Аудит расчетов с персоналом по оплате труда

1. Документы по учету кадров:

№ Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»

№ Т-2 «Личная карточка работника»

№ Т-3 «Штатное расписание»

№ Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)» и т.д.

2. Документы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

№ Т-13 «Табель учета рабочего времени»

№ Т-51 «Расчетная ведомость»

№ Т-53 «Платежная ведомость»

№ Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»

№ Т-54 «Лицевой счет»

Следует отметить, что лицевой счет по форме № Т-54 это основной документ аналитического характера, в котором за каждый месяц в отдельности регистрируются все сведения о суммах начисленной заработной платы по ее видам, поощрений, компенсаций, удержаний, вычетов и суммах к выдаче на руки (задолженность за организацией). Фактически в лицевом счете создается база для заполнения расчетной ведомости по строке с фамилией и табельным номером данного лица. Ввиду того, что лицевой счет заполняется на основе первичных документов по заработной плате, в нем фиксируются количество отработанных часов, дней и прочие справочные данные, которые служат в последствии для различных расчетов, обеспечивая их достоверность.[1]

Основным регистром, используемым для оформлении расчетов с работниками  по заработной плате, является расчетная  ведомость. Это регистр аналитического учета, так как составляется в разрезе каждого табельного номера, по цехам, категориям работников и по видам оплат и удержаний. Расчетная ведомость имеет следующие показатели: начислено по видам оплат – оборот по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»; удержано и зачтено по видам платежей и зачетов - оборот по дебиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»; к выдаче на руки или осталось за организацией на конец месяца – сальдо по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Последний показатель расчетной ведомости  является основанием для заполнения платежной ведомости для выдачи заработной платы в окончательный  расчет. Основой для составления  расчетных ведомостей и листков  расчета заработной платы являются следующие первичные документы: табель учета рабочего времени и расчета платы труда (ф. № Т-12), табель учета рабочего времени (ф. № Т-13), накопительные карточки.

Таким образом, аналитический учет носит персональный характер и организуется в разрезе каждого табельного номера, а синтетический фиксирует его суммы, объединяя в составе счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

 

2.  Методика аудита расчетов по оплате труда

 

Целью проведения аудита расчетов с  персоналом по оплате труда является установление соответствия применяемой в организации методики учета и налогообложения операций расчетов с персоналом по оплате труда и действующим в Российской Федерации в проверяемом периоде нормативным документам, для того чтобы выявить имеющиеся ошибки или нарушения и степень их влияния на достоверность бухгалтерской отчетности.

Проверка носит комплексный  характер и включает контроль соблюдения нормативно-правовых актов, касающихся трудового законодательства, правильности начисления различных видов оплат  и удержаний, правильности ведения бухгалтерского учета расчетов, как по физическим лицам, так и в целом по предприятию, а также начисления налогов и платежей с фонда оплату труда и выплат социального характера.

В качестве основной нормативной-правовой базы используются Гражданский кодекс РФ, Трудовой кодекс и Налоговый кодекс Российской Федерации.

Источниками информации служат документы по зачислению, увольнению и переводов работников предприятия, первичные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность. В качестве первичных документов преимущественно используются унифицированные формы первичной документации,  утвержденные Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004г.

Ведение первичного учета по унифицированным  формам распространяется на юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность в отраслях народного хозяйства. Так, как по учету личного состава используются: приказ (распоряжение) о приеме на работу (ф. № Т-1), личная карточка (ф. № Т-2), учетная карточка научного, научно-педагогического работника (ф. № Т-4), приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (ф. № Т-5), приказ (распоряжение) о предоставления отпуска работнику (ф. № Т-6), приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником  (увольнении) (ф. № Т-8).

По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда ведутся: табель учета  рабочего времени и расчета оплаты труда (ф. № Т-12), табель учета рабочего времени (ф. № Т-13), расчетно-платежная  ведомость (ф. № Т-49), платежная ведомость                      (ф. № Т-53), лицевой счет (ф. № Т-54).                

