Учет рабочего времени

Не допускается привлечение к сверхурочной работе беременных женщин, работников в возрасте до восемнадцати лет, других категорий работников в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами. Привлечение к сверхурочной работе инвалидов, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускается только с их письменного согласия и при условии, если это не запрещено им по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ. При этом инвалиды, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть под роспись ознакомлены со своим правом отказаться от сверхурочной работы.

Продолжительность сверхурочной работы не должна превышать для каждого работника 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год.

Работодатель обязан обеспечить точный учет продолжительности сверхурочной работы каждого работника.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. УЧЕТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
1. Понятие учета рабочего времени

 

Учет рабочего времени - это фиксирование соблюдения обязанности работника выполнять продолжительность (норму) рабочего времени, количества явок работников на работу, часов переработки, опозданий, а также продолжительности перерывов, простоев.

Статья 91 ТК РФ предусматривает обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Основным документом, подтверждающим такой учет, является табель учета рабочего времени.

Порядок исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю определяется федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда.

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

 Все  время работы, включая дневные, вечерние, ночные часы работы, часы работы  в выходные, праздничные дни, сверхурочные часы работы, часы сокращения работы против установленной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством, простои не по вине работника и многие другие сведения об использовании рабочего времени учитывается в табеле учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12)[7].

Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.п.).

Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных обязанностей и др.)[2].

 

2.3.  Виды учета рабочего времени

 

Существуют следующие виды учета рабочего времени:

- несуммированный (поденный, еженедельный),

- суммированный.

Поденный учет применяется в случаях, когда работник имеет одинаковую продолжительность рабочего дня ежедневно. Еженедельный учет устанавливается, если продолжительность ежедневной работы работника может быть различной, но за неделю он вырабатывает одинаковую норму рабочего времени (36 часов, 24 часа и т. д., но не более установленной — 40 часов).

При поденном учете рабочего времени ведется не только ежедневный учет рабочего времени, но и каждый день определяются правовые последствия учета рабочего времени. К примеру, если работник при поденном учете отработал больше установленной для него нормы часов, появляется новый вид рабочего времени - часы, отработанные сверх нормальной продолжительности рабочего времени.

Суммированный учет используется в случаях, когда продолжительность рабочего времени вдень, в неделю может быть различной. Переработка в одни дни компенсируются недоработкой в другие. При этом за учетный период (месяц, квартал, год) работник должен отработать установленную норму часов.

Суммированный учет рабочего времени может быть недельным, месячным, квартальным и даже годовым. Такой способ учета применяется, например, при организации работ по вахтовому методу, на транспорте и др. Это означает, что продолжительность рабочего времени за учетный период не должна превышать нормального числа рабочих часов, а в случае возникновения вопроса об отклонении от нормальной продолжительности рабочего времени ее норматив будет исчисляться из соответствующего периода. То же касается и недоработки в рамках такого периода. Допускается удлинение отдельных смен при условии уменьшения других смен в рамках учетного периода. Учет рабочего времени должен четко фиксироваться именно в установленном периоде. Переработки в пределах заранее установленного периода должны признаваться сверхурочными работами.

Нормальное число рабочих часов за учетный период определяется исходя из установленной для данной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени. Для работников, работающих неполный рабочий день (смену) и (или) неполную рабочую неделю, нормальное число рабочих часов за учетный период соответственно уменьшается.

Порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка.

Разновидностью режима труда с суммированным учетом рабочего времени является вахтовый метод организации работ, представляющий собой особую форму осуществления трудового процесса вне места постоянного проживания работников, когда не может быть обеспечено ежедневное их возвращение к месту постоянного проживания.

Существует два вида суммированного учета:

1. Работник  в разные дни учетного периода работает неодинаковое число часов, т.е. продолжительность ежедневной работы в рамках учетного периода разная. В этом случае все проработанное за учетный период время подсчитывается, а переработка в отдельные дни учетного периода должна компенсироваться недоработкой или полным отдыхом - в другие дни. Сверхурочными при такой форме считаются только часы работы сверх нормы для всего учетного периода в целом, но не каждого отдельного дня.

2. Продолжительность  ежедневной работы твердо фиксирована. Графики сменности, составленные  на базе этой формы, предусматривают  увеличение продолжительности ежедневной работы с одновременным увеличением числа выходных дней в учетном периоде. Норма рабочего времени обеспечивается как средняя величина, выведенная не из неодинаковой продолжительности рабочих дней (как для первого вида), а путем уменьшения числа рабочих дней в месяце. При этом виде сверхурочной считается работа сверх фиксированной графиком продолжительности рабочей смены, но если график составлен таким образом, что им вынужденно закладывается переработка сверх учетного периода (иначе невозможно; нельзя сократить смену), то такая переработка не считается сверхурочной работой, а компенсируется отгулом, а переработка сверх графика - как сверхурочная.

