Анализ формирования дел в организации

Содержание

 

Введение	3
Глава 1.Систематизация и  учет документов в организации	5
1.1. Основа развития формирования дел в организации	5
1.2. Анализ организации  документооборота	9
1.3. Формирование текущих дел	11
Глава 2.	15
2.1. Основные правила формирования дел в организации	15
Заключение	20
Список литературы	22
Приложение А	23

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

В сфере рыночной экономики  очень важно правильно построить  работу с документами, чаще всего  успех фирмы зависит от правильно  организованной службы делопроизводства. Делопроизводство существует в каждой организации, независимо от направления её деятельности, правовой формы и т.д. Основной задачей делопроизводства является организация работы с документами. Однако, нельзя сказать, что в каждой организации делопроизводство организовано идеально, отвечая всем требованиям и стандартам. Зачастую, всю работу, связанную с делопроизводством и документооборотом, выполняет один сотрудник, который ограничивается базовым набором функций, таких как, например, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, а также регистрацией приказов руководителя.

В ежедневной практической деятельности руководителям организаций, структурных подразделений, работникам служб делопроизводства приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с разработкой и изданием документов, регламентирующих управленческую и хозяйственную деятельность организации, регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием дел, определением сроков хранения, передачей в архив или оформлением уничтожения.

В организации любой  организационно-правовой формы собственности  без правильной постановки делопроизводства, знания его нормативно-методической базы, невозможно справиться с потоком  документов, быстро найти требуемый  документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность.

Целью написания данной курсовой работы является рассмотрение процесса формирования и хранения дел в делопроизводстве.

Объектом исследования является систематизация дел в организации.

Предмет: анализ формирования дел в организации, и основные правила при формировании документации.

Для достижения цели исследования необходимо решить следующие задачи:

• проанализировать различные источники информации по теме исследования;
• рассмотреть основы систематизации и учета документов в организации;
• выделить основные аспекты при формировании и оформлении дел в организации;
• выделить основные правила формирования дел в организации.

Методами исследования в данной работе является: метод сравнительного анализа, статистический метод.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Систематизация и учет документов в организации

1.1. Основа развития формирования дел в организации

У нас в стране, в  связи с развитием автоматизации  управленческих процессов, разработаны унифицированные системы документации. Определение, назначение, состав унифицированной системы документации устанавливаются стандартами. Документы различных систем должны иметь унифицированную форму.

Унифицированная система  документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унифицированные формы  документов разрабатываются и утверждаются министерствами и ведомствами. Они  обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях независимо от формы собственности. Министерство здравоохранения разрабатывает медицинские документы, Государственный комитет по статистике – формы первичной учетной и отчетной документации.

Согласно положениям ГОСТ 15489-1—2007 документы позволяют предприятиям осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и подотчетно; предоставлять услуги последовательно, а также беспристрастно; обеспечивать, документировать формирование политики; принятие управленческих решений; обеспечивать согласованность, непрерывность, производительность управленческо-деловой деятельности; повышать эффективность деятельности всей организации; обеспечивать бесперебойность деятельности при чрезвычайных ситуациях; соблюдать требования законодательства плюс регулирующей среды, в том числе в области архивной, аудиторской или надзорной деятельности; обеспечивать защиту, поддержку в судебных делах, включая управление рисками, связанными с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации; защищать интересы организации, а также права сотрудников, всех заинтересованных сторон; документировать текущие или будущие научно-исследовательские/ опытно-конструкторские работы, деятельность по развитию, разработки или достижения, а также исторические исследования; предоставлять документированные доказательства деловой, личной и общественной деятельности; обеспечивать деловое, персональное, социальное своеобразие; сохранять корпоративную, индивидуальную память, память общества.

Росархив РФ разработал систему хранения документов делопроизводстве организации и в ведомственном  архиве, нормативные сроки хранения документов. "Основные правила работы архивов организаций" от 06.02.2002 являются одним из основных нормативных документов, закрепляющие систему хранения документов в делопроизводстве и архиве. В них регламентирована технология сохранности документов. В этот нормативный документ включены требования к номенклатурам дел, включая порядок их составления, согласования, утверждения, использования и хранения. Правила закрепляют общий принцип формирования дел (подшивки документов), в том числе личных дел, порядок организации и проведения экспертизы ценности документов (отбора на хранение и уничтожение), порядок и методику подготовки дел к передаче в архив, правила подготовки описей [5; 103].

