Министерство образования
и науки РФ
Государственное образовательное
учреждение
высшего профессионального
образования
«Восточно-Сибирский государственный технологический
университет»
Кафедра «История и архивнoе дело»
Реферат
по дисциплине
«Документационное обеспечение
управления»
на тему:
«Законодательное и нормативно-методическое
регулирование ДОУ в РФ»
Выполнил: студент гр.768
Бандеева О.Б.
Проверил: к.и.н. доцент
Цыжипов Э.Б.
Улан-Удэ
2010
Оглавление
Введение …………………………………………………………………………..3
1 .Создание нормативно- методической
базы ДОУ………………………..7
Заключение………………………………………………………………………11
Список использованной литературы ………………………………………….13
Введение
Нормативно-методическое регулирование делопроизводства
позволяет грамотно организовать не только
деятельность службы ДОУ, но и всю систему
делопроизводства в целом. Данное регулирование
осуществляется с помощью нормативно-методической
базы делопроизводства, без знания которой
невозможно: правильно создать и оформить
документы, придав им юридическую силу;
организовать документооборот; обеспечить
хранение и использование документов
в текущей деятельности. Нормативно-методическая
база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных
правовых актов и методических документов,
регламентирующих технологию создания
документов, их обработки, хранения и использования
в текущей деятельности учреждения, а
также деятельность службы делопроизводства:
ее структуру, функции, штаты, техническое
обеспечение и некоторые другие аспекты.
Сегодня уже сложилась достаточно обширная
государственная система законодательных
и нормативных актов, регулирующих сферу
информации и документации .На основе
законодательной базы, затрагивающей
различные аспекты ДОУ, разрабатываются
локальные (корпоративные) нормативно-методические
документы по документационному обеспечению
управления и архивному делу, которые
составляют область корпоративного регулирования
ДОУ любой организации. Компании, особенно
с развитой иерархической и территориально-распределенной
структурой управления, работающие в различных
отраслях производства, имеют значительные
различия в организации работы с документами,
требующие специальной регламентации. Такие
компании чаще всего испытывают постоянную
необходимость в унификации документационных
процессов, применении новых и устранении
устаревших методов и приемов работы с
документами. Поскольку документирование
организационной деятельности аппарата
управления выступает одной из существенных
форм его работы, то нормативно-методическое
обеспечение делопроизводства является
неотъемлемой частью организации процесса
управления любой компании. Нормативное
регулирование вопросов ДОУ во многом
предопределяется также необходимостью
в существовании «писаных правил» работы
сотрудников в условиях внедрения информационных
технологий. А эффективное внедрение систем
электронного документооборота зависит
от того, насколько правильно выполняются
эти правила и требования, которые закрепляются
в соответствующих нормативных и методических
документах. При этом важно заметить, что
чем более масштабные и многофункциональные
системы автоматизации документооборота
внедряются, тем более пристального внимания
требуют вопросы нормативно-методического
обеспечения. Эти вопросы наиболее существенны
не только при внедрении информационных
технологий, но и при создании методологической
основы для организации работы с бумажными
документами и проведения последующих
мероприятий по совершенствованию ДОУ.
Неизбежное сосуществование электронного
и бумажного документооборота сегодня
требует тщательного подхода к методологии
организации и оптимизации документооборота
– разработке и внедрению корпоративных
стандартов, инструкций и регламентов.
Вопросы правового регулирования ДОУ
и архивного дела являются предметом обсуждения
уже не одной научно-практической конференции.
Их эффективное решение в современный
период должно основываться на комплексном
подходе, поскольку нормативно-правовое
регулирование, в частности архивного
дела, в соответствии с действующим законодательством
должно осуществляться на федеральном
и региональном (субъект РФ) уровнях. Такое
комплексное решение требует, с одной
стороны, дифференцированного подхода,
основанного на четком разграничении
вопросов компетенции всех участников
правотворческого процесса, с другой стороны,
необходим и унифицированный подход, обеспечивающий
функционирование единой системы, в данном
случае – в сфере организации хранения,
комплектования, учета и использования
документов Архивного фонда РФ и других
архивных документов. Достижению такого
сбалансированного подхода во многом
способствует не только качество нормативно-правовой
базы федерального уровня, но и своевременность
ее разработки. Немаловажными для правового
регулирования ДОУ являются вопросы, связанные
с разработкой и утверждением унифицированных
систем документации. Отсутствие таких
унифицированных систем, отражающих деятельность
органов государственного и муниципального
управления в сфере социального обеспечения,
занятости населения, жилищно-коммунального
хозяйства, имущественных отношений и
т. д., негативно сказывается как на стороне,
предоставляющей эти услуги в той или
иной сфере, так и на потребителях – населении.
