Порядок проведения инвентаризации в аптеках

- количество;

- единица измерения.

 

       На каждой странице описи указывается прописью количество записанных порядковых номеров и общее количество материальных ценностей (штуки, упаковки, граммы).

Инвентаризационная опись составляется чернилами или шариковой ручкой, никаких помарок, подчисток не допускается, исправление ошибок производится во всех экземплярах описей, путем зачеркивания неправильной записи и внесение сверху правильной. Эти исправления оговариваются на той же странице описи и закрепляются подписями всех членов комиссии. Составляется в трех экземплярах; все экземпляры нумеруются одинаково, один экземпляр заполняет материально – ответственное лицо, два других под копирку членам комиссии. Один экземпляр остается у материально – ответственного лицам ( копирочный ), другой отправляется в бухгалтерию, а третий - контрольный направляется в вышестоящую организацию, организовавшую инвентаризацию.

В описи указывается порядковый номер листа описи, дата, №, название инвентаризируемого объекта, наименование единицы измерения, количество, цена, сумма и примечание.

      После заполнения каждой страницы описи члены комиссии сверяют правильность занесенных записей, сделанных во всех экземплярах.

Товары и другие материальные ценности, проданные и оплаченные покупателями, списанные в отчет по товарному учету, но к началу инвентаризации не вывезенные, также подлежат инвентаризации, но заносятся в специальную опись, под названием «Товары, проданные до инвентаризации, но не вывезенные покупателями». В этой описи указываются наименования покупателей, дата и номер требования – накладной и счета-фактуры.

     Товары, подготовленные для передачи в ЛПУ или другие учреждения, но неоплаченные включают в общую инвентаризационную опись, как товары в аптеке. Если они упакованы, то комиссия обязана их распаковать и записать с натуры. На всех сопроводительных документах к этим товарам делается отметка, что они включены в общую инвентаризационную опись.

      Товарно-материальные ценности, поступившие в аптеку во время инвентаризации принимают материально – ответственное лицо в присутствии комиссии, они приходуются по товарному отчету после инвентаризации и заносятся в отдельную опись «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации», в которой указывают когда и от кого поступили ценности, дата и № сопроводительного документа.[4].

      Товары пришедшие в негодность: бой, брак, с истекшим сроком годности, включают в отдельную опись (дефектная ведомость). Комиссия выборочно сверяет серии, выявленные в негодность товаров с наличием их в описях прошлой инвентаризации или в приходных товарных документах за меж инвентаризационный период. После утверждения акта негодности товары уничтожают в присутствии инвентаризационной комиссии.

      Потери лекарственных средств срок годности которых истек могут определятся как при инвентаризации так и по мере надобности в меж инвентаризационные периоды.

 

5. Правила проведения инвентаризации денежных средств

       Денежные суммы в кассе проверяют путем пересчета всех денег и ценных бумаг, находящихся у кассира. Фактическое наличие денег сверяют с показателями суммирующих денежных счетчиков.

      Хранение в кассе денег или других ценностей, не принадлежащих аптеке, строго запрещается. Проверка кассы оформляется актом, в котором указывается состав комиссии, остаток денег и остаток по данным учета (фактически и книжный остаток). При выявлении недостачи или излишков денег, комиссия должна выявить причину их возникновения.[5].

6. Задачи инвентаризации

1. выявление фактического наличия основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств.

2. обеспечение контроля за сохранность ценностей и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского отчета.

3. выявление товаров с истекшим сроком годности, малоходовых и неимеющих спроса, а также ценностей не используемых в аптечной сети.

4. проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств, а также правил эксплуатации оборудования.

5. проверка реальных сумм, учтенных на балансе, материальных ценностей, денежных средств, издержек обращения, торговых наложений; дебиторской и кредиторской задолжности и других статей бухгалтерского баланса.

6. выявления сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей с целью последующей реализации.[5].

7. Порядок проведения инвентаризаций

Инвентаризация проводится в обязательном порядке в следующих случаях:

1. в сроки, установленные в соответствии с положением о бухгалтерских отчетах и балансах.

2. при смене материально ответственного лица на день приемки, передачи дел.

3. при установлении фактов кражи, хищении или злоупотреблений, порчи ценностей, немедленно после установления таких фактов.

4. после пожара или стихийных бедствий, немедленно после установления таких фактов.

5. при переоценке товарно-материальных ценностей и основных средств, если переоценке подлежат менее 1/3 всех материально-товарных ценностей в денежном выражении, то допускается проведении инвентаризации только тех ценностей, которые подлежат переоценке.

     При коллективной (бригадной) материальной ответственности проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях:

При коллективной материальной ответственности:

1. при смене руководителя коллектива (бригады).

2. при уходе из коллектива более 50% его членов.

3. по требованию одного или нескольких членов бригады.

4. при выбытии на длительный срок (очередной отпуск, повышение квалификации,) руководителя бригады, а также по его возвращению; в случаях кратковременного выбытия руководителя коллектива (болезнь, командировка) инвентаризация проводят если этого потребует администратор аптеки (руководитель коллектива или члена коллектива). При одна из таких инвентаризаций может быть засчитана  как внезапная, при условии если состав инвентаризационной комиссии включен представитель вышестоящей организации.[8].

При индивидуальной материальной ответственности:

при временном выбытии (отпуск, болезнь, командировка) материально ответственного работника (с его письменного согласия) инвентаризация может не проводится. В этом случае материально ответственное лицо пишет заявление, в котором дает подписку следующего содержания: «согласен нести материальную ответственность за ценности, при нахождении в очередном отпуске», а при возвращении пишет «согласен принять материальную ответственность за ценности без проведения инвентаризации».

