Деякі питання збереження документних ресурсів

Лекція 9

Організаційно-розпорядчі документи

План

1. Призначення та склад організаційно-розпорядчих документів

2. Складання і оформлення окремих видів організаційно-розпорядчої документації

        2.1. Статут

        2.2. Інструкція

        2.3. Правила

3. Розпорядчі документи

3.1. Наказ

3.2. Вказівка

3.3. Ухвала

3.4. Розпорядження

3.5. Рішення

 

1. Призначення та склад  організаційно-розпорядчих документів

Управлінська діяльність державних  установ знаходить своє документальне  відображення в ділових паперах, за допомогою яких реалізуються різноманітні функції. Документ – основний вид ділової мови; засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

Сукупність взаємопов’язаних документів, що застосовуються у певній сфері діяльності, становить систему документації. Найчисленнішою є система управлінських (адміністративних, загальних) документів.

Однією з найпоширеніших уніфікованих систем є організаційно-розпорядча документація (ОРД), яка застосовується для оформлення управлінської документації.

Документи широко використовуються у  повсякденній діяльності людей. Як носії  інформації вони сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якого  підприємства чи установи, служать  підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи. Документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів і, отже, мають велике правове значення. Документи повинні відповідати таким вимогам: придатність до тривалого зберігання, максимальна точність тощо. Загальні правила документування управлінської діяльності викладені в Примірній інструкції з діловодства в міністерствах і відомствах України, місцевих органах державної влади, місцевого та регіонального самоврядування. Вона регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів установи. Положення цієї інструкції поширюються на всю службову документацію, що не має таємного характеру. Правила й рекомендації про порядок здійснення діловодних процесів розробляються відповідно до законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів державної влади та актів органів державної виконавчої влади, місцевого й регіонального самоврядування.

Організаційно-методичну допомогу у вдосконаленні системи документаційного забезпечення державного управління і діловодства подають установи Державної архівної служби України, які розробляють і затверджують основні нормативні документи з відповідних питань, перевіряють і мають право вимагати від керівників організацій та установ усунення виявлених під час перевірок недоліків.

Особливості сучасного діловодства  полягають, насамперед, у переведенні  його на державну мову, широкому застосуванні комп’ютерних систем, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи. У роботі з документами велику роль відіграє текстове оформлення рішень, дій, вчинків. Мова не є пасивним фіксатором прийнятих рішень, а виконує активну стимулюючу роль в управлінській діяльності.

 

2. Складання і оформлення  окремих видів організаційно-розпорядчої  документації

Основу документаційного забезпечення діяльності будь-якого підприємства становлять організаційні, розпорядчі й довідково-інформаційні документи. Організаційні документи на тривалі строки закріплюють і регламентують структуру, завдання, функції, обов’язки, права й відповідальність органів управління та спеціалістів підприємства. Ці документи, що створюються на підприємствах, в установах, організаціях, фірмах, разом із нормативно-правовим й, розпорядчими, довідково-інформаційними й документами колегіальних органів можна умовно віднести до документації із питань загальної діяльності.

Усі організації й підприємства в їх діяльності поряд з актами органів державної влади керуються організаційними документами (статутами, положеннями, правилами та інструкціями).

2.1. Статут

Статут – це юридичний акт, яким оформляється утворення підприємства, організації, установи, фірми, визначаються їхня структура, функції, правовий статус, взаємовідносини з іншими підприємствами, організаціями, установами, фірмами чи фізичними особами тощо. Статут після затвердження повноважним органом передають на реєстрацію до відповідних державних органів (для товариств з обмеженою відповідальністю (TOB), приватних (ПП) і малих (МП) підприємств таким органом є районна державна адміністрація за місцем юридичної адреси, вказаної в статуті), де підприємству видається свідоцтво про реєстрацію із зазначенням реєстраційного номера та юридичної адреси. Лише після реєстрації підприємство має право розпочати свою діяльність.

Статути бувають типові (розробляються  для однотипних підприємств) та індивідуальні (створюються на підставі типових  конкретизацією їх).

Для чіткого викладення змісту статуту  й кращого сприйняття тексту його поділяють на розділи (статті), підрозділи, пункти, підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами.

Реквізити:

- назва товариства (може поєднуватися  з назвою виду документа);

- назва виду документа (Статут);

- гриф затвердження;

- позначка про реєстрацію;

- місце складання чи видання,  рік.

Усі зазначені вище реквізити, як правило, оформляють на окремому аркуші паперу – титульній сторінці.

На подальших аркушах оформляють текст статуту, який може мати такі розділи:

1.  Загальні  положення

2. Цілі  й  предмет  діяльності 

3. Фонди  товариства

4. Зовнішньоекономічна  діяльність

5. Права  та  обов’язки   засновників

6. Порядок розподілу прибутків  і відшкодування збитків товариства

7. Майно  товариства

8. Форс-мажор

9. Зміни  законодавства

10. Органи управління товариства

11. Реорганізація та ліквідація  товариства

12. Набуття Статутом чинності, зміни  й доповнення до Статуту   та   ін.

Зміст статуту має бути постійно істинним, тобто в разі потреби  в нього слід уносити доповнення та зміни. Мета створення й діяльність підприємства, зазначені в статуті, не повинні суперечити чинним законам України та іншим державним нормативно-правовим актам.

Статути оформляють на аркушах паперу формату A4 друкарським способом.

Усі аркуші зшивають, прошнуровують і скріплюють печатками.