Вполне возможно, что определенные правовые
пробелы федерального закона придется
вскоре исправлять внесением соответствующих
изменений. Можно предположить, что инициаторами
таких изменений в ряде случаев станут
не только федеральные органы, но и субъекты
РФ. Однако и здесь существуют определенные
проблемы. До сих пор отсутствует прописанная
в законодательстве РФ процедура разработки
законодательных актов в целом, и в частности
процедура внесения дополнений и изменений
в них. Отдельные положения содержатся
в Регламенте Государственной Думы РФ,
который имеет лишь внутри палатное значение
и не является обязательным для других
участников законодательного процесса. Все попытки урегулирования федеральной
законодательной процедуры именно законом
не получили своего завершения. Однако в данных проектах по-прежнему
не предусматривается участие регионов
как субъектов законодательной инициативы.
В регламентах ряда региональных законодательных
органов существует порядок работы с данными
документами, однако в большинстве субъектов РФ он
никак не регламентирован. В результате
практические работники аппарата Государственной
Думы отмечают, что законодательные инициативы
законодательных (представительных) органов
государственной власти субъектов РФ
часто имеют юридические погрешности,
неправильное оформление сопроводительных
документов, что является основанием для отказа
в их регистрации .Можно сформулировать
краткие выводы: следует констатировать,
что остается еще большое количество вопросов
в области правового регулирования ДОУ
и архивного дела. В значительной степени
это связано с продолжающимися административными
реформами, незавершенностью процедуры
разграничения полномочий между органами
государственной власти и местного самоуправления;
правовое регулирование ДОУ и архивного
дела как на федеральном, так и на региональном
уровне не входит в число первоочередных
задач, в результате задержка с разработкой
и принятием соответствующих законодательных
и нормативно-правовых актов приводит
к негативным последствиям в сфере управления
в целом; при решении вопросов по совершенствованию
правового регулирования ДОУ и архивного
дела необходим комплексный подход с участием
всех заинтересованных сторон. Их участие
должно быть реализовано в законах и нормативно-правовых
документах соответствующего уровня;
одновременно для достижения единообразия
в этих сферах необходимо предусмотреть
в федеральном законодательстве не только
степень участия субъектов РФ в развитии
существующего законодательства, но и
механизм его реализации, гарантирующий
объективность рассмотрения соответствующих
законодательных инициатив.
При написании реферата была поставлена цель проанализировать
современное нормативно-методическое
регулирование документирования в России.
Законы, постановления, инструкции и другие
документы, содержащие нормы документирования,
необходимы для профессиональной работы
специалиста службы ДОУ, в связи с чем
формирование достаточной законодательной
и нормативной базы документов приобретает
все большую актуальность.
1.Основы нормативно-методической базы
ДОУ
Любая сфера
Нормативную
базу делопроизводства составляют: законодательные акты Российской
Федерации в сфере документации и информации;
указы и распоряжения Президента Российской
Федерации, постановления Правительства
Российской Федерации в сфере делопроизводства;
нормативные правовые акты федеральных
органов исполнительной власти (министерств,
комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие
вопросы документационного обеспечения;
технические регламенты и национальные
стандарты в области документационного
обеспечения управления; общероссийские
классификаторы технико-экономической
и социальной информации; унифицированные
системы документации; нормативные правовые
акты, издаваемые руководством учреждений,
организаций и предприятий. В нормативную
базу делопроизводства входят также законодательные
акты субъектов Российской Федерации
и правовые акты, принимаемые органами
исполнительной власти субъектов Российской
Федерации. Эти акты должны учитываться
при организации делопроизводства, прежде
всего органами представительной и исполнительной
власти субъектов Федерации, а также организациями,
учреждениями и предприятиями, действующими
на их территории. С правовыми актами,
нормативными, а также методическими документами
в сфере делопроизводства и архивного
дела можно ознакомиться, используя: Информационно-справочную
систему архивной отрасли (ИССАО); Информационную
систему архивистов России (ИСАР) – приложением
к ИССАО. "Информационно-справочная
система архивной отрасли" – официальная
база данных Федерального архивного агентства
(соглашение о научно-техническом сотрудничестве
между Росархивом, ВНИИДАД и ЗАО "ТЕРМИКА"
от 18 марта 2003 г.) является уникальной и
единственной информационной системой,
содержащей нормативно-методическую базу
делопроизводства и архивного дела.