 

2.4. Табель учета рабочего времени

 

Табель учета рабочего времени - документ, отражающий количество часов, отработанных каждым сотрудником, а также позволяющий ежедневно фиксировать информацию о явках и неявках на работу. Работник может не явиться на работу по причине болезни, иметь отпуск или по невыясненным причинам. Все неявки отражаются в табеле учета рабочего времени.

Табель учета рабочего времени обязаны вести все организации. Этот документ необходим для того, чтобы:

- ежедневно учитывать, как сотрудники используют свое рабочее время, соблюдают ли они установленный режим и норму продолжительности труда;

- получать данные об отработанном работником времени;

- рассчитывать зарплату;

- составлять статистическую отчетность по труду для органов статистики[5].

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету использования рабочего времени: формы № Т-12 и № Т-13,  которые распространяются на юридических лиц всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений[2].

Данные формы применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации. Они являются документами, осуществляющими контроль за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени. Формы № Т-12, № Т-13 необходимы для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду.

Если в организации ведется раздельный учет рабочего времени и расчета с персоналом по оплате труда, тогда для расчетов применяется раздел 1 "Учет рабочего времени" табеля по формe № Т-12 в качестве самостоятельного документа без заполнения раздела 2 "Расчет с персоналом по оплате труда". Форма № Т-13 применяется для учета рабочего времени.

Табель учета рабочего времени ведется в электронном и бумажном вариантах уполномоченным на это лицом организации, подписывается руководителем структурного подразделения организации и (или) работником кадровой службы, и передаются в бухгалтерию для расчета заработной платы.

Причины неявок на работу, работы в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся в Табеле в виде отметок на основании документов, оформленных надлежащим образом:

- листок нетрудоспособности,

- справка о выполнении государственных или общественных обязанностей,

- письменное предупреждение о простое,

- заявление о совместительстве,

- письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.[9].

Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено:

- в формe № Т-12 (графы 4, 6) - две строки;

в формe № Т-13 (графа 4) - четыре строки: по две на каждую половину месяца и соответствующее число граф - 15 и 16.

В формах № Т-12 и № Т-13 в графах 4, 6 верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя - для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.

При заполнении граф 5 и 7 табеля по формe № Т-12 в верхних строках проставляется количество отработанных дней, в нижних строках - количество часов, отработанных каждым работником за учетный период.

Затраты рабочего времени учитываются в Табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений: неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п[9].

При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях -отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и др., в Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

При составлении табеля по формe № Т-12 в разделе 2 на один для всех работников вид оплаты и корреспондирующий счет заполняются графы 18 - 22, и при расчете разных по каждому работнику видов оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы с 18 - 34.

Форма № Т-13 "Табель учета рабочего времени" применяется при автоматизированной обработке учетных данных, а форма № Т-12 является универсальной формой.

В табеле учета рабочего времени ввод данных производится с разбивкой по дням. В графе «дата» табеля учета рабочего времени указывается последнее число отчетного месяца.

При составлении табеля по формe № Т-13 при записи учетных данных для начисления заработной платы только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в Табель, заполняются реквизиты "код вида оплаты", "корреспондирующий счет" над таблицей с графами с 7 - 9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8.

При составлении табеля по форме № Т-13 при записи учетных данных для начисления заработной платы по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы 7 - 9. Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество превышает четыре.

Бланки табеля по формe № Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть изготовлены с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, должность (специальность, профессия), табельный номер и т.п. - то есть данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации организации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки учетных данных.

При заполнении табеля по формe № Т-12, № Т-13 применяются условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы № Т-12.

В графах 4 и 6 формы № Т-12 есть две строки. В верхней строке ставится буквенное обозначение видов затрат рабочего времени по каждому дню месяца (явка, отпуск, командировка, больничный и т. п.). В нижней записывается количество часов по ним.

Так, например, в случае, если работник находится в командировке, в верхней строке необходимо ставить соответствующее буквенное обозначение - "К", а в нижней числовое значение - 0.

При исполнении работником нормы рабочего времени в соответствии с трудовым договором в нижней строке  Табеля в графах 4, 6 ставится число отработанных часов, а в верхней строке: