Шпаргалка по "Делопроизводству"

 

1. Понятие приказа, требования к его составлению и оформлению.

Приказ - это правовой акт, который издается руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед данной организацией. Основные задачи организации определяются ее уставом (положением о ней).

Приказы издаются также в случаях, когда необходимо довести до сведения подчиненных лиц и подведомственных организаций требования директивных  документов, поступивших из вышестоящих  органов, и наметить конкретные мероприятия  по их выполнению, определить ответственных  лиц, сроки выполнения этих мероприятий.

Все приказы, издаваемые в организациях, делятся на группы:

1. приказы по основной деятельности (например, приказы о распределении обязанностей между руководством, о внесении изменений в структуру и штатную численность, об утверждении организационных документов и внесении изменений в них, создании комиссий и др.)¹;
2. по личному составу (например, о приеме на работу, перемещениях по службе, увольнении с работы, предоставлении отпусков, наложении взысканий, поощрениях)²;
3. в некоторых организациях выделяется группа приказов по административно-хозяйственным вопросам (например, по  вопросам соблюдения правил внутреннего распорядка деятельности; эксплуатации зданий, помещений; транспортного обслуживания, внутренней связи; охраны). При регистрации таких приказов (распоряжений) к регистрационному номеру следует добавлять буквенный индекс «а», «ах» или иной, например: приказ № 1-ах, № 18-а.

Приказы по основной деятельности оформляются  на общем бланке формата А4 или  на специальном бланке для приказов. Кроме реквизитов бланка при составлении  и оформлении приказа используются следующие реквизиты:

- заголовок к тексту;

- текст; 

- визы;

- подпись; 

- дата;

- регистрационный индекс.

Заголовок приказа включает в себя предлог «О» («Об») и отглагольное существительное в предложном падеже.

Текст приказа, как правило, состоит  из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания  приказа. Как правило, констатирующая часть приказа начинается с абзаца словами «в связи», «в целях», «в соответствии»  и т.п.

Если приказ издается на основании  или во исполнение нормативного правового  акта или распорядительного документа  вышестоящего органа, то в констатирующей части дается ссылка на этот документ с указанием его названия (в  именительном падеже), даты, индекса  и заголовка, а в отдельных  случаях и краткого содержания документа.  Если распорядительная часть приказа  не нуждается в обосновании, констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть приказа  по основной деятельности начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами от 0-го положения  табулятора (от границы левого поля), без кавычек и без разрядки. Перед распорядительным словом (в конце констатирующей части) знаки препинания ставятся в зависимости от синтаксической связи.

Текст предписываемых в распорядительной части приказа действий начинается с новой строки и печатается с  абзаца. Если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру  действий, то намеченные мероприятия  излагаются по пунктам.

Каждый пункт приказа строится по схеме:

- исполнитель (конкретное должностное  лицо или структурное подразделение  указывается в дательном падеже);

- предписываемое действие, выраженное  глаголом в неопределенной форме;

- срок исполнения (рекомендуется  указывать на отдельной строке).

Распорядительная часть приказа  заканчивается, как правило, указанием  должностного лица, структурного подразделения  или органа, которому поручается контроль за исполнением документа или  его пунктов. Для этого используется устойчивое выражение: «Контроль за исполнением приказа возложить  на…». Если указание о возложении ответственности  за контроль отсутствует, это значит, что контроль за исполнением приказа  будет осуществляться руководителем, издавшим приказ. Формулировки, типа «Контроль  за исполнением приказа оставляю за собой», не допускаются.

В случае издания приказа, отменяющего  положения ранее изданного распорядительного  документа или некоторых его  пунктов, в последнем пункте такого приказа дается ссылка на соответствующий  отменяемый документ или его пункты: указывается дата этого документа, его индекс и заголовок. Применяется  устойчивый речевой оборот: «Считать утратившим силу приказ…».

В приказ не следует включать пункт  «Приказ довести до сведения…». Должностные лица, на которых распространяется действие приказа, должны быть автоматически  ознакомлены с его содержанием. Однако если с содержанием документа  нужно ознакомить всех работников организации, то пункт «Приказ довести до сведения всех сотрудников (работников)» обязателен.

Особенностью оформления приказов является то, что отметка о наличии  приложения в них как отдельный  реквизит не оформляется. Указание на наличие приложения приводится непосредственно  в тексте и может заключаться  в скобки, например: «согласно приложению», «(см. приложение)», «по прилагаемой  форме» (если приложение одно), «(приложение 1)» (если приложений несколько).

Проекты приказов подлежат визированию  заинтересованными должностными лицами. Первым визирует проект приказа исполнитель, то есть представитель структурного подразделения, в котором он был  подготовлен. Проекты приказов в  обязательном порядке согласовываются  с юридической службой организации.

