Отчет по практике в ФГБУ «Россельхозцентр»

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ОРЕНБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ МЕНЕДЖМЕНТА»

 

 

 

 

 

Кафедра информационных технологий

 

U

 

Отчет по практике

 

на тему «Проект внедрения «1С:Документооборот» в деятельность ФГБУ «Россельхозцентр»

 

 

 

Выполнила студентка 

очной формы обучения

специальности «Информационный  менеджмент»

пятого курса 51 группы                                 _________          Г. Р. Рашитова

                                                (подпись)

 

 

Руководитель  работы

                                                                          _________         Т. В. Корецкая

                                                     (подпись)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Оренбург

2012

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ОРЕНБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ МЕНЕДЖМЕНТА»

 

Аннотация

 

на дипломную Uработу: Рашитовой Гульнары Рустамовны

на тему: Проект внедрения «1С:Документооборот» в ФГБУ «Россельхлзцентр» по Оренбургской области

 

Исполнитель 

студентка группы ИМ-51                  __________   Г. Р. Рашитова       

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

Введение……………

1. Сущность и классификация документооборота……………………..
1. Классификация документооборота
2. Программное обеспечение документооборота
3. Анализ использования документооборота на предприятиях
2. Характеристика компании
1. Организационно-экономическая характеристика
2. Анализ деятельности компании
3. Программное обеспечение компании
3. Внедрение 1С в деятельность компании
1. Обоснование выбора платформы 1С
2. Этапы внедрения
3. Эффективность

Заключение

Библиографический список

Приложение  А - Название

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Уже сегодня  информация становится важной составляющей не только производственного процесса, но и затрагивает все бизнес-процессы на предприятии, включая и управленческие. Информация, в отличие от других видов ресурсов, в частности природных, не убывает со временем, а, наоборот, ее объем постоянно увеличивается, создавая условия для накопления опыта, способствуя выработке обоснованных управленческих решений. И все более актуальным становится исследование информационного общества, информатизации и ее последствий, решение методологических проблем информатизации.

Документооборот имеет ключевое значение, поскольку  является средством обмена информацией в системе управления.

Важно не только детально знать деловой процесс  компании, но и правильно обеспечить управленческие процедуры соответствующими документами. Формализованный документооборот  минимизирует зависимость от человеческого  фактора. Новый сотрудник, попадая в компанию, должен иметь возможность изучить организацию документооборота и оперативно участвовать в нем.

В свете информатизации всех бизнес-процессов организации, становится особенно важным автоматизация  документооборота.

Электронный документооборот позволяет достичь следующих преимуществ:

1. Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы.
2. Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
3. Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
4. Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
5. Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
6. Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Особенно эти  преимущества становятся заметными  в конкурентной борьбе небольших  организаций, для которых минимизация расходов на обеспечение бизнес-процессов наиболее важна.

Объект исследования

Предмет исследования

Таким образом, целью исследования является изучение особенностей документооборота в ФГБУ «Россельхозцентр» в Оренбургской области, анализ и разработка проекта внедрения «1С:Документооборота».

Для реализации данной цели необходимо решить ряд  задач:

• охарактеризовать ФГБУ «Россельхозцентр» в Оренбургской области и рассмотреть ее организационную структуру;
• проанализировать возможности современных систем электронного документооборота и обоснование выбора «1С: Документооборот»U

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Сущность и классификация документооборота

 

1.  Классификация документооборота

Документооборот - движение документов, в организации начиная с момента их создания или получения вплоть до завершения исполнения и отправления.

Системы документооборота хранят документы, ведут их историю, обеспечивают их движение по организации, позволяют отслеживать выполнение того, для чего документ готовился. В организации, где внедрена система документооборота, не бывает просто решений, поручений или приказов. Бывают документы, содержащие решения, поручения и т. д. Документ является базовым инструментом управления: все управление в организации осуществляется через документы.

Любой документ в системе  документооборота снабжается «карточкой»  наподобие библиотечной. Обычно конкретный набор полей в карточке привязан к типу документа. Хранилище системы  электронного документооборота можно  представить себе в виде базы данных, хранящей содержимое полей карточек и некоторого хранилища для самих документов.

Обычно путают два  термина: «делопроизводство» и «документооборот». Часто можно услышать фразу «это не система документооборота, а система  делопроизводства». Или наоборот.

Делопроизводство - это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального набора правил работы с документами. Существуют системы документооборота, которые можно настроить на необходимые правила делопроизводства.

Но есть системы, которые  изначально ставили своей целью поддержку именно этих правил и в этом смысле не обладают более общими функциями в достаточной мере для того, чтобы их можно было назвать системами документооборота.