Кто должен разрабатывать
в компании нормативно-методические
документы в области документационного
обеспечения (управления документами)
и архивного дела? Ответ на этот
вопрос можем найти в следующих
нормативно-методических документах. В Примерном положении о службе ДОУ определено,
что задачей службы ДОУ является разработка
и внедрение нормативных и методических
документов по совершенствованию документационного
обеспечения в организации. В соответствии
с возложенной задачей служба ДОУ осуществляет
функции по разработке, внедрению и ведению
табеля и альбома унифицированных форм
документов организации, внесению в них
изменений. Служба ДОУ имеет право также
разрабатывать положение о структурных
подразделениях службы ДОУ и должностные
инструкции работников. В Квалификационном
справочнике должностей руководителей,
специалистов и других служащих (утвержден
постановлением Минтруда России 21.08.1998
№ 37, в ред. от 17.09.2007) отмечено, что документовед,
как специалист в области документационного
обеспечения управления, в соответствии
со своими должностными обязанностями
разрабатывает нормативно-методические
документы по вопросам документационного
обеспечения, унифицированные системы
документации и табели документов различного
назначения и уровня управления, классификаторы
документной информации, а также разрабатывает
и внедряет технологические процессы
с документами и документной информацией
на основе использования организационной
и вычислительной техники. Заведующий
канцелярией в соответствии со своими
должностными обязанностями разрабатывает
инструкции по ведению делопроизводства
на предприятии, в учреждении, организации
и обеспечивает их внедрение. Заведующий
архивом организации принимает участие
в разработке положений и инструкций по
ведению делопроизводства и организации
архивного дела.Таким образом, в состав
службы ДОУ следует включать специалистов
соответствующего профиля, которые смогут
обеспечить разработку нормативно-методических
документов в области ДОУ и архивного
дела. Разработка корпоративных нормативных
и методических документов по вопросам
ДОУ включает ряд последовательных действий:
диагностика ДОУ, проектирование системы
ДОУ и регламентация ее процессов. На этапе
диагностики ДОУ: изучаются (при наличии)
действующие нормативно-методические
документы компании (стандарты положения
инструкции), регламентирующие порядок
обработки, движения и хранения документов;
классификаторы, справочники и перечни
по составу и группировке документов,
номенклатура дел; схемы графики документооборота,
в т.ч. с обособленными структурными подразделениями
компании; действующая структура и функции
подразделения, обеспечивающего ведение
делопроизводства, порядок его взаимодействия
с другими подразделениями компании проводится
диагностика действующей системы делопроизводства
компании, включая подготовку и оформление
служебных документов, обработку и передачу
документов на рассмотрение и исполнении,
учет и регистрацию документов рассмотрение
и согласование документоведение контроля
сроков исполнения документов обеспечение
хранения и уничтожения документов анализируется
состав документов и принципы их систематизации
изучаются другие документированные процессы
и процедуры компании, входящие в систему
управления качеством, проводится анализ
соответствия фактического состояния
работы с документами в компании положениям
внутренних нормативных документов, регламентирующих
организацию системы делопроизводства;
оцениваются принципы и методология построения
системы ДОУ, формы организации документооборота
компании, рассматриваются возможности
оптимизации документооборота и внесения
изменений или дополнений в локальные
нормативные документы, выявляются и идентифицируются
ключевые проблемы, формулируются пути
их возможного решения. На этапе проектирования
ДОУ: формулируются стратегия, политика
и принципы компании в области управления
документами; требования к управлению
документами; определяются полномочия
руководителей и специалистов по подписанию
утверждению визированию документов и
порядок их делегирования; распределяется
ответственность руководителей и специалистов
в области управления документами; разрабатываются
процедуры взаимодействия подразделений
компании (включая территориально-распределенные
структурные единицы) в документационном
процессе; выбирается модель организации
документооборота (централизованная,
децентрализованная, смешанная); определяется
порядок доступа, поиска и использования
документов; формулируются требования
к документированию управленческой деятельности,
классификации и унификации состава документов;
разрабатываются схемы (маршруты) документопотоков
и отдельных видов документов, в т.ч. корпоративного
документооборота между компанией и ее
обособленными структурными подразделениями
(при наличии у компании филиалов, представительств,
дочерних обществ и других самостоятельных
бизнес единиц);проектируются системы
учета регистрации, согласования, контроля
исполнения и хранения документов, оптимизируются
структура, функции, должностной и численный
состав службы документации. На этапе
регламентации ДОУ: происходят актуализация
корпоративных нормативно-методических
документов по ДОУ, внесение в них конкретных
изменений или дополнений путем издания
дополнительных организационных и распорядительных
документов, осуществляется полное обновление
нормативной базы ДОУ и разрабатываются
новые положения, инструкции, регламенты
и стандарты в сфере управления документами,
включая необходимые классификаторы,
номенклатуры дел, технологические схемы,
графики движения конкретных документов
и т.д.