Как правило, приказ подписывает руководитель организации, а в его отсутствие - первый заместитель.

Датой приказа является дата его  подписания. Дата в приказе проставляется  лицом, его подписавшим. Приказ должен быть зарегистрирован в день подписания.

Приказ вступает в силу с момента  подписания, если иной срок не указан в  тексте. В большинстве случаев  приказ действует до его отмены или  пока не истечет срок его действия, изначально определенный в тексте³.

 

 

 

 

2.Порядок экспертизы  ценности документов.

Экспертиза ценности документов – определение научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение.

Экспертиза ценности документов в  организации осуществляется постоянно  действующей ЭК. В государственных  органах и иных организациях, имеющих  подчиненные организации, создаются  постоянно действующие ЦЭК.

ЦЭК (ЭК) действует на основании  положения, утверждаемого руководителем  организации. Положения о ЦЭК (ЭК) организаций, являющихся источниками  комплектования государственных архивов, согласовываются с соответствующими государственными архивами, иных организаций – с ЦЭК вышестоящих организаций.

ЦЭК (ЭК) создается в составе  не менее 3 человек. Председателем ЦЭК (ЭК) назначается заместитель руководителя организации, членами – руководитель службы ДОУ (лицо, ответственное за ДОУ), заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) организации, главный бухгалтер и другие наиболее квалифицированные работники организации. В состав ЦЭК (ЭК) организации, являющейся источником комплектования государственного архива, может включаться работник соответствующего архива. Персональный состав ЦЭК (ЭК) утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации.

Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются:

• согласование проектов номенклатур дел организации и ее структурных подразделений, типовых и примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, проектов перечней документов с указанием сроков хранения, методических документов по делопроизводству;
• ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;
• согласование описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;
• согласование актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
• подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных законодательством Республики Беларусь, и внесение их на рассмотрение органов и организаций Государственной архивной службы Республики Беларусь;
• осуществление методического руководства и контроля за деятельностью ЭК структурных подразделений и подчиненных организаций;
• принятие решений по вопросам совершенствования делопроизводства и работы архива организации и подчиненных организаций.

ЦЭК (ЭК) является совещательным органом, решения которого утверждаются руководителем  организации.

Заседания ЦЭК (ЭК) и принимаемые  решения оформляются протоколами.

Непосредственный отбор документов на архивное хранение и выделение  к уничтожению производится работниками  структурных подразделений организации, в деятельности которых они были образованы.

Принципы, критерии и порядок проведения экспертизы ценности документов определяются актами законодательства Республики Беларусь.

По результатам экспертизы ценности и отбора документов составляются описи  дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к  уничтожению документов, не подлежащих хранению⁴.

Ежегодно в делопроизводстве организации (учреждения) проводят отбор  документов на постоянное и временное  хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений при участии сотрудников ведомственного архива. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра документов определяется их научная, практическая ценность и соответствующие сроки хранения. Если при просмотре в делах обнаруживаются документы постоянного и временного сроков хранения, то такие дела подлежат перегруппировке: документы постоянного хранения отделяют от документов временного хранения. Кроме полистного просмотра дел постоянного срока хранения экспертиза ценности проводится на основе номенклатуры дел и перечней документов с указанием сроков хранения. Наиболее полное и систематическое перечисление образующейся документации дает ведомственный перечень. В перечнях существуют специальные отметки. Так, дела, сроки хранения которых в перечне обозначены отметкой «ЭПК», особо тщательно просматриваются ЭК учреждения. Эта отметка означает, что экспертиза данной категории документов должна быть произведена с повышенным вниманием. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает ЭПК архивной службы.

В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:

• постоянного хранения в государственных архивах;
• временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);
• временного хранения (до 10 лет);
• подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В ведомственный архив  передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспечения или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению. После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить документы с временными сроками хранения. Уничтожение документов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения.

Порядок уничтожения дел  с истекающими сроками хранения с грифом «ДСП» определяется специальными инструкциями⁵.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.Характеристика  видов документов, обращающихся  на предприятиях и в организациях.

Среди большого разнообразия документов предприятий и организаций организационно-распорядительная управленческая документация (ОРД) занимает центральное место.

ОРД входит в состав других, так называемых специальных систем (кадровая, бухгалтерская документация и др.). К сожалению, на практике во многих случаях различные группы документов работают по своим правилам, не объединенным едиными принципами. Необходимо охарактеризовать отдельные группы документов, включенных в предложенную классификацию, а также рассмотреть правила оформления различных видов документов.

Организационные документы – уставы, положения,  
инструкции, штатные расписания и др.

Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы.