Документация, разрабатываемая при управлении проектами

Содержание:

 

1.  Документы разрабатываемые при управлении проектом.
1. Устав проекта.
2. Документ, определяющий содержание проекта.
3. План управления проектом.
4. Отчет о проделанной работе.

     

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

 

Что же такое управление проектами? Управление проектами— это область деятельности, в ходе которой определяются и достигаются четкие цели при балансировании между объемом работ, ресурсами (такими как время, деньги, труд, материалы, энергия, пространство и др.), временем, качеством и рисками в рамках некоторых проектов, направленных на достижение определенного результата при указанных ограничениях. В управлении проектом не мало важную роль играют документы, ведь именно от документов и от способа их управления  зависит успех проекта.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Документы разрабатываемые при управлении проектом.

При управлении проектом разрабатываются  различные документы. Основными  из них являются: Устав проекта(Project charter), Документ, определяющий содержание проекта(Project scope statement (preliminary and detailed)),  План управления проектом (Project management),  Отчет о проделанной работе.

1.1. Устав проекта.

Устав проекта – Формально санкционирует  проект или фазу, и документирует  первоначальные требования, удовлетворяющие потребностям и ожиданиями заинтересованных сторон проекта.

Устав проекта (рroject charter) - это один из самых  рабочих документов проекта.

Если обобщить существующие в проектной практике точки зрения, то получится, что под Уставом  проекта разные специалисты, понимают:

• заявку на открытие проекта;
• приказ на открытие проекта;
• некий аналог положения о подразделении (цели, организационная структура управления проектом, распределение ролей и ответственности среди членов проектной команды);
• техническое задание менеджеру проекта от руководства или заказчика;
• обоснование проекта;
• аналог плана управления проектом;
• если по проекту заключается контракт с внешним заказчиком/исполнителем, то он полностью заменяет Устав.

Устав проекта предназначен для определения проекта. На фазе инициализации, он включает в себя:

• документирование бизнес-потребностей (проблем, возможностей) и общее описание продуктов или услуг, удовлетворяющих данные потребности;
• связи проекта с текущей (операционной) деятельностью организации.

Документ разрабатывается после заключения контракта (если заключается контракт с внешним контрагентом)

 Устав проекта могут  разрабатывать:

• менеджер проекта или команда проекта;
• инициатор проекта;
• спонсор проекта;
• представитель внешней стороны, связанной с проектом.

 Устав проекта может  утверждать:

• инициатор проекта;
• спонсор проекта;
• представитель внешней стороны, связанной с проектом.

Лицо, утверждающее Устав  проекта, должно иметь полномочия по принятию основных решений по проекту, включая его финансирование.

Исходные данные для разработки документа:

• контракт;
• документ определения работ (Statement of work);
• факторы внешнего окружения и организационной среды;
• организационные активы (Organizational process assets).

Устав проекта непосредственно  включает в себя следующие данные или ссылки на соответствующие документы:

• Бизнес-потребности или требования к продукту, который будет создан в рамках проекта;
• Цель проекта или основание для разработки проекта (justification);
• Потребности и ожидания заинтересованных лиц (stakeholders);
• Укрупненное расписание контрольных событий;
• Влияние заинтересованных лиц на проект;
• Распределение функций (functional organizations);
• Предположения, связанные с внешним окружением и внутренней организационной средой;
• Ограничения, связанные с внешним окружением и внутренней организационной средой;
• Бизнес-обоснование проекта, включающее возврат на инвестиции (ROI);
• Укрупненный бюджет.

 

1.2.  Документ, определяющий содержание проекта(Project scope statement (preliminary and detailed))

Предназначение документа: Документ, определяющий содержание проекта (preliminary или предварительный) необходим для высокоуровневого определения проекта (что должно быть сделано) и включает в себя:

• Характеристики и рамки проекта;
• Требования к продуктам и услугам, связанным с проектом.

Документ разрабатывается  после утверждения Устава проекта.               Документ, определяющий содержание проекта (preliminary) могут разрабатывать:

• менеджер проекта или команда проекта;
• представители внешней стороны, связанной с проектом, на основе информации, предоставленной инициатором или спонсором проекта.

Документ, определяющий содержание проекта (preliminary) может утверждать:

• спонсор проекта;
• представитель внешней стороны, связанной с проектом.

 Исходные данные  для разработки документа:

• Устав проекта;
• документ определения работ (Statement of work);
• факторы внешнего окружения и организационной среды;
• организационные активы (Organizational process assets).

