Функции управления закупками

Федеральное  государственное  бюджетное  учреждение

высшего профессионального образования

«Финансовый Университет при Правительстве Российской Федерации»

(Финуниверситет)

 

 

 

 

 

 

 

Реферат

По дисциплине : «Информационные системы управления производственной компанией»

Тема : «Функции управления закупками»

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил:

Студент: Крикунова Валерия Сергеевна

Курс: 3

Факультет учетно-статистический

Направление: бизнес-информатика

Руководитель:

Зиновьева Лариса Васильевна

 

 

 

 

 

 

Краснодар 2014 г.

Основные функции и методы управления закупками

 
К основным логистическим функциям, реализуемым в цикле управления закупками, относятся: 

1. Планирование потребности в материальных ресурсах – определение вида, объёма и срока закупки материальных ресурсов, времени их оплаты, а также планирование условий поставок: цен, лизинговых и авансовых платежей, скидок, условий кредита, доставки материальных ресурсов и частоты закупок (разовые, регулярные или эксклюзивные).
2. Выбор стратегии и метода закупок.
3. Исследование рынка закупок с целью определения потенциальных поставщиков, а также затрат на приобретение и доставку необходимых материальных ресурсов.
4. Оценка потенциальных поставщиков, разработка политики коммуникации (установления контрактов) и выбор оптимального поставщика.
5. Подготовка и размещение заказов на закупку у конкретных поставщиков на основе разовых контрактов, генеральных договоров на несколько поставок, долгосрочных договоров и открытых контрактов, выбор каналов движения материальных ресурсов от поставщика к потребителю.
6. Формирование бюджета и финансового плана закупок материалов с последующим контролем их реализации.
7. Осуществление закупок – оплата, погрузка и доставка материальных ресурсов от поставщика на склад предприятия с максимальным использованием грузоподъёмности транспортных средств и минимальными тарифами.
8. Сопутствующий сервис (приёмка, тарирование, складирование, хранение, транспортировка к цехам, участкам и рабочим местам).
9. Контроль запасов материальных ресурсов и своевременность их пополнения.
10. Контроль поставок и оценка выполнения условий договоров по количеству, цене и качеству материальных ресурсов, срокам и параметрам сервиса поставок.

 
Второстепенными функциями в управлении закупками являются: 

• устранение потерь при доставке материальных ресурсов, потерь от брака в производстве готовой продукции;
• максимальное сокращение отходов производства и эффективное использование вторичных материальных ресурсов;
• транспортировка возвратной тары;
• исключение промежуточного складирования и минимизация уровня запасов материальных ресурсов на складах предприятия.

 
Реализация каждой функции сопровождается определёнными затратами. Общие издержки закупочной деятельности складываются из затрат на выполнение всех операций логистического цикла управления закупками: 
 
Сзак = Сзп + Смр + Ссер ,  
 
где Сзп – затраты на обработку заказов потребителей; 
 
Смр – издержки на приобретение и доставку материальных ресурсов; 
 
Ссер – сервисные затраты.  
 
Оптимизация общих затрат в данном цикле – главная цель управления закупками. 
 
На первом этапе управления закупками логистический менеджер выбирает эффективную стратегию и оптимальный метод закупки. К основным стратегиям относятся:  

1.  
   ^ Стратегия поиска материальных ресурсов в зависимости от количества поставщиков – один, два или множество.
2.  
   Стратегия, учитывающая объект закупки – закупка отдельных элементов или комплектов материальных ресурсов.
3.  
   Стратегии в зависимости от географической зоны охвата – локальные или глобальные закупки.
4.  
   ^ Стратегии, учитывающие время поставки:

 
а) «своевременная» стратегия – закупка материальных ресурсов к моменту их непосредственного использования, требующая надёжных поставщиков, которые обеспечивают компанию материальными ресурсами высокого качества в указанный срок. При реализации данной стратегии поставки с избытком или недостатком практически исключаются, поскольку рассчитывается оптимальный объём заказа. Поставщики должны использовать стандартную тару и упаковку, обеспечивающие сохранность материальных ресурсов; 
 
б) стратегия форвардной сделки – приобретение материальных ресурсов вперёд с отсрочкой поставки, в результате чего компания страхует себя от возможного повышения цен на материальные ресурсы в будущем; 
 
в) стратегия осреднения цены – закупки осуществляются с фиксированными в году интервалами (например, раз в квартал) по цене, средней за интервал (это наиболее распространённая стратегия закупок в России). 
 
В соответствии с избранной стратегией определяют метод закупок. Сравнительный анализ методов закупок представлен в табл. 1. 
 
Таблица 1 
 
Сравнительный анализ методов закупок материальных ресурсов

Название	Сущность	Преимущества	Недостатки
Закупка по долгосрочному контракту	Частные поставки материальных ресурсов по мере необходимости в производстве	Ускорение оборота капитала; снижение уровня запасов до нулевого	Жёсткие требования к качеству материальных ресурсов, срокам и объёмам поставки
Оптовые закупки	Поставка материальных ресурсов большой партией за один раз	Торговые скидки, гарантия поставки всей партии, упрощение документооборота	Большая потребность в складских помещениях, рост запасов и затрат, замедление оборота капитала
Регулярные закупки	Поставка материальных ресурсов мелкими партиями в течение заданного периода	Ускорение оборота капитала, экономия площади склада	Рост затрат и вероятность заказа избыточного количества материальных ресурсов
Оперативные закупки по котировочным ведомостям	Поставка дешёвых, часто используемых материальных ресурсов заданного объёма	Ускорение оборота капитала, своевременность доставки, снижение затрат на хранение материальных ресурсов	Постоянный контроль уровня запасов материальных ресурсов
Закупка с немедленной сдачей	Поставка редко используемых материальных ресурсов различными поставщиками	Своевременность и точность поставки, снижение затрат на хранение	Рост затрат, связанных с детальным оформлением документов при заказе

 
 
Одним из главных критериев выбора оптимального метода закупок является принцип минимизации затрат на закупки материальных ресурсов и содержание складских запасов. Для его реализации логистический менеджер использует различные экономико-математические и статистические методы (модели). Рассмотрим два основных метода.

 

2. АНМ-анализ 
 
Модель АНМ разработали североамериканские учёные Arrow, Harris, Marshak. Она предназначена для определения оптимального объёма поставки материалов и количества поставок в году. Данная модель базируется на принципе минимизации общих годовых затрат, которые складываются из постоянных (на закупку) и переменных (на обслуживание складских запасов материальных ресурсов). Функция общих затрат записывается в виде уравнения: 
 
ТС(Q) =   
 
где P – цена единицы материала, ден. ед.; 
 
М –годовая потребность в материале, физ. ед.; 
 
К – постоянные расходы на приобретение партии материалов, ден. ед.; 
 
Q – объём партии поставки материалов (постоянное количество материалов, которое можно закупить через равные промежутки времени), физ. ед.; 
 
l – норма расхода на хранение материала, %; 
 
r – альтернативная стоимость хранения материалов на складе, равная ставке банковского процента по депозиту, %. 
 
В результате дифференцирования данной функции получают оптимальный объём поставки (или заказа) материалов: 
 
Qопт =   
 
Тогда количество поставок в году составит: n = M/Qопт.