С другой стороны, свод правил делопроизводства, который принят в  России, довольно обширен, и настройка системы документооборота на эти правила - задача не тривиальная.

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией:

• протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности);
• оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.
• исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.
• исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива

Любая система документооборота может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта.

Категории систем документооборота:

1. Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы - ЭА). Электронный архив - это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации. Некоторые системы особенно выделяются за счет развитых средств полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск. Другие – за счет эффективной организации хранения: HSM, поддержка широкого диапазона оборудования для хранения информации.
2. Системы с развитыми средствами workflow (WF). Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая «жесткая маршрутизация»). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом «работа» (work). Системы такого типа называют системами workflow - «поток работ» (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.
3. Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Эти «гибридные» системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Для управления организацией нужна как «жесткая», так и «свободная» маршрутизация, когда маршрут движения документа назначает руководитель («расписывает» входящий документ), поэтому обе технологии в том или ином виде могут присутствовать в таких системах. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение. При внедрении таких систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, масштабируемости, поэтапного внедрения, учета территориальной распределенности, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т. д.U
4. Системы, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration). Это новое веяние в области систем документооборота, связанное с пониманием изменчивости рыночных условий в современном мире и с необходимостью иметь для быстрого движения «только самое нужное», без лишнего, очень полезного, но тяжелого балласта. Такие системы, в противоположность предыдущим, не включают понятия иерархии в организации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Обычно реализованы в концепции «порталов». Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов в internet, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных). Такие системы находят заказчиков среди быстро развивающихся коммерческих компаний, рабочих групп в крупных фирмах и государственных структурах.
5. Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами (CRM - Customer Relation Management), управления проектами, биллинга, электронной почты и пр. (Отметим, что по сложности функций система документооборота и, например, сервис CRM могут иметь различные пропорции в зависимости от организации. Но в контексте этой статьи функциональность CRM является дополнительной)Точки ставить кто  будет
2. Программное обеспечение документооборота

СЭД - это в  первую очередь система, позволяющая  решать все типовые задачи электронного документооборота для работы с документами – регистрация и ввод документов, поиск документов, маршрутизация, создание отчётов, ведение архива, установление правами доступа в системе. Поэтому при выборе СЭД просто необходимо убедиться в том, что система действительно обеспечивает выполнение таких задач. Чтобы получить представление о возможностях систем, позволяющих организовать электронный документооборот, была составлена таблица 1.1, с необходимым набором функционала. Как показано в таблице 1.1, все представленные системы стараются идти в ногу со временем и поэтому обладают почти всеми необходимыми функциональными возможностями. Наилучшим образом с типовыми задачами электронного документооборота справляются системы Directum, Lotus Notes, «АЛТИУС – документооборот», ЕВФРАТ, «1С: Документооборот».

 

 

 

Таблица 1.1 – Сравнение систем электронного документооборота

 