Кроме того, применяются первичные  документы по учету выработки и сдельной заработной платы: наряды, рапорты, маршрутные листы и другие документы.

К регистрам, которые подлежат проверке, относятся сводные ведомости распределения заработной платы (по видам, шифрам затрат и т.д.), регистры по счету 76 «Расчеты с дебиторами и кредиторами» в части расчетов по исполнительным листам и депонированной заработной плате, журнал ордер № 8 и 10 (при журнально-ордерной форме учета), главная книга, баланс (ф. № 1).

Для составления программы проверки и выбора процедур сбора аудиторских  доказательств целесообразно составить  вопросник аудитора по всем выделенным комплексам задач. По данным этого вопросника можно сделать выводы об организации системы внутреннего контроля, бухгалтерского учета этого раздела на предприятии.

К числу основных комплексов задач, которые необходимо проверить, относятся: соблюдение положений законодательства о труде, состояния внутреннего контроля по трудовым отношениям; учет и контроль выработки и начисления заработной платы рабочим-сдельщикам; учет и начисление повременных и прочих видов оплат; расчеты удержаний из заработной платы физических лиц; аналитический учет по работающим (по видам начислений и удержаний); сводные расчеты по заработной плате; расчет налогооблагаемой базы налогов и платежей фонда оплаты труда; расчеты по депонированной заработной плате.

Прежде всего, целесообразно проконтролировать, аудитору, как оформляется прием и увольнение работников, учитывается рабочее время сотрудников, как строится система оплаты труда и др.

Правильность оформления работников (приема на работу и увольнения) проверяется  по приказам, контрактам, трудовым соглашениям. Из применяемых систем оплаты труда в основном используется повременная и сдельная системы, что должно быть отмечено в соответствующих документах работников организации. При повременной оплате труда необходимо проверить правильность применения тарифных ставок или условий контракта, а при сдельной – правильность применения норм и расценок.

Учет рабочего времени, соблюдения установленного режима работы и начисления заработной платы работающих на повременной  оплате труда организуется в табеле учета рабочего времени и расчета оплаты труда (ф. № Т-12). По этому документу можно проверить все необходимые данные по каждому работающему (дни отпуска, время нахождения в командировке, дни болезни и др.).

Для проверки применяется метод  сбора аудиторских доказательств  по инспектированию соответствующих этому документов (личных карточек, табелей учета рабочего времени) с приказами и распоряжениями.

При применении прямой сдельной формы  оплаты труда заработок работнику  определяется путем умножения заранее  установленной расценки на количество произведенной продукции. Сдельно-прогрессивная форма оплаты труда предусматривает оплату выработки работника в пределах установленной исходной нормы по основным расценкам, а вся выработка сверх исходной нормы – по повышенным сдельным расценкам.

Аудитор проверяет, как оформлены  первичные документы (наряды, маршрутные листы и др.), правильность применения норм и расценок, наличие подписей должностных лиц, заполнение соответствующих  реквизитов; обращает внимание на имеющиеся  исправления. Особое внимание уделяется расчетам сдельного заработка при бригадной форме оплаты труда, правильности переноса итоговых сумм по работающим в расчетно-платежной ведомости. Целесообразно проверить, нет ли случаев повторного начисления сумм по ранее оплаченным документам (наряды, разовым документам и др.).

Здесь применяются такие методы сбора аудиторских доказательств, как инспектирование документов, подготовленных на предприятии, перерасчет.

В комплекс расчетов по начислению повременных  и прочих видов оплат аудитор проверяет, как производилось начисление повременной оплаты, расчеты по среднему заработку, расчеты за дни пребывания в отпуске, расчет премий и других видов оплат.

При повременной оплате труда проверяется  правильность применения тарифных ставок или условий контракта.

При несовпадении данных, полученных аудитором, с бухгалтерскими записями необходимо установить причину расхождения, и если выяснится, что бухгалтер-расчетчик  неправильно произвел расчеты, в  отчете аудитора делаются необходимые  замечания. Бухгалтер-расчетчик должен внести исправления и отразить их в документах.

