Автоматизация бухгалтерского учета

   автоматизации  стоит и так могут пройти  многие месяцы. Решения по

   ограничению  для бухгалтеров текущей работы  на период автоматизации должны

   приниматься  на уровне руководства предприятия,  чтобы потом бухгалтер не

   оказался  между двух огней: с одной  стороны, нужно время на автоматизацию,

   с другой  стороны, начальство требует расшифровок,  выборок, сверок и т.п.

   2. Обучение  второго уровня. Когда программа  настроена и сотрудники

   обучены можно  начинать работать, но важно понимать, что жизнь не стоит на

   месте и  рано или поздно произойдет  один из двух фактов (или оба  вместе):

11. Изменится характер  хоздеятельности предприятия и  придется

   перенастраивать  план счетов, формы первичной  документации или

   автоматические  проводки по типовым хозоперациям

12. Изменятся формы  бухгалтерской отчетности и расчетов  по налогам и нужно

   будет производить  донастройку этих форм, создаваемых  программой. Следует,

   однако, отметить, что большинство фирм-производителей  широко

   распространенных  программных продуктов пристально  следит за изменением

   форм отчетности  и своевременно предлагает пользователям  своих программ

   уже готовые  новые формы, но, тем не менее,  работа остается, поскольку во-

   первых даже  готовую новую форму на практике  приходится донастраивать с

   учетом специфики  плана счетов и типовых проводок  на своем предприятии,

   просто это  займет меньше времени чем  полная переделка формы; во-вторых

   могут измениться  формы по расчетам местных  налогов, которые московские

   разработчики  программ по понятным причинам  рассылать не могут.

      В  такой ситуации требуются более  глубокие знания программы,

позволяющие не только выполнять на ней текущую работу, но и производить

донастройку программы  на изменения, обучение этому и есть обучение второго

уровня. Конечно, донастройку  можно заказать и сторонней организации, но это

всегда влечет за собой то, что, с одной стороны, снижается оперативность

изменений, Вы становитесь "привязаны" сторонним донастройщикам, без которых

- ни шагу, с другой  стороны, за каждую донастройку  необходимо платить

деньги. С учетом того, что средства донастройки в  бухгалтерских программах

предельно просты, рассчитаны на бухгалтера, а не на программиста, к ним

имеются подробные  инструкции и обучиться им несложно, практически во всех

случаях предпочтительнее пройти обучение второго уровня и  потом уже ни от

кого не зависеть. Следует, также, отметить, что обучение второго уровня в

организациях, где  в бухгалтерии работают несколько  человек необходимо

проходить не всем, а, как правило, лишь главбуху - ведь только он принимает

решения об изменениях в системе ведения бухучета и  производит эти

изменения.

 

      Бывают  случаи, когда организации, которые  в свое время заключили

договор на внедрение  программы по автоматизации бухучета с какой-либо

оказывающей такие  услуги фирмой и были разочарованы качеством работы -

вместо автоматизации  им за их же деньги сделали "псевдоавтоматизацию". Как

же избежать подобных ситуаций? Можно действовать двумя  способами. Первый

состоит в том, чтобы  заказать у сторонней организации  не просто настройку

программы и обучение, а всю автоматизацию, включающую в себя и этапы

оптимизации бухучета, определение масштабов и порядка  автоматизации и

постановки задачи. В этом случае некомпетентность и  неквалифицированность

автоматизаторов станет хорошо видна еще вначале, на этапах подготовки к

автоматизации, и  Вы сможете своевременно отказаться от их дальнейших услуг.

Если Вы выберете второй способ и подготовку к автоматизации  сможете

провести своими силами, а на стороне закажете лишь настройку программы и

обучение, от автоматизаторов  следует требовать (записать в договор  на

автоматизацию бухучета) две составляющие удачной автоматизации:

   1. Качество. После этапов подготовки к  автоматизации и Вас на руках  есть

   постановка  задачи, в которой перечислены  все требующиеся именно Вам

   первичны  документы, регистры иформы отчетности, которые должна делать

   программа  и требования к ним. Так вот  только при наличии всего этого

   работа может  считаться выполненной.