Название ПО	Преимущества	Недостатки
Directum	Ориентация на повышение эффективности работы в целом. Развитое управление контентом с полноценной поддержкой жизненного цикла, вводом документов из различных источников, преобразованием) хранением документов в различных форматах. Наличие средства, упрощающего идентификацию и поиск бумажных документов. Наличие бизнес-ориентированного механизма workflow и редактора схем типовых маршрутов. Возможность создания и управления в единой системе хранилищами документов практически неограниченного объема. Расширенная функциональность системы благодаря наличию модулей Управление совещаниями, Управление договорами и Управление взаимодействием с клиентами. Расширенная реализация механизма электронной цифровой подписи (ЭЦП) для перехода на электронный документооборот, в том числе с использованием сертифицированных как в РФ так и на Украине средств криптозащиты. Универсальный механизм интеграции, упрощающий работу SAP, 1С и других ERP-систем в DIRECTUM. Наличие отработанной технологии внедрения электронного документооборота в различных организациях и библиотеки готовых решений. Возможность организации территориально-распределенной работы в режиме off-line с поддержкой иерархической структуры серверов. Наличие двух способов работы пользователей с системой: через desktop-клиент и через веб-клиент (с помощью веб-браузера) Возможность организации обмена электронными документами с ЭЦП между разными организациями, даже если они используют разные системы документооборота или не используют их вообще. Высокая масштабируемость системы, обеспечивающая работу тысяч пользователей и хранение миллионов различных документов. Наличие развитого инструментария (IS-Builder), позволяющего быстро адаптировать систему, интегрировать ее с другими системами, а также собственными силами модифицировать с учетом развития организации. Соответствие российский стандартам и нормам делопроизводства и управления (ГСДОУ)	1.Зависимость от платформ Microsoft. 2.Стоимость автоматизации складывается не только из стоимости программного обеспечения, но и из услуг по внедрению. Стоимость услуг по внедрению определяется в зависимости от потребности Заказчика и может быть как равна нулю (приобретение коробочного решения), так и достигать значительных сумм при автоматизации не типовых задач. 3.Если при внедрении требуется изменение разработки на системном уровне, то потребуются дополнительные временные и трудозатраты при обновлении до новой версии.
Lotus Notes	Работа с документами их пересылка, подписание и др. функции реализовываются идеально. Интерфейс в Lotus Notes достаточно удобный. Все операции в Lotus Notes являются документно-ориентированными. Lotus Notes – это репликация. Механизм репликации позволяет работать на клиенте без связи с сервером, а потом обновлять свою базу.	1.Низкая скорость обработки данных. Lotus Notes не справляется с большим количеством данных. При обработке более ста тысяч документов, сервер Lotus Notes показывает очень плохие временные характеристики. Очень неудобный инструментарий для написания программ для Lotus Script. Написание программ а особенно их отладка очень неудобны. Язык Lotus Notes является интерпретатором, что сильно сказывается на производительности. Существенным недостатком является плохая документация к системе.
«АЛТИУС –документооборот»	1.Самая простая в России программа для документооборота. 2.Минимум ручного ввода данных 3.Оперативный контроль состояния документов. Пользователи могут получать сообщения о необходимости визирования, задержке сроков визирования и об окончании срока действия документа. Кроме того, благодаря набору существующих отчетов, всегда легко проконтролировать место нахождения документа, его состояние, историю перемещений и т. д. 4.Подходит для любого предприятия.	1.Внедряется и используется только при работе Алтиус –управление строительством 2.Специализироваый документооборот в области строительства 3.Дорого при использовании на предприятии малого и среднего бизнеса
ЕВФРАТ	1.Гибкость системы позволяет реализовать поддержку бизнес-процессов организации, обеспечивая: автоматизацию традиционного делопроизводства в соответствии с требованиями ГОСТ; электронный документооборот в соответствии с требованиями регламентов, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией. 2. В системе ЕВФРАТ используется большое количество уникальных технологических разработок, созданных специалистами компании Cognitive Technologies. 3.Система ЕВФРАТ обеспечивает весь жизненный цикл электронных документов в рамках ключевых бизнес-процессов организации. 4.Архитектура системы ЕВФРАТ реализована в соответствии с современными тенденциями разработки информационных систем и обеспечивает гибкость, масштабируемость, безопасность и надежность. 5.Стандартная конфигурация системы ЕВФРАТ предназначена для автоматизации делопроизводства и документооборота, управления договорной деятельностью и содержит 5 регистрационно-контрольных карточек (РКК) документов и 10 шаблонов журналов, справок и отчетов.	1.Необходимость квалифицированного персонала для обработки приложений. 2.Не находится на постоянной поддержке разработчика. 3.Дорога при внедрении. 4.Плохо налажена работа архива.
«1С: документооборот»	«1С:Документооборот» позволяет вести учет официальных документов предприятия. Принципы учета, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, отечественной и международной делопроизводственной практике. Работа ведется с тремя типами документов: входящие, исходящие, внутренние. К документу любого типа можно присоединить один или несколько файлов (например, фотографии, отсканированное изображение бумажного документа) 2.В программе автоматизирована работа с обычными файлами, которые возникают в рабочем порядке в процессе ежедневной деятельности организации, например, проектные материалы, черновики, результаты обсуждений и другие. Помимо официальных документов, программа «1С:Документооборот 8» позволяет работать с файлами любых типов: офисные документы, изображения, тексты, аудио- и видеофайлы, архивы, файлы систем проектирования и другие. 3. Программа обеспечивает коллективный доступ сотрудников к файлам как для просмотра, так и для редактирования с использованием разграничения прав доступа и механизма версионирования файлов. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов. 4. В программе ведется учет затрат рабочего времени сотрудников, построенный на основе ежедневных отчетов о проделанной работе. Данные отчетов представлены в разрезе видов работ. 5.Для анализа работы организации в программе предусмотрена возможность построения большого количества разнообразных отчетов, в том числе: представление итоговой информации руководству, анализ данных, оперативный контроль, печать официальных документов. 6.«1С:Документооборот" поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры. Это позволяет, например, подключить к работе клиентов или сотрудников, находящихся в данный момент вне офиса. 7.«1С:Документооборот» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.	1. Сложности настройки прав доступа. 2.Ограниченные взаимодействия с почтовыми сервисами и отсутствие полноценного почтового клиента. 3. Отсутствие англоязычного интерфейса. 4.Трудоемкость первоначального ввода информации.