Заключение
В заключение хотелось бы
отметить, что административная реформа, осуществляемая
в нашей стране, направлена на решение
задач совершенствования процессов государственного
управления, повышения его эффективности.
Неотъемлемой частью реформы является
документационное обеспечение, которое
служит важнейшим средством и инструментом
эффективного управления. Реформирование государственных структур
вызывает необходимость масштабной переработки накопленной нормативной правовой
и методической базы документационного обеспечения управления. Как
в рамках государственных структур, так и в коммерческих
фирмах ведутся более или менее масштабные
(и затратные) работы по внедрению электронных
систем документооборота, ERP систем. Все
это, безусловно, моменты положительные,
но вместе с тем нельзя закрывать глаза и на
отрицательные тенденции современного
развития системы управления и его документационного
обеспечения, в том числе кадровой деятельности.
В последние годы идет размывание нормативно-методической
основы, как документирования, так и организации
работы с документами. Государственные
стандарты, в том числе и в сфере работы
с документами, которые и так можно пересчитать
по пальцам трансформировались из обязательных
в рекомендательные. Государственная
система документационного обеспечения
управления, которой гордились 25 лет назад,
не переутверждалась с 1988 года и не переиздавалась
с 1991 года.
Фактически единственным
нормативно-методическим документом для всей
страны осталась Типовая инструкция по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной
власти. Другие разработки, даже если и
пишутся, то не могут дойти до потребителя.
Нормативное регулирование вопросов ДОУ
во многом предопределяется также необходимостью
в существовании «писаных правил» работы
сотрудников в условиях внедрения информационных
технологий. А эффективное внедрение систем
электронного документооборота зависит
от того, насколько правильно выполняются
эти правила и требования, которые закрепляются
в соответствующих нормативных и методических
документах. При этом важно заметить, что
чем более масштабные и многофункциональные
системы автоматизации документооборота
внедряются, тем более пристального внимания
требуют вопросы нормативно-методического
обеспечения. Эти вопросы наиболее существенны
не только при внедрении информационных
технологий, но и при создании методологической
основы для организации работы с бумажными
документами и проведения последующих
мероприятий по совершенствованию ДОУ.
Неизбежное сосуществование электронного
и бумажного документооборота сегодня
требует тщательного подхода к методологии
организации и оптимизации документооборота
– разработке и внедрению корпоративных
стандартов, инструкций и регламентов.
Компании, особенно с развитой иерархической
и территориально-распределенной структурой
управления, работающие в различных отраслях
производства, имеют значительные различия
в организации работы с документами, требующие
специальной регламентации. Такие компании
чаще всего испытывают постоянную необходимость
в унификации документационных процессов,
применении новых и устранении устаревших
методов и приемов работы с документами.
Поскольку документирование организационной
деятельности аппарата управления выступает
одной из существенных форм его работы,
то нормативно-методическое обеспечение
делопроизводства является неотъемлемой
частью организации процесса управления
любой компании.
Список использованной
литературы:
- Басаков М.И. Делопроизводство:М,2004
- Ватолина М.В. Организация работы с документами Р-на-Д.,2004
- Организация работы с документами :Учеб.-М:Инфра,1998
- Постановление Правительства от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» // www.termika.ru
- Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2005. - № 23. - ст. 2199