   Сроки. Все  работы по настройке и обучению  должны быть записаны в четкий

   подневный  календарный план - документ, подписанный  обоими сторонами по

   договору  на автоматизацию, выполнение  которого должно регулярно

   (например, раз  в неделю или ежедневно) контролироваться. За срыв

   календарного  плана автоматизаторы должны  нести ответственность в виде,

   например, пени  за каждый день отставания  от плана. Такая жесткая

   временная  привязка очень важна, поскольку  при ее отсутствии на практике

   часто происходит  то, что автоматизация-то как бы  идет, вот только когда

   она кончится  сказать невозможно, в результате  бухгалтерия продолжает

   работать  на бумаге, проходит один отчетный  период за другим, а переход  на

   программу  все откладывается, несмотря на  то что прошедший отчет уже

   планировалось  составлять на компьютере и  сейчас придется вводить в

   программу  дополнительно информацию за  предыдущие периоды, иначе отчет

   нарастающим  итогом за год придется тоже  делать на бумаге. Вот в чем

   состоит болезненность  срыва сроков автоматизации.

 

 

    4.6. Расценки  и порядок определения стоимости  услуг по автоматизации

                   бухгалтерского и управленческого  учета.

 

 

      Порядок  определения стоимости услуг  по автоматизации строится на  двух

принципах:

   1. Объем работ  по автоматизации того или  иного клиента сильно зависит  от

   множества  условий, присущих данному конкретному  предприятию, таких, как

   объем хозопераций,  виды деятельности, количество бухгалтеров,  ведущих

   учет, наличие  различного рода нюансов и  тонкостей в бухучете и других.

   Поэтому не  может быть некой одинаковой  для всех цены на услуги  по

   автоматизации,  она своя для каждого клиента.

   2. Услуги  по хорошей автоматизация не  может быть дешевыми из-за их

   трудоемкости  и высокой квалификации, которую  они требуют. В нормальной

   ситуации  они всегда стоят больше, чем  собственно компьютеры и программы.

   На рынке  предлагается много услуг по  автоматизации, которые стоят  дешево,

   однако на  практике такая автоматизация  не приносит клиенту желаемой

   отдачи и,  как правило, заканчивается "псевдоавтоматизацией" (см. страницу

   4). Хорошие  услуги рассчитаны на тех, кто  "не настолько богат, чтобы

   покупать  дешевые вещи".

      Расценки  на услуги скорее всего должны  быть подневные, то есть клиент

платит определенную сумму за 8-часовой рабочий день аудитора. Следует

отметить, что эта  подневная ставка должна быть фиксирована  и одинакова для

всех клиентов, которых  не делят на богатых и бедных. Величина подневной

ставки изредка  меняется с инфляцией или колебаниями  конъюнктуры рынка.

 

      Итоговая  сумма за автоматизацию, таким  образом, зависит от количества

рабочих дней, которые  необходимо на нее потратить, и определяется

умножением количества дней на вышеназванную подневную  ставку. Количество же

дней зависит  от каждого конкретного клиента.

      Для  того, чтобы клиент заранее знал  конечную сумму, которую будут

стоить услуги и  мог принять решение о том, будет он их заказывать или нет,

следует провести две  процедуры:

 

 

1. Бесплатный выезд  на определение объема работ.  Он заключается в том, что

   специалист  фирмы по автоматизации бесплатно  выезжает непосредственно к

   клиенту и  в течение 1-2 часов знакомится  с бухгалтерским учетом на

   предприятии  (для этого необходимо присутствие  главного бухгалтера и

   наличие первичных  документов и учетных регистров)  и совместно с клиентом

   конкретизирует  цели планируемой автоматизации.  После проведения такой

   процедуры  можно сообщить конечный срок  выполнения работы и,

   соответственно, сумму за услуги.

