплачены подотчетными лицами       расходы, связанные с доставкой внеоборотных активов	08	71
14	Оприходованы материалы, приобретенные подотчетными       лицами; оплачены подотчетными лицами расходы, связанные с доставкой материалов	10	71
15	Оприходованы животные, приобретенные подотчетными        лицами; оплачены подотчетными лицами расходы, связанные с доставкой и содержанием животных	11	71
16	Оприходованы материально-производственные запасы,        приобретенные подотчетными лицами; оплачены              подотчетными лицами расходы, связанные с доставкой       материально-производственных запасов (при использовании счета 15)	15	71
17	Оплачены подотчетными лицами расходы для нужд основного производства	20	71
18	Оплачены подотчетными лицами расходы для нужд            вспомогательного производства	23	71
19	Оплачены подотчетными лицами общепроизводственные        расходы	25	71
20	Оплачены подотчетными лицами общехозяйственные расходы	26	71
21	Оплачены подотчетными лицами расходы, связанные с        возвратом и транспортировкой бракованной продукции	28	71
22	Оплачены подотчетными лицами расходы для нужд            обслуживающего производства	29	71
23	Оприходованы товары, приобретенные подотчетными лицами	41	71
24	Расходы подотчетных  лиц, связанные с продажей товаров    (готовой продукции), учтены в расходах на продажу	44	71
25	Отражены расходы, связанные  с продажей (в части уже      отгруженной продукции), оплаченные подотчетными лицами	45	71
26	Неиспользованные денежные средства, ранее выданные под отчет, возвращены в кассу	50	71
27	Неиспользованные денежные средства, ранее выданные под отчет, возвращены на расчетный счет	51	71
28	Неиспользованные денежные средства в иностранной         валюте, ранее выданные под отчет, возвращены на          валютный счет	52	71
29	Неиспользованные денежные средства, ранее выданные под отчет, возвращены на специальный счет в  банке	55	71
1	2	3	4
30	До истечения срока  представления авансового отчета       выданные работнику суммы зачтены в счет заработной       платы	70	71
31	Сумма подотчетных денежных средств переоформлена в заем	73-1	71
32	Подотчетные лица погасили задолженность перед            кредиторами организации	76	71
33	Подотчетное лицо головного  отделения организации         оплатило услуги, оказанные филиалу, выделенному на       отдельный баланс (в учете головного отделения            организации)	79-2	71
34	Подотчетное лицо филиала, выделенного на отдельный       баланс, оплатило услуги, оказанные головному отделению   организации (в учете филиала)	79-2	71
35	Учтены расходы подотчетных  лиц, связанные с процессом    получения внереализационных доходов	91-2	71
36	Отрицательная курсовая разница по задолженности перед    подотчетным лицом в иностранной валюте включена в        состав прочих расходов	91-2	71
37	Отражены подотчетные  суммы, по которым подотчетное лицо не отчиталось в установленный срок, а также подотчетные суммы, потраченные необоснованно	94	71
38	Подотчетные лица оплатили затраты, которые учитываются   как расходы будущих периодов	97	71
39	Подотчетные лица оплатили расходы, связанные с           устранением последствий чрезвычайных ситуаций	99	71
40	Задолженность подотчетного лица списана в связи с        чрезвычайными обстоятельствами	99	71