Аудит состояния расчетов с подотчетными лицами

Операции  по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах:

- журнал-ордер  № 7, объединяющий в себе аналитический  и синтетический учет расчетов  с подотчетными лицами (при журнально-ордерной  форме учета);

В журнале-ордере №7 отражены суммы выданные в подотчет и суммы, принятые к учету в разрезе работников. Также здесь отражены суммы сальдо на начало периода и конец периода.

Например:

За 2008 г. в ООО "Рев-Строй" Бородину В.П. было выдано 234646-80, отчитался он по сумме 108239-18. Но так как организация имела на начало года перед ним задолженность в сумме 316793-87 , на конец года организация осталась должна ему 190386-25.

- главная  книга;

В главной  книге показан синтетический  учет, т.е. в разрезе корреспонденции  счетов.

Например:

По дебету сч.71 прошло в 2008 г. в корреспонденции с сч. 50– 1406384-00 руб.

По кредиту  сч. 71 прошло в 2008 г. в корреспонденции  с сч. 10– 82528-13 руб.

По кредиту  сч. 71 прошло в 2008 г. в корреспонденции  с сч. 60– 976904-29 руб.

По данным из приложения 10 представлена сводная  таблица бухгалтерских записей по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ООО "Рев-Строй" за 2008 год.

Таблица 9 - Бухгалтерские записи по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ООО "Рев-Строй" за 2008 год

Содержание хозяйственной операции	Сумма, руб.коп.	Корреспонденция счетов		Документ
		Дебет	Кредит
Сальдо на 01.01.2008			1130387-66
Выплата под отчет из кассы организации  наличных денежных средств подотчетным  лицам на хозяйственно-операционные расходы	1406383-57	71	50	Расходные кассовые ордера
Оплата счетов поставщиков через подотчетных лиц	976904-29	60	71	Авансовые отчеты
Списание по авансовым отчетам  сумм, полученных под отчет подотчетными лицами и израсходованными ими на приобретение материалов, инвентаря  и хоз. принадлежностей	82528-13	10	71	Авансовые отчеты
Списание сумм, полученных подотчетными лицами и израсходованных ими  на общепроизводственные и общехозяйственные  нужды	42136-08	25,26	71	Авансовые отчеты
Списание сумм, полученных подотчетными лицами и израсходованных ими  на приобретение внеоборотных активов	6870-00	08	71	Авансовые отчеты
Списание сумм, полученных подотчетными лицами и израсходованных ими  на уплату задолженности работников по исполнительным листам	43534-60	76	71	Авансовые отчеты
Сальдо на 31.12.2008			875977-19

 

Как видно  из данной таблицы учет расчетов с  подотчетными лицами в хозяйстве ведется в соответствии с требованиями. Оборот по сч. 71 достаточно большой, следовательно можно рекомендовать руководству с/х предприятия делать приоритет на безналичные расчеты и расчеты векселями, что несомненно повысит безопасность расчетов по улучшит систему внутреннего контроля.

 

2.3 Аудит состояния  учета расчетов с подотчетными  лицами

Основные нарушения (злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку) в области расчетов с подотчетными лицами в ООО "Рев-Строй" указаны в приложении 14.

Рассмотрим подробнее  ряд допускаемых организациями  ошибок при выдаче денег под отчет и контроле за их использованием в ООО "Рев-Строй".

Нарушение: неправильный порядок выдачи денег под отчет.

Нарушения данного вида возникают вследствие несоблюдения основных принципов, установленных  пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций. Выдача наличных денег под  отчет должна осуществляться на основании  приказа руководителя организации, в котором должен быть зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выданы. Запрещается выдача наличных денег под отчет работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным подотчетным средствам, а также не допускается передача выданных под отчет денег одним работником другому.

В ООО "Рев-Строй" в приказе о порядке выдачи подотчетных средств не указаны размеры подотчетных сумм. Нарушение в части инвентаризации расчетов с подотчетными лицами. В соответствии с пунктом 15 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности необходимо регулярно проводить инвентаризацию имущества и денежных обязательств организации, в том числе расчетов с подотчетными лицами. В частности, инвентаризация обязательна перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Пунктом 3.47 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, определено, что при инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого расходования, а также правильность использования и отчета по суммам выданных авансов каждому подотчетному лицу. При большом количестве подотчетных лиц и соответственно при выдаче подотчетных сумм в крупных размерах несоблюдение юридическими лицами порядка и сроков проведения инвентаризации данного вида расчетов может привести к ряду нарушений бухгалтерского учета и налогообложения.

Так, несвоевременная сдача неизрасходованной части подотчетных сумм влечет за собой нарушение пункта 11 Порядка ведения кассовых операций. Согласно этому пункту, работники, получившие деньги под отчет, обязаны представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выдан, или со дня возвращения из командировки.

В случае несвоевременной  сдачи неизрасходованных подотчетных  сумм при проведении проверки налоговым  инспектором может быть исчислена  материальная выгода от использования работником денежных средств организации и включена в налогооблагаемый доход этого работника.

Причем сумма материальной выгоды в этом случае определяется за все время нахождения денежных средств у работника, начиная  с установленной даты представления отчета об израсходованных суммах.

Иногда в организациях бывают случаи, когда задолженность  по подотчетным суммам списывается с работника за счет собственных средств организации по окончании отчетного периода без представления им авансового отчета.