Аудитор также проверяет правильность начислений по прочим видам оплат  и доплат: оплате отпусков, работы в  праздничные дни, доплате за работу в ночное время и др. Методика проверки сводится к выверке алгоритмов расчетов и исходных данных. Аудитор сообщает об обнаруженных ошибках бухгалтеру-расчетчику, который вносит необходимые исправления.

Проверка расчетов удержаний из заработной платы физических лиц. К  основным видам удержаний относят налог на доходы физических лиц, удержания по исполнительным листам и удержания за брак, за товары, купленные в кредит, и др.

При проверке правильности исчисления налога на доходы физических лиц аудитор  руководствуется положениями гл. 23 «Налог на доходы физических лиц» Налогового кодекса РФ.

При проверке налоговой базы учитываются  все доходы налогоплательщика, получаемые им как в денежной, так и в  натуральной форме.

Аналитический учет расчетов с персонал по оплате труда ведется по физическим лицам как состоящим, так и не состоящим в списочном составе предприятия по всем видам заработной платы, премиям, пособиям и другим выплатам и удержаниям (налогам, платежам и др.). необходимые данные для этой цели накапливаются в лицевых счетах, расчетно-платежной документации, а при использовании ПК могут хранится в виде отдельных файлов. Аудит таких расчетов, как правило, проводится выборочно. Аудитор проверяет ведется ли такой учет, обратить внимание на сохранность аналитической информации и формирование на каждого работника совокупного годового дохода.

Проверка сводных отчетов по оплате труда. Сводные расчеты по заработной плате выполняются по данным счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и корреспондирующим  с ним счетами.

При журнально-ордерной форме учета  обороты по кредиту этого счета проверяют по данным журналов-ордеров ф. № 10 и 10/1, а дебетовые данные по счету 70 (выдача заработной платы, удержания и др.) – по данным журналов-ордеров ф. № 1 «Касса», ф. № 2 «Расчетный счет», ф. № 8 по счетам учета расчетов с бюджетом, депонентами и др.

При автоматизированной форме учета  контролю подвергаются записи в ведомостях дебетовых и кредитовых оборотов. Кроме того, сводные данные проверяют  по главной книги (счета 70 и 69). Сальдо по этим счетам должны быть тождественны показателям баланса ф. № 1 по ст. №Кредиторская задолженность перед персонал организации» и «Кредиторская задолженность перед государственными внебюджетными фондами» раздела V пассива и по ст. «Прочие дебиторы» раздела II актива (в части долгов за работающими и органами страхования).

Для контроля расчетов по оплате труда  используются: первичные документы  по учету выработки и заработной платы, лицевые счета работающих, платежные ведомости и др.

Необходимо проверить соответствие итогов в отдельных ведомостях общим итогом по предприятию. Затем устанавливается правильность произведенных операций по отнесению начисленной заработной платы на соответствующие этому счету. Так, выплаты из фонда оплаты труда, включенные в себестоимость продукции, относятся в дебет счетов 20,23,25,26 (производственные затраты), 29 (на расходы непромышленных производств).

Проверка налогооблагаемой базы для  расчетов по счету 69. Для проверки правильности формирования базы налогообложения  аудитор руководствуется инструкциями соответствующих фондов. 

Аудитор проверяет, как организован  аналитический учет по счету 76, субсчет  «Депонированная заработная плата». Он устанавливает, велись ли карточки в разрезе физических лиц и  депонированных сумм, как производилась  выдача сумм депонированной заработной платы, на какой счет списывалась депонированная заработная плата после окончании срока исковой давности (трех лет) и т.п.

Всесторонний анализ расчетов с  персоналом по оплате труда является залогом выявления скрытых хозяйственных  резервов. Достаточная обеспеченность предприятия нужными персоналом, и его рациональное использование имеют большое значение для увеличения объема реализации услуг, прибыли и ряда других экономических показателей, а также для повышения эффективности хозяйственной деятельности предприятия. [3]

Для аудитора очень важно знание наиболее распространенных ошибок и нарушений, встречающихся при расчетах по оплате труда.

Наиболее характерные ошибки: