Управленческая отчетность

Внутренний управленческий контроль содержит методы и способы, которые помогают управлению, планированию и контролю за хозяйственной деятельностью предприятия, подразделений и внутри них. В ООО «Газпром трансгаз Нижний Новгород» примером может служить бюджетирование и составление отчетов, нормативный метод учета затрат.

Внутренний управленческий контроль сосредоточивает свое внимание на элементах предприятия - отделах, службах, цехах, участках, бригадах, называемых центрами ответственности. Поскольку у каждого центра ответственности имеются свои цели, то для их осуществления они вырабатывают свою стратегию. Иногда такую процедуру управления называют стратегическим планированием.

Но, по существу, стратегическое планирование не входит в систему внутреннего управленческого контроля, так как стратегия предприятия достаточно стабильна по причине редкого появления дополнительных новых возможностей или трудностей в достижении целей.

Поэтому внутренний управленческий контроль в большей мере представляет собой процесс, с помощью которого управленцы оказывают влияние на работников организации для действительного выполнения организационной стратегии. На управленческий контроль  воздействуют факторы окружающей среды: существо организации, правила, направления и процедуры по управлению деятельностью членов организации, культура организации, внешняя среда.

Существо организации — люди, работающие совместно для достижения одной или нескольких целей. Имеются две системы контроля за существом организации: механическая и сметного контроля.

Механическая система контроля действует чаще всего в текущий период. Ее суть:

1) регулярная проверка работы  подчиненных;

2) выявление отклонений с помощью  механических и автоматических устройств;

3) регулирование на основе измеренных  фактических результатов, полученных после проведения работы (Рисунок 3.1).

 

 

Автоматическое регулирование

Рисунок 3.1 - Схема действия механического контроля

Система сметного контроля использует элементы механического контроля и обратной связи. Она неразрывно связана с планированием и потому применяется как в текущий период, так и в долгосрочной перспективе.

Механическая система и система сметного контроля организуются по-разному - в зависимости от типа управления: с обратной или прямой связью. Обратная связь предусматривает «вход» и «выход». Под «входом» понимаются ресурсы: материальные, трудовые, финансовые. Под «выходом» - товары, услуги и затраты на их проведение.

Такая связь включает в себя контроль путем сопоставления этических данных с плановыми, корректировку плановых данных в случаях выявления отклонений.

В данной системе фактические показатели сравнивают со сметными (стандартными) и осуществляют корректирующие действия с целью приведения в соответствие сметных показателей с будущими результатами.

Управление с прямой связью предусматривает оценку ожидаемого уровня объема производства и затрат и сопоставление с показателями планирования того или иного момента в будущем. При выявлении отклонений предпринимают определенные действия для того, чтобы свести эти отклонения к минимуму. Основная цель - предупредить ошибки и решить поставленные задачи в будущем.

При управлении с прямой связью первостепенное значение имеют сметы. Сметы составляют, ориентируясь на желаемые результаты в будущем. В них вносят коррективы при принятии альтернативных решений до тех пор, пока смета не будет отражать планируемые результаты.

В ООО «Газпром трансгаз Нижний Новгород» элементами системы внутреннего управленческого контроля являются как управление с обратной связью, так и управление с прямой связью.

Правила, направления и процедуры по управлению деятельностью членов организации вырабатываются каждым предприятием и существуют физически (охранные устройства, компьютерные пароли др.), записаны в инструкциях, стандартах, в виде устных указаний начальников и др. существует и на данном предприятии.

Действенность системы управленческого контроля определяется культурой организации со своими нормами поведения, традициями, отношениями с общественными организациями.

Характер системы внутреннего контроля зависит от внешней среды. Заказчики, поставщики, конкуренты, общество, государственные органы и другие   внешние   стороны   постоянно   вступают  во   взаимоотношения   с предприятием и влияют не только на информационную систему, ориентированную на внешних пользователей, но и на построение системы внутреннего контроля.

3.2 Совершенствование внутренней  отчетности в соответствии с  международным опытом

 

В зарубежной практике широкое распространение получило использование автоматизированных систем при составлении внутренней управленческой отчетности. С проблемой электронной внутренней управленческой отчетности тесно связана проблема электронного документооборота.

В настоящее время различными зарубежными фирмами разработано и внедрено большое количество автоматизированных систем управления документацией (АСУД), характеризующихся специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. В этих разработках отсутствует унифицированная терминология. Продукция фирм-производителей именуется как: «Система автоматизации документооборота и внутренней отчетности», «Компьютерная система автоматизации делопроизводства и документооборота», «Система управления делопроизводством и внутренней отчетности», «Распределённая система управления документами», «Электронный архив» и т.п. Разнообразие в названиях систем говорит лишь о том, что сегодня эта область информационного рынка еще не оформилась в качестве самостоятельного сегмента и в ряде случаев продукты АСУД появляются как сопутствующие разработки или побочный продукт при решении других, более сложных задач.

Тем не менее, число АСУД растет достаточно быстро. Но в этом секторе информационной индустрии не отлажена система мониторинга разработок, появляющихся на рынке, нет четко функционирующей системы их лицензирования и сертификации.

Принципы разработки и критерии выбора АСУД. Рассмотрим основные тенденции в разработках АСУД. Для создания полноценного продукта важен системный подход, который позволяет после внедрения АСУД говорить о комплексном решении задачи документационного обеспечения управления в организации.