Необходимо учитывать, что невозвращенные в установленные  сроки неизрасходованные подотчетные суммы должны быть отражены в бухгалтерском учете следующими проводками:

 

Дт сч.94	Кт сч.71	- списание подотчетных сумм, не возвращенных работниками в установленные сроки (или по которым не представлены авансовые отчеты);
Дт сч.70	Кт сч.94	- удержание подотчетных сумм из заработной платы;
Дт сч.73	Кт сч.94	- если нет возможности удержать эти суммы из заработной платы работника

 

Невозвращенные в кассу организации неизрасходованные суммы считаются доходом работника и облагаются подоходным налогом.

Поскольку такие  суммы являются доходом физических лиц, полученным от работодателя, то организация также обязана начислить и уплатить ЕСН. Однако, если подотчетные средства были выданы работнику организации под отчет без установления срока их возврата и на момент налоговой проверки, такие суммы отражены по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами", оснований для включения в облагаемый доход работника этих сумм не имеется.

В дальнейшем, если по окончании отчетного года со счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" списывается задолженность подотчетного лица без оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, то необоснованно списанные подотчетные средства должны быть включены в совокупный облагаемый доход данного работника. При этом на главного бухгалтера может быть наложен штраф от 2 до 5 размеров минимальной месячной оплаты труда за ведение бухгалтерского учета с нарушениями действующего порядка.

В ООО "Рев-Строй" инвентаризация расчетов с подотчетными лицами не проводится, текущий контроль осуществляется при составлении годовой отчетности.

Нарушение: к авансовым отчетам не прилагаются либо прилагаются не имеющие всех обязательных реквизитов первичные оправдательные документы, подтверждающие произведенные за счет подотчетных сумм расходы.

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", а также пунктом 7 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации все хозяйственные операции, проводимые юридическими лицами, должны оформляться оправдательными документами, которые служат основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета.

Первичными  оправдательными документами, подтверждающими расходование подотчетных средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки материальных ценностей у физических лиц.

При этом пунктом 2 статьи 9 Федерального закона "О  бухгалтерском учете" установлено, что первичные документы принимаются для отражения имеющихся в них данных в бухгалтерском учете, если содержат реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. К обязательным для первичных бухгалтерских документов реквизитам относятся:

- наименование  документа;

- дата составления  документа;

- наименование  организации, составившей документ;

- содержание  хозяйственной операции;

- денежные и натуральные измерители хозяйственной операции;

- наименование  должностей ответственных лиц  и их подписи, заверенные печатью организации, продавшей материальные ценности, оказавшей услуги, выполнившей работы;

Кроме того, в  акте закупки материальных ценностей у физического лица должны быть приведены дополнительные сведения о продавце, такие как адрес его постоянного местожительства и паспортные данные.

При отсутствии первичных оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы  за счет наличных денежных средств, выданных под отчет, либо при наличии документов с незаполненными в них обязательными реквизитами нет оснований для отражения операций по счетам бухгалтерского учета и, следовательно, эти суммы организация имеет право включать в состав затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг).

Кроме того, такие  подотчетные суммы подлежат включению  в совокупный облагаемый доход работника.

Подотчетные лица должны предъявлять не только товарные, но и кассовые чеки в качестве первичных документов, подтверждающих расходование полученных сумм в розничной торговле.

Подотчетное лицо приобретает материальные ценности в розничной торговле по поручению  и для нужд предприятия, то есть в  целях предпринимательской деятельности. Следовательно, такие расчеты можно производить без применения контрольно-кассовых машин, а в качестве документа, подтверждающего расходование подотчетных сумм принимать товарный чек.

В ООО "Рев-Строй" данное нарушение отсутствует.

Ограничение расчетов с другими юридическими лицами наличными деньгами .

Расчеты между  юридическими лицами за приобретенные  для производственных целей товары (работы, услуги) наличным деньгами, в том числе и выданными из кассы организации под отчет, необходимо производить с соблюдением установленных нормативными актами пределов.

Нарушение установленного порядка расчетов наличными деньгами приводит к наложению штрафов  на юридическое лицо - плательщика в двукратном размере суммы произведенного платежа.

В ООО "Рев-Строй" порядок расчетов наличными деньгами не нарушается.

Возможная ошибка: бухгалтерия организации неправомерно принимает авансовые отчеты, дата составления которых противоречит датам, указанным на первичных оправдательных документах, подтверждающих расходование подотчетных средств.

Принцип временной определенности фактов хозяйственной деятельности, изложенный в пункте 6 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, устанавливает порядок отражения финансово-хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета в том отчетном периоде, в котором данные операции имели место.

На основании  этого Положения даты, проставленные  на первичных оправдательных документах (товарных чеках, кассовых чеках, счетах, проездных документах, актах выполненных работ, квитанциях к приходным кассовыми ордерам и т.п.), подтверждающих расходование наличных денежных средств, полученных под отчет, должны быть более ранними, чем дата составления авансового отчета, и более поздними, чем на расходном кассовом ордере на выдачу подотчетных сумм.

Противоречие в указанных датах свидетельствует о следующих фактах:

- в первом  случае - об отсутствии (недостоверности) первичных документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм;

- во втором - о возмещении организацией затрат своих работников.

Последствия, возникающие в первом случае уже подробно рассмотрены.