Обучающий тренинг для молодых и активных

ВВЕДЕНИЕ

Данная тема является актуальной, т.к. процесс коммуникации напрямую связан с процессом управления организацией и качество организационных коммуникаций главным образов влияет на успешное существование организации в целом.

Процессы коммуникации, в которых участвуют работники аппарата управления, являются жизненно важными связующими звеньями между руководителем и его подчиненными, между руководителями одного уровня, между организацией и внешней средой. В целом передачу информации от одного человека к другому принято называть коммуникацией. Обмен информацией между руководителем, органом управления и исполнителями – все это коммуникация.

Информация – это основное условие конкурентной способности организации. Руководителя интересует информация о физических и юридических лицах, передовой технологии, экономической и финансовой ситуации и т.д. Оперативная, надежная, достоверная и своевременная информация является основой управленческого процесса, и от того насколько она совершенна, во многом зависит качество управления предприятием.

Информация может приниматься руководителем к сведению, служить основой будущих решений, расширять знания и кругозор. Без информации невозможна совместная работа в условиях разделения труда, нехватка нужной, как и избыток ненужной информации дезориентирует любую хозяйственную деятельность.

В повседневной работе руководитель должен использовать информацию от различных доступных источников – вышестоящих руководителей, подчиненных, руководителей того же уровня, заказчиков, поставщиков и т.д. Процессы коммуникаций позволяют руководителям эффективно выполнять свою работу и принимать решения о выборе оптимальной стратегии для достижения поставленных целей.

Оперативная деятельность руководителя отличается от его деятельности по принятию решений. Эти два существенных вида деятельности взаимосвязаны и зависят от информации, обрабатываемой и передаваемой внутри организации.

Коммуникации в организационном контексте включают взаимодействие между людьми. Это процесс обмена информацией и передачи сведений между отдельными людьми или их группами.

Организационная коммуникация – это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большому числу людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности подразделений организации, позволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управления.

Цель исследования заключается в том, чтобы разобраться, какова роль коммуникационного процесса в организациях.

Задачи исследования состоят в том, чтобы определить, что такое организационные коммуникации и какое значение они играют в управлении организацией, возникновение каких барьеров может затруднить и замедлить процесс коммуникации, а так же какие существуют способы преодоления коммуникационных барьеров.

Объектом исследования выступает процесс коммуникации в организациях.

Предметом исследования является значение организационных коммуникаций, их особенности и типы.

 

 

1 ПОНЯТИЕ И ОСНОВНЫЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ КОММУНИКАЦИЙ

1. Понятие и процесс коммуникации в организации

Прежде чем дать определение понятия процесса коммуникаций нужно дать понятие информации. Т.к. понятие «информация» напрямую связано с определением коммуникации. Под информацией понимается совокупность сведений и сигналов о процессах и явлениях, протекающих во внешнем окружении и самом организме человека, все поведение человека обусловлено определенной полученной, усвоенной и обработанной им информацией. Управленческая же информация – это совокупность сведений о состоянии и процессах, протекающих внутри и вне организации.

Коммуникации в организационном контексте включают взаимодействие между людьми. Это процесс обмена информацией и передачи сведений между отдельными людьми или их группами. Организационная коммуникация – это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности подразделений организации, позволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управления [16].

Качество обмена информацией может прямо влиять на степень реализации целей. Эффективные коммуникации необходимы для успеха индивидов и организаций.

Эффективные коммуникации – это такой обмен информацией, на основе которого руководитель получает возможность принятия эффективных решений и доводит принятые решения до сотрудников.

В самом обычном виде, коммуникационный процесс – это обмен информацией между двумя или более людьми. Основная цель этого процесса – обеспечение осмысления информации, являющейся предметом обмена. Однако эффективности общения участвовавших в обмене людей сам факт обмена информацией не гарантирует.

Любая организация осуществляет коммуникацию с внутренней и с внешней аудиторией. Внутренняя аудитория нуждается в особой информации об организации, и организация должна учитывать информационные потребности своих служащих. Что касается внешних аудиторий организации, то здесь она должна нарисовать для них четкую картину того, что представляет собой организация, каковы ее цели и задачи, какова ее миссия, каковы ее планы. Организация должна стремиться использовать наилучший способ для понимания всего этого как ее внутренней, так и внешней аудиторией [10].

Посредством процесса коммуникации члены каждой организации обмениваются сообщениями, используя общую систему символов, результатом чего служат разделяемые ими значения и смыслы. Коммуникация, и это особенно важно подчеркнуть, помогает членам определенной организации осознать их «отдельность» от тех, кто не принадлежит к ней. Это особенно касается партийных организаций, риторика и коммуникативный стиль которых отличаются. Усвоение языка, как и усвоение идеологии определенной политической группы, означает, что человек стал полноправным членом этой группы. Почему в организациях, особенно в политических, коммуникации придается такая значимость? Ответ очень прост: коммуникация помогает им достичь своих целей.

 Таким образом, в основе деятельности любой организации лежит коммуникация, происходящая на четырех уровнях: интраперсональном (представляющем собой когнитивный процесс), интерперсональном (коммуникация двух человек). Затем следует коммуникация на уровне «группа–индивид» и «индивид–группа», и следующий уровень – это «группа–группа» (коммуникация между командами, подразделениями, филиалами), т.е. коммуникация между деловыми и политическими организациями. [5, 138]

 К двум дополнительным, более сложным уровням коммуникации обычно относят организационный, когда в результате взаимодействия четырех предыдущих уровней коммуникации формируется система коммуникационного взаимодействия для принятия решений, базирующаяся на основе получения и обработки определенных объемов информации. Основные типы организационных информационных систем следующие:

– операционная информация (информационные потоки, связанные с повседневными задачами и работой в организации);

– регуляторная информация (информационные потоки, помогающие в определении целей и задач, принятии решений, распределении служебных ролей в организации и т.д.);

– информация по поддержанию и развитию организации (взаимодействие всех информационных потоков, способствующих поддержанию и развитию организации) [5, 142].