Статут не належить до секретних  документів і не містить таємної  інформації. Його повинні надавати на вимогу ревізійним комісіям, Державним  контролюючим органам, представникам  судових і слідчих органів, податкової інспекції, партнерам по бізнесу та ін.

Статути слугують підставою для  розробки положень, правил та інших  документів, що створюються на підприємствах.

Формуляр-зразок:

СТАТУТ ЗАРЕЄСТРОВАНО

________________    реєстраційний номер________

„_____”_________20___ р.   Ухвалено на загальних зборах

трудового колективу,

         протокол №______     ________

СТАТУТ

приватного підприємства „Таврія”

 

Структура тексту

1. Загальні положення.
2. Мета й завдання діяльності.
3. Функції.
4. Утворення й використання коштів. Майно підприємства.
5. Управління.
6. Створення та використання пайового фонду.
7. Членство. Права й обов’язки.
8. Звіт, звітність і контроль.
9. Виробничо-господарська, зовнішньоекономічна діяльність.
10. Реорганізація та ліквідація.

2.2. Інструкція

Інструкція – це правовий документ, яким визначаються правила, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні аспекти діяльності установ, організацій, підприємств (їхніх підрозділів і служб), посадових осіб та громадян.

Усі інструкції можна поділити на дві основні групи:

• такі, що регламентують порядок  здійснення якогось процесу кількома виконавцями (підрозділами чи посадовими особами), наприклад: «Інструкція про  порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях», «Інструкція про роботу з документами, що мають гриф обмеження доступу», «Інструкція про роботу з листами й заявами громадян», «Інструкція про порядок добору й передавання секретних документів на архівне зберігання»; • посадові.

Готують інструкцію не менш як у двох примірниках (на другому примірнику оформляють реквізити погодження) на загальному чи спеціальному бланку або на чистих аркушах паперу (якщо інструкція не виходить за межі підприємства) формату A4.

Реквізити інструкції:

 – назва виду документа  (інструкція, посадова інструкція);

– дата (зазначають дату підписання);

– індекс;

– місце складання чи видання;

– гриф затвердження;

– заголовок до тексту (має  чітко визначати коло питань, об’єктів та осіб, на які поширюються вимоги інструкції, й може входити в назву виду документа, наприклад, «посадова інструкція інспектору з обліку й реєстрації листів громадян», «ІНСТРУКЦІЯ з діловодства»;

– текст;

– позначка про те, що дана інструкція є додатком до розпорядчого документа (оформляють у разі потреби);

– підпис (підписує керівник підрозділу-розробника);

– гриф погодження (оформляють у разі потреби);

– візи (оформляють у разі потреби);

– позначка про виконавця (оформляють у разі потреби).

Текст інструкції викладають у логічній послідовності й групують за розділами, кожний з яких має становити завершену частину документа. Текст має бути коротким, точним, зрозумілим (оскільки інструкція – це документ, що призначається для постійного користування), директивного характеру, тому в ньому доцільно використовувати чіткі формулювання зі словами: «повинен», «слід»; «необхідно», «не допускається» тощо. Інструктивний характер мають також рекомендації, методичні рекомендації, методичні вказівки та інші подібні документи.

У комплексі організаційних документів підприємств (організацій, установ) особливе місце належить посадовим інструкціям.

На підставі посадової інструкції розробляють трудовий договір (трудовий контракт) із працівником. Трудовий договір (трудовий контракт) і посадову інструкцію використовують у разі виникнення конфліктних ситуацій між роботодавцем та працівником. Посадову інструкцію розробляє інспектор відділу кадрів чи інший спеціаліст, який відповідає за роботу з кадрами, обов’язково погоджує з юрисконсультом і подає на затвердження керівникові підприємства (організації, установи). Всі зміни до посадової інструкції вносяться з відповідного наказу (розпорядження) по підприємству (організації, установі).

У посадовій інструкції обов’язково мають бути такі розділи:

1 Загальні положення (Зазначають  сферу діяльності працівника, порядок його призначення на посаду та звільнення з неї, порядок заміщення працівника в разі його тимчасової відсутності, вимоги щодо кваліфікаційної підготовки, підлеглість працівника, коло посадових осіб, які підпорядковуються даному працівникові. Наводиться також перелік нормативних документів, якими працівник повинен керуватися в своїй роботі.)

2. Функції

3. Посадові   обов’язки     

4. Права

5. Відповідальність

Як доповнення до основних розділів посадової інструкції може додаватися розділ, у котрому регулюються трудові відносини між посадовими особами (визначається коло службових зв’язків, порядок подання звітної інформації тощо).

 

Посадова інструкція секретаря-референта

1.1. Секретар-референт відноситься до категорії спеціалістів підприємства, приймається й звільнюється директором.

1.2. Основними завданнями секретаря-референта є організаційне та документаційне забезпечення управлінської діяльності.

1.3. Секретар-референт підпорядковується  безпосередньо директору підприємства.

1.4. У своїй діяльності секретар-референт керується:

- законодавчими актами;

- Статутом підприємства;

- наказами (вказівками) керівництва підприємства;

- нормативно-методичними  матеріалами з організації діловодства;

- дійсною посадовою  інструкцією. 

1.5. На посаду секретаря-референта призначаються особи з вищою, середньою фаховою освітою і стажем роботи не менше 1 року або без стажу, але за умови проходження навчання на курсах секретарів-референтів.

1.6. Секретар-референт повинен володіти питаннями:

- перспектив розвитку підприємства, його фінансово-господарської діяльності;

- організації роботи з документами, упорядкування документації;

-   організації управлінської  праці;