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию  документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел  и формирование дел. Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранения. Нормативным документом, закрепляющим сроки хранения, является "Перечень типовых управленческих документов, использующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения". Перечень регламентирует работу центральных и ведомственных архивов, а также архивов организаций. Перечень предназначен в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение типовых управленческих документов, то есть общих для всех или большинства организаций. Сроки хранения документов, данные в Перечне, распространяются на все организации независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или не поступают. Для осуществления делопроизводства в организации можно использовать, как руководство "Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти".

В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного  хранения, со сроком хранения свыше 10 лет  и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год. После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата составления. Номенклатура составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение, и согласовывается с архивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель предприятия. Если документы поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, принимающий дела данной организации, и только после этого утверждается руководителем организации.

"Дело: Совокупность  документов или документ, относящихся  к одному вопросу или участку  деятельности, помещенных в отдельную  обложку" ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и  определения» от 27 февраля 1998 г.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел. "Формирование дела: Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела". ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» от 27 февраля 1998 г. После того как документы исполнены, они помещаются в соответствующие дела и систематизируются внутри них. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа.

В дела подшиваются только исполненные документы, в которых  заполнен реквизит "Отметка об исполнении и направлении документов в дело", по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Документ должен быть подшит в дело в течении 10 дней после сдачи его исполнителем. Контроль сроков и правильности оформления дел обеспечивает служба ДОУ организации.

Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор). Большое значение имеет правильное расположение документов внутри дела. От того, в какой последовательности они располагаются, во многом зависит время поиска необходимой информации.

Документы систематизируются  в делах в соответствии с определенными  принципами. Наиболее существенными  и практически наиболее удобными являются: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный. Они могут варьироваться и комбинироваться.

Чаще других используется вопросный (вопросно-логический) принцип, согласно которому документы располагают  в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такая систематизация совпадает  с хронологическим расположением документов [5; 105].

 

 

 

 

 

 

1.2. Анализ организации документооборота

Для того чтобы привести систему ДОУ в состояние, соответствующее

современным нормативным  требованиям, необходимо провести её анализ. Целью такого анализа в организации (подразделении) является:

  • классификация  и оптимизация состава применяемых  в деятельности

     организации  (подразделения) форм документов,

  • упорядочение, в  целом, ДОУ организацией,

  • оптимизация  документооборота,

  • повышение эффективности использования компьютерных технологий.

Анализ состояния ДОУ, в целом,    и организации документооборота, в частности, должен проводиться в несколько этапов:

     1.    Построение структурной схемы  предприятия, цель:

           •     определить место  службы ДОУ, ее подчиненность, состав

           должностных лиц в службе ДОУ;

           •     выявить особенности  подготовки и принятия решений  в

           системе управления организацией.

      2. Построение  схемы информационных потоков  в организации (в

           привязке к организационной структуре), цель:

           •     определить состав  исходной информации, получаемой  в

           виде документов, при решении  задач управления,

               • определить состав выходной  информации, оформляемой в

               виде документов, всю информацию желательно представить в

               виде схемы;

               • получить    данные     о   важности       обрабатываемой    и

               циркулирующей          документированной           информации,

               используемой в управлении;

               • приблизительно       оценить    объем       документооборота

               (проверить, проводится ли в  организации такая оценка

               систематически),   подсчитать,   сколько      и   каких   видов

              документов оформляется, какие способы доставки и отправки

              используются.

     3.      Описание      порядка       документирования          управленческой

деятельности в организации, цель:

          • определить        правила        классификации      организационно-

          распорядительных документов организации;

          • выявить, на кого возложена  ответственность за подготовку,

          согласование, подписание и утверждение  каждого документа.

4. Анализ порядка документирования на соответствие современным

нормативным требованиям  и методическим рекомендациям, цель - выявить