Специалисты по коммуникациям считают, что наиболее важным фактором, нарушающим «общность» в коммуникациях между источником и получателем информации, являются изменения, которые происходят в ее кодировании и расшифровке. Наиболее эффективные коммуникации устанавливаются в том случае, когда процессы кодирования и расшифровки информации являются единообразными. Когда эти процессы становятся разнородными, коммуникации разрушаются. Н. Винер назвал эту проблему энтропией, т. е. тенденцией процессов человеческого общения к распылению. Такая тенденция возникает в том случае, когда работники организации имеют различный опыт, используемую лексику, знания, интересы и т. п. В результате этого возникают барьеры для эффективных коммуникаций, что выражается в неточном соответствии кодирования и расшифровки [5, 147].

Коммуникативный поток может перемещаться в горизонтальном или вертикальном направлении. Вертикальное направление, в свою очередь, подразделяется на нисходящее и восходящее.

Нисходящее направление. Коммуникативный поток, который перемещается от одного уровня в группе или организации к другому, более низкому уровню, является нисходящим. Он используется руководителями групп для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах с тем, чтобы выделить проблемы, требующие внимания, предложить варианты обратной связи по результатам работы. При этом, чем больше уровней проходит информация, тем меньше вероятность того, что она не будет искажена. Наиболее характерным примером является общение начальника со своими подчиненными.

Восходящее направление. Восходящая информация в организациях перемещается от более низкого к более высокому уровню. Она используется для обратной связи подчиненных с руководством с целью информирования о результатах работы и текущих проблемах. Служит средством доведения до сведения руководителей мнения работников. Руководители полагаются изданную информацию при анализе того, как улучшить положение дел в организации. В некоторых организациях восходящая информация используется руководителями более низкого звена для информирования средних и высших руководителей (например, подготовка отчетов), при проведении обсуждений, где работники получают возможность рассматривать проблемы со своим руководителем или с представителями высшего руководства.

Горизонтальное направление. Когда общение происходит между членами одной группы или рабочей группы одного уровня, между руководителями или исполнительным персоналом одного уровня, то такой коммуникационный процесс называется горизонтальным. Данный процесс необходим, так как позволяет экономить время и обеспечить координированность действий. В одних случаях такое общение является формальным и обязательным, в других – происходит спонтанно [22].

В процесс организационной коммуникации входят некоторые обязательные элементы организации.

В организациях источником коммуникации обычно являются сотрудники со своими идеями, намерениями, информацией и целью коммуникации.

Кодирование – это перевод идей источника коммуникации в систематический набор символов, на язык, выражающий его цели. Функция кодирования – обеспечение формы, в которой идеи и цели могут быть выражены как передача сигналов.

Передача сигнала. Цель источника коммуникации выражена в виде сигнала, форма которого зависит в значительной мере от используемого канала.

Каналы относятся к передаточным механизмам от источника коммуникации к получателю информации. В организациях это может быть устное обращение друг к другу, телефонные разговоры, неформальные связи, групповые собрания и др.

Расшифровка – прием. Чтобы процесс коммуникации был завершен, необходимо, чтобы сигнал был расшифрован. Каждый получатель информации интерпретирует (расшифровывает) сигнал, используя опыт и предлагаемые рекомендации. Чем ближе закодированный сигнал к цели, поставленной источником, тем более эффективна коммуникация.

Обратная связь. Источник коммуникации надеется, что его сигнал будет иметь высокую степень точности. Поскольку точность сигнала редко совершенна, желательно обеспечение обратной связи в коммуникационном процессе. Односторонняя связь является более оперативной, чем двусторонняя. Однако двусторонняя связь гораздо более точная. Петля обратной связи обеспечивает канал для ответа получателя информации, что позволяет источнику коммуникации определить, был ли получен сигнал. С помощью обратной связи руководитель может оценить, насколько эффективно он осуществляет коммуникацию, а также повысить точность сигналов в будущих коммуникациях [17, 528].

Помехи и барьеры, нарушающие качество сигнала. В деятельности организации к ним относятся:

1) отвлечения;

2) неправильная интерпретация со стороны получателя или источника информации;

3) различные значения, придаваемые одним и тем же словам различными людьми (семантические проблемы);

4) статусное различие между руководителями и подчиненными в восприятии организационной дистанции, вследствие чего расширяется коммуникационный разрыв между ними;

5) получатель информации слышит только то, что хочет услышать (ценностная оценка). Можно добавить и случаи, когда не понят шифр; когда получатель не увязывает информацию с положением лица, посылающего ее; когда при передаче обнаруживаются так называемые шумы [5, 530].

Коммуникация в организациях – это сложный и динамичный процесс. Он может рассматриваться как действие, как взаимодействие и как собственно процесс. В зависимости от этого и различаются модели коммуникации.

Коммуникация как действие. В этой модели источник коммуникации разрабатывает послание, состоящее из символов. Символы затем превращаются в сигналы, или кодируются. Сигналы посылаются через каналы для получателя информации, который их расшифровывает или интерпретирует. Модель также включает звук, который влияет на процесс.

Коммуникация как взаимодействие. Введение элемента обратной связи ознаменовало переход ко второму типу модели – коммуникации как взаимодействия. Данная модель неоднократно критиковалась за неточность. Более поздние модели были разработаны таким образом, чтобы отражать весь процесс и динамику коммуникаций между людьми.