Автоматизация бухгалтерского учета

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вариант 4.

(контрольная работа)

 

Содержание:

1. Основные понятия, критерии и уровни типизации программных продуктов, используемых для автоматизации деятельности корпораций…………………..3
2. Классификация документов, применяемая в системах бухгалтерского учета
2. Методические подходы к созданию экономических информационных систем

 

 

 

 

 

 

1. Основные понятия, критерии и уровни типизации программных продуктов, используемых для автоматизации деятельности корпораций.

 

Приведем обзор информационных технологий, используемых в управлении. Цель информационных технологий, используемых в управлении, состоит в удовлетворении информационных потребностей сотрудников, имеющих дело с принятием решений на любом уровне управления.

Информационные технологии, используемые в управлении, ориентированы на работу в среде информационной системы управления. Информационные технологии, используемые в управлении, подходят для удовлетворения информационных потребностей работников подразделений или уровней управления предприятием. Информация, являющаяся входом такой информационной системы, содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном будущем фирмы. Такая информация представляет собой регулярные или специальные управленческие отчеты.

С целью принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть пришла в целом, для определения имеющихся тенденций изменения данных. На данном этапе должны быть решены задачи обработки данных: оценка планируемого состояния объекта управления; оценка отклонений от планируемого состояния; выявление причин отклонений; анализ возможных решений и действий.

Информационная технология, используемая в управлении, направлена на создание отчетов, которые бывают регулярными и специальными.

Регулярные отчеты формируются согласно графику, который определяет время создания графика. В пример можно привести месячный анализ продаж компании.

Специальные отчеты формируются на основе запроса управленцев. Составление таких отчетов заранее не планируется. Данные отчеты могут быть представлены в следующей форме: суммирующие; сравнительные; чрезвычайные.

Суммирующие отчеты содержат данные, которые объединены в различные группы, отсортированные и представленные в форме промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям.

Сравнительные отчеты содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные на основании определенных признаков и применяемые для сравнения.

Чрезвычайные отчеты содержат данные чрезвычайного характера.

Применение отчетов с целью поддержки управления эффективно при реализации управления по отклонениям.

При организации управления по отклонениям содержанием данных являются отклонения состояния хозяйственной деятельности фирмы от установленных стандартов.

Компоненты информационных технологий, используемых в управлении, представлены в (приложении 1). Входная информация поступает из систем операционного уровня. Выходная информация закрепляется в управленческих отчетах для удобства принятия решения по проблеме.

Информация, хранящаяся в базе данных, посредством специализированного программного обеспечения формируется в отчеты, которые поступают к лицам, участвующим в принятии решений в организации. База данных, применяемая в таком случае, включает в себя следующие данные: 1) данные, накапливаемых на основе оценки операций предприятий; 2) нормативных документов, определяющих планируемое состояние объекта.

Также в управлении выделяются следующие решения задач: делопроизводство; управление; контроль управления; создание отчетов; поиск; ввод и обновление информации; составление расписаний; обмен информацией между отделами, между предприятиями.

Типовые процедуры, выполняемые в перечисленных выше задачах: обработка входящей и исходящей информации (чтение и ответы на письма, написание отчетов, циркуляров и др.); сбор и последующий анализ данных (отчетность за определенные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными критериями выбора); хранение поступившей информации (быстрый доступ к информации и поиск необходимых данных).

Для выполнения данных задач необходимо обеспечить следующие условия: скоординированность исполнителей; оптимизация документопотоков; возможность взаимодействия подразделений в рамках предприятия и предприятий.

Автоматизация подразделений, например, «автоматизированный офис» имеет следующие достоинства:

• поддерживает внутрифирменную связь персонала;
• предоставляет новые средства коммуникации с внешним окружением.

Под информационной технологией автоматизированного офиса подразумевается организация и поддержка коммуникационных процессов внутри организации, и между организации и внешней средой посредством компьютерных сетей и других средств связи.

Офисные автоматизированные технологии применяются следующими лицами: менеджерами; специалистами; секретарями; конторскими служащими.

Информационные технологии, используемые в управлении, могут применяться для принятия решении группой, например, при использовании экспертного метода, метода Дельфи, мозгового штурма и т.д. Информационные технологии, используемые в управлении, дают возможность увеличить производительность труда управленцев и дают возможность справляться с возрастающим объемом работ, возможность использования автоматизации системы управления  как инструмента решения проблем. Совершенствование управленческих решений в результате совершенной коммуникации может спровоцировать экономический рост фирмы.

Элементы информационных технологий, используемых в управлении, представлены в (приложении 2).

Сегодня существует много программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, которые обеспечивают информационные технологии, используемые в управлении: текстовый процессор; табличный процессор; электронная почта; электронный календарь; аудиопочта; компьютерные и телеконференции; видеотекст; хранение изображений; специализированные программы управленческой деятельности (ведение документов, контроль  исполнения приказов и т.д.).

Таким образом, автоматизация управления производится на базе программно-аппаратного комплекса, называемого электронным офисом.

Электронный офис – программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления.

В состав электронного офиса входят аппаратные средства: ЭВМ, печатающие устройства; средства копирования документов; модем, сканеры, МФУ, стримеры, проекционное оборудование.

Основными программными продуктами, входящими в комплекс автоматизации управления: текстовый редактор; электронная таблица; система управления базами данных. программа анализа и составления расписаний; программа презентации; графический редактор; программа обслуживания факс-модема; программы перевода.