Документ, определяющий содержание проекта (preliminary) может содержать:

• Цели проекта и цели предметной области проекта;
• Требования и характеристики продукта или услуги;
• Рамки проекта;
• Проектные решения (deliverables);
• Критерии приемки продукта;
• Проектные ограничения;
• Проектные предположения;
• Организация проекта на начальной стадии;
• Идентификация рисков на начальной стадии;
• Расписание контрольных событий;
• Предварительный расчет стоимости (Order of magnitude cost estimate);
• Требования к управлению конфигурацией проекта;
• Согласованные требования (Approval requirements).

1.3. План управлением проекта (PROJECT MANAGEMENT PLAN)

На базе Плана управления проектом обеспечивается определение, интеграция и координация всех составных  планов проекта. План управления проектом  основное средство о том, как должен выполняться, отслеживаться и контролироваться.

План управления проекта  разрабатывается после утверждения  Устава проекта и Документ, определяющий содержание проекта (PROJECT SCOPE STATEMENT (preliminary)). Если последние два документа не разрабатываются, то после сбора или приобретения соответствующей информации.

Докумен разрабатывает менеджер проекта или команда проекта с участием других заинтересованных лиц.

План управления проектом может утверждать:

• спонсор проекта;
• представитель внешней стороны, связанной с проектом.

Исходные данные для разработки документа:

• Устав проекта;
• Project Scope Statement (preliminary);
• Процессы управления проектом;
• Прогнозы
• Факторы внешнего окружения и организационной среды;
• Организационные активы (Organizational process assets);
• Информация о выполнении работ.

План управления проектом документирует:

• Процессы, выбранные командой управления проектом;
• Уровень внедрения каждого выбранного процесса, определенный командой управления проектом;
• Описание средств и техник, используемых для выполнения этих процессов;
• Выбранный жизненный цикл проекта и связанные с ним фазы проекта;
• Как выбранные процессы будут использованы для управления конкретным проектом. Включение зависимостей и взаимодействий между этими процессами и необходимых входов и выходов;
• Как будет организовано выполнение работы для достижения целей проекта;
• Как будут осуществляться мониторинг и контроль изменений;
• Как будет осуществляться управление конфигурацией;
• Как будет обеспечиваться интеграция исходных планов (baselines) проекта;
• Потребности в информации и техники коммуникаций между заинтересованными лицами;
• Ключевые управленческие обзоры по содержанию, масштабу, выбору сроков проекта, обращенные к открытым вопросам и предстоящим решениям по проекту.

План управления проектом может суммировать/объединять все отдельные планы проекта или некоторые из них:

• План управления содержанием;
• План управления расписанием;
• План управления стоимостью;
• План управления качеством;
• План улучшений;
• План управления персоналом;
• План управления коммуникациями;
• План управления рисками;
• План управления поставками.

Различают базовый и  текущий план проекта

Базовый план проекта – это официально утвержденный документ, относительно  которого измеряется выполнение проектаи который будет использоваться для для управления и контроля за исполнением проекта. Базовый план изменяется только в крайних случаях, обычно по согласованию со спонсором проекта, заказчиком, управляющим комитетом проекта.

Текущий план проекта — это документ или набор документов, который изменяется по мере выполнения проекта и поступления информации о фактическом выполнении работ. Как правило, такой план всегда отличается от базового, так как ни один проект не может идти в точности согласно первоначальному плану. Текущий план изменяет руководитель проекта.

 

1.4.Отчет о проделанной работе

 

Отчет о проделанной  работе- это постоянно и обо  всём, еженедельный и месячный отчёт  о проделанной работе, который  необходимо предоставлять клиенту, для того что бы он был в курсе всех событий.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вывод.

 

 Большая роль документов в управлении проектами известна. Но не только успех  зависит от хорошо составленных документов, но и документами нужно грамотно управлять. Современное проектное управление является синтетической дисциплиной, в которой тесно взаимодействуют самые разные технологии и методологии. И важнейшую роль среди них играет управление документами. Некоторые области проектного управления напрямую поддерживаются этими технологиями, например, управление коммуникациями (коллективной работой) или управление контрактами. В других областях управление документами присутствует опосредованно.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы:

1. Основные документы для управления проектами : [Электронный ресурс]// PROJECT MANAGEMENT EXPERIENCE. URL: http://pmexperience.org/ru/content/osnovnye-dokumenty-dlya-upravleniya-proektami (Дата обращения: 10.09.2013)

                 2.   Корпоративная методология управления проектами: Основные документы:                                                        

                       [Электронный ресурс]// ITeam.ru. URL: 

                      http://www.iteam.ru/publications/project/section_41/article_2837   (Дата   

                      обращения: 10.09.2013)

 

3.  Портни.С. Управление проектами для чайников.-