      При проведении документальной ревизии в аптеках, ревизирующие должны провести сами, или организовать проведение сплошной или выборочной инвентаризации ценностей и в первую очередь у лиц, которые не пользуются отпуском свыше одного года или имеют сверхнормативные товарные запасы, или нарушали сроки проведения инвентаризации.[7].

 

1.8. Сроки проведения инвентаризаций

Инвентаризация в аптечных учреждениях проводятся в следующие сроки:

1.товары, тары, вспомогательные материалы и прочие ценности в розничной аптечной сети не менее двух раз в год - плановая и внезапная.

Годовая (плановая) инвентаризация проводится не ранее 1 октября отчетного года.

     Одновременно с инвентаризацией товарно-материальных ценностей в аптеке, проводят инвентаризацию прикрепленной к ним мелкорозничной сети.

     При назначении внезапных инвентаризаций учитывают время проведения предыдущих инвентаризаций, её результаты, своевременность и полноту сдаваемой торговой выручки, а также соблюдения нормативов товарных запасов.[9].

     При проведении годовой инвентаризации в аптеках и мелкорозничной сети одновременно с товаром инвентаризируют основные средства, малоценный инвентарь, топливо и другое.

      В случаях внезапной инвентаризации одновременно с товаром проводят инвентаризацию вспомогательных материалов, тары, негодных товаров и находящихся на ответственном хранении.

2. препаратов, находящихся на предметно-количественном учете (ПКУ) – ежемесячно на 1  число следующего месяца.

3. товаров и материалов в пути, товаров от груженных, денежных сумм в пути – ежемесячно.

4. издержек обращения - на 1 число следующего за отчетным кварталом месяца.

5. денежных средств, ценных бумаг, денежных документов и бланков строгой отчетности , хранящихся в кассе, при проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей.

6. основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов – не реже 1 раза в год, но не ранее 1 ноября отчетного года.

7. расчетов по возмещению материального ущерба не реже 2 раз в год – на 1 января и на 1 июля.

8. недостач и потерь от порчи ценностей – не менее 1 раза в год перед составлением годовых отчетов и балансов на 1 декабря.

9. расчетов с финансовыми органами по взносам налогов, отчислении от прибыли и других плат в бюджет – не реже 1 раза в квартал.

10. расчетов вышестоящих организаций с мелкорозничной сетью – на 1 число каждого месяца.

11. расчетов с дебиторами и кредиторами – не реже 2_ух раз в год.

12. торговых наложений на остаток товаров – при инвентаризации товаров.

     Количество инвентаризаций в году, а также сроки их проведения в отдельных случаях могут меняться по решения соответствующих ведомств.[8]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Документальное оформление результатов инвентаризации

     В соответствии c методическими указаниями по инвентаризации сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации.

      Напомним, формы инвентаризационных описей, актов инвентаризации и краткие указания по их заполнению утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации":

1) Инвентаризационная  опись основных средств (фор­ма  ИНВ-1);

2) Инвентаризационная  опись нематериальных активов (форма  ИНВ-1а);

3) Инвентаризационный  ярлык (форма ИНВ-2);

4) Инвентаризационная  опись товарно-материальных ценностей (форма ИНВ-3);

5) Акт  инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма ИНВ-4);

6) Инвентаризационная  опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (форма ИНВ-5);

7) Акт  инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути (форма ИНВ-6);

8) Акт  инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них (форма ИНВ-8);

9) Инвентаризационная  опись драгоценных металлов, содержащихся  в деталях, полуфабрикатах, сборочных  единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях (форма ИНВ-8а);

10) Акт  инвентаризации незаконченных ремонтов  основных средств (форма ИНВ-10);

11) Акт  инвентаризации расходов будущих  периодов (форма ИНВ-11);

12) Акт  инвентаризации наличных денежных  средств (форма ИНВ-15);

13) Инвентаризационная  опись ценных бумаг и бланков  документов строгой отчетности (форма  ИНВ-16);

14) Акт  инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (фор­ма ИНВ-17);

15) Справка  к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (приложение к форме ИНВ-17);

16) Сличительная  ведомость результатов инвентаризации основных средств (форма ИНВ-18);

17) Сличительная  ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма ИНВ-19);

18) Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма ИНВ-22) (образец 1);

19) Журнал  учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма ИНВ-23);

20) Акт  о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей (форма ИНВ-24);

21) Журнал  учета контрольных проверок правильности  проведения инвентаризаций (форма  ИНВ-25).

Заметим также, что форма ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией" введена постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 № 26.

     Однако при инвентаризации имущества или обязательств, для которых не предусмотрено специальных форм, аптека разрабатывает собственные акты или описи.[9].

     Разработка аптекой собственных форм актов и описей, как правило, осуществляется на основе типовых форм и при условии обязательного наличия всех необходимых реквизитов, позволяющих установить полноту и подлинность содержащейся в них информации. Перечень реквизитов, наличие которых в инвентаризационных описях и ведомостях обязательно, нормативными документами специально не установлен. По нашему мнению, к числу обязательных реквизитов относятся:

- наименование  документа (инвентаризационная опись, акт и т. п.);

- основание  проведения инвентаризации (приказ, распоряжение и т. д.);

- наименование  инвентаризируемого имущества;

- местонахождение  инвентаризируемого имущества;

- на каких  балансовых или забалансовых счетах учитывается инвентаризируемое имущество;

- даты  начала и окончания инвентаризации;

- перечень  материально ответственных лиц;

- список  членов инвентаризационной комиссии;