Программные продукты используются как самостоятельно, так и в составе интегрированных пакетов.

 

2.  Классификация документов, применяемая в системах бухгалтерского учета.

 

Состав и анализ структуры  классификации  документов позволяют оценить соотношение объемов внутреннего и внешнего документооборота в организации, проанализировать степень автономности деятельности предприятия (рассчитав соотношение единиц входящей информации и внутренней), оценить активность обращения организации во внешней среде (по удельному весу исходящих документов).

Документация — совокупность документов, составляемых на все хозяйственные операции. Как элемент бухгалтерского учета документация это способ сплошного, непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения о них данных, требующихся для ведения текущего бухгалтерского учета и контроля за ними.

Функции документации: Бухгалтерская документация имеет оперативное значение, так как она используется для передачи распоряжений руководителей исполнителям, то есть применяется для руководства хозяйственной деятельностью. При помощи документов контролируется правильность совершаемых операций, ведется текущий анализ выполняемой работы, устанавливаются причины нарушений, т.е. документация выполняет контрольно-аналитические функции.

Бухгалтерские документы классифицируются по ряду признаков: назначению, месту составления, содержанию, объему сведений, порядку использования.

По их назначению документы подразделяются на распорядительные, исполнительные (оправдательные), документы бухгалтерского оформления и комбинированные, в которых объединяются распорядительные, исполнительные и документы бухгалтерского оформления или первые два вида документов.

К распорядительным, относятся документы, дающие право на совершение хозяйственной операции – приказы и распоряжения руководителя предприятия или вышестоящей организации, наряды на работы, требования на выдачу материалов, чеки на получение наличных денег в банке, путевые листы на право выезда и т. д. Эти документы не отражают факта совершения хозяйственных операций, они лишь дают право на их совершение. Распорядительные документы составляются не к каждой хозяйственной операции, а лишь к некоторым.

Исполнительные документы удостоверяют факт совершения хозяйственной операции. К ним относятся: счета-фактуры, отражающие факт купли-продажи товарно-материальных запасов; накладные, фиксирующие отпуск и прием материальных ценностей (запасов); документы о выполненных работах рабочими; кассовые ордера на получение и выдачу денег из кассы и многие другие.

Исполнительные документы составляются лицами, ответственными за совершение хозяйственных операций и ими подписываются. Например, документы, фиксирующие прием материалов, составляются заведующим складом или по его поручению и им же подписываются. Подписываются документы и лицами, которые принимают материальные ценности или являются материально ответственными за них.

Исполнительные документы служат основанием для записей на счетах бухгалтерского учета.

Документами бухгалтерского оформления являются документы, которые составляются в самой бухгалтерии на основании распорядительных и исполнительных документов, необходимых для технической подготовки данных по счетам. К ним относятся накопительные и разработочные ведомости, расчеты, разные бухгалтерские справки и т. д. Этот вид документов способствует более рациональной организации бухгалтерского учета.

Комбинированными являются документы, которые одновременно являются и распорядительными и исполнительными. Например, расходный кассовый ордер является комбинированным документом, в нем дается распоряжение о выдаче денег и производится оформление выдачи денег и расписка получателя.

В практике бухгалтерского учета возникает необходимость использования документов исполнительного характера: справочников, ценников, нормативов, тарифных ставок, договоров, трудовых соглашений и т. д. Они регламентируют правовую основу совершаемых операций.

По месту составления документы подразделяются на внешние, поступившие со стороны в данное предприятие (счета-фактуры поставщиков, выписки банков из расчетного счета и др.) и внутренние, составляемые непосредственно на самих предприятиях. Большая часть документов являются внутренними.

По объему документы подразделяются на первичные и сводные. Первичный документ — это письменное свидетельство совершения хозяйственной операции (оплаты товара, выдачи наличных денег под отчет и т.п.) и должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания. Все первичные документы можно разделить на следующие группы:

• организационно-распорядительные;
• оправдательные;
• документы бухгалтерского оформления.

Организационно-распорядительные документы - это приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.д. Эти документы разрешают проведение тех или иных хозяйственных операций.

К оправдательным документам относятся накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и т.п. Эти документы отражают факт проведения хозяйственной операции и информация, содержащаяся в них, заносится в учетные регистры.

Некоторые документы являются одновременно и разрешительными, и оправдательными. К ним относятся, например, расходный кассовый ордер, платежная ведомость и т.д.

Если первичные документы выписываются на каждую хозяйственную операцию, они называются разовыми. При большом количестве разовых документов пользуются способом их накапливания по однородным группам. Документы, объединяющие за определенный период (обычно месяц) разовые документы, называются накопительными. Наиболее типичным видом накопительных документов являются накопительные ведомости, заборные листы отпуска материалов, сырья со склада и т. д.

Для правильного ведения первичного учета разрабатывается и утверждается график документооборота, в котором определяются порядок и сроки движения первичных документов внутри предприятия, поступление их в бухгалтерию.

Сводными документами являются такие, которые составляются на основании ранее составленных первичных документов. Группировка первичных документов в сводные осуществляется по однородным группам. К сводным документам в первую очередь относятся все виды отчетов, составляемых материально-ответственными лицами, например, кассовые, материальные, товарные, авансовые и др. При получении сводных документов осуществляется систематизация первичных документов, совершенствование документооборота.