2. Оплачиваемый "стартовый"  день работы. В случае, если имеет  место одно из

   тех обстоятельств:

13. предприятие достаточно  большое (численность превышает  200-300 человек

   или количество  бухгалтеров, ведущих учет, превышает  10 человек);

14. имеются осложняющие  обстоятельства, такие как, например, нечеткое

   представление  о том, что же хочет клиент  от автоматизации или уже

   имеющаяся  на предприятии какая-то бухгалтерская  программа, которая не

   отвечает  предъявляемым к ней требованиям  и которую надо "менять";

15. клиент хочет,  помимо конечной стоимости наших  услуг, увидеть

   календарный  график работ,

можно предложить оплатить один день работы специалиста и в  течение этого

дня тот, помимо определения  конечного срока выполнения работ (цены),

разработает и предложит  варианты решения имеющихся проблем  и к концу дня

составит календарный  график выполнения работ в котором  указано, что будет

иметься "на выходе" автоматизации и какое количество времени будет

потрачено на каждый этап и операцию. Такой вариант  хорош, также, и потому,

что, если стоимость  полного комплекса работ перечисленных  в этом графике

окажется дороже, чем клиент планировал потратить  на автоматизацию, то можно

будет просто удалить  из графика часть работ, которые  являются не самыми

важными, а вместе с ними удалится и оплачиваемое время, необходимое на их

выполнение, в результате чего можно "довести" стоимость  автоматизации до

возможностей клиента.

 

      После  того, как клиент принимает решение  заказывать услуги, с ним

заключается договор, в котором должны быть предусмотрены  практически все

нюансы взаимоотношений  с заказчиком, которые могут появиться  в ходе

автоматизации. Следующий  этап - это непосредственно выполнение работ. В

случае, если определение  нами объема работ было произведено  не совсем верно

и необходимо больше времени для получения тех  конечных результатов, которые

указаны в плане-гафике работ и постановке задачи, это  дополнительное время

клиентом не оплачивается.

 

 

 

       Глава V. Отражение поступления  товаров на примере программы  «1С

                                Бухгалтерия».

 

 

      Рассмотрим, каким образом в типовой конфигурации  отражается

поступление товаров  на конкретном примере.

      1 ноября 2001 г по накладной 9487 от фабрики  «Сигма» получен товар:

брюки детские 200 штук по цене 154руб. и брюки мужские  серые 400 штук по

цене 288 руб. Товар  оприходован на главный склад  торговой организации.  Для

отражения в учете  хозяйственных операций оприходования  товаров предназначен

документ «Поступление товара». Его форма заполняется  на основании складских

документов оприходования  и сопроводительных документов поставщика в

следующем порядке.

      Сначала  в шапке документа указывается  поставщик (фабрика «Сигма»),

сопроводительный  документ (накладная 9487) и склад, на который принят товар

(главный). Заполнение  этих реквизитов производится  выбором из

соответствующих справочников. Если запись в справочнике отсутствует, ее

можно ввести непосредственно  в процессе работы с документом.

      Затем  заполняется табличная часть,  в которой перечисляются ассортимент

товара, количество и цена за единицу. Если товар уже  поступал ранее, то

можно воспользоваться  кнопкой «Подбор» в этом случае достаточно выбрать

товар из справочника  «Номенклатура» и указать его  количество. Остальные

графы табличной  части («Цена», «Сумма», «НДС», «Всего») подсчитываются

автоматически. Предположим, что данный товар в организацию  прежде не

поступал. В этом случае новую товарную позицию необходимо описать в

справочнике «Номенклатура», форма списка которого открывается  при

заполнении табличной  части. Ассортимент товаров может  составлять тысячи

позиций, поэтому  для удобства поиска справочник структурируют, подразделяя

товары на группы, подгруппы и т.д. определим полученные товары в группу

«Одежда», а затем  перейти в режим описания новой  товарной позиции (пункт

«Новая» меню «Действия» главного меню). Для того чтобы система  могла

правильно интерпретировать номенклатурную единицу, в реквизите  «Тип»

указывается ее классификационный  признак. В нашем примере «брюки детские» -

это товар.

      В  реквизите «Наименование» указывается  краткое наименование товарной

позиции. Наименование товара для выходных документов (накладных, счетов-

фактур) указывается  в многострочном поле «Полное  наименование, краткая

характеристика».

      В  реквизите «Вид» указывается  вид деятельности, в рамках которого