Необходимо определить, специализированная это система или общего назначения. То есть, разработана она специально для ДОУ или же наряду с другими назначениями может быть приспособлена для выполнения (или попутно выполняет) задачи ДОУ. Кроме того, важное значение для потребителя имеют стоимость системы и масштаб организации, в которой ее можно применить, объем документооборота.

При выборе потребителями необходимой системы, прежде всего, следует учесть, для какого типа управленческой структуры подбирается АСУД. Можно выделить следующие категории потребителей:

- сложные иерархические структуры (министерство, ведомство, корпорация, банк и т. п.);

- территориальные органы управления (администрации городов, субъектов Федерации, муниципалитетам т. п.);

- коммерческие и некоммерческие  организации среднего и низшего  уровня.

Эта систематизация носит условный характер, но в целом поглощает основные типы потребителей АСУД. Для каждой из названных групп потребителей существует целый ряд предложений.

Сформулируем требования к современной системе управления документацией в организации.

Прежде всего, АСУД должна выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов.

Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований.

АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически. Система также должна помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа.

АСУД в современных условиях должна быть способна к расширению по определенным компонентам (количество технических устройств и технологий, количество документов, объем информации, количество пользователей) и уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей внутренней отчетности.

 

 

Заключение

 

Управленческий учет и внутренняя отчетность образуют единую систему для принятия управленческих решений на предприятии. Данные управленческого учета и внутренней отчетности используются для принятия необходимых и правильных решений. Управленческая отчетность - внутренняя отчетность, т. е. отчетность об условиях и результатах деятельности структурных подразделений предприятия, отдельных направлениях его деятельности, а также результатах деятельности по регионам.

Целью составления управленческой отчетности является удовлетворение информационных потребностей внутрифирменного управления путем предоставления стоимостных и натуральных показателей, позволяющих оценивать и контролировать, прогнозировать и планировать деятельность структурных подразделений предприятия (отдельные направления его деятельности), а также конкретных менеджеров.

Цель составления внутренней отчетности обусловливает ее периодичность и формы, а также набор показателей. Точность и объем приводимых данных зависят от организационно-технологических и экономических особенностей, присущих предприятию и конкретному объекту управленческого учета, цели управления применительно к данному объекту учета. В связи с этим разработка внутренней отчетности является главной задачей предприятия. Содержание, формы, сроки и обязанности представления этой отчетности, а также пользователи зависят от условий хозяйствования на конкретном предприятии.

Система управленческой отчетности - один из наиболее сложных и важных элементов управленческого учета, позволяющий руководству предприятия, с одной стороны, понять пределы своих возможностей в получении необходимых сведений от исполнителей, а также возможностей информационной и технической служб, а с другой стороны - получить эти сведения оформленными надлежащим образом, т. е. в том виде, в котором ими удобно пользоваться для принятия управленческих решений.

Кроме того, система управленческой отчетности - это результат деятельности любой системы управленческого учета или, иначе говоря, продукт ее деятельности, то, для чего она создается на предприятии.

В системе управления деятельностью предприятия внутренняя отчётность подразделений является важнейшим инструментом контроля, представляя собой синтезированную и обобщенную информацию.

Внутренняя отчетность подразделений ООО «Газпром трансгаз Нижний Новгород» - это система взаимосвязанных показателей характеризующая результаты деятельности подразделений за определённый промежуток времени.

Различие выполняемых функций отдельными подразделениями ООО «Газпром трансгаз Нижний Новгород» определяет состав и содержание информации, включённой во внутреннюю отчётность.

Информационная отчетность в рассматриваемом нами предприятии чаще всего составляется по запросу и используется для информирования руководства о происходящих событиях. Данные отчетности необходимы, чтобы обратить внимание администрации и предпринять какие-либо действия с её стороны.

На основе внутренней отчетности принимаются решения на всех уровнях управления ООО «Газпром трансгаз Нижний Новгород». Важным элементом здесь является время, которое проходит от получения отчета до выработки решения и претворения его в управляющие действия. Существенное значение при этом имеют доступная форма внутреннего отчета, расположение и подача соответствующей информации. Не может быть стандартного набора внутренней отчетности с едиными формами и информационной структурой. Внутренняя отчетность индивидуальна, и шаблонный подход в данном случае неуместен.

Внутренний управленческий контроль сосредоточивает свое внимание на элементах предприятия - отделах, службах, цехах, участках, бригадах, называемых центрами ответственности.

В ООО «Газпром трансгаз Нижний Новгород» элементами системы внутреннего управленческого контроля являются как управление с обратной связью, так и управление с прямой связью.

Действенность системы управленческого контроля определяется культурой организации со своими нормами поведения, традициями, отношениями с общественными организациями.

Важнейшим направлением совершенствования внутренней отчетности является внедрение полностью электронного документооборота, что позволит организовать на предприятии автоматизированную систему управления документацией. Учет в настоящее время достаточно компьютеризирован, но электронной выгрузки бухгалтерской (финансовой) отчетности, обмена расчетно-платежными документами, а также использование электронных счетов-фактур явно недостаточно для эффективного управления предприятием и своевременного рационального принятия управленческих решений.

АСУД обеспечит выполнение всех задач документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов.